Fundsachen organisieren mit bitfarm-Archiv DMS
Fundbüro Magdeburger Verkehrsbetriebe
Verlorene und vergessene Gegenstände gibt es zuhauf in den Straßenbahnen, Bussen und sonstigen öffentlichen Verkehrsmitteln der Stadt Magdeburg. Angefangen von Schultaschen samt Inhalt, Handys und Kleidungsstücken bis hin zu echten Wertgegenständen ist hier täglich aufs Neue alles Mögliche dabei. Ein ganz schöner Verwaltungsaufwand, der hier für die Magdeburger Verkehrsbetriebe GmbH (MVB) entsteht, denn schließlich wollen alle Fundsachen sauber katalogisiert, aufbewahrt und nach Möglichkeit ihrem Besitzer wieder ausgehändigt werden. Im Zusammenhang mit der DMS-Einführung kam die Idee auf, ob es mit den flexiblen Konfigurationsmöglichkeiten von bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement machbar wäre, die Verwaltung der Fundgegenstände zu vereinfachen.
Schnell hatte man die Damen und Herren des Kundenservice der MVB interviewt und eine Struktur zur Ablage vorgeschlagen. Die Fundsachen sollten jeweils fotografiert, und die Bilder dann in das DMS eingestellt werden, wobei Fundort, Datum/Uhrzeit, Finder, Gegenstandsbeschreibung, Betriebshof und Aufbewahrungsfrist festgehalten werden sollten. Das DMS sollte dann eine fortlaufende Nummer generieren, unter der der Gegenstand physikalisch zur Ablage kommt.
Gesagt, getan. Mit vereinten Kräften, bestehend aus der EDV-Abteilung der Verkehrsbetriebe und dem bitfarm-Consultant vor Ort, war die Struktur schnell definiert. Es wurde auch gleichzeitig ein kleiner Workflow mit Statusinformationen und Auswertungsmöglichkeiten konfiguriert. So können die Mitarbeiter des Kundenservice jederzeit sehen, bei welchen Fundsachen der Besitzer noch nicht benachrichtigt wurde, wo kein Besitzer festzustellen ist – oder ob die Versteigerung/Vernichtung eines Gegenstandes ansteht bzw. durchgeführt wurde.
Sogar die Digitalkamera wurde optimal als "Scanner" im Manuscan-Programm eingebunden. Der Kundenservice arbeitet so denkbar einfach mit dem DMS: Manuscan starten, die entsprechende Maske für Fundsachen öffnet sich automatisch. "Erfassen" klicken und dann entweder auf der Kamera vorhandene Bilder importieren oder den Auslöser drücken. Ggf. weitere Fotos vom Gegenstand auf die gleiche Art erzeugen. Anschließend Felder ausfüllen, wobei das System mit Pflichtfeldern und optionalen Feldern sicherstellt, dass keine wichtige Information vergessen wird. Dann auf "Archivieren" klicken, das System vergibt eine neue Nummer, die als Aufkleber an den Gegenstand zur Ablage geheftet wird – fertig. "Das ist ja wirklich einfach" lobten auch die Nicht-EDV-Experten des Kundenservice die fertige Einrichtung. "Man könnte fast glauben, das DMS sei genau für diese Anwendung gemacht worden, so einfach war das zu konfigurieren", meint Lutz Wuerpel, Administrator bei den Magdeburger Verkehrsbetrieben. Insgesamt war die Abbildung der Fundbüro-Anforderungen nur eine kleine, aber sicher interessante Facette eines komplexen DMS-Projektes und hat zeitlich, einschließlich Anwenderschulung, nicht mehr als 4 Stunden in Anspruch genommen.