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Anwendungsfall kaufmännische Dokumente

Neben der allgemeinen Schriftgutarchivierung stellen bei der Archivierung von Papierdokumenten kaufmännische Dokumente einen Bereich dar, welcher in vielen Unternehmen zum Einsatz kommt. Dabei geht es zum einen um die revisionssichere Archivierung, das korrekte Indizieren und das schnelle Wiederfinden im Bedarfsfall. Darüber hinaus findet in vielen Unternehmen und Institutionen auch die Bearbeitung der Dokumente im DMS statt. Typisch ist hier der Eingangsrechnungsworkflow, welcher die Dokumente automatisch an die passenden Sachbearbeiter sendet und Aufgaben, z.B. das Prüfen oder Freigeben, definiert.

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Screenshot: Anwendungsfall kaufmännische Dokumente

In diesem Beispiel sind Workflowaufgaben auf der rechten Maustaste im Baum definiert und müssen vom Benutzer angeklickt werden. Alternativ können anstehende Aufgaben auch aktiv an den Benutzer geschickt werden, z.B. per E-Mail oder als Pop-up im System Tray. Auch gemischte Workflowszenarien sind möglich, je nachdem, was im Einzelfall mehr Sinn macht.

Nicht nur Scandokumente werden von bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement erfasst und archiviert, auch die Archivierung von Eigenbelegen aus dem ERP-System wird vollautomatisch erledigt - natürlich ohne einscannen sondern direkt digital über eine Schnittstelle.

Woher weiß das Programm eigentlich, welcher Sachbearbeiter zuständig ist? Antwort: Ein Regelwerk bestimmt dies automatisch, nachdem es zuvor angelernt wurde. Viele Dokumente müssen übrigens gar nicht von Hand "verschlagwortet" werden, auch dies kann vom DMS automatisch erledigt werden.

Anwendungsfall Lager / Wareneingang

Oft macht es Sinn, Dokumente dort zu erfassen, wo sie anfallen. Diese "frühe" Erfassung stellt Informationen schnell allen beteiligten Anwenderkreisen zur Verfügung. Dokumente können im DMS gefunden werden, auch wenn sie noch in Bearbeitung sind.

In diesem Beispiel werden alle Lieferscheine erfasst, sobald die Lieferung eingegangen ist. Der Lagerist kann hier auch gleich alle wichtigen Informationen mitgeben, welche später bei bei der Rechnungsprüfung zum Tragen kommen.

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Screenshot: Anwendungsfall Lager und Wareneingang

In diesem Fall ist der Status der Lieferung mit einem Mehrfach-Auswahlfeld als Pflichfeld konfiguriert. Der Mitarbeiter kann hier auch mehrere Selektionen gleichzeitig treffen.

Über die Lieferscheinnummer wird das Dokument automatisch mit der später eintreffenden Rechnung verknüpft, so dass ein Sachbearbeiter stets die gesamte Vorgangsakte mit einem Klick aufrufen kann. Das funktioniert auch mit mehreren Lieferscheinen über eine Sammelrechnung.

Auch im Versand freut man sich über eine einfache Dokumentenerfassung. Quittungen und Übernahmebelege von Speditionen und Paketdiensten werden mit nur einem Klick eingescannt. Die Verschlagwortung kann man sparen, da die Texterkennung ein späteres Wiederfinden über die Sendungsnummer problemlos ermöglicht.

Anwendungsfall Office-Dokumente und andere, im Original bearbeitbare Dokumentenformate

Für den ganzheitlichen Ansatz, für welchen das Open-Source-Dokumentenmanagementsystem steht, ist das Arbeiten mit Office-Dokumenten einen wichtigen Bestandteil. Dort, wo Dokumentationen und Handbücher erstellt, oder Vertragsvorlagen, Schriftwechsel, Newsletter oder sonstige Dokumente aller Art erstellt, bearbeitet und veröffentlicht werden, bietet bitfarm-Archiv die erforderlichen Werkzeuge.

Die Versionierung als Bestandteil der Enterprise-Version speichert zu jedem Dokument unterschiedliche Bearbeitungsstände ab. Der Aufruf kann jederzeit über den Knopf "Originaldatei" erfolgen und das weitere Bearbeiten z.B. in MS-Word, Open-Office oder (bei Zeichnungen) dem CAD-System stattfinden. Wie unten zu sehen, können neben der aktuellen auch ältere Versionen angezeigt und z.B. als Vorlage für ein neues Dokument verwendet werden. Die Kurzinfos zeigen den jeweiligen Bearbeitungsstand an.

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Screenshot: Anwendungsfall Office-Dokumente

Check-In und Check-Out ermöglichen exklusiven Schreibzugriff und verhindern Konflikte. Ausgecheckte Dokumente können auch über den Offline-Viewer unterwegs bearbeitet und später in das "Live"-System zurücksynchronisiert werden.

