Automatische Verschlagwortung
In vielen Fällen ist es notwendig, Schlagworte und Metadaten zu einem Dokument zu erfassen, um es zu einem späteren Zeitpunkt gezielt wiederfinden zu können. Auch die Zuordnung zu einem Projekt, einem Auftrag, einem Kunden, einem Produkt usw. wird oft über eine entsprechende Verschlagwortung erledigt. Dies kann vom Benutzer durch Eingabe in entsprechende Masken (bei bitfarm-Archiv: Zusatzfelder) erfolgen.
Händische Verschlagwortung durch den Anwender ist allerdings sehr zeitaufwendig. Bei bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement und anderen, führenden Enterprise-DMS ist die Verschlagwortung auch Automatisierbar. Über ein Regelwerk, welches der Systemverwalter anlegt, erweitert und pflegt, können bei bekannten Dokumententypen Informationen automatisch vom DMS ausgelesen und als Schlagworte gespeichert werden. Selbst bei unbekannten Dokumenten kann mit Hilfe von regulären Ausdrücken nach bestimmten Mustern gesucht werden. Hat z.B. die Auftrags- oder Projektnummer immer eine bestimmte Form, so erkennt bitfarm-Archiv diese auf allen Dokumenten und pflegt die Metadaten und damit die Zugehörigkeit des Dokuments zu einer Auftrags- oder Projektakte automatisch.
In vielen Fällen braucht, dank leistungsstarker OCR und einer schnellen Datenbank, heute aber gar nicht zwingend verschlagwortet werden. Über die Volltextsuche können fast alle Dokumente ebenfalls schnell und gezielt aufgefunden werden - selbst in großen Archiven. Wann automatische oder manuelle Verschlagwortung eingesetzt werden muss, oder wann ggf. die Volltextsuche ausreichend ist, dies ist immer wieder Thema bei der Planung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems.
