Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

Mit Inkrafttreten der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sind nahezu sämtliche Unternehmen und Institutionen in Europa verpflichtet, die Speicherung, Verwendung und Löschung personenbezogener Daten zu dokumentieren. Die dafür vorgesehene Form wird als Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten bezeichnet. Es ersetzt das bisherige Verfahrensverzeichnis.

Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten fordert neben allgemeinen Angaben zum Unternehmen und den verantwortlichen Personen für den Datenschutz detaillierte Angaben zu sämtlichen personenbezogenen Daten, die das Unternehmen sammelt, speichert und verwendet. Ein wesentliches Ziel der EU-DSGVo ist es, das „Recht auf Vergessenwerden“ durchzusetzen. Deshalb sieht die EU-DSGVo vor, dass Dokumente und Daten mit Personenbezug nur so lange aufbewahrt werden dürfen, wie rechtliche Vorschriften dies erfordern oder ein anderweitiger, hinreichender Grund vorliegt.

Dokumentenmanagementsysteme wie bitfarm-Archiv DMS sorgen mit einem so genannten „Document Lifecycle Management“ (DLM) dafür, dass Löschfristen bei Dokumenten und Daten mit Personenbezug zuverlässig auf Basis der jeweils geltenden Vorschriften und Sachzwänge durchgesetzt werden. Gleichzeitig bringen Sie Transparenz in die Informationsnutzung – ebenfalls eine Forderung der EU-DGSVo, die den Unternehmen eine umfassende Auskunftspflicht auferlegt. Für die Erstellung des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten bietet ein modernes DLM Reportfunktionen an. Dies vereinfacht die Erstellung und Pflege der geforderten Dokumentation drastisch.