Wissensmanagement / ECM
Schneller und barrierefreier Wissenszugriff
Unternehmenswissen ist in vielen Fällen auch dokumentengebundenes Wissen. Mit bitfarm-Archiv DMS ist es mit verhältnismäßig geringem Aufwand möglich, Unternehmenswissen datenbankbasiert Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen.
Eine Plattform für alle Formate
Es können nicht nur Papierdokumente eingescannt werden – bitfarm-Archiv akzeptiert auch Dateien, elektronische Faxe, E-Mails usw. Dabei werden z. B. die meisten Dateitypen automatisch erkannt, zum schnellen Browsen im Archiv "vertifft" und per OCR bzw. Serverregeln indiziert. Über die vielfältig einsetzbaren Suchfunktionen des bitfarm-Archiv Viewers erfolgt der Zugriff über die MySQL-Datenbank im gesamten Netzwerk oder auch per Fernzugriff in Sekundenschnelle – selbst bei einigen hunderttausend Dokumenten.
Arbeiten wie auf dem Fileserver und revisionssichere Ablage ergänzen sich
Für die meisten Dateitypen (Office, OpenOffice, Bilder, CAD-Dateien, PDF, Web etc.) kennt das System einen revisionssicheren und einen nicht revisionssicheren Bearbeitungsmodus. Im revisionssicheren Modus liegt die Datei unveränderbar im Archivsystem, kann jedoch aufgerufen werden und als Tochterdokument, also als zweite Instanz eingestellt werden. Im nicht revisionssicheren Modus ist ein Arbeiten wie auf dem Fileserver möglich, Dokumente können klassisch geöffnet und gespeichert werden.
Übersicht über die Dokumentenentwicklung und automatische Versionierung
Eine Änderungsüberwachung zeichnet automatisch Änderungen an Dateien nach, indiziert und vertifft nach kurzer Latenzzeit neu. Automatisch generierte Mutter-Tochter-Relationen macht die Entwicklung von Dokumenten im Laufe der Zeit transparent. Die kann auch in Versionsnummern festgehalten werden, wenn man ein entsprechendes Datenbankfeld benötigt.
Dokumente auch unterwegs stets griffbereit
Auch unterwegs kann mit bitfarm-Archiv DMS gearbeitet werden. Office-Dokumente können z.B. ausgecheckt, und dann über die Export-Funktion in ein Offline-Archiv übertragen werden. Die Dokumente werden dann auf CD/DVD oder USB-Stick einfach mitgenommen. Eine ebenfalls glich mitexportiere Suchoberfläche ermöglicht unterwegs auch ohne Zugriff zur Datenbank die gewohnten Suchvorgänge. Dokumente können dann bearbeitet und später, wenn man wieder im Netzwerk arbeitet, zurückgespielt werden. Selbstverständlich ist von unterwegs auch der Live-Zugiff über VPN / Terminalserver auf das DMS möglich
Mit diesen Methoden ermöglicht bitfarm-Archiv den Aufbau eines kompletten Enterprise-Content-Management-Systems – oder dient einfach als Ergänzung/Ersatz des Fileservers.
Weitere Informationen und Vorführung vor Ort mit praktischen Beispielen bzw. Online-Präsentation: E-Mail an info@bitfarm-archiv.de oder Telefon 0271 / 313 96 - 0