Wie funktioniert Dokumentenmanagement?
Mit Hilfe von Dokumentenmanagement-Software ist es möglich, die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben. Dies ist die Grundlage für die Entscheidungsfindung und damit das Auslösen von Geschäftsprozessen. Je schneller die richtigen Informationen zur Verfügung stehen, desto schneller können Entscheidungen gefällt werden, bzw. mehr Entscheidungen und Geschäftsprozesse in der gleichen Zeiteinheit.
Informationen liegen heute vielfach schon in elektronischer Form wie z. B. E-Mail oder Word-Dateien, aber natürlich auch in der klassischen Papierform vor. Die digitale Archivierung der Dokumentenmanagement-Software speichert diese Dokumente in einem zentralen, für alle über das Netzwerk erreichbaren Archiv. In einer Datenbank werden alle Informationen der Dokumente hinterlegt, angefangen vom Erstellungsdatum über die Art des Dokuments und hinterlegte Schlagwörter, bis hin zum kompletten enthaltenen Text.
Die Dokumentenmanagement-Software findet später jederzeit das archivierte Dokument an Hand dieser hinterlegten Informationen. Dies geht normalerweise bedeutend schneller als die Suche in den Originalen – nämlich in Sekunden.
Auch der Dokumententransport kann auf elektronischem Weg erfolgen. Das Workflow-System eines Dokumentenmanagementsystems kann Dokumente auf Grund von bestimmten Parametern, z.B. der Kategorie, der Projektnummer, des Kunden usw. zu bestimmten Bearbeitern oder Gruppen im Unternehmen, als auch extern zuführen. Je nachdem, wie und wann diese Personen die Bearbeitung des Dokumentes beenden, erfolgen dann weitere Workflowschritte. Ein Workflow muss nicht als starres Gebilde verstanden werden, auch teilautomatisch oder komplett manuelle Workflows sind möglich und schaffen neben einer kürzeren Dokumentendurchlaufzeit auch Transparenz über die einzelnen Bearbeitungsschritte. Außerdem ist es möglich, das Dokument im DMS zu finden, auch wenn man nicht im Workflow beteiligt ist. Es wird nämlich nie das Dokumente selbst herumgeschickt, sondern immer nur eine "Link", eine Verknüpfung unter der das Dokument im DMS erreichbar ist. Es wird also auf einer gemeinsamen Datenbasis gearbeitet, die Verteilerkopie fällt weg. Das Dokument ist auch von unbeteiligten während des Bearbeitungsprozesses einfach auffindbar (natürlich nur, wenn derjenige auch berechtigt ist).
Werden zudem z.B. Papierdokumente früh gescannt, d.h. sobald sie im Unternehmen ankommen, kann auch ein Verlust von Seiten oder gar des ganzen Dokumentes vermieden werden. Die Bearbeitung des Dokuments in den einzelnen Abteilungen kann mit einem modernen DMS dabei komplett elektronisch am Bildschirm erfolgen. Jeder Bearbeitungsschritt wird protokolliert und vereinfacht so die Nachvollziehbarkeit von Vorgängen. Für das Controlling bietet das DMS wichtige Auswertungen über sämtliche Metadaten, die zu den Dokumenten erfasst werden.
Eine moderne Dokumentenmanagementsoftware besitzen außerdem eine revisionssichere Archivierungsfunktion, d.h. es legt Dokumente unveränderbar in einem schreibgeschützten Speicher ab. Die so gespeicherten Dokumente haben vor den Finanzbehörden den kompletten Dokumentenstatus und machen das Papierdokument z.B. für eine Prüfung überflüssig. Geringerer Platzbedarf ist der Vorteil hier, wobei nicht alle Originale vernichtet werden sollten: Unterschriebene Verträge z.B. werden nach wie vor in Papierform als Nachweis bei eventuellen Rechtsstreitigkeiten gebraucht.