Revisionssichere Archivierung
Ein Archivsystem arbeitet revisionssicher, wenn vom Eingang eines Dokuments in das Archiv über den Transport bis zur endgültigen Speicherung und darüber hinaus hinreichend sichergestellt ist, dass das Dokument weder verloren gehen kann noch verändert wird.
Im Prinzip arbeiten alle Dokumentenmanagementsysteme als einzelne Software revisionssicher. Ob ein Gesamtsystem (bestehend aus Client, Server, Betriebssystem, DMS und Datensicherung) revisionssicher ist und die Bedingungen für eine revisionssichere Archivierung erfüllt, hängt auch von der Konfiguration und der Administration im laufenden Betrieb ab.
Um die Konformität zur GDPdU und zur GoBS zu erreichen, welche für die Akzeptanz des digitalen Archivs vor den Finanzbehörden wichtig ist, muss eine Verfahrensdokumentation angefertigt werden, die auf verlangen vorgelegt werden kann. Neben der Revisionssicherheit kommen hier Aspekte wie die Vollständigkeit des digitalen Archivs bezüglich des Prüfungszeitraumes zum Tragen.
Die Revisionssicherheit ist bei korrektem Einsatz von bitfarm-Archiv DMS gegeben, was jederzeit mit einer technischen Verfahrensdokumentation nachgewiesen werden kann.
