Selbsttragendes Archiv
Dokumente im digitalen Archiv liegen sowohl als Datei, als auch als Datenbankeintrag auf dem DMS-Server. Die meisten Dokumentenmanagementsysteme können die Dokumente als einzelne Dateien exportieren, so dass diese auch ohne die DMS-Software verarbeitet und transportiert werden können. Dies ist jedoch mit dem Nachteil verbunden, dass Metainformationen und Suchfunktionen auf diesen exportierten Dokumenten nicht zur Verfügung stehen.
Einige Dokumentenmanagementsysteme, darunter das lizenzkostenfreie bitfarm-Archiv DMS, bieten alternativ die Erzeugung von selbsttragenden Archiven an. Hierbei werden nicht nur die einzelnen Dateien exportiert, sondern zudem eine mobile Datenbank mitsamt Programmoberfläche. Das Programm und die Datenbank sind so ausgelegt, dass diese auch von mobilen, möglicherweise schreibgeschützten Datenträgern wie USB-Stick oder CD/DVD aufgerufen werden können und keinerlei Installation verlangen. Diese Exporte bieten also die gleichen Metadaten und die gleichen Recherchemöglichkeiten wie im „richtigen“ DMS, bilden also ein selbsttragendes Archiv.
In der Praxis werden selbsttragende Archive benötigt, wenn z.B. Mitarbeiter Dokumente unterwegs recherchieren, lesen und ggf. sogar bearbeiten können sollen, ohne direkt Zugriff zum DMS-Server zu haben. Auch die von den Finanzbehörden geforderte Datenträgerüberlassung gemäß GDPdU kann einfach realisiert werden.
