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bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement

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Mit einem modernen, elektronischen Dokumentenmanagement System bzw. Enterprise Content Management System lässt sich in fast allen Branchen und Größenordnungen nachvollziehbar eine Kostenreduktion durch die einfachere Ablage, Raumersparnis, Prozessoptimierung und vor allem dem deutlich beschleunigten Zugriff auf Dokumente und Information erzielen.

bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement verfolgt zunächst einen branchenunabhängigen Ansatz, denn viele Dokumentenprozesse und Ablagemethoden gibt es in ähnlicher Form in allen Unternehmen und Institutionen. Da, wo es speziell und branchenbezogen wird, kann das bitfarm-System einfach mit Hilfe von releasesicheren Plugins um besondere Funktionalitäten erweitert werden.

Die Erfahrungen, die bitfarm in vielen Projekten gesammelt hat, sind oft bereits in spezielle Plugin-Lösungen eingeflossen, die allen jetzigen und zukünftigen Kunden zur Verfügung stehen. In welchen Branchen das bitfarm-Archiv DMS bereits erfolgreich zum Einsatz kommt, erfahren Sie auf dieser Seite an Hand von Projektberichten und einem Referenzauszug. Finden Sie Ihre Branche dort noch nicht wieder? Bitte nehmen Sie mit uns Kontakt auf, damit wir Ihre speziellen Anforderungen durchsprechen und Lösungen skizzieren können.

Projektberichte / Kundenfeedback

  • Projektbericht-BRB.pdf - Projektbericht Dokumentenmanagement - Einführung bei BRB-Lagertechnik, Wenden
  • Projektbericht-J+G.pdf - Projektbericht Dokumentenmanagement - Einführung bei Jünger+Gräter Refractories, Schwetzingen
  • Projektbericht-Rosink.pdf - Projektbericht Dokumentenmanagement - Einführung bei Rosink Maschinenfabrik, Nordhorn
  • Projektbericht-SBA.pdf - Projektbericht Dokumentenmanagement - Einführung bei Stephan Braunfels Architekten, Berlin
  • Projektbericht-MBW.pdf - Projektbericht Dokumentenmanagement - Einführung beim Mieterbund Wiesbaden und Umgebung e.V.

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Projektbeispiel: Stephan Braunfels Architekten

Das Architekturbüro Stephan Braunfels mit Niederlassungen in Berlin und München bearbeitet mittlere bis große Projekte für öffentliche und private Bauherren in Deutschland und weltweit. Dabei entstehen im Verlauf eines Projektes, z. B. Deutscher Bundestag in Berlin, oftmals 500 Aktenordner mit Schriftverkehr, Protokollen und Plänen.

Bei einer Laufzeit von bis zu 10 Jahren können dabei Informationen in den Akten "verschwinden" und sind schwer wiederauffindbar. Neben dem Zeitaufwand für das Auffinden von Dokumenten war auch der Aufwand für die klassische Archivierung in Papier enorm. Um diese Probleme zu beseitigen und auch den Zugriff auf Projektinformationen für die Mitarbeiter zu verbessern, entschied man sich 2006, ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem einzusetzen. Aus einer Anzahl an Bewerbern und mehreren Produkt­präsentationen fiel die Wahl auf das DMS-System der bitfarm GmbH, welches nicht nur bei den benötigten Funktionen sondern auch in Aspekten der Wirtschaftlichkeit punkten konnte. Außerdem bot es trotz Open-Source-Konzept einfache Konfigurations­möglichkeiten auch für Nicht-EDV-Fachleute.

Johannes Hanf, Dipl.-Architekt und bei Stephan Braunfels federführend für das DMS-Projekt zuständig, meint: "Nachdem wir verschiedene Dokumentenmanagement-Systeme getestet hatten, haben wir uns ganz bewusst für die Software von bitfarm entschieden. Zum einen war die Bedienung und die Gestaltung der Oberfläche einfach und übersichtlich − die Software fast selbsterklärend. Zum anderen ermöglichte der modulare Aufbau der Software eine optimale Anpassung an die Bedürfnisse unseres Büros. Eine weitere wichtige Komponente für die Entscheidung für die bitfarm-Software war die Art der Lizenzierung. Wir mussten nicht für ein teures Produkt ohne Support bezahlen. Stattdessen werden die Aufwendungen direkt für den Service durch bitfarm genutzt."

Die Grundeinrichtung der Software erfolgte durch einen bitfarm-Berater in enger Abstimmung mit der IT vor Ort. Dabei konnte dank der flexiblen Konfigurationsmöglichkeiten in kurzer Zeit eine optimale Ablage- und Klassifizierungsstruktur für die typischen Anforderungen eines Architekturbüros implementiert werden. Für die Erfassung der Papierdokumente wurde ein Scanplatz eingerichtet, die Erfassung der bereits digital vorliegenden Dokumente erfolgt hingegen auf jedem PC vom Benutzer selbst.

Ein Mitarbeiter von Stephan Braunfels Architekten wurde speziell geschult, um beispielsweise bei Beginn eines neuen Bauprojektes entsprechende neue Kategorien mit dem grafischen DMS-Administratortool selbstständig anlegen zu können. Die Schulung der Mitarbeiter wurde größtenteils von eigenen Kräften durchgeführt, so dass vor Ort lediglich für drei Tage ein Mitarbeiter von bitfarm benötigt wurde... Lesen Sie den kompletten Bericht als PDF

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