bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement

News

Enterprise Version 3.5

Die für den Unternehmenseinsatz konzipierte Enterprise-Edition liegt jetzt in Version 3.5 vor. Damit halten wichtige neue Funktionen Einzug in das DMS, welche die Software für ein breites Anwendungsgebiet in modernen Unternehmen und Institutionen empfehlen.

Wichtige Neuerung ist z.B. die Unterstützung von SVN, welches als Unterbau für eine lückenlose Dokumentenversionierung für bearbeitbare Dokumente, z.B. Office-Dokumente oder Zeichnungen, bietet. Für neue Versionen können vom Benutzer auch Kurzinfos als Pflichteingaben erhoben werden. über ihre Attribute werden Dokumente automatisch mit Vorgängen oder Projekten verknüpft, so dass auch anspruchsvolle ECM-Szenarien mit bitfarm-Archiv abgebildet werden können. Dank checkin /checkout können jetzt Dokumente auch unterwegs ohne Internetzugriff bearbeitet, und später wieder in die Datenbank zurücksynchonisiert werden, ohne dass Konflikte entstehen.

Die Unterstützung von Installationen im Konzernumfeld wurde durch einen neuen Installer, der auch in Softwareverteil-Mechanismen eingesetzt werden kann, sowie durch eine komplett überarbeitete Active Directory-Anbindung verbessert. Auch ein Webviewer steht nun zur Verfügung, der den installationsfreien Zugriff auf das DMS ermöglicht. Für mehr Performance bei großen und sehr großen Dokumentenmengen sorgt Omnipage 17 Pro als Texterkennung und MySQL 5.1.x als Datenbankserver; wobei die meisten Komponenten jetzt in 64-bit Technik verwendet werden können und so z.B. sehr große Datenbanken bzw. viele gleichzeitige Zugriffe bei hervorragender Suchperformance möglich machen.

Open-Source Dokumentenmanagement aktualisiert

Eine Aktualisierung erfährt die lizenzkostenfreie GPL-Version des führenden Open-Source Dokumentenmanagement Systems bitfarm-Archiv. Mit der neuen Integration von Open-Office 3.1 werden über 30 neue Dateiformate unterstützt, darunter auch die neuen Office-Formate docx und xlsx. Dokumente können vom Anwender direkt aus Microsoft Office und Open Office in das Dokumentenmanagement einstellen. Zusätzlich wird das Einscannen von Papierdokumenten, Fax- und E-Mails Archivierung, sowie direktes Drucken aus jeder beliebigen Anwendung in das elektronische Archiv unterstützt. Alle Dokumente werden dabei automatisch vom Server indiziert und "verschlagwortet", so dass die Anwender zu jedem Zeitpunkt gezielt wieder auf die Dokumente zugreifen können − dank SQL-Datenbank viel schneller als über den Windows-Explorer oder gar den herkömmlichen Aktenordner.

Das Dokumentenmanagementsystem integriert sich dabei vorbildlich in die Windows Systemumgebung, bietet einfach zu bedienende und quasi selbsterklärende Oberflächen und ist ohne hohen Schulungsaufwand schnell zu erlernen. Für das Bearbeiten der elektronischen Dokumente stehen praktische Werkzeuge zur Verfügung, Notizen, Marker und Stifte, sogar ein Kontierungsstempel mit Anbindung an FiBu-Software wie z.B. DATEV ist verfügbar.

Für den Einsatz im Unternehmen steht die ebenfalls lizenzkostenfreie Dokumentenmanagement Enterprise-Version zur Verfügung, die neben der marktführenden Texterkennung Omnipage auch viele weitere wichtige Funktionen zur Abbildung von Dokumentenmanagement basierten Unternehmensprozessen bietet: Direkte Unterstützung zur Zeichnungsarchivierung und −versionierung für verschiedene CAD-Systeme, AD-Integration, Unterstützung für automatische Softwareverteilung im Unternehmensnetz, ein granulares Rechtesystem mit Berechtigungen bis hinunter aus einzelne Datenfelder, Vertragsmanagement, Windows- und Webclient, Integration in Microsoft Office, Outlook, Lotus Notes, Exchange, Schnittstellen zu vielen ERP-/CRM- und PPS-Systemen, u.a. SAP und MS-Dynamics lassen keine Wünsche offen und machen das Open-Source Dokumentenmanagement zu einer leistungsstarken Alternative zu den teils um Faktoren teureren Mitbewerbern. Das Open-Source Konzept und die durchgängige Verwendung etablierter und offener Standards sorgt nicht nur für eine vergleichsweise wirtschaftliche Lösung mit schnellem Return on Invest, sondern garantiert gleichzeitig auch besten Investitionsschutz und Anpassbarkeit an zukünftige Anforderungen.

