bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement
Newsarchiv Juli 2005
06. Juli 2005: bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement Version 3.0 released
Softwareprojekte haben die Eigenschaft, niemals im Zeitplan zu bleiben. So auch bei bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement. Der ursprünglich geplante Releasetermin für Version 3.0 ist nun um knapp 4 Wochen überschritten. Hat sich das Warten gelohnt? Wir finden, es hat sich auf jeden Fall gelohnt und sind ein Stolz auf unser neues Dokumentenmanagement System.
Auffälligste Neuerung im Dokumentenmanagement System sind die zusätzlich einblendbaren Menüs des Archiv-Viewers. Eines davon stellt die Ablageorte der Dokumente nun als Baumstruktur dar, welcher dynamisch um beliebig viele Knoten und Unterknoten erweitert werden kann. Die logischen Konsequenzen der Baumstruktur finden sich in der Applikation wieder: Die Suche kann jetzt an einem beliebigen Ast im Baum gestartet werden und findet dann alle passenden Dokumente in allen untergeordneten Blättern. Außerdem ist es jetzt möglich, Dokumente per Drag&Drop innerhalb des Baumes zu verschieben. So kann eine fehlerhafte Sortierung durch den Benutzer geändert werden. Oder ein allgemeiner "unverteilt"-Ordner dient zur temporären Aufnahme von Dokumenten, die zunächst nicht klar zugeordnet werden können und später einsortiert werden.
Der Archivbaum kann jederzeit ausgeblendet werden, um die Voransicht der Dokumente auf die maximale Größe zu bekommen, die schon in der vorherigen Version begeistern konnte. Ebenso verhält es sich mit der neuen Seitenvorschau, die die einzelnen Seiten eines Dokumentes als Thumbnails durch Mausklick direkt erreichbar macht.
Eine weitere Neuerung im Dokumentenmanagement System sind die individuell pro Ablageort definierbaren Zusatzfelder für Metainformationen zu den Dokumenten. So kann beispielsweise immer Kundennummer und Vorgangsnummer, Kundenanschrift, Ansprechpartner, Telefon etc. als Suchfeld vorgegeben werden. Die Suchfelder füllen sich automatisch mit den entsprechenden Werten, wenn durch die Ergebnisliste der Dokumente gebrowst wird. So lassen sich wichtige Informationen eines Dokumentes noch schneller erfassen.
Zusatzfelder können - bei Dokumenten mit wiederkehrenden Eigenschaften - neben der manuellen Eingabe auch automatisch durch das System ausgefüllt werden. Hierzu werden grafische Masken oder logische Operatoren definiert, die die entsprechenden Werte aus dem Dokument auslesen. Genau so erfolgt ebenfalls die automatische Verknüpfung, welche mit dieser Version wie bereits angekündigt jetzt zur Verfügung steht. Nach einmaligem erstellen der Definitionen werden z.B. Lieferscheine und dazu passende Rechnungen eines Lieferanten automatisch miteinander verknüpft.
Auch unter der Motorhaube des Dokumentenmanagement Systems gibt es Neues. So erfolgen die Datenbankzugriffe auf den MySQL-Server nicht mehr über ODBC-Treiber als Umsetzer, sondern direkt an den Server. Dies bringt noch einmal einige wichtige Performancepunkte. Ebenso wichtig für die Performance ist die nun standardmäßig aktivierte Semantische Volltextsuche, ein spezieller Suchmodus, den der MySQL-Server für die Volltextsuche bereitstellt. Die Suchzeiten verringern sich im Vergleich zu klassischen Volltextsuche noch einmal massiv. So bleibt selbst bei einigen hunderttausend zu durchsuchenden Dokumenten die Suchzeit im Sekundenbereich.
Die Darstellung und Bedienung des Dokumentenmanagement Systems wurde optimiert. Der Zoom-Modus ist jetzt einfacher über das Mausrad erreichbar, Kontextmenüs über die rechte Maustaste geben direkten Zugriff auf viele Funktionen, Status-LEDs zeigen die Verfügbarkeit von Zusatzinformation an. Die Usability wurde verbessert - mit der Maßgabe, ein schnelles, funktionales und für den Benutzer einfach zu bedienendes Werkzeug für die tägliche Arbeit zu schaffen.
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