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Die bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement Knowledge Base beantwortet technische Fragen.
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bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement [ KB-ID: 1866, Version: 3.4 ]
Frage: Nach dem Anlegen eines neuen Zusatzfeldes taucht dieses nicht unter den Spalten der Trefferliste auf.
Antwort: Öffnen Sie das Template zum betroffenen Archiv. Sie finden es im Ordner "templates" im bitfarm-Archiv-Programmordner auf dem Server (in der Regel trägt das Template den Namen des Archivs). Dem Template können Sie die Nummer der Archivtabelle ("Tabelle=") entnehmen. Nehmen Sie am Template jedoch keine Änderungen vor!
Schließen Sie den Viewer.
Rufen Sie nun über "Ausführen" --> "%appdata%" das Verzeichnis \bitfarm-Archiv\bfa_hit auf und löschen Sie die BFA-Datei, deren Dateiname der zuvor vermerkten Tabellennummer entspricht.
Wenn Sie den Viewer nun neu starten, wird die bfa-Datei neu angelegt und alle Zusatzfelder sollten als Spalten angezeigt werden.
bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement [ KB-ID: 1811, Version: 3.4 ]
Frage: Suchergebnisse, die es nicht gibt.
Bei der Suche nach "oder-suche" findet man im Archiv Dokumente, in denen dieser Begriff aber nicht vorkommt, auch nicht in den Schlagwörtern.
Antwort: SOLUTION:
"Semantische Volltextsuche deaktivieren" muss angehakt werden, da man sonst "oder Suche" findet, weil die semantische Volltextsuche auch, wenn sie nicht aktiviert ist, durch die Anführungszeichen dennoch aufgerufen wird.
Die Option, sie gezielt zu deaktivieren, besteht nur, wenn zuvor unter "Ansicht" --> "Optionen und Einstellungen" --> "Suchabfrage eingrenzen (Fortges. Benutzer)" aktiviert wurde. Dann erscheint unterhalb der Volltextsuche die Option "Semantische Volltextsuche deaktivieren".
bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement [ KB-ID: 1808, Version: 3.4 ]
Frage: Können Akten mit Deckblatt automatisiert erfasst und klassifiziert werden?
Antwort: Funktioniert ab Archivierung.vbs 3.4.0.30 und barcodemerger.vbs 3.4.0.1
Es kann ein oder mehrere Deckblattbarcodes in scripts.ini definiert werden, die zusätzlich zu den Keybarcodes ausgewertet werden und für alle nachfolgenden Dokumente gelten, bis ein neuer Deckblattbarcode erkannt wird. Die Funktionen dropkeybarcodepage gibt es auch und diese heist hier "dropaktbarcodepage=true".
bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement [ KB-ID: 1807, Version: 3.4 ]
Frage: Werden auch DWF-Dateien unterstützt?
Antwort: Ja, ab Archivierung.vbs 3.4.0.30 oder höher. Aktuelle Version des Cad-Converters muss auf dem Server installiert sein.
bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement [ KB-ID: 1783, Version: 3.4 ]
Frage: Im Viewer wird zwar eine Suchergebnisliste angezeigt, die Voransicht der Dokumente fehlt jedoch und in der Info am unteren Rand steht "Die Datei kann nicht gelesen werden. Bitte versuchen Sie es erneut."
Antwort: Das Archivverzeichnis bzw. die Archivkopie sind nicht erreichbar oder der Anwender verfügt nicht über die notwendigen Berechtigungen. Prüfen Sie die Netzwerkverbindungen und die Zugriffsrechte auf die Archivverzeichnisse ("archivverzeichnis" und "archivkopie" in der .CON-Datei). Wie diese Verzeichnisse konfiguriert sein müssen, können Sie dem Systemhandbuch unter I.1.b.3. und 4. entnehmen.
bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement [ KB-ID: 1782, Version: 3.4 ]
Frage: Wo finde ich das aktuelle Benutzerhandbuch?
Antwort: Die Benutzerhandbücher für den Viewer, Versionen 3.3.2 und 3.4, und die Importtools, Version 3.3.2, als PDF-Dokumente, können per E-Mail beim Support angefordert werden. Im Update- bzw. Installationspaket der Version 3.4 sind die aktuellsten Versionen stets im Ordner "Dokumentationen" enthalten.
bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement [ KB-ID: 1781, Version: 3.4 ]
Frage: Beim gleichzeitigen Ausdruck auf einen Archivdrucker, der auch einen Papierausdruck mit ausgeben soll, fehlt Letzterer. Im Adobe Reader 7 kann dieses Phänomen zum Beispiel dergestalt auftreten, dass einzeln ausgewählte Seiten gedruckt werden, mehrere aber nicht.
Antwort: In der GsView-Installation auf dem Server muss unter "Options" --> "DSC Warnings" auf "Off" gestellt werden.
bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement [ KB-ID: 1701, Version: 3.4 ]
Frage: Sofort-OCR-Einträge werden nicht gespeichert, wenn man den "Speichern"-Knopf nicht benutzt
Antwort: Der Eintrag bleibt bis zum nächsten Reset im Zusatzfeld stehen, auch wenn man das Dokument wechselt. Eine Rückfrage, ob man die Änderung speichern will, kommt nicht.
SOLUTION:
Dieses Verhalten ist genau dasselbe, als würde Eintrag eingetippt.
Man kann den Begriff ja auch zum Suchen benutzen.
bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement [ KB-ID: 1700, Version: 3.4 ]
Frage: Vordergrund-Hintergrund-Knöpfe weg
Antwort: Die Schalter "Anmerkungen im Vordergrund" und "Anmerkungen im Hintergrund" (Editor) werden nicht benötigt, wenn man keine Annotationen übereinander legen darf. Warum gibt es diese Schalter noch?
SOLUTION:
Mit Berechtigung als Anno Admin kann man weiterhin Annotationen übereinander legen, insofern wird die Funktion weiterhin benötigt.
bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement [ KB-ID: 1671, Version: 3.4 ]
Frage: Gleichzeitiges Bearbeiten desselben Dokuments durch zwei Anwender verursacht Probleme
Antwort: Zwei Anwender bearbeiten häufig dieselben Dokumente und es passiert leicht, dass sie gleichzeitig auf dasselbe Dokument zugreifen. (Bearbeiten heißt hier nicht "Originaldokumente bearbeiten", sondern Annotations anbringen.) Hierbei können Änderungen verloren gehen, wenn gleichzeitig auch der andere Anwender an dem Dokument arbeitet.
Das gleichzeitige Bearbeiten oder das Verschwinden von Annotationen soll verhindert werden.
SOLUTION:
Dokument auschecken (Statusknopf "Ausgecheckt" drücken).
Damit wird das Bearbeiten des Dokuments durch andere Mitarbeiter geblockt.