Kosten & Lizenzierung
bitfarm-Archiv wird größtenteils auf Open-Source-Basis entwickelt. Daher gibt es keine Lizenzkosten, außer für optionale Komponenten von Drittanbietern wie die Omnipage OCR bzw. MS Office auf dem Server, die in der Gesamtkostenbetrachtung vernachlässigbar sind. Lizenztechnisch spielt es keine Rolle, wie viele Arbeitsplätze mit der Software ausgestattet werden sollen oder Benutzer damit arbeiten, egal wie viele Dokumentenquellen erschlossen werden oder Scanner angebunden werden. Einzig Planungs-, Konfigurations-, Schulungs- und Supportaufwand sind natürlich von der Installationsgröße und den Anforderungen abhängig.
Kostenfrei ist ebenfalls die persönliche Beratung und Demonstration der Software, gerne im Rahmen einer ressourcenschonenden Online-Präsentation.
Fällt die Entscheidung für bitfarm-Archiv DMS, so sind Planung vor Ort im Rahmen eines Workshops (Planung des DMS nach Analyse der Dokumententypen, Kategorisierung, Ablagestruktur und Verteilung, Arbeitsprozesse und Workflow, Zugriffsberechtigungen, Dokumentenlebensdauer), Installation und Konfiguration, Einweisung des administrativen Personals und nach Wunsch Mitarbeiterschulung kostenpflichtige Dienstleistungen.
Nach der Inbetriebsetzung und Übergabe sind durch den bitfarm-Softwaresupport die Leistungen zur Sicherstellung des reibungslosen Betriebes wie Hotline, Helpdesk und Technikerunterstützung per Fernwartung oder vor Ort erhältlich. Auch alle Updates und Patches sind hier ohne Zusatzkosten inbegriffen. Für Individualentwicklungen und Technikereinsätze zur geplanten Systemerweiterung wird ein reduzierter Stundensatz angesetzt. bitfarm-Archiv DMS ist darüber hinaus gut dokumentiert, so dass der Administrator vor Ort auch komplexere Konfigurationen selbst übernehmen kann. Lässt man alle Faktoren in eine Gesamtkostenbetrachtung gegenüber anderen, ähnlich leistungsfähigen Systemen einfließen, so stellt bitfarm-Archiv eine vergleichsweise wirtschaftliche Lösung zur Dokumenten- und Wissensorganisation dar.
Durch die typische, Explorer-ähnliche Benutzeroberfläche, die einfach zu bedienenden Suchfunktionen und die große Dokumentendarstellung gelingt es ohne hohen Schulungsaufwand, die Benutzer mit den Programmfunktionen vertraut zu machen. Die schnelle MySQL-Datenbank sorgt dann im Alltag für Zugriffsgeschwindigkeiten, wie man Sie sich vielleicht auch von anderen Programmen wünschen würde. So wird das Arbeiten mit elektronischen Dokumenten nicht nur schneller und effizienter, sondern macht auch mehr Spaß!
Insgesamt fallen bei Einführung und Betrieb von bitfarm-Archiv DMS nicht mehr Dienstleistungs- oder Supportkosten an, wie bei anderen Enterprise-Dokumentenmanagementsystemen auch. Lizenzkosten entstehen dagegen keine.