Altakten klassifizieren mit bitfarm-Archiv DMS
Ideen für Hausverwaltung und Immobilienbetreuung
Dokumente in der Hausverwaltung und Immobilienbetreuung müssen mehrfach klassifiziert abgelegt werden. So gehört jedes Dokument zu einem Objekt, wird als Dokumententyp klassifiziert (Kauf- oder Mietvertrag, Nebenkostenabrechnung, Kündigung, Mängelanzeige, etc.), muss ggf. einer Wohneinheit bzw. einem Mieter zugewiesen werden und so weiter. Durch die flexiblen Möglichkeiten der bitfarm-Archiv Dokumentenmanagementsoftware, solche branchenspezifischen Ablagestrukturen bereitzustellen, konnten bisher eine Anzahl Unternehmen mit diesem Betätigungsfeld glücklich gemacht werden.
Auch komplette Altaktenbestände können mit Hilfe der Deckblattfunktion automatisch erfasst werden. Eine gesamte Akte wird zur Ablage im DMS so vorbereitet, dass zunächst ein Aktendeckblatt am PC generiert wird. In diesem Aktendeckblatt wird mit Hilfe von Barcodes die Klassifizierung der Akte hinterlegt. Die einzelnen Dokumente der Akte werden dann durch Trennseiten kenntlich gemacht. Nun wird die nächste Altakte genauso bearbeitet. Der ganze Papierstapel kann dann komplett einem leistungsfähigen Scanner übergeben werden, weitere Nacharbeiten sind nicht erforderlich.
Für Fotografien von Objekten und Wohnungen gibt es gute Ideen in bitfarm-Archiv. Moderne Digitalkameras speichern inzwischen automatisch das Aufnahmedatum zum Bild in den so genannten EXIF-Daten. Manche Kameras sind sogar in der Lage, GPS-Koordinaten zum Bild abzuspeichern. bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement liest diese Daten und kann so nicht nur das Aufnahmedatum des Bildes automatisch im DMS klassifizieren, sondern sogar automatisch das Objekt über einen zuvor vom Administrator definierten GPS-Grenzrahmen bestimmen. Die Bilder werden ebenfalls bei Bedarf vom DMS gleich etwas verkleinert, damit eine Datenexplosion vermieden wird. Der Anwender muss also lediglich seine Speicherkarte einlesen und in einem bestimmten Ordner ablegen – der Rest passiert komplett von selbst.