Wie funktioniert ein Dokumentenmanagementsystem?
Der Informationsspeicher des Unternehmens
Mit Hilfe von Dokumentenmanagement-Software ist es möglich die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben. Dies ist die Grundlage für die Entscheidungsfindung und damit das Auslösen von Geschäftsprozessen. Je schneller die richtigen Informationen zur Verfügung stehen, desto schneller können Entscheidungen gefällt werden, bzw. mehr Entscheidungen und Geschäftsprozesse in der gleichen Zeiteinheit.
Informationen liegen heute oft schon in elektronischer Form (E-Mail, Word- und Excel-Dateien etc.) vor, doch auch die klassische Papierform existiert noch. Die digitale Archivierung eines Dokumentenmanagementsystems speichert diese Dokumente in einem zentralen, für alle über das Netzwerk erreichbaren Archiv. In einer Datenbank werden alle Informationen der Dokumente hinterlegt, angefangen vom Erstellungsdatum über die Art des Dokuments und hinterlegte Schlagwörter bis hin zum kompletten enthaltenen Text.
Die Dokumentenmanagement-Software findet später jederzeit das archivierte Dokument anhand dieser hinterlegten Informationen. Dies geht bedeutend schneller als die Suche in den Originalen – nämlich in Sekunden.
Workflow-Management für schnellen Informationszugriff und -transport
Der Dokumententransport kann ebenfalls auf elektronischem Weg erfolgen. Das Workflow-Management eines Dokumentenmanagementsystems kann Dokumente aufgrund von bestimmten Parametern (Kategorie, Projektnummer, Kundennummer etc.) zu bestimmten Bearbeitern oder Gruppen im Unternehmen als auch externen Personen zuführen. Je nachdem wie und wann diese Personen die Dokumentenbearbeitung beenden erfolgen weitere Workflowschritte.
Ein Workflow muss nicht als starres Gebilde verstanden werden, auch teilautomatisch oder komplett manuelle Workflows sind möglich und schaffen neben einer kürzeren Dokumentendurchlaufzeit Transparenz über die einzelnen Bearbeitungsschritte. Außerdem ist es möglich das Dokument im DMS zu finden, selbst wenn man nicht im Workflow beteiligt ist. Es wird nämlich nie das Dokument selbst herumgeschickt, sondern immer nur ein Link (eine Verknüpfung) unter der das Dokument im DMS erreichbar ist. So wird auf einer gemeinsamen Datenbasis gearbeitet und die Verteilerkopie fällt weg. Ferner ist das Dokument von Unbeteiligten während des Bearbeitungsprozesses leicht auffindbar, allerdings nur, wenn derjenige dazu berechtigt ist.
Frühe Dokumentenerfassung bringt Transparenz und beugt Verlusten vor
Werden zum Beispiel Papierdokumente früh gescannt, das heißt sobald sie im Unternehmen ankommen, kann ein Verlust von Seiten oder des ganzen Dokuments vermieden werden. Die Dokumentenbearbeitung in den einzelnen Abteilungen kann mit einem modernen DMS komplett elektronisch am Bildschirm erfolgen. Jeder Bearbeitungsschritt wird protokolliert und vereinfacht die Nachvollziehbarkeit von Vorgängen. Für das Controlling bietet ein DMS wichtige Auswertungen über sämtliche Metadaten, die zu den Dokumenten erfasst werden.
Eine moderne DMS-Software besitzt außerdem eine revisionssichere Archivierungsfunktion. Dokumente werden unveränderbar in einem schreibgeschützten Speicher abgelegt. Die auf diese Art und Weise gespeicherten Dokumente haben vor den Finanzbehörden den kompletten Dokumentenstatus und machen das Papierdokument für eine Prüfung überflüssig. Geringer Platzbedarf ist hier der Vorteil, wobei nicht alle Originale vernichtet werden sollten: Unterschriebene Verträge werden beispielsweise nach wie vor in Papierform als Nachweis bei eventuellen Rechtsstreitigkeiten gebraucht.
