…finden statt suchen.

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kaufmännische Dokumente


Neben der allgemeinen Schriftgutarchivierung stellen bei der Archivierung von Papierdokumenten kaufmännische Dokumente einen Bereich dar, der in vielen Unternehmen zum Einsatz kommt. Dabei geht es zum einen um die revisionssichere Archivierung, das korrekte Indexieren und das schnelle Wiederfinden im Bedarfsfall. Zum anderen findet in vielen Unternehmen und Institutionen auch die Bearbeitung der Dokumente im DMS statt. Typisch ist hier der Eingangsrechnungsworkflow, der die Dokumente automatisch an die passenden Sachbearbeiter sendet und Aufgaben, wie Prüfung oder Freigabe, definiert.

In folgendem Beispiel sind Workflowaufgaben auf der rechten Maustaste im Baum definiert und müssen vom Benutzer angeklickt werden. Alternativ können anstehende Aufgaben auch aktiv an den Benutzer geschickt werden, z.B. per E-Mail oder als Pop-up im System Tray. Gemischte Workflowszenarien sind ebenfalls möglich, je nachdem, was im Einzelfall mehr Sinn macht.

bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement erfasst und archiviert nicht nur eingescannte Dokumente sondern auch Eigenbelege aus dem ERP-System vollautomatisch und digital über eine entsprechende Schnittstelle.

Welcher Sachbearbeiter zuständig ist ermittelt das System übrigens mithilfe eines Regelwerks, das individuell angelegt wird. Die Verschlagwortung vieler Dokumente kann ebenfalls automatisch erfolgen.

Lager / Wareneingang


Oft macht es Sinn, Dokumente dort zu erfassen, wo sie anfallen. Die frühe Erfassung stellt Informationen allen beteiligten Anwenderkreisen schnell zur Verfügung. Dokumente können im DMS auch gefunden werden, auch wenn sie noch in Bearbeitung sind.

In folgendem Beispiel werden alle Lieferscheine erfasst, sobald die Lieferung eingegangen ist. Der Lagerist kann hier auch gleich alle wichtigen Informationen mitgeben, die später bei bei der Rechnungsprüfung zum Tragen kommen.

In diesem Fall ist der Status der Lieferung mit einem Mehrfach-Auswahlfeld als Pflichfeld konfiguriert. Der Mitarbeiter kann auch mehrere Selektionen gleichzeitig treffen.

Über die Lieferscheinnummer wird das Dokument automatisch mit der später eintreffenden Rechnung verknüpft, sodass ein Sachbearbeiter stets die gesamte Vorgangsakte mit einem Klick aufrufen kann. Das funktioniert auch mit mehreren Lieferscheinen über eine Sammelrechnung.

Die Versandabteilung profitiert ebenfalls von einer einfachen Dokumentenerfassung. Quittungen und Übernahmebelege von Speditionen und Paketdiensten werden mit nur einem Klick eingescannt. Eine händische Verschlagwortung ist hier nicht notwendig, da die Texterkennung ein späteres Wiederfinden über die Sendungsnummer problemlos ermöglicht.

Originaldokumente bearbeiten


Für den ganzheitlichen Ansatz des bitfarm-Dokumentenmanagementsystems, ist das Arbeiten mit Office-Dokumenten ein wichtiger Bestandteil. bitfarm-Archiv bietet die erforderlichen Werkzeuge, um Dokumentationen und Handbücher, Vertragsvorlagen, Schriftwechsel, Newsletter oder sonstige Dokumente zu erstellen, zu bearbeiten und zu veröffentlichen.

Die Versionierung als Bestandteil der Enterprise-Version speichert zu jedem Dokument unterschiedliche Bearbeitungsstände ab. Der Aufruf kann jederzeit über den Button "Originaldatei" erfolgen und die weitere Bearbeitung z.B. in MS-Word, Open-Office oder (bei Zeichnungen) CAD stattfinden. Wie unten zu sehen, können neben der aktuellen auch ältere Versionen angezeigt und als Vorlage für ein neues Dokument verwendet werden. Die Kurzinfos zeigen den jeweiligen Bearbeitungsstand an.

Check-In und Check-Out ermöglichen einen exklusiven Schreibzugriff und verhindern Konflikte. Ausgecheckte Dokumente können über den Offline-Viewer von unterwegs bearbeitet und später in das "Live"-System zurücksynchronisiert werden.

Arbeiten im Team


Um QM-Richtlinien zu erfüllen, lässt sich mit den Workflow-Funktionen des bitfarm DMS ein 4- oder 6-Augen Prinzip realisieren. Dazu muss jedes Dokument in einen Prüfungs- und Freigabeworkflow eintreten. Im Beispiel oben sehen Sie eine typische Feldkonfiguration, mit der dies umgesetzt wird. Für Dokumente kann auch eine Lebensdauer definiert werden, bei deren Überschreitung sie ungültig werden oder aktualisiert werden müssen. Über entsprechende Abfragen ist für jeden Anwender ersichtlich, welche Arbeiten anstehen (Beispiel unten).

