Installation & Konfiguration

Technische Umsetzung

Empfehlungen

Für eine schnelle und reibungslose Installation Ihres DMS, sowie den zuverlässigen Betrieb ohne größere Ausfälle sollten – nach Möglichkeit – einige Rahmenbedingungen geschaffen werden.

bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement ist ein Softwareprodukt, welches viele Open-Source- und einige Closed-Source-Programme verwendet, um eine professionelle Dokumentenverwaltung zu realisieren. Diese Programme sind aufeinander abgestimmt, reagieren aber manchmal empfindlich auf Störungen der Systemumgebung. Als IT-Anwender kennt man das Problem, dass die Wahrscheinlichkeit von Fehlfunktionen wächst je mehr Software sich auf einem Rechner befindet. Daher empfiehlt es sich für die DMS-Software einen eigenen, dedizierten Server bereitzustellen auf dem neben dem Betriebssystem zum Installationszeitpunkt nichts weiter installiert ist. So kann die Dauer der Installationsarbeiten auf ein Minimum reduziert, gleichzeitig die Stabilität der Software maximiert und Kosten eingespart werden.

Ebenso wichtig für einen reibungslosen Betrieb des DMS und beste Datensicherheit sind die im Serverbereich üblichen Sicherungen in Form von redundanten Bau- und Funktionsgruppen, USVs zum sicheren Herunterfahren bei einem Stromausfall, RAID-Datenspiegelung, strukturierte Datensicherung auf externe Medien, die außer Haus gebracht werden können (Selbstverständlichkeiten, die hier nur einmal sicherheitshalber erwähnt werden sollen). Auch die Verwendung von VMs für bessere Skalierbarkeit und einfachen, hardware-unabhängigen Restore bei einem Ausfall wird empfohlen.

Auf Basis der gemeinsam definierten, und/oder in einem Pflichtenheft fixierten Anforderungen und Merkmale erfolgt die Installation des Dokumentenmanagementsystems auf Server und Clients. Die Serverinstallation wird dabei in der Regel durch den bitfarm-Archiv Berater durchgeführt, um später auch die Systemfunktion garantieren zu können und die Sicherheit zu gewährleisten. Bei der Clientinstallation und allem Weiteren kann dann der Kunde mitwirken bzw. diese auch selbst durchführen. Für größere Projekte stehen Installerpakete für die üblichen Softwareverteilmechanismen zur Verfügung. Ein reiner Viewer-Platz ist dabei konfigurationsfrei, lediglich eine Verknüpfung muss auf dem Desktop angelegt oder ein Browser-Favorit eingetragen werden.

Startphase

Die Konfiguration des Systems und genaue Anpassung an die Kundenanforderungen bestimmt anschließend das weitere Vorgehen. Testläufe unter Begutachtung der Projektleiter auf Kundenseite und auf Wunsch detaillierte Einweisung der administrativen Kräfte vor Ort incl. Aufsetzung eines autarken Schulungs- und Testsystems werden umgesetzt.

Mitarbeiterschulung

Ist die Konfiguration soweit abgeschlossen und von allen Beteiligten für gut befunden, kann die Schulung in kleinen Gruppen stattfinden. Dabei werden die Inhalte natürlich für "nicht EDV-Experten" entsprechend aufbereitet - es werden neben der allgemeinen Bedienung der Software fertige "Kochrezepte" vermittelt, wie bestimmte typische Arbeitsvorgänge der jeweiligen Schulungsgruppe nun im DMS ausgeführt werden.

Testphase und Produktivschaltung

Oft folgt nach der Schulung noch eine Testphase parallel zum normalen Tagesgeschäft, um noch eventuelle Schwierigkeiten in der praktischen Anwendung aufspüren und beseitigen zu können. Mit der "Liveschaltung" beginnt dann der Produktivbetrieb und ein Projekt(-abschnitt) ist beendet.

Nachdem die Anwender eine Zeit mit dem DMS gearbeitet haben, können weitere Projektabschnitte folgen. Gerne wird z.B. mit Einführung des elektronischen Dokumententransports (Workflow) gewartet, bis die Ablage, Verschlagwortung und das generelle Suchen und Bearbeiten von Dokumenten im DMS sicher angewendet wird. So wird eine Überforderung der Benutzer mit zu vielen neuen Funktionen zu Anfang vermieden.

Hilfe & Unterstützung

Falls es im laufenden Betrieb einmal ein Problem geben sollte, oder wenn Fragen und Konfigurationswünsche auftreten, steht der bitfarm-Archiv Softwaresupport zur Verfügung. Direkte, zielgerichtete Unterstützung erhalten alle Kunden telefonisch Werktags zu den üblichen Bürozeiten. Dabei kann auch mit Hilfe von moderner Internet-Fernwartung schnell Antworten auf Fragen praktisch gezeigt, oder auch Konfigurationsarbeiten durchgeführt werden. Diese Art des Supports hat den Vorteil, dass bei dringenden Anliegen ohne Zeitverzug Hilfe zur Verfügung steht und Reisekosten keine Rolle spielen. Selbstverständlich steht auf Wunsch ein bitfarm-Techniker oder Berater jederzeit vor Ort zur Verfügung. Auch für die Durchführung von Schulungen oder die Entwicklung von Sonderfunktionen erhalten Sie hier den richtigen Ansprechpartner.

Enterprise SLAs

Für den Einsatz im Mittelstand und Konzernumfeld bietet die bitfarm Informationssysteme GmbH und deren Partner spezielle SLAs an, die Supportbedingungen individuell definieren und so z.B. Unterstützung auch über die normalen Zeiten hinaus sicherstellen.

Für weitere Informationen und Softwarevorführungen: Telefon +49 (0)271 313 96 - 0 oder E-Mail info@bitfarm-archiv.de