Wussten Sie schon...?

Automatische Verschlagwortung und Bildung von Auftragsakten

Im Zuge der Digitalisierung von Büros müssen teilweise viele Stapel an Dokumenten und Ordner eingescannt werden. Dies endet nicht nach Umstellung. Auch in der täglichen Büroarbeit bleibt die Archivierung ein wichtiger Arbeitsschritt. Zudem wird oft die Forderung gestellt, die Dokumente in Form von Akten abzulegen, welche einen inhaltlichen Bezug haben. Je nach Fokus können dies sein:

Auftragsakten
Bestellakten
Produktdokumentationen
Entwicklungs- und Prozessdokumentation
Produktionsdaten
Projektakten
Mitgliedsakten
Vorgangsakten
Patientenakten
Vertragsakten
Objektakten
Maschinenakten
Fahrzeugakten
Personalakten
Produkt- und Bauteilakten

Automatische Aktenbildung

Bei manchen Dokumenten kann es sein, dass der Anwender diese Information eintragen muss. Wenn die entsprechende Information im Text des Dokuments vorkommt kann bitfarm-Archiv dies aber auch automatisch erledigen. Über Regeln sucht das DMS an bestimmten Positionen oder nach Zeichenketten auf einem Dokument. Sehr elegant und zuverlässig ist die Konfiguration einer Mustersuche. Diese kann immer dann eingesetzt werden, wenn die Aktenzeichen eine Form haben, welche sie unverwechselbar macht. So wären Bestellnummern der Form xxxxx-xx, also z. B. 53265-MA für das DMS sehr einfach zu finden. Anders, als z. B. eine rein 5-stellige Nummer, welche unter anderem mit einer Postleitzahl verwechselt werden kann. Drucken Handelspartner diese einzigartige Nummer ebenfalls auf ihren Dokumenten ab, so kann eine Bestellakte durch das DMS automatisch generiert werden. Haben Sie also die Möglichkeit, Einfluss auf die Form der Nummernkreise in Ihrem Unternehmen zu nehmen, so berücksichtigen Sie dies.

Durch diese vorherige Definition der Aktenzeichen, können ganze Ordnerstöße eingescannt werden, ohne sie vorher zu sortieren und ohne Akte für Akte zu scannen. Das DMS erkennt automatisch die Zusammengehörigkeit von Dokumenten. Auch zukünftig werden alle Dokumente mit demselben Aktenzeichen automatisch als eine Akte archiviert.

Praktischer Anwendungsfall: Digitale Fahrzeugakte

Mit der automatischen Verschlagwortung ist es möglich, alle Dokumente zu einem Fahrzeug binnen weniger Klicks griffbereit zu haben. Was vorher händisch und zeitaufwändig zugeordnet werden musste, erledigt bitfarm-Archiv nun vollautomatisch und ohne komplizierte Konfiguration.

bitfarm-Archiv Dokumentenmanagements System benutzt dafür ein gut zu erkennendes Merkmal, welches Dokumente einem Fahrzeug zuordnet: Die Fahrgestellnummer. In der Regel wird in jedem Schriftwechsel bezüglich eines Fahrzeugs die Fahrgestellnummer angegeben. Seien es Einkaufs- oder Verkaufsbelege, Service- oder Reparaturdokumenten. Auch bei Fremdarbeiten findet sich die Fahrgestellnummer auf den korrespondierenden Dokumenten. Da bitfarm-Archiv nicht „weiß“, an welcher Stelle auf einem Dokument die Fahrgestellnummer vermerkt ist, wird die Unverwechselbarkeit der Nummer genutzt. Eine Fahrgestellnummer ist weltweit genormt: Immer 17-stellig, bestehend ausschließlich aus Ziffern und Großbuchstaben, die letzten 6-Stellen sind Nummern. Dieses Muster ist so einzigartig, dass sich Fahrgestellnummern verwechslungsfrei mithilfe eines sogenannten „regulären Ausdrucks“ auf Dokumenten aller Art zuverlässig erkennen und automatisch zuordnen lassen. Die digitale Fahrzeugakte – mit bitfarm-Archiv ein Kinderspiel.

Lesen Sie in unserem Projektbeispiel wie Mazda effektiv Zeit und somit Kosten durch die Einführung von bitfarm-Archiv spart.

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Unter der Überschrift Wussten Sie schon...? stellen wir Ihnen einzelne, wie wir finden, bemerkenswerte Funktionen, Aspekte und Neuerungen rund um bitfarm-Archiv DMS kurz vor.

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