Workflow
Ein Workflow bezeichnet einen fest vorgegebenen Arbeitsablauf. In Bezug auf Dokumentenmanagement steht ein Workflow für eine festgelegte Dokumentenverteilung und -bearbeitung (siehe: Workflowmanagement mit bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement).
So kann festgelegt werden, dass ein Dokument einer bestimmten Klasse zunächst an Sachbearbeiter A geschickt werden soll, der dann die sachliche Richtigkeit prüfen muss. Nachdem dieser die Arbeit am Dokument beendet hat, wandert es zur Buchhaltung, wo ein Sachbearbeiter eine Zahlung anweist, usw.
Als Transportmedium für die Dokumente, die bereits in digitaler Form vorliegen, dient E-Mail. Die Dokumente werden im Sinne der Datensicherheit nur als Kopie oder als Verweise auf das Archivsystem verschickt.
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