DMS (Dokumenten-Management-System) / elektronisches Dokumentenmanagement
Ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem, genauer gesagt computergestütztes Dokumentenmanagement, umfasst die Eigenschaft der digitalen Archivierung und dient somit der Verwaltung elektronischer Dokumente. Ein Dokumentenmanagementsystem integriert in der Regel unterschiedliche Techniken des Dokumentenmanagements. Um Papierdokumente zu digitalisieren werden Dokumentenscanner und eine ausgereifte OCR (Optical Character Recognition) benötigt. Das COLD (Computer Output on Laserdisk)-Verfahren bietet eine Möglichkeit der Konvertierung von Druckdaten in ein angemessenes Format und dem anschließenden Archiv-Import. Ein DMS bildet somit ein zentrales, digitales Archiv für Dokumente, Belege, Zeichnungen, E-Mails etc.
Zusätzliche Informationen zu den Dokumenten, wie Art des Dokuments, Erstellungsdatum, hinterlegte Schlagwörter oder auch der komplette Text, werden in einer Datenbank abgelegt. An Hand dieser Informationen können die Dokumente später jederzeit aufgesucht und abgerufen werden.
Darüber hinaus wird bei einem elektronischen Dokumentenmanagementsystem nicht nur archiviert, sondern auch gemanaget. Dazu gehört z.B. die automatische oder manuelle Verteilung von Dokumenten an bestimmte Sachbearbeiter, die Zugriffsüberwachung, Annotationen zu Dokumenten, Dokumentenverarbeitung, Verknüpfungen, Historie und sonstige Funktionen.
Des Weiteren unterstützen Dokumentenmanagementsysteme Workflows, so dass es möglich ist, die Dokumente den entsprechenden Instanzen, in der zeitlich korrekten Abfolge, für die Verarbeitung zugänglich zu machen. Um die Sicherheit beim Zugriff auf die Dokumente zu gewährleisten verfügt jedes DMS über eine entsprechende Rechteverwaltung. Diese legt die Zugriffsberechtigungen für die einzelnen Benutzer bzw. die Benutzergruppen fest.
Ein DMS unterstützt somit den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments, von der Erstellung über Archivierung, Recherche, Bearbeitung und letztendlich auch die Löschung des Dokuments.
Heute gilt ein DMS häufig als Komponente eines übergeordneten Enterprise Content Managements oder ist Bestandteil einer PLM-Strategie.
Die wesentlichen Vorteile eines DMS im Unternehmenseinsatz sind:
- Schneller Zugriff auf Dokumente und Information
- Verfügbarmachen von Unternehmenswissen
- Höhere Produktivität
- weniger verlorende Dokumente
- Wegfall von Verteilerkopien
- unabhäniger Zugriff auf Dokumente, auch wenn diese „in Bearbeitung“ sind
- geringer Platzbedarf
- weitgehender Wegfall monotoner Ablagetätigkeit
- Transparenz der Informationsnutzung
- Realisierung und Überwachung von QM-Richtlinien
bitfarm-Archiv ist ein modernes Dokumentenmanagement auf Open-Source Basis, welches alle diese Vorteile bietet. Gleichzeitig kommt es dank seiner intuitiven Benutzeroberfläche mit geringem Schulungsaufwand aus. Die flexible Anpassbarkeit, die unter den verfügbaren Systemen ihresgleichen sucht, und die vielen durchdachten Funktionen aus der Praxis - für die Praxis lassen bei Anwendern und Entscheidern keine Wünsche offen. Durch das Fehlen von Lizenzkosten ist die Lösung überdies sehr wirtschaftlich und bietet im Vergleich zu anderen Produkten einen hohen Return on Invest.