Mit den Workflow-Funktionen des DMS lassen sich 4- oder 6-Augen Prinzip einfach realisieren, um QM-Bestimmungen durchzusetzen. Jedes Dokument muss dazu in einen Prüfungs- und Freigabeworkflow eintreten. Oben sehen Sie z.B. eine typische Feldkonfiguration, mit welcher dies realisiert wird. Dokumenten kann auch eine Lebensdauer mitgegeben werden, bei deren Erreichen sie ungültig werden oder aktualisiert werden müssen. Über entsprechende Abfragen kann jeder Anwender sehen, welche Arbeiten anstehen (Beispiel unten).

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Screenshot: Arbeiten im Team mit individuellen Aufgabenlisten

Wärend in der Zeit des Erstellens und Bearbeitens ein Dokument nur für einen kleinen Kreis sichtbar ist, ändert sich dies mit erreichen der Freigabe. Jetzt ist das Dokument für einen größeren Kreis verfügbar und ersetzt ggf. das Vorgängerdokument, welches als "veraltet" markiert werden kann. Erst, wenn ein neues Dokument bzw. eine neue Version die Freigabe erreicht hat, ist sie für alle Berechtigten verfügbar.

Die Trefferliste lässt sich übrigens von jedem Anwender für jedes "Archiv" frei einrichten. Position, Größe, Spalten, Filter und Sortierung merkt sich das DMS automatisch, wie auch die sonstige Fensteraufteilung des jeweiligen Benutzers. Listen lassen sich für weitere Auswertungen mit einem Klick nach Excel, Open-Office oder CSV exportieren.

Anwendungsfall Workflow

Für die Aufgabenverwaltung stehen nicht nur in jedem Archiv und für jeden Anwender unterschiedliche Abfragen (s.o.) bereit, auch die Wiedervorlage/Aufgaben Liste kann zur Realisierung von Dokumentenprozessen genutzt werden. Dokumente lassen sich mit einem Klick in die eigene Aufgabenliste legen, oder auch in die Liste anderer Benutzer. Dafür gibt es eine Favoritenfunktion, um häufig wiederkehrende Vorgänge immer wieder mit einem Klick an die entsprechenden Personen weiterzuleiten. Programmierte Workflows seitens des DMS füllen automatisch die Aufgabenliste der betreffenden Benutzer. Dazu kann z.B. auch die Änderung an einem Dokument führen, welches ein Benutzer abonniert hat. Oder ein Workflow aus dem Vertragsmanagement. Oder eine anstehende Rechnungsprüfung. Oder ...

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Screenshot: Anwendungsfall Workflow

Die Wiedervorlage/Aufgabenliste hat den Vorteil, dass sie nicht vom Benutzer angeklickt werden muss, sondern sich selbstständig meldet, sobald neue Aufgaben ankommen. Das funktioniert sogar, wenn der Anwender das DMS gar nicht geöffnet hat - über ein Tray-Icon, welches beim Start des Computers mitgeladen wird. Dieses weist den Anwender auf neue Aufgaben hin und zwar regelmäßig, bis der Anwender den Viewer startet und sich über seine Aufgaben informiert.

Aufgaben können auch weitergeleitet werden. Über die Controller-Funktion kann der Weiterleitende und auch der Urheber der Aufgabe jederzeit nachvollziehen, wo sich die Aufgabe gerade befindet. Eine Eskalation bei Überziehen des Zeitlimits erfolgt automatisch an den Controller. Abwesenheitsfunktionen ermöglichen das Arbeiten mit Stellvertretern im Urlaubs- und Krankheitsfall. Alternativ können Aufgaben auch an Gruppen gegeben werden.

Nachvollziehbarkeit

Zu jedem Dokument speichert bitfarm-Archiv DMS eine "unbestechliche" Historie sämtlicher Aktionen ab. Entsprechend berechtigte Benutzer können diese einsehen (Bild unten).

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Screenshot: Dokumentenhistorie

Welcher Benutzer hat eine Notiz angebracht oder Feldwerte geändert, wer hat ein Dokument überarbeitet, gedruckt oder es per E-Mail verschickt, wie ist ein Workflow gelaufen, ja sogar welcher Benutzer hat ein Dokument betrachtet (wenn konfiguriert) kann dort nachvollzogen werden. Personenbezogene Auswertungen sind jedoch (mit Bordmitteln) aus gesetzlichen Gründen nicht möglich.

Anwendungsfall Verwaltung

Typisches Einsatzgebiet von bitfarm-Archiv DMS sind Verwaltungen aller Art. Ob in der Unternehmensverwaltung oder öffentliche Verwaltungen, hier fallen unterschiedlichste Dokumente an, welche strukturiert und in Form elektronischer Akten revisionssicher abgelegt und im Bedarfsfall schnell wiedergefunden werden müssen. Die dazu notwendigen Daten- und Berechtigungsstrukturen lassen sich leicht anlegen und in Teilbereichen kopieren und vererben.

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Screenshot: Anwendungsfall Verwaltung

Für das Vertragsmanagement gibt es in der Enterprise-Version einige Sonderfunktionen, welche Vertragsdaten erfassen und dezidierte Auswertungen erlauben. Ein Workflow legt Verträge automatisch dem zuständigen Mitarbeiter oder der zuständigen Gruppe vor, wenn ein Kündigungszeitpunkt bevorsteht. So lassen sich laufende Kosten im Griff halten, indem Kündigungen von nicht mehr benötigten Verträgen rechtzeitig vollzogen werden.