Während ein Dokument in der Zeit der Erstellung und Bearbeitung nur für einen kleinen Kreis sichtbar ist, ändert sich dies mit erreichen der Freigabe. Jetzt ist das Dokument für einen größeren Kreis verfügbar und ersetzt ggf. das Vorgängerdokument, das als "veraltet" markiert werden kann. Erst wenn ein neues Dokument oder eine neue Version die Freigabe erreicht hat, steht sie für alle Berechtigten zur Verfügung.

Die Trefferliste lässt sich übrigens von jedem Anwender für jedes "Archiv" frei einrichten. Position, Größe, Spalten, Filter und Sortierung merkt das DMS sich automatisch, wie auch die sonstige Fensteraufteilung des jeweiligen Benutzers. Listen lassen sich zur weiteren Auswertung mit einem Klick nach Excel, Open-Office oder CSV exportieren.

Workflow


Für die Aufgabenverwaltung stehen nicht nur in jedem Archiv und für jeden Anwender unterschiedliche Abfragen (s.o.) bereit, auch die Wiedervorlage/Aufgaben Liste kann zur Realisierung von Dokumentenprozessen genutzt werden. Dokumente lassen sich mit einem Klick in die eigene Aufgabenliste legen, oder auch in die Liste anderer Benutzer. Dafür gibt es eine Favoritenfunktion, um häufig wiederkehrende Vorgänge per Mausklick an die entsprechenden Personen weiterzuleiten. Programmierte Workflows des DMS füllen automatisch die Aufgabenliste der betreffenden Benutzer. Dazu kann beispielsweise auch die Änderung an einem Dokument führen, das ein Benutzer abonniert hat, ebenso wie ein Workflow aus dem Vertragsmanagement oder eine anstehende Rechnungsprüfung und vieles mehr.

Die Wiedervorlage/Aufgabenliste hat den Vorteil, dass sie nicht vom Benutzer angeklickt werden muss, sondern sich selbstständig meldet, sobald neue Aufgaben anstehen. Das funktioniert sogar, wenn der Anwender das DMS gar nicht geöffnet hat - über ein Tray-Icon, das beim Start des Computers mitgeladen wird. Dieses weist den Anwender auf neue Aufgaben hin und zwar regelmäßig, bis der Anwender den Viewer startet und sich über seine Aufgaben informiert.

Aufgaben können auch weitergeleitet werden. Über die Controller-Funktion ist sowohl für den Weiterleitenden als auch für den Urheber der Aufgabe jederzeit nachvollziehbar, wo sich diese gerade befindet. Bei Überschreitung des gesetzten Zeitlimits erfolgt automatisch eine Eskalationsbenachrichtigung an den Controller. Abwesenheitsfunktionen ermöglichen zudem die Weiterleitung an Stellvertreter im Urlaubs- und Krankheitsfall. Alternativ können Aufgaben auch an Gruppen delegiert werden.

Nachvollziehbarkeit


bitfarm-Archiv DMS speichert zu jedem Dokument eine "unbestechliche" Historie sämtlicher Aktionen. Entsprechend berechtigte Benutzer können diese einsehen (Bild unten).

Daraus wird ersichtlich, welcher Benutzer eine Notiz angebracht oder Feldwerte geändert hat, wer ein Dokument überarbeitet, gedruckt oder per E-Mail verschickt hat, wie ein Workflow gelaufen ist und sogar welcher Benutzer ein Dokument betrachtet hat (wenn konfiguriert). Personenbezogene Auswertungen sind jedoch (mit Bordmitteln) aus gesetzlichen Gründen nicht möglich.

Verwaltung


Ein typisches Einsatzgebiet von bitfarm-Archiv sind Verwaltungen aller Art. Sowohl in Unternehmen als auch in öffentlichen Verwaltungen fallen unterschiedlichste Dokumente an, die strukturiert und in Form elektronischer Akten revisionssicher abgelegt und schnell wiedergefunden werden müssen. Die dazu notwendigen Daten- und Berechtigungsstrukturen lassen sich leicht anlegen und in Teilbereiche kopieren und vererben.

Für das Vertragsmanagement bietet die Enterprise-Version einige Sonderfunktionen, die Vertragsdaten erfassen und dezidierte Auswertungen erlauben. Workflows legen Verträge automatisch dem zuständigen Mitarbeiter oder der zuständigen Gruppe vor, wenn ein möglicher Kündigungstermin bevorsteht. So lassen sich laufende Kosten minimieren, indem nicht mehr benötigte Verträge rechtzeitig gekündigt werden können.

