ECM (Enterprise Content Management)
Eine anerkannte Definition des Begriffs Enterprise Content Management (ECM) liefert der internationale Enterprise Content Management Verband AIIM:
Enterprise Content Management sind die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung von organisatorischen Prozessen. ECM Werkzeuge und Strategien ermöglichen die Verwaltung von unstrukturierten Informationen einer Organisation wo auch immer diese existieren.
ECM umfasst damit den gesamten Lebenszyklus der Informationen in einem Unternehmen. Der Lebenszyklus umschließt dabei die folgenden Phasen:
- Erfassung der Information (Capture): Beinhaltet Technologien die zur Erzeugung, Erfassung oder Aufbereitung der Information verwendet werden. In diesen Bereich fallen unter Anderem Technologien wie das Scannen und die Optical Character Recognition (OCR) für die Erfassung von physischem Content (Papierdokumente), oder auch die automatisierte Verarbeitung von Dokumenten mittels COLD-Verfahren.
- Verwaltung der Information (Manage): Dokumentenmanagement, Collaboration, Web Content Management, Records-Management, Workflow und Business Process Management, also Komponenten die Informationen Verwalten, Bearbeiten oder deren Nutzung ermöglichen, werden dem Manage zugeordnet.
- Speichern der Information (Store): Zur temporären Speicherung von Informationen in einem ECM, können Repositories wie Datenbanken, Content Management Systeme oder Dateisysteme verwendet werden.
- Bereitstellung der Information (Delivery): Die Bereitstellung der Information wird durch das Output Management beschrieben. Es beinhaltet Transformationstechnologien um die Information in entsprechende Ausgabeformate zu transformieren, sowie Sicherheitstechnologien für die Einhaltung und Gewährleistung von Richtlinien.
- Archivierung der Information (Preserve): Archivierung durch die langzeitige und sichere Speicherung der Information auf Speichermedien wie Mikrofilm, Papier, CAS (Content-Addressed Storage) oder WORM.
Diese Auflistung macht deutlich, dass im Enterprise Content Management die verschiedensten Technologien vereint und den Anforderungen der Unternehmen entsprechend kombiniert werden können.
