Digitale Archivierung
Digitale Archivierung bezeichnet die Speicherung papiergebundener Dokumente auf einem computerlesbaren digitalen Datenträger. Es wird eine Pixelgrafik-Datei gespeichert, die das Originaldokument mit seinen wesentlichen Eigenschaften wie Informationsgehalt, Formatierung und Position wiedergibt. Mit dieser Pixelgrafik-Datei ist das Originaldokument in der Qualität einer Fotokopie jederzeit aus dem digitalen Archiv als Papierdokument wiederherstellbar.
Wenn hinreichend sichergestellt werden kann, dass das digitale Abbild eines Dokuments weder verloren gehen, noch verändert werden kann, wird die so durchgeführte digitale Archivierung als revisionssicher bezeichnet. Die revisionssichere digitale Archivierung erlaubt – nach Absprache mit den Finanzbehörden – viele der originalen papiergebundenen, steuerrelevanten Dokumente zu vernichten.
Die Nützlichkeit eines digitalen Archivs ist abhängig von der Geschwindigkeit des Wiederfindens. Hierfür entscheidend sind die Möglichkeiten zur Suche eines Dokuments und die Geschwindigkeit der Datenbank/des Programms. Außerdem ist wichtig, dass die Archivierungssoftware bedienerfreundlich, das Archivieren von Dokumenten ohne großen Mehraufwand möglich und somit die Benutzerakzeptanz für den Ersatz des klassischen Aktenschranks gegeben ist.
Die digitale Archivierung kann einzeln betrieben werden, wenn es um reine Ablage von Dokumenten geht. Meist ist sie jedoch Bestandteil eines Dokumentenmanagementsystems, welches neben der Ablage und Archivierung auch weiterführende Anforderungen wie zum Beispiel das Organisieren von dokumentenbezogenen Aufgaben (Workflows), verschiedene Bearbeitungsstände eines Dokuments (Versionierung) und vieles mehr realisiert. Aus „toten Dokumenten“ eines digitalen Archivs werden so „lebende Dokumente“ eines Dokumentenmanagementsystems.
