Digitale Archivierung
Digitale Archivierung und Erfassung von Dokumenten hat viele Vorteile
Die digitale Archivierung und Erfassung von Dokumenten hat viele Vorteile gegenüber der klassischen Ordnerablage. Weniger verlorene Dokumente, Wegfall von Verteilerkopien, Transparenz der Informationsnutzung, aber vor allem Platzersparniss und der jederzeit in Sekunden mögliche Zugriff auf Dokumente sind hier zu nennen.
bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement bietet all diese Vorteile und setzt sie so um, dass die digitale Archivierung im Unternehmen zu einer echten Entlastung der Mitarbeiter wird. Dazu wird eine weitestgehende Automatisierung des Erfassungsvorgangs angeboten, um die Notwendigkeit der händischen Verschlagwortung auf ein Minimum zu reduzieren. So lässt sich die Informations- und Dokumentenflut effizient beherrschen.
Dokumentenerfassung per Knopfdruck
Das Open-Source-DMS erfasst Dokumente im Idealfall mit nur einem Knopfdruck von Arbeitsplatz- und Netzwerkscannern. Auf dem Server findet vollautomatisch eine Indizierung statt; leistungsstarke OCR- und Barcodekomponenten erkennen alle Dokumenteninformationen und speichern sie in die Datenbank.
Die Serverregeln von bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement, welche vom Administrator erstellt werden können, stellen ein mächtiges Werkzeug dar, um Dokumente anhand bestimmter Eigenschaften zu sortieren. Mit dem bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement Viewer ist der Zugriff für alle berechtigten Anwender jederzeit nur eine Sache von Sekunden – selbst bei Archiven mit mehreren Millionen Dokumenten.
Massenverarbeitung von Dokumenten
Auch Massenverarbeitung von Dokumenten ist möglich. Hier benutzt man Barcodes, die jeweils auf der ersten Seite eines Dokuments platziert werden. So kann das System die Grenzen der Dokumente erkennen und vollautomatisch die Trennung, Sortierung und Verschlagwortung durchführen. Das automatische Scannen großer Dokumentenstapel mit unterschiedlichem Scangut kann – entsprechende Dokumentenscanner vorausgesetzt – so realisiert werden. Die Zuordnung, Sortierung, Verschlagwortung und auch Verteilung an Mitarbeiter übernimmt das Dokumentenmanagementsystem dann vollautomatisch.
ERP- und Warenwirtschaftssystem profitieren vom DMS-Server: Informationen über alle neu eingestellten Dokumente, z. B. der jeweilige Barcode, Schlagworte, Speicherort der TIFF-Datei bzw. Doclink im Archiv-Viewer werden stets als Textdatei exportiert, so dass eine Zusammenarbeit unproblematisch möglich ist. Der Client bitfarm-Archiv Viewer lässt sich fernsteuern, so dass eine Integration mit führenden ERP-Systemen einfach zu realisieren ist.
Revisionssichere Archivierung
Die DMS-Software erfüllt die revisionssichere Archivierung gemäß GDPdU. Dazu wird ein Soft-WORM Verfahren angewendet, welches alle Dokumente vor Löschung hinreichend geschützt auf normalen Festplatten speichert. Das Verfahren ist dokumentiert und wird von den Finanzbehörden anerkannt. Die kostenintensive Anschaffung eines Hard-WORM oder UDO-Systems ist bei bitfarm-Archiv nicht notwendig. Dennoch ist die Nutzung solcher Systeme auch möglich, wenn z.B. spezielle Branchenvorschriften dies vorsehen.
Der Hauptvorteil der revisionssicheren Archivierung liegt darin, dass Dokumente nicht mehr zwingend im Original aufbewahrt werden müssen, die digitale Kopie reicht z.B. im Fall einer Betriebsprüfung zu Vorlage aus. Außerdem lässt sich mit Hilfe des DMS die gesetzlich forderbare Datenüberlassung realisieren, da gezielt Exporte erstellt werden können, die dann auf CD oder USB-Stick übergeben werden können. Die Exporte enthalten dabei natürlich nur die Dokumente des Prüfungszeitraumes.
E-Mail Archivierung
Auch E-Mails gelten als Geschäftskorrespondenz und müssen von den meisten Unternehmen inzwischen über einen gewissen Zeitraum, i.d.R. 10 Jahre, aufbewahrt und auf Verlangen vorgelegt werden können. Die klassischen E-Mail-Server wie beispielsweise Microsoft Exchange oder Clients wie Outlook, Thunderbird u.a. eignen sich für die Archivierung allerdings nur sehr begrenzt und strafen den Benutzer mit langen Wartezeiten, wenn viele E-Mails gespeichert sind. bitfarm-Archiv DMS bietet dafür eine Lösung und archiviert E-Mails mit allen Anhängen vollautomatisch oder vom Benutzer ausgelöst – je nach Anforderung. Nicht nur eine Entlastung der E-Mail-Systeme ist der Vorteil, sondern auf Wunsch auch Synergieeffekte durch eine gemeinsame, schnell durchsuchbare Wissensbasis. E-Mails können, wie andere Dokumente auch, Vorgängen oder Projekten zugeordnet und angezeigt werden.
Informationen und Vorführung
Weitere Informationen und eine Vorführung vor Ort mit praktischen Beispielen oder eine Online-Präsentation erhalten Sie auf Anfrage. Senden Sie dazu bitte eine E-Mail an info@bitfarm-archiv.de oder rufen Sie unter der Nummer 0271/31396-0 an. Das Team von bitfarm-Archiv DMS freut sich auf Ihre Anfrage.
