Digitale Archivierung
Digitale Archivierung bezeichnet die Speicherung papiergebundener Dokumente auf einem computerlesbaren digitalen Datenträger.
Dabei wird eine Pixelgrafik als Datei gespeichert, die das Originaldokument mit seinen wesentlichen Eigenschaften wie Informationsgehalt, Formatierung und Position wiedergibt. Mit dieser Pixelgrafik-Datei ist das Originaldokument in der Qualität einer Fotokopie jederzeit aus dem digitalen Archiv als Papierdokument wiederherstellbar.
Revisionssichere digitale Archivierung
Wenn hinreichend sichergestellt werden kann, dass das digitale Abbild eines Dokuments weder verloren gehen, noch verändert werden kann, dann wird die durchgeführte digitale Archivierung als revisionssicher bezeichnet. Die revisionssichere Archivierung erlaubt – nach Absprache mit den Finanzbehörden – viele der originalen, papiergebundenen, steuerrelevanten Dokumente zu vernichten.
Was sollte eine Archivierungssoftware können?
Der Nutzen eines digitalen Archivs ist neben der reinen Archivierung besonders von der Geschwindigkeit des Wiederfindens abhängig. Hierfür entscheidend sind die Möglichkeiten zur Suche eines Dokuments und die Geschwindigkeit der Datenbank sowie der Software selbst.
Außerdem ist wichtig, dass die Archivierungssoftware benutzerfreundlich ist. Das Archivieren von Dokumenten sollte ohne großen Mehraufwand möglich sein, damit die Benutzerakzeptanz für den Ersatz des klassischen Aktenschranks gegeben ist.
Welche Software wird für die digitale Archivierung verwendet?
Die digitale Archivierung kann einzeln betrieben werden, wenn es um die reine Ablage von Dokumenten geht. Meist ist sie jedoch Bestandteil einer Dokumentenmanagement-Software, welche neben der Ablage und Archivierung von Dokumenten viele weitere Anforderungen realisiert, zum Beispiel das Organisieren von dokumentenbezogenen Aufgaben (Workflows), verschiedene Bearbeitungsstände eines Dokuments (Versionierung) erstellen etc.
Aus sogenannten „toten Dokumenten“ eines digitalen Archivs werden sozusagen „lebende Dokumente“ eines Dokumentenmanagementsystems. Deshalb ist ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem eine sehr häufig verwendete Software für die digitale und revisionssichere Archivierung von Dokumenten.
