Workflowmanagement
Dokumentengebundene elektronische Arbeitsprozesse
Ist eine elektronische Dokumentenablage gut organisiert und für alle Beteiligten logisch und nachvollziehbar aufgebaut, so ist ein wesentliches Ziel beim Betrieb eines Dokumentenmanagementsystems erreicht, da Ablage und Retrieval nach kurzer Einarbeitungszeit schon wesentlich schneller funktionieren, als mit der herkömmlichen Papierablage.
Generelle oder selektive Dokumentenverteilung nach definierten Eigenschaften
Zur Vervollständigung bzw. zur weiteren Optimierung können auch Dokumentenprozesse mit bitfarm-Archiv auf vielfältige Art abgebildet werden. Sowohl manuell als auch automatisch per Serverregel lassen sich Dokumente anhand bestimmter Eigenschaften – sowohl nach Dokumenteninhalt, Kategorie / Ablageort aber auch nach Feldvariablen und User-(Pflicht-)Eingaben – an Mitarbeiter verteilen. Arbeitsaufgaben zu dem jeweiligen Dokument werden dabei gleich als Info mitgegeben.
Informationstransparenz nicht erst nach Bearbeitungsende
Die systemeigene Dokumentenwiedervorlage ist der "Postkorb", der für jeden User separat die zu bearbeitenden Dokumente mit Arbeitsanweisungen vorhält. Dabei bleiben die Dokumente physikalisch immer an der gleichen Position, so dass sie trotz "Postkorb" von den anderen Usern gefunden und gelesen werden können – so die Berechtigungen entsprechend gesetzt sind.
Statusübersicht, Controlling und Dokumentation
Die Ergebnisse der Dokumentenbearbeitung werden anhand von Statusfeldern/-knöpfen dokumentiert – hiernach kann auch gezielt gesucht werden. In allen Fällen können auch Notizen ("Post-its"), Stempel und andere grafische Werkzeuge genutzt werden, um auf Besonderheiten aufmerksam zu machen.
Komplexe Workflowkaskaden und parallele Prozesse
Ist die Bearbeitung bei einem Benutzer beendet, ermittelt bitfarm-Archiv den nächsten Bearbeiter und legt das Dokument ggf. mit einem weiteren Arbeitsauftrag in dessen Postkorb, bis der Workflow beendet ist.
Workflows können nicht nur auf Einzeluser, sondern auch auf Gruppenebene definiert werden. Hier kennt das System unterschiedliche Bearbeitungsmodi, z. B. selektiv oder kumulativ ("Einer für Alle"), um den Aufbau unterschiedlichster Szenarien zu ermöglichen.
Weitere Informationen und Vorführung vor Ort mit praktischen Beispielen bzw. Online-Präsentation: E-Mail an info@bitfarm-archiv.de oder Telefon 0271 / 313 96 - 0