Consulting & Planung eines DMS
Die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems in einem Unternehmen bedeutet zunächst eine genaue Analyse der vorhandenen Dokumenten- und Informationsvorgänge – schließlich soll sich das DMS den eingespielten Abläufen anpassen, sich integrieren, und nicht umgekehrt.
Dokumentenmanagement im Unternehmen einführen
bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement skaliert mit den gestellten Anforderungen. Es kann zunächst mit nur einigen automatisierten Vorgängen und wenigen installierten Arbeitsplätzen eingeführt werden und später beliebig erweitert werden – je nach Vorstellungen des Kunden.
Diese Einführung in mehreren Schritten eignet sich gut, um Erfahrungen zu sammeln und Fehler zu vermeiden. Allerdings entfaltet ein Dokumentenmanagement-System seine volle Stärke und sein Potential erst mit der Anzahl der enthaltenen Dokumente und der Anzahl der das System tatsächlich einsetzenden Benutzer. Dies wird am besten erreicht, indem möglichst überall, wo Dokumente und Belege entstehen bzw. eintreffen, automatisch archiviert wird. Denn dann ist jedem Mitarbeiter sofort klar, wo er eine Information findet.
Richtige Strategie herausfinden
Damit der beste Weg und die richtige Strategie für jedes Unternehmen gefunden wird, werden Aspekte rund um das Thema Dokumentenmanagement im Unternehmen in einem Workshop erarbeitet. Aus dem bitfarm-Archiv-Team steht zu diesem Zweck ein Consultant mit mehrjähriger DMS-Projekterfahrung zur Verfügung, um die entscheidenden Fragen zu stellen und gemeinsam die Antworten zu entwickeln.
Goldene Mitte
Unterschiedliche Wege und Strategien können bei bitfarm-Archiv DMS zum Ziel führen. Während manche Projekte, angefangen von Planung, über die Installation, Anpassung, Schulung und Einführungsbegleitung komplett von bitfarm-Beratern durchgeführt werden, gibt es andere Projekte, wo der Kunde selbst aktiv mitwirkt. Letzteres kann durchaus von Vorteil sein, spart es zum einen Kosten und ermöglicht bei der Einführung ein besseres "Feintuning" und höhere Akzeptanz dadurch, dass Inhouse Mitarbeiter beteiligt sind und die Prozesse besser kennen als jeder Berater es in wenigen Tagen schaffen kann. Wie so oft liegt der arbeitsteilige Idealfall irgendwo in er Mitte zwischen dem DMS- und Projekt-Know-how eines externen Beraters und dem Prozess-Know-how, sowie der besseren Durchsetzungsfähigkeit eines Inhouse-Mitabeiters.