Enterprise Content Management / Output Management / Wissensmanagement

Unternehmenswissen ist in vielen Fällen auch dokumentengebundenes Wissen. Mit bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement ist es mit verhältnismäßig geringem Aufwand möglich, Unternehmenswissen datenbankbasiert Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen.

Eine Plattform für alle Formate

Es können nicht nur Papierdokumente eingescannt werden – das Open-Source-DMS akzeptiert auch Dateien, Bilder, Faxe, E-Mails, CAD-Zeichnungen usw. Dabei werden die meisten Dateitypen automatisch erkannt, zum schnellen Browsen im Archiv "vertifft" und per OCR bzw. Serverregeln indiziert. Über die vielfältig einsetzbaren Suchfunktionen des Viewers erfolgt der Zugriff über die MySQL-Datenbank im gesamten Netzwerk oder per Fernzugriff in sekundenschnelle – selbst bei einigen Millionen Dokumenten.

Arbeiten wie auf dem Fileserver und revisionssichere Ablage ergänzen sich

Für die meisten Dateitypen (Office, OpenOffice, Bilder, CAD-Dateien, PDF, Web etc.) kennt das System einen revisionssicheren und einen nicht revisionssicheren Bearbeitungsmodus. Im revisionssicheren Modus liegt die Datei unveränderbar im Archivsystem, kann jedoch aufgerufen werden und als Tochterdokument, also als zweite Instanz eingestellt werden. Im nicht revisionssicheren Modus ist ein Arbeiten wie auf dem Fileserver möglich, Dokumente können klassisch geöffnet und gespeichert werden. Auch temporäre Zugriffssperren oder Befugnisse können z.B. über CheckIn/-Out gesetzt werden. Die Dokumentenhistory klärt jederzeit darüber auf, wer welche Sperre gesetzt oder welchen Zugriff gestattet hat.

Übersicht über die Dokumentenentwicklung und automatische Versionierung

Eine Änderungsüberwachung zeichnet automatisch Änderungen an Dateien nach und erstellt neue Versionen eines Dokuments. Auch der Anwender kann nach abgeschlossener Arbeit eine neue Version bzw. Revision erzeugen. Durch Eingabe einer kurzen Änderungsinformation zu jeder einzelnen Version wird später die Übersicht über die Versionsstände eines Dokuments verbessert. Werden die Versionierungsmöglichkeiten zusammen mit dem Workflowsystem eingesetzt, lassen sich die Anforderungen des QM-Handbuches bzw. der DIN EN ISO 9001 ff. an die Erstellung, Prüfung, Freigabe, Veröffentlichung und Archivierung von Dokumenten mit Hilfe des DMS umsetzen. Ebenfalls mit diesen und den anderen, bereits vorgestellten Funktionen des DMS ist die Realisierung eines computergestützten Produktdatenmanagements (PDM) oder eines leistungsstarken unternehmensweiten Product Lifecycle Managements (PLM) möglich.

Dokumente auch unterwegs stets griffbereit

Auch unterwegs kann mit bitfarm-Archiv DMS gearbeitet werden. Office-Dokumente können z. B. ausgecheckt, und dann über die Export-Funktion in ein Offline-Archiv übertragen werden. Die Dokumente werden dann auf CD/DVD oder USB-Stick einfach mitgenommen. Eine ebenfalls gleich mitexportiere Suchoberfläche ermöglicht unterwegs auch ohne Zugriff auf die Datenbank die gewohnten Suchvorgänge. Dokumente können dann bearbeitet und später, wenn man wieder im Netzwerk arbeitet, zurückgespielt werden. Selbstverständlich ist von unterwegs auch der Live-Zugiff über VPN/Terminalserver auf das DMS möglich

Mit diesen Methoden ermöglicht bitfarm-Archiv den Aufbau eines Enterprise-Content-Management-Systems, des kompletten Output Managements und eines unternehmensweiten Wissensmanagements. Die Bedienung bleibt dabei denkbar einfach, denn bitfarm-Archiv integriert sich direkt in den Explorer, das E-Mail System und die Office-Programme. Der Viewer zeigt den Benutzern die bekannten Windows-Elemente wie z.B. die Ablagestruktur als Baum, bietet darüber hinaus aber viele Mehrwertfunktionen wie z.B. sofortige Dokumentendarstellung, die über eine reine Explorerlösung nicht möglich sind.

Informationen und Vorführung

Weitere Informationen und Vorführung vor Ort mit praktischen Beispielen bzw. Online-Präsentation: E-Mail an info@bitfarm-archiv.de oder Telefon 0271 / 313 96 - 0