Philosophie - Mit Open Source zum Erfolg

Einfache Bedienbarkeit und Automatisierung von Standardaufgaben

Das Open Source DMS bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement ist für den Anwender eine typische Windows-Applikation und sehr einfach zu bedienen. Mit der übersichtlichen, dem Explorer bzw. Outlook angelehnten Oberfläche und der klaren Struktur der Ablagefächer, Suchfelder, Ergebnisliste und Dokumentendarstellung kommen auch "Nicht-EDV-Experten" nach kurzer Einführung zurecht. Unter der "Motorhaube" ist bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement alles andere als einfach gestrickt: weitestgehende Automation sorgt für die Befreiung des Anwenders von Standardaufgaben.

Zuverlässige und wirtschaftliche Open Source-Technologie

Wer einem elektronischen Dokumentenmanagementsystem Belege und Dokumente anvertraut, der verlangt nach Sicherheit und Zuverlässigkeit. bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement basiert auf namhaften, bereits seit vielen Jahren von Unternehmen und Institutionen eingesetzten freien Softwarekomponenten. Zur Datenspeicherung wird z. B. die MySQL-Datenbank eingesetzt, die mittlerweile sogar von SAP zertifiziert wurde. Wie zuverlässig Open-Source-Technologie ist, zeigt das Beispiel Linux, welches u. a. hierdurch bekannt wurde. Der Einsatz von Open Source-Technologie garantiert bei bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement nicht nur die Funktionalität und Zuverlässigkeit, sondern auch die geringen Gesamtkosten durch den Verzicht auf Lizenzkosten.

Flexibilität durch offene Architektur

Vorteile von Open Source

Open Source Software wird in immer mehr Unternehmen eingesetzt. Anfangs noch skeptisch betrachtet hat sich das Open-Source Konzept als moderne Form der Software-entwicklung inzwischen durchgesetzt. Der Pool von frei verfügbarer Software wuchs in den letzten zehn Jahren erheblich - nicht nur in Quantität, sondern auch an Qualität, wie viele Beispiele zeigen.

bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement baut auf diesem Softwarepool auf. Die Entwickler des DMS haben damit den Vorteil, in vielen Fällen das Rad nicht neu erfinden zu müssen. Somit ergibt sich mit der Open Source Entwicklung zunächst ein wirtschaftlicher Vorteil für die bitfarm GmbH. Da auf Open-Source basierende Software keine Lizenzkosten haben darf, erhält letzlich der Endkunde diesen Kostenvorteil und zugleich die Garantie, dass auch für alle zukünftigen Versionen und Updates keine Lizenzkosten erhoben werden.

In Punkto Zukunftssicherheit ist Open Source Software naturgemäß nicht zu schlagen. Weiterentwicklungen, Änderungen oder die Realisierung von Spezialanforderungen sind möglich, ohne zwingend von einem einzigen Anbieter abhängig zu sein. Dank vieler Schnittstellen und zuletzt Dank Source-Code sind die Anpassungsmöglichkeiten unbegrenzt – anders als bei proprietärer Software. Für Open Source Software gelten übrigens die gleichen Gesetze wie für jede andere Software, wenn es um Gewährleistungs- und Haftungsfragen geht.

Branchenunabhängigkeit zu bewahren, aber doch die nötigen Werkezeuge anzubieten, um auch sehr spezielle Anforderungen erfüllen zu können – dies war und ist von Anfang an bei der Entwicklung eine der wesentlichen Zielsetzungen. So kann bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement heute auch Funktionen darstellen, die bisher nur mit teurer Spezialsoftware abbildbar waren. Falls etwas noch nicht geht – dann kann über die offene Plugin-Schnittstelle die Funktionalität einfach programmiert und hinzugefügt werden, ohne das gesamte System ändern zu müssen.

Medienbarrieren entfernen

Den DMS-Gedanken weitergedacht, möchte man schnell neben Papier auch Office-Dokumente, E-Mails, Faxe, Zeichnungen und letztlich Dateien aller Art in das System integrieren. Der Schritt geht damit logisch weiter zum ECM und von dort in die Integration benachbarter Aufgabenfelder wie CRM, E-Procurement, Supply Chain Management usw. Diese medienunabhängige Plattform bietet bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement mit vielen Funktionen wie Versionierung, CheckIn/CheckOut, Export & Synchronisation usw. bereits an.

Softwareintegration mit vorhandenen Systemen

Eine sehr gute Integrationsfähigkeit in das Konzert der vorhandenen Programme im Unternehmen wie ERP, PPS, Warenwirtschaft, Mailsystem und Office ergibt sich ebenfalls aus der hohen Flexibilität und der offenen Architektur. Dabei stehen für alle gängigen betrieblichen Softwaresysteme fertige Schnittstellen für die Enterprise-Kunden bereit.

Zufriedene Kunden

Oberstes Ziel bei allen Bemühungen und Entwicklungsgrundsätzen ist immer der zufriedene Kunde. Bei lizenzkostenfreier Software zählen keine "schnellen Geschäfte", sondern zwangsläufig nur eine langfristige, positive und partnerschaftliche Beziehung zum Kunden. Neben einem guten Produkt kann dies nur durch perfekten Support erreicht werden. Bei bitfarm hat man dies erkannt: Jeder Enterprise-Kunde hat zu den vereinbarten Zeiten einen direkten und schnellen Zugriff zum gesammten Entwickler-Know-how, kompetente und zielorientiert arbeitende Kolleginnen und Kollegen des Supports stehen ohne große Vorlaufzeiten für Beratung, Konfiguration oder Problemlösung bereit.

Ergebnis

Resultat ist eine leistungsfähige, gut integrierte und funktionale Softwarelösung zu einem im Vergleich mit anderen Systemen fairen Gesamtpreis – schließlich soll das DMS Kosten sparen und nicht unnötig Kosten verursachen. Es soll einfach und intuitiv bedienbar sein, so dass die Anwender gerne mit der Software arbeiten und es als echte Entlastung empfinden. Denn nur, wenn die Mitarbeiter auf dem Weg zum elektronischen Dokumentenmanagement mitgenommen werden können, kann die DMS/ECM Einführung im Unternehmen eine Erfolgsgeschichte werden.