Neue Open-Source Version 3.3.3

Mit Version 3.3.3 steht ab sofort eine neue GPL- Open Source Version des Dokumentenmanagement- und ECM-Systems zur Verfügung, die erstmals mit einem einfachen Installationsprogramm ausgeliefert wird und somit die Einrichtung auch für nicht IT-Experten ermöglicht. Das lizenzkostenfreie DMS beinhaltet neben den bekannten Features jetzt auch eine komplette OCR-Engine und übernimmt einige Funktionen der Enterprise-Version, wie z.B. die gespeicherten Abfragen. Scans können genau so verarbeitet werden, wie Office-Dokumente, PDFs, E-Mails, Fotos und viele andere Dateitypen. Die Oberfläche ist bitfarm-typisch intuitiv und quasi selbsterklärend aufgebaut, so dass Windows-gewohnte Benutzer ohne lange Schulungs- und Einarbeitungszeit mit dem System produktiv sein können. Die freie Dokumentenmanagement-Version ist derzeit nur für Windows Client/Server verfügbar und kann hier kostenlos heruntergeladen werden: http://www.bitfarm-archiv.de/html/downloads.html. Der Support der GPL-Version beschränkt sich allerdings auf das Forum, welches bei sourceforge eingerichtet wurde.

Wer ein DMS im Unternehmen einsetzen möchte und erweiterten Support benötigt, dem steht die Enterprise-Version ebenfalls lizenzkostenfrei zur Verfügung. Diese Version enthält dann auch die Unterstützung für Workflows, eine deutlich genauere und schnellere OCR-Engine, Active-Directory Unterstützung, ein granulareres Rechtesystem, erweiterte Schnittstellen und vieles mehr: GPL-Enterprise-Vergleich.pdf. Das Dokumentenmanagementsystem der Enterprise-Klasse erfüllt so auch anspruchsvolle Anforderungen und passt trotzdem in ein kleines Budget. Für den Mittelstand, im Konzernumfeld, aber auch schon für kleinere Unternehmen bietet sich die Chance, ein optimal an die eigenen Anforderungen angepasstes System implementieren zu können, welches jeden Vergleich mit wesentlich kostspieligeren Systemen besteht.

bitfarm-Archiv DMS mit MS-Exchange Event-Sink

Viele E-Mails sind heute Geschäftsdokumente, deren Aufbewahrung sichergestellt werden muss. Bei der Flut der täglichen E-Mails kommen die Datenbanken der E-Mail Server schnell an Ihre Grenzen, bzw. werden sehr langsam. bitfarm-Archiv DMS bietet für Microsoft-Exchange jetzt die Möglichkeit der direkten revisionssicheren Archivierung auf dem Server.

Über einen Event-Sink werden alle ein- und ausgehenden E-Mails aller Postfächer automatisch ohne jedes Benutzerzutun direkt auf dem Server archiviert, und zwar immer die komplette E-Mail mit allen Formatierungen, Metadaten und Anhängen. Die E-Mail kann so zu jedem spätern Zeitpunkt aus dem DMS heraus geöffnet werden. Daher wird auf dem Exchange-Server auch lediglich noch eine Platzhalter-Mail gespeichert (E-Mail mit einem klickbaren Link, mit der die Originalmail im DMS erreichbar ist).

Das neue Feature ist derzeit noch ausschließlich in der Enterprise-Version von bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement enthalten. In allen Versionen des DMS ist selbstverständlich die Client-bezogene E-Mail Archivierung für Outlook, David, Lotus Notes, Thunderbird u.a. eingeschlossen, die im Falle von Outlook auch automatisierbar, d.h. ohne Benutzerinteraktion möglich ist.

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