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Das Bauunternehmen OTTO QUAST mit Hauptsitz in Siegen ist das umsatz-und personalstärkste Unternehmen des Bauhaupt­gewerbes in Südwestfalen. 600 Mitarbeiter an vier Standorten in Deutschland realisieren vornehmlich mittlere bis große Bau­projekte der Industrie, des Handels und der öffentlichen Hand. In drei eigenen Beton-Fertigteilwerken stellt das Unternehmen verschiedene Systemelemente in hohen Stückzahlen her. Das Komponentensystem ermöglicht eine individuelle Architektur und die moderne, energiesparende, nachhaltige und gleichzeitig preisgünstige Umsetzung von unterschiedlichsten Bauvorhaben. Jährlich werden so über tausend Bauprojekte realisiert. Tendenz steigend.


„Wir sind als Unternehmen mit einer mehr als 70-jährigen Tradition in Südwestfalen verwurzelt. Regionale Lieferantenbeziehungen haben sich für uns bewährt. Deshalb waren wir zunächst erstaunt, dann umso mehr erfreut, mit einem heimischen Softwareunternehmen zusammenarbeiten zu können.“

Christoph Quast, Leiter IT, Otto Quast Bau AG

bitfarm-Archiv DMS bei der Otto Quast Bau AG

Mehr als 40.000 anfallende Dokumente pro Jahr bedeuten dabei natürlich einen erheblichen Verwaltungs­aufwand. Welche Chancen eine computergestützte elektronische Archivierung bietet, erkannte man bei OTTO QUAST früh und installierte eine Archivierungs­software. Nachdem diese nicht mehr den heutigen Anforderungen entsprach, sollte sie durch eine aktuelle DMS-Lösung ersetzt werden. Nach einer ausgiebigen Evaluation entschied sich das Bauunternehmen für bitfarm-Archiv Dokumenten­management. Das Open-Source-DMS überzeugte sowohl technisch als auch in der Kosten-Nutzen-Abwägung. Dass es in Siegen entwickelt wird, war eine angenehme Überraschung.

Die Aufgabenstellung

Bei OTTO QUAST wurde bereits in der Vergangenheit mit Barcodes gearbeitet. Dieses bewährte System sollte auch mit bitfarm-Archiv beibehalten werden. Mit der alten Software war allerdings zur Erfassung von Dokumenten einiges an Vorarbeit zu leisten. So mussten etwa sämtliche Fremdbarcodes auf jedem einzelnen Dokument unkenntlich gemacht werden. Trotzdem kam es immer wieder zu Einlesefehlern, die anschließend mühsam korrigiert werden mussten. Primäre Aufgabe des bitfarm Archiv DMS war es also, die Erfassung, Verarbeitung und Archivierung von Ein- und Ausgangsrechnungen in Papierform möglichst so weit zu automatisieren, dass neben dem eigentlichen Scanvorgang keine weiteren Arbeiten mehr erforderlich sind.

Zylinderkopf eines Dieselmotors

„Wir sind von bitfarm-Archiv begeistert und haben unsere Ent­scheidung keine Sekunde bereut. Die Erfassung der Doku­mente hat sich stark vereinfacht. Was uns ebenfalls gut gefallen hat, ist die unkom­plizierte Zusammen­arbeit mit dem bitfarm-Support. Die Schnittstelle zu unserem ERP-System zu schaffen, war kein Problem.“

Christoph Quast
Halle in der Motoren repariert werden

Optimierte Dokumentenprozesse

Die Konfiguration der Programmlogik war bereits nach drei Tagen abgeschlossen. Auch die Einbindung des im Unternehmen selbst entwickelten ERP-Systems gelang dabei ohne Probleme. Je nach Barcode erfolgt jetzt nicht nur die Zuweisung der Metadaten, sondern auch die Trennung der Dokumente und die Sortierung in das richtige Ablagefach – sprich die Zuordnung zum richtigen Unternehmen innerhalb der QUAST-Gruppe. Nach einem Testlauf und kleineren Anpassungen der Konfiguration, sowie einer Anwenderschulung konnte das System in den Produktivbetrieb gehen. Besonders beeindruckt waren die Mitarbeiter davon, wie einfach sich Dokumente mit bitfarm-Archiv erfassen lassen und wie zuverlässig die Barcodes erkannt werden. Auch die neuen Möglichkeiten der Volltextsuche und deren Schnelligkeit überzeugten auf Anhieb. „Das Thema DMS ist noch lange nicht ausgereizt. Wir haben schon weitere Ideen, die wir in der Zukunft gerne mit bitfarm umsetzen wollen“, so Christoph Quast.