Check-In / Check-Out
Check-In
Als Einchecken von Dokumenten (Check-In) versteht man allgemein das Einstellen des Dokuments mit samt seiner Metadaten in das elektronische Archiv bzw. das Verfügbarmachen eines Dokuments im Dokumentenmanagementsystem.
Check-Out
Das Auschecken der Dokumente (Check-Out) entfernt Dokumente aus dem allgemeinen Zugriff. Bei bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement wird über diese Funktion ein temporärer Schreibschutz für andere Benutzer über ein Dokument implementiert, der über den Check-In wieder aufhebbar ist. Benutzer können so z.B. Dokumente sperren, die sie Offline, z.B. unterwegs auf Reisen bearbeiten möchten, um diese später wieder ohne Konflikte mit möglichen Änderungen anderer Benutzer wieder einspielen zu können.
Das Ein- und Auschecken von Dokumenten spielt ebenfalls eine wichtige Rolle, wenn man QM-Workflows nach DIN EN ISO 9001 ff. im Unternehmen mit Hilfe eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems praktisch umsetzen will.