Anwendungsfall E-Mail Archivierung

E-Mails sind eine weitere wichtige Dokumentenform und aus der Geschäftswelt nicht mehr wegzudenken. Auch E-Mails müssen also ihren Weg in das DMS finden, will man eine komplettes elektronisches Dokumentenmanagement realisieren.

bitfarm-Archiv DMS bietet für dieses wichtige Medium gleich mehrere Möglickeiten an. Auftragsbezogene E-Mails, oder E-Mails mit Projektbezug lassen sich z.B. direkt aus Outlook in das DMS einstellen und bei der Gelegenheit gleich mit der richtigen Akte oder dem Projekt verbinden (Klassifizieren). Automatische E-Mail Archivierung ist über den Server möglich, hier greifen die Regeln des DMS. Auch POP3-Konten lassen sich direkt mit Archiven des DMS verbinden und automatisiert abholen.

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Screenshot: Anwendungsfall E-Mail Archivierung

Dargestellt wird eine archivierte E-Mail im Viewer wie jedes andere Dokument. Ähnlich wie bei Office-Dokumenten kann über den Knopf "Originaldatei" die E-Mail im installierten E-Mail Programm geöffnet werden - ohne das diese dazu noch dort existent sein muss. E-Mails können dann Vorgängen, Projekten oder Akten zugeordnet werden, gleiches gilt für deren Anhänge, die als eigenständige Dokumente im DMS erscheinen aber stets mit der E-Mail verknüpft bleiben.

Natürlich kann bitfarm-Archiv DMS nicht nur E-Mails archivieren, sondern auch versenden. Über die MAPI-Schnittstelle funktioniert das mit allen gängigen E-Mail Systemen. Über SMTP kann der Workflow ebenfalls mit E-Mail unterstützung ablaufen, indem parallel zu neuen Aufgaben in der Aufgabenliste auch eine E-Mail an den betreffenden Benutzer versendet wird. Dabei können auch ressourcensparende DOCID-Hyperlinks verwendet werden, welche per Klick auf das Dokument im DMS referenzieren.

In dem Beispiel oben sind einige Bereiche unkenntlich gemacht. Dafür braucht man keine Grafiksoftware - der Viewer bietet solche Funktionen direkt an. In einem Dokument z.B. Preise schwärzen ist mit wenigen Mausklicks erledigt, genau so wie z.B. das Unterschreiben / Stempeln eines Dokuments und versenden als PDF.

Anwendungsfall Bildarchiv

Auch Bilder und Layouts können im DMS abgelegt werden. bitfarm-Archiv unterstützt neben den gängigen Bildformaten auch eine Reihe von Formaten aus dem Design, z.B. Adobe Illustrator.

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Screenshot: Bildarchiv

Dabei kann die Software bei Bedarf auch automatisch Bilder "herunterrechnen", falls Benutzer unwissentlich oder aus Versehen sehr große Bilder von Digitalkameras einstellen. Damit wird eine sinnvolle Speicherplatznutzung quasi erzwungen. Wo hohe Auflösungen gewünscht sind, behält bitfarm-Archiv DMS diese natürlich bei. Auch EXIF-Daten können automatisiert aus Bildern gelesen und in Feldern gespeichert werden.

Weitere Dateiformate

Auch wenn es den "Dokument"-Begriff etwas weit ausdehnt, so können in bitfarm-Archiv DMS auch Filme oder mp3 abgelegt werden. So verwaltet z.B. eine Künstleragentur Bewerbungen, Schriftwechsel und Performancebeispiele gemeinsam in bitfarm-Archiv. De facto kann jede Datei, sogar ausführbare Programme oder Programmcode in das DMS eingestellt werden (wenn der Administrator es erlaubt). Dies wird beispielsweise im Maschinenbau verwendet, wo zu einer Maschine und deren Dokumenten auch Steuerungsprogramme zählen.

Anwendungsfall gleichzeitiges Arbeiten mit mehreren Dokumenten

Ist es notwendig, mehrere Dokumente parallel zu betrachten oder zu bearbeiten, genügt ein Doppelklick und das Dokument wird in einem separaten Fenster geöffnet. Hier kann das Dokument in einer großen Ansicht gelesen und Grafiklayer bearbeitet werden. Das Fenster ist unabhängig vom Viewer und frei positionierbar, z.B. auf einem zweiten Bildschirm. Die Position wird gemerkt, so dass im Folgenden Dokumente immer dort geöffnet werden.

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Screenshot: Dokumenteneditor

Es lassen sich beliebig viele solche Editor-Fenster parallel öffnen. Der Editor erlaubt auch den Zugriff auf die "privaten Annotations", einen grafischen Infolayer, der für jeden Benutzer auf jedem Dokument bereitsteht und nicht von anderen Benutzern gesehen wird - es sei denn, man läd bestimmte Benutzer dazu ein.

Fehlt noch eine Information?

Gerne senden wir Ihnen bei Bedarf weitere Screenshots: Telefon +49 (0)271 313 96 - 0 oder E-Mail info@bitfarm-archiv.de

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