Workflow Management / Business Process Management

Dokumentengebundene elektronische Arbeitsprozesse

QM-Workflows nach ISO 9001

Mit Hilfe der in bitfarm-Archiv Enterprise integrierten Workflow-Funktionen lassen sich die Anforderungen an ein Qualitätsmanagement nach DIN EN ISO 9001 ff. implementieren. Ein Dokument wird z. B. direkt im DMS erstellt. Der Autor bearbeitet das Dokument, z. B. eine Word-Datei, über das DMS mit der Funktion „Originaldatei bearbeiten“. Er erhält dabei Unterstützung durch die erweiterten ECM-Funktionen wie Versionierung, Check-In/-Out.

Ist seine Bearbeitung beendet, wird das Dokument automatisch einem Prüfer oder einer Gruppe von Prüfern vorgelegt. Wird das Dokument von diesen abgelehnt, geht es, ggf. mit Verbesserungsvermerken versehen, zurück zum Autor. Der Vorgang wiederholt sich, bis das Dokument akzeptiert wird.

Geprüfte Dokumente können dann noch in einen weiteren Prozess, z. B. der Freigabe und Veröffentlichung gehen. Freigegebene und Veröffentlichte Dokumente ersetzen dann das vorherige Dokument, so dass Benutzer beispielsweise aus der Produktion immer nur das aktuelle Produktionsdokument zu sehen bekommen. Dokumente, die nicht freigegeben werden, können dann wieder dem Autor zurückgegeben werden.

Ist eine elektronische Dokumentenablage gut organisiert und für alle Beteiligten logisch und nachvollziehbar aufgebaut, so ist ein wesentliches Ziel beim Betrieb eines Dokumentenmanagementsystems erreicht, da Ablage und Retrieval nach kurzer Einarbeitungszeit schon wesentlich schneller funktionieren, als mit der herkömmlichen Papierablage.

Generelle oder selektive Dokumentenverteilung nach definierten Eigenschaften

Zur Vervollständigung bzw. zur weiteren Optimierung können auch Dokumentenprozesse mit bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement auf vielfältige Art abgebildet werden. Sowohl manuell als auch automatisch per Serverregel lassen sich Dokumente anhand bestimmter Eigenschaften – sowohl nach Dokumenteninhalt, Kategorie / Ablageort aber auch nach Feldvariablen und User-(Pflicht-)Eingaben – an Mitarbeiter verteilen. Arbeitsaufgaben zu dem jeweiligen Dokument werden dabei gleich als Info mitgegeben.

Auch zeitgesteuerte Ereignisse können die Dokumentenvorlage bei einem Mitarbeiter auslösen - bitfarm-Archiv rechnet z.B. automatisch mögliche Kündigungstermine von Verträgen aus, legt die Verträge dann den jeweiligen Entscheidern rechtzeitig vor und realisiert so, zusammen mit umfangreichen Auswertungsmöglichkeiten, ein effektives Vertragsmanagement.

Informationstransparenz nicht erst nach Bearbeitungsende

Die systemeigene Dokumentenwiedervorlage ist der "Postkorb", der für jeden User separat die zu bearbeitenden Dokumente mit Arbeitsanweisungen vorhält. Dabei bleiben die Dokumente physikalisch immer an der gleichen Position, so dass sie trotz "Postkorb" von den anderen Usern gefunden und gelesen werden können – so die Berechtigungen entsprechend gesetzt sind. Erhält ein Benutzer neue Dokumente zur Bearbeitung in seinen "Postkorb", so wird er automatisch darauf hingewiesen, selbst wenn er den DMS-Client nicht geöffnet hat.

Statusübersicht, Controlling und Dokumentation

Die Ergebnisse der Dokumentenbearbeitung werden anhand von Statusfeldern/-knöpfen dokumentiert – hiernach kann auch gezielt gesucht werden. In allen Fällen können auch Notizen ("Post-its"), Stempel und andere grafische Werkzeuge genutzt werden, um auf Besonderheiten aufmerksam zu machen. Sämtliche Bearbeitungsschritte werden auch immer detailliert in der „History“ protokolliert, die zu jedem einzelnen Dokument automatisch vom System geführt wird.

Komplexe Workflowkaskaden und parallele Prozesse

Ist die Bearbeitung bei einem Benutzer beendet, ermittelt bitfarm-Archiv den nächsten Bearbeiter und legt das Dokument ggf. mit einem weiteren Arbeitsauftrag in dessen Postkorb, bis der Workflow beendet ist.

Workflows können nicht nur auf Einzeluser, sondern auch auf Gruppenebene definiert werden. Hier kennt das System unterschiedliche Bearbeitungsmodi, z. B. kumulativ oder alternativ, um den Aufbau unterschiedlichster Szenarien zu ermöglichen.

Erweiterte Business-Intelligenz

Komplexe Anforderungen an dokumentenbezogene Arbeitsabläufe können mit bitfarm-Archiv Enterprise ebenfalls realisiert werden. Durch Plugins und eine definierte Programmierschnittstelle gibt es die Möglichkeit, mit Scriptsprachen komplexe „Business-Intelligenz“ ohne hohen Entwicklungsaufwand zu implementieren. So können beispielswiese bei Ereignissen an einem Dokument Aktionen an anderen Dokumenten gesteuert werden. Beispiel: Ein Frachtbrief wurde aus einer entsprechenden Anwendung ins DMS digital gedruckt. Tage später wird der unterschriebene, rückkommende Frachtbrief ins Dokumentenmanagement eingescannt. Das DMS erkennt den dazugehörigen Originalfrachtbrief und markiert diesen als „erledigt“. So haben die Anwender jederzeit den Überblick, welche Frachtbriefe noch nicht erledigt sind.

Für eine Vielzahl von Szenarien aus unterschiedlichen Branchen existieren bereits Scripte, die so übernommen werden, oder als Basis für die Umsetzung eigener Dokumentenprozesse benutzt werden können. bitfarm-Archiv DMS bildet so einen wichtigen Bestandteil des Business Process Management, oder eines Product Lifecycle Management.

Weitere Szenarien...

Informationen und Vorführung

Weitere Informationen und Vorführung vor Ort mit praktischen Beispielen bzw. Online-Präsentation: E-Mail an info@bitfarm-archiv.de oder Telefon 0271/31396-0.