Allgemeine Merkmale in Stichpunkten

Client-Server-Software für die Microsoft-Plattform (Linux eingeschränkt möglich).
Skaliert ab 5 bis ca. 10.000 User.
Skaliert von 1 bis 256 Server pro Standort zur parallelen Dokumentenverarbeitung.
Verarbeitet bis zu 100.000 neue Dokumente/Tag.
Speichert bis zu 1.000.000.000 Dokumente/Datenbank.
Ca. 60 kB pro Dokumentenseite – daher heute Speicherung von vielen Millionen Dokumenten auf handelsüblichen Standarddatenträgern möglich.
Durchsucht 5.000.000 Dokumente in 4 Sekunden (Volltext!).
AD- und LDAP-Unterstützung für einfache und zentrale Benutzer- Gruppen- und Rechteverwaltung in großen Netzen
Mehrere Standorte/Mandanten werden unterstützt.
Dedizierter Server in Windows-Domäne empfohlen, bei kleinen Installationen kann auch XP als "Server" eingesetzt werden. Linux oder Novell parallel als File- und Datenbankserver einsetzbar.
Erkennt und verarbeitet Scans, Windows-Druckjobs, COLD-Druckjobs, Faxe, E-Mails und folgende Dateitypen: TIF, PDF, JPG, BMP, PNG, GIF, alle Office und OpenOffice-Formate, Vorlagen (.dot), CAD-Zeichnungen (DWG, DXF, PLT usw.), ZIP (wird aktiv entpackt und Dateien als Einzeldokumente behandelt) und viele andere Formate. Unbekannte Formate lassen sich einfach einbinden.
Massenverarbeitung/-scan von Papierstapeln mit automatischer Sortierung nach Typ, automatische Erkennung von Dokumentengrenzen, Barcodeauswertung.
Dokumentenerfassung für den Benutzer einfach mit einem einzigen Mausklick oder Druck auf die Scannertaste möglich.
Automatische Volltextindizierung durch leistungsstarke OCR-Komponente, über 99,8 % Genauigkeit bei klaren Vorlagen. Bei schlechten Vorlagen kann über intelligente Scaneinstellungen häufig noch ein gutes Ergebnis erreicht, bzw. per Barcode indiziert werden.
Umfangreiche ECM-Funktionen für die unterschiedlichsten Dateiformate: Versionierung, Mutter-Tochter Relation, Verknüpfte Dokumente, Aus- / Einchecken, Stati, frei definierbare Datenbankfelder, etc.
Vollständige Unterstützung der Prozesse und Dokumentationen zur Umsetzung von ISO 9001, ISO 27001, ISO 14001, ISO 9241, ISO 22000 und ISO 16949
Typische Windows-Bedienoberfläche, dadurch für Windows-gewohnte User geringe Eingewöhnungszeit und bestmögliche Akzeptanz.
Geringer Schulungsaufwand durch selbsterklärende, intuitive Oberfläche mit direkter, großer Dokumentendarstellung.
Komplette Integration in die wichtigsten Windows-Menüs und MS-Office bzw. Open-Office.
Automatische revisionssichere Archivierung sämtlicher ein- und ausgehender E-Mails incl. Anlagen direkt aus Outlook, Exchange, Notes, David, Thunderbird, u.a.
Verschiedene Suchmethoden können einfach miteinander kombiniert werden: globale Schlagwörter, spezielle Datenbankfelder (z. B. Auftragsnummer, Rechnungsnummer, Person), Kategorien, Datumsvariablen und -bereiche, Benutzer, Volltext, Status.
Datenbankfelder, Status, Kategorien etc. sind flexibel definierbar und bilden so eine individuell an die Unternehmens-/Institutionsbedürfnisse angepasste Ablagestruktur.
Flexibles Regelsystem erlaubt komplexe Definitionen zum automatischen Sortieren, Verschlagworten, Benachrichtigen.
Workflowsystem generiert automatische Arbeitsabläufe auf Mitarbeiter- oder Gruppenebene. Sequentiell, parallel und kaskadiert können verschiedenste Szenarieren abgebildet werden.
Controlling-Funktion durch Vorgesetzte, voll durchsuchbare Dokumentenstatus.
Eine automatische Formularerkennung liest bei bekannten Dokumententypen bestimmte Felder direkt auf dem Dokument aus. Kunden-, Mandanten-, Projekt- oder Auftragszugehörigkeit kann so z. B. automatisch erkannt werden.
Alles, was automatisiert werden kann, lässt sich auch manuell steuern, z. B. Dokumentenverteilung.
Verknüpfungen geben inhaltliche Beziehungen der Dokumente archivübergreifend an.
Frühe/späte Verschlagwortung, frühe/späte OCR möglich.
Kommentare, Stempel, Beschriftungen etc. sind als eigene Layer auf Dokumente aufbringbar. Öffentliche Layer, private Layer, Berechtigungen zum Lesen/Ändern von Notizen setzbar.
Umfangreiches Berechtigungssystem regelt feingliedrig alle Funktionen für die verschiedenen Archive und Ablageorte auf Benutzer und Gruppenbasis: Suchberechtigung, Lesen, Notizen, Stempel, Drucken, E-Mail versenden, Verknüpfungen, Verschieben, Ändern von Feldern und Stati usw.
Die History protokolliert für jedes Einzeldokument unveränderbar alle Aktionen – wer hat wann eine Notiz aufgebracht oder geändert, wer hat Datenbankfelder wann wie geändert, sogar das Lesen eines Dokumentes kann protokolliert werden.
Konfiguration von "überwachten Ordnern" zum automatischen Import.
Zukunftssichere und plattformunabhängige Speicherung im TIFF-/PDF/A-Format, automatische Umwandlung aller Fremdformate unter Beibehaltung der originären Daten, dadurch barrierefreies Arbeiten möglich.
Das originäre Format bei Dateien wird ebenfalls gespeichert, ECM-Funktionen wie bearbeitbar/revisionssicher, Mutter-Tochter-Relation und Versionierung.
Revisionssicheres Archivsystem, WORM oder andere Datenspeicher transparent einbindbar.
Zugriff von außerhalb des Netzwerkes über VPN oder Terminal möglich.
Zugriff auf das Archiv auch ohne Online-Zugang per Generierung und Mitnahme eines Offline-Archives.
Durch Einsatz von Scriptsprachen auf dem Server und Plugin-Schnittstellen einfach für spezielle Aufgabenstellungen erweiterbar.
Integration in die Standard-Windows Menüs genauso wie in die Office-Programme
Zahlreiche fertige Schnittstellen erlauben sofort die Zusammenarbeit und komplette Integration mit vielen verschiedenen Verwaltungs-, ERP-, PPS-, FiBu-, und Warenwirtschaftssystemen.
MAPI-Unterstützung und eigene SMTP-Engine, sowie Integration in Outlook, Notes, Exchange, Thunderbird, David, u.a. erlaubt das nahtlose Zusammenspiel mit der vorhandenen E-Mail-Infrastruktur.
Stabilität durch Einsatz von bereits jahrelang bewährten Open-Source-Komponenten.
Keine Lizenzkosten, faire Planungs-, Installations-, Schulungs- und Wartungskosten.