GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen)
Die GDPdU ist ein Erlass der Finanzbehörden von 2001/2002. Hierin wird geregelt, welche Zugriffsmöglichkeiten den Finanzbehörden auf DV-Systeme eingeräumt werden müssen und in welcher Form steuerrelevante Daten aufzubewahren sind.
Dabei ist zu beachten, dass Daten aus der FiBu so aufzubewahren sind, dass sie zu einem beliebigen Zeitpunkt innerhalb der Aufbewahrungsfrist (zurzeit 10 Jahre) darstellbar sind. Dies gilt für Daten eines beliebigen Stichtages. Die Daten dürfen nicht aus ihrem ursprünglichen Zusammenhang herausgetrennt werden und es darf keine Information verdichtet werden.
Daher spielen Dokumentenmanagementsysteme für die Aufbewahrung von Buchhaltungsdaten im Sinne der GDPdU eine untergeordnete Rolle, weil hier nicht die komplette Datenbankfunktion und Auswertmöglichkeit der Buchhaltungssoftware zur Verfügung steht.
Vielmehr ist dafür Sorge zu tragen, dass regelmäßig Kopien des jeweiligen Datenbestandes der FiBu auf revisionssichere Datenträger gespeichert werden. Zudem muss beim Wechsel auf ein neues Buchhaltungssystem sichergestellt sein, dass das alte System mit den alten Daten zumindest für den Zugriff der Finanzbehörden noch in Betrieb gehalten wird – und wenn auch nur auf einem einzigen PC.
Die GDPdU ist für Unternehmen heute ein wichtiges Thema – wenngleich nicht im Zusammenhang mit Dokumentenarchivierung, wie von manchen oft behauptet wird. Sie können sich die GDPdU als PDF-Datei von unserem Server herunterladen:
- GDPdU.pdf - Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen, GDPdU (2001)
- Weitere Informationen des BMF zur GDPdU
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