E-Mail Archivierung


E-Mails sind eine weitere wichtige Dokumentenform, die aus der Geschäftswelt nicht mehr wegzudenken ist. Sie müssen inzwischen ebenso archiviert werden, wie alle anderen Dokumente.

bitfarm-Archiv DMS bietet für dieses Medium gleich mehrere Möglickeiten an. Auftragsbezogene E-Mails, oder E-Mails mit Projektbezug lassen sich z.B. direkt aus Outlook in das DMS einstellen und bei der Gelegenheit gleich mit der richtigen Akte oder dem Projekt verbinden (Klassifizieren). Automatische E-Mail Archivierung ist über den Server möglich, hier greifen die Regeln des DMS. Auch POP3-Konten lassen sich direkt mit Archiven des DMS verbinden und automatisiert abholen.

Dargestellt wird eine archivierte E-Mail im Viewer wie jedes andere Dokument. Ähnlich wie bei Office-Dokumenten kann über den Button "Originaldatei" die E-Mail im installierten E-Mail Programm geöffnet werden - ohne das diese dort noch existieren muss. E-Mails können dann Vorgängen, Projekten oder Akten zugeordnet werden, gleiches gilt für deren Anhänge, die als eigenständige Dokumente im DMS erscheinen aber stets mit der E-Mail verknüpft bleiben.

Natürlich kann bitfarm-Archiv DMS E-Mails nicht nur archivieren, sondern auch versenden. Über die MAPI-Schnittstelle funktioniert das mit allen gängigen E-Mail Systemen. Über SMTP kann der Workflow ebenfalls mit E-Mail-Unterstützung ablaufen, indem parallel zum Erscheinen neuer Aufgaben in der Aufgabenliste auch eine E-Mail an den betreffenden Benutzer versendet wird. Dabei können ressourcensparende DOCID-Hyperlinks verwendet werden, die auf das Dokument im DMS referenzieren.

Es besteht die Möglichkeit ausgewählte Bereiche eines Dokuments direkt aus dem Viewer heraus unkenntlich zu machen. So können in einer E-Mail beispielsweise die Preise geschwärzt werden. Außerdem können Dokumente unterschrieben und/oder gestempelt und anschließend als PDF versendet werden.

Bildarchiv


Bilder und Layouts können ebenfalls im DMS abgelegt werden. bitfarm-Archiv unterstützt neben den gängigen Bildformaten auch eine Reihe von Formaten aus dem Designbereich wie Adobe Illustrator.

Dabei kann die Software Bilder bei Bedarf automatisch verkleinern, falls Benutzer unwissentlich oder versehentlich sehr große Bilder von Digitalkameras einstellen. Damit wird eine sinnvolle Speicherplatznutzung garantiert. Wo hohe Auflösungen gewünscht sind, behält bitfarm-Archiv DMS diese natürlich bei. Auch EXIF-Daten können automatisiert aus Bildern gelesen und in Feldern gespeichert werden.

Weitere Dateiformate


Obwohl sie den "Dokument"-Begriff weit ausdehnen, können in bitfarm-Archiv DMS auch Filme oder mp3 Dateien abgelegt werden. So verwaltet beispielsweise eine Künstleragentur Bewerbungen, Schriftwechsel und Performancebeispiele gemeinsam in bitfarm-Archiv. De facto kann jede Datei, sogar ausführbare Programme oder Programmcode in das System eingestellt werden (wenn der Administrator es erlaubt). Dies wird etwa im Maschinenbau verwendet, wo zu einer Maschine und deren Dokumenten auch Steuerungsprogramme zählen.

Arbeiten mit mehreren Dokumenten


Ist es notwendig, mehrere Dokumente parallel zu betrachten oder zu bearbeiten, genügt ein Doppelklick und das Dokument wird in einem separaten Fenster geöffnet. Hier kann das Dokument in einer großen Ansicht gelesen und Grafiklayer bearbeitet werden. Das Fenster ist unabhängig vom Viewer und frei positionierbar, z.B. auf einem zweiten Bildschirm. Die Position wird gemerkt, sodass Dokumente zukünftig immer dort geöffnet werden.

Es lassen sich beliebig viele solche Editor-Fenster parallel öffnen. Der Editor erlaubt auch den Zugriff auf die "privaten Annotations", einen grafischen Infolayer, der für jeden Benutzer auf jedem Dokument bereitsteht und für andere Benutzern nicht einsehbar ist - es sei denn, sie sind dazu eingeladen.

Fehlt noch eine Information?

Bei Bedarf senden wir Ihnen gerne weitere Screenshots. Kontaktieren Sie uns per E-Mail: info@bitfarm-archiv.de oder rufen Sie uns an.

Detailliertere Informationen zu bitfarm Archiv Dokumentenmanagement finden Sie außerdem in unseren Produktvideos. Oder buchen Sie eine kostenlose und unverbindliche Präsentation des Enterprise-DMS. In diesem Rahmen können auch Fragen zu Ihrem individuellen Anwendungsszenario beantwortet und einige Beispiele konfiguriert und getestet werden.