Dokumentenmanagement - alle Möglichkeiten mit bitfarm-Archiv

Digitalisierung leicht gemacht

bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement bietet alles, was Sie für die Archivierung und Verwaltung Ihrer Dokumente und Dateien brauchen. Unsere intuitiv bedienbare Dokumentenmanagement Software ist für den Einsatz in Unternehmen, Institutionen und der öffentlichen Verwaltung konzipiert und erfüllt gehobene Anforderungen ‚Out of the box'.

Neben der Archivierung nach den gesetzlichen Vorgaben der GoBD bietet bitfarm-Archiv umfangreiche und praxisnahe Funktionen des Enterprise-Content-Managements (ECM), wie Workflow-Management und Versionierung sowie ein effizientes Vertragsmanagement.

Unser Dokumentenmanagementsystem wird auf Open Source Basis entwickelt und verfügt über zahlreiche Schnittstellen und Plugins. Daher lässt es sich ohne großen Aufwand an die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens anpassen. Die Einbindung in bereits vorhandene IT-Komponenten wie etwa Warenwirtschafts- und ERP-Systeme, FiBu- oder PPS-Software gelingt aufgrund der umfangreichen Schnittstellen des Systems mühelos und erleichtert die Einführung eines DMS erheblich.

Die Zusammenarbeit aus der Ferne wird von Tag zu Tag wichtiger. Unsere Software ermöglicht es, ohne große Investitionen den notwendigen Schritt in Richtung Digitalisierung zu machen. Wenn Sie aus der Ferne arbeiten, bieten wir Ihnen einfachen Zugriff auf Ihre Geschäftsdokumente und Inhalte. Archivieren Sie gescannte Papierdokumente, importieren Sie E-Mails, Rechnungen oder jedes andere Dokumentenformat. Darüber hinaus lassen sich Inhalte schnell finden, bearbeiten oder gemeinsam nutzen. Bleiben Sie auf dem Laufenden und definieren Sie Workflows, wo immer Sie sind.

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Lizenzkostenfreies Dokumentenmanagement für alle

Kostenloser Download GPL Version

Unser freie DMS-Software ist vor allem als Entwicklerbasis, für Privatanwender und kleine Unternehmen konzipiert. Sie eignet sich außerdem hervorragend, um bitfarm-Archiv zu testen und sich mit den Grundfunktionen und der Oberfläche der Anwendung vertraut zu machen. Bereits als Freeware ist bitfarm-Archiv ein vollwertiges DMS mit integrierter Texterkennung. Ein Upgrade auf die Enterprise-Edition ist jederzeit möglich.

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Die Enterprise Edition im Vergleich

Die Enterprise Version bietet komfortables und effizientes Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management speziell für die Anwendung in Unternehmen, Institutionen und Behörden. Die umfassende DMS-Suite erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße digitale Archivierung nach GoBD und DSGVO und viele weitere Branchennormen. Ebenso wie die GPL-Version ist sie lizenzkostenfrei.

► Versionen

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Mit der bitfarm-Archiv mobile App haben Sie Ihre Dokumente dabei.

Dokumentenmanagement, DMS, ECM ... Was sind eigentlich die Unterschiede?

Dokumentenmanagement = digitale Verwaltung von Dokumenten. Dokumentenmanagement umfasst die Erstellung, Bearbeitung, Verteilung und Archivierung von Dokumenten sowie die Suche nach Dokumenten.

DMS = Dokumenten Management System bezeichnet nach der Definition des Gabler Wirtschaftslexikons ein "Softwarepaket für das Dokumentenmanagement", das neben den Standarddiensten zusätzliche Funktionen wie den gleichzeitigen Zugriff mehrerer Nutzer auf ein Dokument, die mehrdimensionale Klassifizierung einzelner Dokumente und eine leistungsfähige Verschlagwortung bietet, sowie die Verwaltung und Prüfung von Zugriffsberechtigungen ermöglicht.

ECM = Enterprise Content Management wird durch die AIIM als eine dynamische Kombination aus Strategien, Methoden und Instrumenten definiert, die Informationen erfassen, verwalten, speichern, bewahren und ausliefern, um zentrale organisatorische Prozesse zu unterstützen. Eine klare Abgrenzung zwischen einem ECM und einem modernen DMS gestaltet sich schwierig, da moderne Dokumentenmanagementsysteme längst nicht mehr nur Dokumente sondern Inhalte unterschiedlichster Formate und Strukturierungsgrade verwalten und bereitstellen.

Service

Wir beraten Sie in allen Fragen rund um Digitalisierung und Dokumentenmanagement mit bitfarm-Archiv.

Service

Projektbeispiele

Erfahren Sie mehr über kreative Lösungen für unterschiedliche Branchen und Unternehmensgrößen.

Projekte

Merkmale

Verschaffen Sie sich einen Überblick über Funktionen, Merkmale und technische Details unserer DMS Software.

Merkmale

Überraschend schneller Zugriff auf Ihre Dokumente

bitfarm-Archiv setzt bei der Erkennung von Papierdokumenten Zeichen und nutzt Omnipage® OCR, eine der weltweit führenden Texterkennungssysteme. Darauf aufbauend realisiert das DMS eine Volltextsuche, die dank optimierter Datenbankprogrammierung die passenden Inhalte in Sekundenschnelle auf den Bildschirm bringt, selbst aus hunderttausenden Dokumenten.

Das macht die Arbeit angenehm – und funktioniert genauso schnell und einfach, wie eine Suche im Internet. Reicht die Volltextsuche für bestimmte Aufgabenstellungen nicht aus, bietet unsere Software umfangreiche Möglichkeiten der Verschlagwortung in Form von passgenau konfigurierbaren Indexfeldern. Damit deren Pflege nicht zu Lasten der Anwender geht, automatisieren Regeln die fortlaufende Bestückung bei einmal angelernten Dokumentenarten. Auf diese Weise erfasste Daten lassen sich auch mit weiteren Softwaresystemen (z. B. FiBu oder ERP) verarbeiten.

Unsere Kunden

„Wir sind immer wieder begeistert von der schnellen, qualifizierten und freundlichen Unterstützung durch das bitfarm-Supportteam.“
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„Der bitfarm-Archiv Support ist herausragend. Immer kompetent. Immer freundlich. Immer eine Lösung parat. Immer ein offenes Ohr, für vielleicht auch ausgefallene Anforderungen.“
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„Wir schätzen an bitfarm-Archiv besonders, dass die Software so flexibel an unsere Geschäftsprozesse anzupassen ist.“
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„Die Suche in bitfarm ist genial. Auf Nachfragen der Geschäftsleitung können wir schneller Auskunft geben- es ist einfach strukturierter.“
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„Das Wachstum der letzten Jahre wäre ohne bitfarm-Archiv nicht möglich gewesen.“
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Das sagen unsere Kunden

Aktuelles

bitfarm-Archiv Enterprise Version 3.6.1

Document Lifecycle Management (DLM), ein vollständig überarbeiteter Webviewer und ein neues Speichermanagement im Importer. Das erwartet Sie in Version 3.6.1.

Was ist neu?