Verfahrensdokumentation gemäß GDPdU
Die Verwaltungsvorschriften der Finanzbehörden GDPdU und GoBS definieren die Anforderungen, die u.a. für elektronische Archive gelten. Möchte ein Unternehmen steuerlich relevante Dokumente ausschließlich in elektronischer Form z.B. zum Zweck der Prüfung vorhalten, so muss es diese Vorschriften einhalten. In der GDPdU wird z.B. die Revisionssicherheit der archivierten Dokumente gefordert, d.h. es muss ein wirksamer Schutz vor Veränderung und Löschung implementiert werden. Wie dieser genau auszusehen hat, ist nicht weiter definiert. In den vergangenen Jahren wurden daher von der Industrie eine Menge unterschiedlicher und oft sehr teurer Verfahren dazu entwickelt und angeboten. Beispiele sind die immer noch häufig anzutreffenden WORM- und UDO-Jukeboxen.
In einer der letzten, quasi jählich erscheinenden Stellungnahmen der Finanzbehörden zur praktischen Anwendung der GDPdU und der GoBS wurde mit der Unsicherheit vieler Unternehmen, was eine ordnungsgemäße digitale Archivierung ausmacht, aufgeräumt. Die Fragen nach den erlaubten Speichermedien der GDPdU beantworten die Finanzbehörden: „Die Regelung ist bewusst so gefasst worden, dass sie keine bestimmte Technologie oder Speichermedien vorschreibt“. Auch die Speicherung auf normalen Festplatten eines Servers ist somit gestattet, wenn die Regelungen der GDPdU umgesetzt werden. bitfarm-Archiv DMS realisiert dies z.B. über ein Soft-WORM Verfahren, welches die geforderten Restriktionen softwareseitig implementiert.
Als Nachweis der Revisionssicherheit eines Dokumentenmanagementsystems gemäß GDPdU dient die Verfahrensdokumentation. Dies ist zum einen die technische Dokumentation des eingesetzten Verfahrens auf Seiten des Softwareanbieters. Zum anderen ist das organisatorische Verfahren im Unternehmen zu dokumentieren. Sprich: Wer erfasst wie wann und wo welche Dokumente und was passiert mit diesen weiter. Letztlich muss aus dem organisatorischen Teil die Vollständigkeit der digitalen Archivierung sämtlicher steuerlich relevanter Dokumente hervorgehen, damit eine digitale Archivlösung als GDPdU-konform akzeptiert wird. „Zertifikate“, gleich welcher Art und von welchem Aussteller, akzeptieren die Finanzbehörden nicht, dies wird in den aktuellen Stellungnahmen auch noch einmal deutlich ausgedrückt. Gerne werben manche Anbieter mit solchen Urkunden - eine Bindungswirkung gegenüber den Prüfern entfalten diese nicht, hier zählt im Bedarfsfall einzig die Vorlage der Verfahrensdokumentation gemäß GDPdU. Diese zu erstellen ist Aufgabe jedes Unternehmens, welches auch die Platzersparniss der elektronischen Speicherung nutzen möchte. bitfarm-Archiv liefert den technischen Teil der Dokumentation bei jedem Projekt mit und hilft gerne beim Erstellen des organisatorischen Teils.
Zu beachten ist hierbei noch, dass dies nur die Dokumente betrifft, die eine fiskalische Relevanz haben. Dokumente mit Rechtsrelevanz, z.B. Verträge, sind nach wie vor im Original Aufbewahrungspflichtig. Um es auf den Punkt zu bringen: Das Finanzamt akzeptiert elektronsiche Belege, das Gericht im Streitfall nur Originale. Das hängt damit zusammen, dass nur auf Originaldokumenten eine Unterschrift auf Echtheit geprüft werden kann.
