E-Mail-Archivierung
Der Begriff E-Mail-Archivierung bezeichnet die langfristige und sichere Speicherung von E-Mails in einem Archivsystem. Die geschäftliche Kommunikation erfolgt in den meisten Unternehmen zunehmend über E-Mail-Verkehr, wodurch E-Mail-Archivierung immer bedeutsamer wird. Ein Grund für die Einführung von E-Mail-Archivierungssystemen ist die Entlastung der Mailserver und die Vermeidung von Datenverlust, da eine E-Mail dann nicht mehr versehentlich vom Anwender gelöscht werden kann.
Bei der Archivierung von E-Mails müssen gesetzliche Regelungen eingehalten werden, wie sie unter Anderem in den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) und den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme festgelegt sind. Des Weiteren muss sichergestellt werden, dass die Archivierung aller Mails fälschungssicher, transparent und nachvollziehbar erfolgt. Die Automatische Speicherung von privaten E-Mails der Mitarbeiter verstößt gegen das Postgeheimnis und muss daher entweder durch eine vertragliche Regelung mit den Mitarbeitern erlaubt, oder durch ein generelles Verbot von privaten Mails festgelegt werden.
Für die technische Umsetzung der E-Mail-Archivierung gibt es zwei unterschiedliche Vorgehensweisen. Eine Möglichkeit ist die serverseitige Archivierung, bei der alle ein- und ausgehenden E-Mails automatisch vom Server in das Archivsystem übertragen werden. Die zweite Möglichkeit ist die Umsetzung durch eine clientseitige Archivierung, bei welcher die Benutzer die entsprechenden E-Mails "von Hand" archivieren.
