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Dokumentenmanagement

Erfahren Sie mehr über Problemstellungen des klassischen Dokumentenmanagement und die Möglichkeiten, die ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem bieten kann. Die folgenden Seiten informieren herstellerunabhängig über die Rolle, die Vor- und ggf. auch Nachteile elektronischen Dokumentenmanagements im Vergleich zum herkömmlichen Dokumentenmanagement.

Elektronisches Dokumentenmanagement: Antwort auf viele Fragen

Wissen Sie, wie viel Zeit im Unternehmen mit der Suche nach Dokumenten und Informationen verbracht wird? Welche Mitarbeiter verbringen wie viel Arbeitszeit beim Ablegen und Suchen von Information? Was kostet eine Mitarbeiterstunde?

Stellen Sie sich vor, Mitarbeiter können sofort auf Anfragen antworten, ohne erst die Unterlagen, Akten bzw. Dokumente heraussuchen zu müssen. Wie viele Dokumente gehen auf dem Weg durch das Unternehmen verloren? Wäre mehr Transparenz von Arbeitsabläufen auf Dokumenten nicht wünschenswert? Wie schwierig ist es, ein Dokument zu finden, welches sich noch im Unternehmen "in Bearbeitung" befindet? Wer hat es gerade? Wie viele Verteilerkopien werden täglich angefertigt? Was kostet das? Wie viel Raum wird für die Papierablage verwendet? Was kostet dieser Raum pro Monat/Jahr? Wie viel Zeit verbringen Mitarbeiter mit dem Transport von Dokumenten durch das Unternehmen? Wie bekommen Sie den Wildwuchs Ihrer Dateiablage auf dem Server in den Griff? Kann zuletzt nicht auch die Motivation der Mitarbeiter gesteigert werden, wenn zeitraubende Suchen nach Informationen wegfallen, Dokumente und Informationen sofort verfügbar sind?

Was kostet elektronisches Dokumentenmanagement?

Das elektronische Dokumentenmanagement ist bei der Kosten-Nutzen Betrachtung eine der wenigen IT-Investitionen, die einen schnellen und nachhaltigen Mehrwert in Unternehmen schaffen. Vergleiche mit anderen IT-Investitionen bestätigen das.

Beispiele

  1. Ein neuer Server löst den alten Server ab. Kosten incl. Service: 8000,- Euro. Gewinn: Zugriffsgeschwindigkeit in ERP-Anwendung gesteigert, statt 2 Sekunden nur noch 0,5 Sekunden auf Programreaktion warten.
  2. Es wird eine neue Firewall installiert. Kosten: ca. 5000,- Euro incl. Service. Gewinn: Sicherheitsplus, kaum zu kalkulieren (100% Sicherheit gibt es dennoch nicht)
  3. Umrüsten aller PCs auf Windows 7, incl. Hardware und Service. Kosten: 10.000,- Euro. Gewinn: Ggf. kann spezielle Hard- und Software benutzt werden, die es nur noch für Windows 7 gibt. Fraglich.
  4. Dokumentenmanagment: Einführung eines DMS. Kosten: 10.000,- Euro incl. Service. Gewinn: Anwender benötigen zur Suche nach allen Dokumenten und Informationen nicht mehr im Schnitt 5 Minuten sondern nur noch 3 Sekunden. Produktivität und Motivation gesteigert. Wildwuchs verhindert. Transparenz geschaffen. Controlling verbessert.

Christina Küken, Betriebswirtin: "Die Anschaffung des Dokumentenmanagementsystems war die beste IT-Investition, die wir in den vergangenen Jahren getätigt haben."

Dokumentenmanagement detailiert erklärt




Mehr Produktivität dank Dokumentenmanagement

Der Einsatz eines elektronischen Dokumentenmanagement­systems steigert die eigene Produktivität und spart Zeit und Kosten. Die Meinung des Dipl.-Architekten Johannes Hanf, federführend für das DMS-Projekt bei Stephan Braunfels, verdeutlicht dies:

"Nachdem wir verschiedene DM-Systeme getestet hatten, haben wir uns ganz bewusst für die Software von bitfarm entschieden. Zum einen war die Bedienung und die Gestaltung der Oberfläche einfach und über­sichtlich – die Software fast selbst­erklärend. Zum anderen ermöglichte der modulare Aufbau der Software eine optimale Anpassung an die Bedürfnisse unseres Büros. Eine weitere wichtige Komponente für die Entscheidung für die bitfarm-Software war die Art der Lizenzierung. Wir mussten nicht für ein teures Produkt ohne Support bezahlen. Stattdessen werden die Aufwendungen direkt für den Service durch bitfarm genutzt."

"Nach 3 Jahren im produktiven Einsatz haben sich die Gründe für die Kauf­entscheidung von bitfarm-Archiv bestätigt. Insbesondere der persön­liche und schnelle Support und die Zusammenarbeit mit der Firma bitfarm haben sich sehr bewährt."

"Wir archivieren heute täglich mehrere hundert Dokumente, die meist per E-Mail über das komfortable Outlook-Plugin archiviert werden können – quasi mit einem Klick. Eine Vielzahl von Benutzern und Projekten werden durch das DMS verwaltet. Das System ermöglicht uns jederzeit den zuverlässigen und schnellen Zugriff auf wichtige Dokumente und Pläne. Dabei ist vor allem auch der direkte Zugriff auf die Originaldaten der Pläne und E-Mails ein enormer Zeitgewinn. Früher waren Dokumente immer über verschiedene Medien verteilt: Pläne in Papier im Aktenordner, die digitalen Originale lagen auf dem Fileserver. Heute muss man nur noch an einer Stelle suchen: im bitfarm-Archiv."

"Dokumente können heute einfach gefunden werden und durch die Volltextsuche in einem Archiv auch einfach Schriftwechsel nachverfolgt werden. All das erleichtert uns die Arbeit enorm und gestattet uns die Konzentration auf die wesentlichen Dinge: die Architektur und das Planen von Gebäuden."

Kompletter Bericht als PDF-Download

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