Consulting & Planung

Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems in einem Unternehmen bedeutet zunächst eine genaue Analyse der vorhandenen Dokumenten- und Informationsvorgänge – schließlich soll sich das DMS den eingespielten Abläufen anpassen, sich integrieren, und nicht umgekehrt.

Dokumentenmanagement im Unternehmen einführen

bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement skaliert mit den gestellten Anforderungen. Es kann zunächst mit nur einigen automatisierten Vorgängen und wenigen installierten Arbeitsplätzen eingeführt werden und später beliebig erweitert werden – je nach Vorstellungen des Kunden.

Eine Einführung in mehreren Schritten eignet sich gut, um Erfahrungen zu sammeln und Fehler zu vermeiden. Allerdings entfaltet ein Dokumentenmanagementsystem seine volle Stärke und sein Potential erst mit der Anzahl der enthaltenen Dokumente und der Anzahl der das System tatsächlich einsetzenden Benutzer. Dies wird am besten erreicht, indem möglichst überall, wo Dokumente und Belege entstehen bzw. eintreffen, automatisch archiviert wird. Denn dann ist jedem Mitarbeiter sofort klar, wo er eine Information findet.

Richtige Strategie herausfinden

Damit der beste Weg und die richtige Strategie für jedes Unternehmen gefunden wird, werden Aspekte rund um das Thema Dokumentenmanagement im Unternehmen in einem Workshop erarbeitet. Aus dem bitfarm-Archiv-Team steht zu diesem Zweck ein Consultant mit mehrjähriger DMS-Projekterfahrung zur Verfügung, um die entscheidenden Fragen zu stellen und gemeinsam die Antworten zu entwickeln.

Verschiedene Möglichkeiten

Unterschiedliche Wege und Strategien können bei bitfarm-Archiv DMS zum Ziel führen. Während manche Projekte, angefangen von Planung, über die Installation, Anpassung, Schulung und Einführungsbegleitung komplett von bitfarm-Beratern durchgeführt werden, gibt es andere Projekte, wo der Kunde viele Aufgaben selbst durchführt und die Tätigkeit von externen Beratern auf das Minimum reduziert ist. Letzteres kann durchaus von Vorteil sein, spart es zum einen Kosten und ermöglicht bei der Einführung ein besseres "Feintuning" und höhere Akzeptanz dadurch, dass Inhouse Mitarbeiter beteiligt sind und die Prozesse besser kennen als jeder Berater es in wenigen Tagen schaffen kann. Als Gefahr bei dieser Vorgehensweise muss gesehen werden, dass mit zu wenig Hintergrundwissen über die Konzepte und Datenstrukturen des DMS ungünstige Anwendungsszenarien entwickelt und Funktionen zweckfremd genutzt werden, was mindestens Unmut bei den Anwendern erzeugt. Manche Fehlinterpretation der Konzepte kann auch zu Fehlkonfigurationen führen, die sich erst nach einer Zeit, z.B. durch schlechte Suchperformance, negativ bemerkbar machen und dann nur schwer bzw. kostenintensiv zu beheben sind.

Goldene Mitte

Wie so oft liegt das Optimum der Arbeitsteilung bei einer DMS-Einführung wohl irgendwo in er Mitte zwischen dem DMS- und Projekt-Know-how eines externen bitfarm-Archiv Beraters und dem Prozess-Know-how, sowie dem größeren Wissen um die eigenen Unternehmensprozesse und die höhere Akzeptanz bei den Mitarbeitern durch einen Inhouse-Projektverantwortlichen.