Digitale Archivierung
Digitale Archivierung und Erfassung hat Vorteile gegenüber der klassischen Ordnerablage. Informationstransparenz, vor allem eine je nach Dokumentenmenge deutliche Zeit- und Kostenersparnis.
Dokumentenmanagement mit vielen Vorteilen
Die Vorteile von bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement liegen auf der Hand: Ob Dokumentenerfassung auf Knopfdruck, Massenverarbeitung von Dokumenten oder revisionssichere digitale Archivierung – bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement bietet Ihnen stets die perfekte Lösung.
Dokumentenerfassung auf Knopfdruck
Das bitfarm-Archiv DMS erfasst Dokumente im Idealfall mit nur einem Knopfdruck von Arbeitsplatz- und Netzwerkscanner. Auf dem Server findet vollautomatisch eine Indizierung statt; leistungsstarke OCR- und Barcodekomponenten lesen die wichtigsten Dokumenteninformationen und speichern diese in die Datenbank.
Die bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement Serverregeln, welche vom Administrator erstellt werden können, stellen ein ausgefeiltes Werkzeug dar, um Dokumente anhand bestimmter Eigenschaften zu sortieren. Mit dem bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement Viewer ist der Zugriff eine Sache von Sekunden – selbst bei Archiven mit mehreren Millionen Dokumenten.
Massenverarbeitung von Dokumenten
Auch Massenverarbeitung von Dokumenten ist möglich. Hier benutzt man Barcodes, die jeweils auf der ersten Seite eines Dokuments platziert werden. So kann das System die Grenzen der Dokumente erkennen und vollautomatisch die Trennung, Sortierung und Verschlagwortung durchführen. Das Scannen großer Dokumentenstapel mit entsprechenden Scannern kann so realisiert werden.
ERP- und Warenwirtschaftssystem profitieren vom DMS-Server: Informationen über alle neu eingestellten Dokumente, z. B. der jeweilige Barcode, Schlagworte, Speicherort der TIF-Datei bzw. Doclink im Archiv-Viewer werden stets als Textdatei exportiert, so dass eine Zusammenarbeit unproblematisch möglich ist. Der Client bitfarm-Archiv Viewer lässt sich fernsteuern, so dass eine Integration mit führenden ERP-Systemen einfach zu realisieren ist.
Revisionssichere digitale Archivierung
Sollen Dokumente revisionssicher gespeichert werden, können die Dokumente mit dem Dokumentenmanagementsystem in einem Soft-WORM bereich abgelegt werden. Das Soft-WORM Verfahren ist dokumentiert und wird von den Finanzbehörden anerkannt. Dokumente müssen so unter bestimmten weiteren Voraussetzungen nicht mehr im Original aufbewahrt werden. Alternativ können auch Hard-WORM Laufwerke oder Jukeboxen zum Einsatz kommen.
Weitere Informationen und Vorführung vor Ort mit praktischen Beispielen bzw. Online-Präsentation: E-Mail an info@bitfarm-archiv.de oder Telefon 0271 / 313 96 - 0