Dokumentenorganisation in Unternehmen

Wer auftrags- und projektbezogen arbeitet benötigt Funktionen, um die elektronischen Dokumente entsprechend organisieren zu können. Neben einer formalen Gliederung sind die inhaltliche Zugehörigkeit, Projekt- oder Auftragsname und -nummer meist elementare Such- und Ablagekriterien.

Flexible Kategorisierungsmöglichkeiten

bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement bietet viele Möglichkeiten und Wege, um eine entsprechend passende Struktur aufzubauen. Neben dem Explorer-ähnlichen Baum stehen Datenbank- und Steuerfelder zur Verfügung, die dynamisch, je nach Kategorie und Anforderung, geschaltet werden können.

Dokumentenverknüpfungen bilden n <-> n Beziehungen zwischen Dokumenten ab. Ein Dokument ist dabei nicht zwingend nur Mitglied in einem Vorgang, sondern kann in verschiedensten Projekten und Kontexten vorhanden sein.

Automatische Sortierung, Auftrags- und Projektzuordnung, Verschlagwortung

Die Zuweisung und Pflege der Verknüpfungen und Datenbankfelder muss nicht zwingend händisch erfolgen – die bitfarm-Archiv Serverregeln bieten vielfältige Möglichkeiten, um Zuordnungen auch automatisch laufen zu lassen.

Auch Vorauswahlen, z. B. Kunden- und Lieferantenlisten stehen als Drop-Down-Boxen zur Verfügung. Diese können voll- oder teilautomatisch aus ERP-Systemen übernommen werden.

Elektronischer Dokumententransport

Diverse Dokumentenverteilmechanismen sorgen dafür, dass Dokumente auf elektronischem Weg schnell dort ankommen, wo Sie gebraucht werden, z. B. direkt im Betrieb bei den jeweiligen Mitarbeitern. Mit Controlling und Dokumentenhistory sind Werkzeuge zur Überwachung der Workflows integriert.

Branchenunabhängigkeit

Die Möglichkeiten, die bitfarm-Archiv hier zur Verfügung stellt, sind nicht nur auf einige wenige Branchen anwendbar. Durch die von Grund auf offene und flexible Architektur gibt es kaum einen Anwendungsfall, wo nicht eine gute bis sehr gute Adaption möglich ist. Ein Blick in die Referenzen zeigt einige Beispiele.

Informationen und Vorführung

Weitere Informationen und Vorführung vor Ort mit praktischen Beispielen bzw. Online-Präsentation: E-Mail an info@bitfarm-archiv.de oder Telefon 0271/313 96-0.

Automatische Generierung von Vorgangs-, Auftrags- und Projektakten

Sind Ihre Geschäftsdokumente mit einer Vorgangs- Auftrags- oder Projektnummer ausgestattet? Können Sie deren Aufbau ggf. auch beeinflussen, indem Sie dazu Einstellungen im ERP-System vornehmen können? Dann können Sie mit bitfarm-Archiv viele Dokumente eines Vorgangs / Auftrags / Projektes zu einer Akte zusammenfassen lassen, ohne dass dazu ein Benutzer dies händisch verknüpfen müsste.

Ab Version 3.5 Enterprise kennt bitfarm-Archiv die Anweisung „searchpattern“, die in vorher nicht weiter bekannt gemachten Dokumenten nach so genannten „regulären Ausdrücken“ (ein Begriff aus der Informatik) sucht. Ist eine Vorgangs-/Auftrags-/Projektnummer relativ eindeutig und unverwechselbar definiert (daher ggf. die Notwendigkeit, diese im ERP anzupassen), gelingt die Zuordnung von Dokumenten zu entsprechenden Akten vollautomatisch, sobald die Nummer/Bezeichner irgendwo im Dokument vorkommt. Natürlich können Dokumente auch mehreren Vorgängen etc. zugeordnet werden. Dies gilt für alle Dokumenttypen, egal ob Scandokument, E-Mail, Fax, Office-Datei, Zeichnung und so weiter.

Bei den eigenen Dokumenten ist die Sache soweit problemlos. Bei Dokumenten der Zulieferer und Kunden sieht die Sache etwas schwieriger aus. Wichtig ist, durch geeignete Maßnahmen (z.B. durch das Locken mit schnellerer Bearbeitung) die Kunden und Lieferanten dazu zu bewegen, die Vorgangs-/Auftrags-/Projektnummer stets bei allen Schriftwechseln mit anzugeben. Somit wird der größte Teil der eigenen und fremden Dokumente automatisch richtig zugeordnet. Über eine Kontrollabfrage lassen sich die relevanten Dokumente herausfiltern, bei denen eine solche Zuordnung noch von Hand durchgeführt werden muss – meist nur noch wenige Prozent. Somit wird auch für die Personen, die für das Erfassen, Verschlagworten und Zuordnen von Dokumenten verantwortlich sind, eine deutliche Entlastung erzielt.