Attachment - E-Mail Anlage
Als Attachment bezeichnet man Dokumente, die zusammen mit einer E-Mail gesendet oder empfangen werden. Die Dokumente sind in Form einer oder mehrerer Dateien an der E-Mail angehangen und haben die typischen Dokumentenformate, wie z.B. PDF, DOC oder ODT. Auch Dateien allgemeiner Art, oder sogar ausführbare Programme können als Attachment in einer E-Mail versendet werden. E-Mail Systeme besitzen allerdings meist eine Obergrenze für die Größe der Attachments, die bei einigen Megabyte liegt. Größere Dateien können unter Umständen nicht als E-Mail-Attachment versendet werden. Gibt es beim versenden kein Problem kann es trotzdem sein, dass die E-Mail vom System des Empfängers als zu groß abgelehnt. In diesem Fall bleibt nur, die Dateien über einen FTP- oder Web-Server verfügbar zu machen und dem Empfänger einen Download-Link zu schicken.
bitfarm-Archiv DMS kann Dokumente direkt aus dem Archiv-Viewer als PDF, oder im Originalformat versenden. Es bietet darüber hinaus auch komfortable Funktionen zum „sammeln“ von Dokumenten, um diese später in einer großen Mail zu versenden, oder aus allen Dokumenten ein großen PDF mit vielen Seiten zu erzeugen, um dies dann zu versenden. Ebenfalls einfach ist das Archivieren von eingehenden E-Mail mit Attachments. Die Attachments werden als eigene Dokumente im Archiv betrachtet, sind aber, durch eine automatische Verknüpfung, jederzeit als Bestandteil der betreffenden E-Mail aufzufinden. Attachments können, wie jedes andere Dokument auch, in bitfarm-Archiv auch zu Vorgängen, Aufträgen oder Projekten verknüpft werden. Die Ablage im Archiv kann ebenfalls über Regeln automatisiert werden.
Auch das automatische Abholen von POP3 E-Mail-Konten und die automatische Verarbeitung der E-Mails und Attachments ist mit bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement möglich. So können z.B. alle Mails von bestellung@firma.de direkt im DMS in das entsprechende Archiv einsortiert, und ein entsprechender Bestell-Workflow ausgelöst werden.
