GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen)
Die GDPdU ist ein Erlass der Finanzbehörden von 2001. Hierin wird geregelt, welche Zugriffsmöglichkeiten den Finanzbehörden auf DV-Systeme eingeräumt werden müssen und in welcher Form steuerrelevante Daten aufzubewahren sind. In dem Zusammenhang ist auch immer wieder von einer weiteren Verwaltungsvorschrift, der GoBS die Rede.
Wesentliche Teile der GDPdU beziehen sich auf originär digitale Daten aus FiBu-Systemen. Diese müssen in der unverdichteten Originalform innerhalb des Aufbewahrungszeitraumen (zurzeit 10 Jahre) vorgehalten werden. Elektronisches Dokumentenmanagement spielt in diesem Zusammenhang kaum eine Rolle - in der Praxis muss vielmehr das ERP- Warenwirtschafts- und FiBu-System auch bei Systemwechsel noch auf mindestens einem PC lauffähig bleiben, damit die Originaldaten auswertbar sind.
Die Relevanz der GDPdU für elektronische Archive und Dokumentenmanagementsysteme kommt dann zum tragen, wenn originär nicht digitale Dokumente - in der Regel Papierbelege - ausschließlich in elektronischer Form vorgehalten, die Originalbelege also vernichtet werden. In diesem Fall muss das zu Grunde liegende Archivsystem revisionssicher ausgelegt sein. Durch eine anzufertigende Verfahrensdokumentation muss dies bei Bedarf nachgewiesen werden können.
Besondere Medien oder Speicherverfahren werden von der GDPdU nicht vorgeschrieben. Zertifikate, die ein System als GDPdU-konform ausweisen, entfalten vor den Finanzbehörden keinerlei Bindungswirkung, gleich von wem sie ausgestellt sind. Es gibt einzig und allein die in der GDPdU beschriebene und anzufertigende Verfahrensdokumentation. Diese muss vorlegbar sein, falls Papierdokumente nach dem Scannen vernichtet werden.
bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement erfüllt die Anforderungen der GDPdU (und auch der GoBS) und belegt dies mit einer technischen Verfahrensdokumentation, die noch durch einen organisatorischen Teil (praktischer Ablauf der Archivierung im Unternehmen) ergänzt werden muss, um die GDPdU-Konformität insgesamt nachweisen zu können.
Weitere Informationen
- GDPdU.pdf - Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen, GDPdU (2001)
- Fragen und Antworten des BMF zur GDPdU
- GoBS.pdf – Vorschrift der Finanzbehörden: Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme, GoBS (1995)
