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Digitalisierung leicht gemacht

bitfarm-Archiv Doku­men­ten­manage­ment bietet alles, was Sie für die Archivierung und Verwaltung Ihrer Dokumente und Dateien brauchen. Unsere intuitiv bedienbare Doku­menten­manage­ment Software ist für den Einsatz in Unternehmen, Institutionen und der öffentlichen Verwaltung konzipiert und erfüllt gehobene Anforderungen ‚Out of the box'.

Neben der Archivierung nach den gesetzlichen Vorgaben der GoBD bietet bitfarm-Archiv umfangreiche und praxisnahe Funktionen des Enterprise-Content-Managements (ECM), wie Workflow-Management und Versionierung sowie ein effizientes Vertragsmanagement.

Unser Doku­menten­manage­ment­system wird auf Open Source Basis entwickelt und verfügt über zahlreiche Schnittstellen und Plugins. Daher lässt es sich ohne großen Aufwand an die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens anpassen. Die Einbindung in bereits vorhandene IT-Komponenten wie etwa Warenwirtschafts- und ERP-Systeme, FiBu- oder PPS-Software gelingt aufgrund der umfangreichen Schnittstellen des Systems mühelos und erleichtert die Einführung eines DMS erheblich.

Die Zusammenarbeit aus der Ferne wird von Tag zu Tag wichtiger. Unsere Software ermöglicht es, ohne große Investitionen den notwendigen Schritt in Richtung Digitalisierung zu machen. Wenn Sie aus der Ferne arbeiten, bieten wir Ihnen einfachen Zugriff auf Ihre Geschäftsdokumente und Inhalte. Archivieren Sie gescannte Papierdokumente, importieren Sie E-Mails, Rechnungen oder jedes andere Dokumentenformat. Darüber hinaus lassen sich Inhalte schnell finden, bearbeiten oder gemeinsam nutzen. Bleiben Sie auf dem Laufenden und definieren Sie Workflows, wo immer Sie sind.

Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick

Reduzierung der Prozesskosten¹
20-40%
Reduzierung der Arbeitsschritte¹
20-40%
Reduzierung der Bearbeitungszeit¹
50-90%
FEATURES

Funktionen und Möglichkeiten

bitfarm-Archiv Doku­menten­manage­ment bietet alle Funktionen eines digitalen Archivsystems, Dokumentenmanagementsystems und Enterprise-Content-Management-Systems. Einige ausgewählte Funktionen stellen wir Ihnen bereits hier vor.

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Enterprise Content Management

Enterprise Content Management (ECM) besteht aus einer Reihe  von definierten Prozessen, Strategien und Werkzeugen, die es einem Unternehmen ermöglichen, wichtige Informationen effektiv zu beschaffen, zu organisieren, zu speichern und an seine Mitarbeiter oder Kunden weiterzugeben.

Erfahren Sie in diesem Kontext ebenso: 

  • Plattformunabhängiges Dokumentenmanagement
  • Möglichkeiten zur Collaboration
  • Vorteile der Versionierung
Artikel lesen
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Document Lifecycle

Erfahren Sie mehr über die in 2018 getretene EU-Daten­schutz­grund­verord­nung und die darin festgeleten Regeln zum Schutz per­sonen­bezo­gener Da­ten.

Ebenso mehr zu den Themen:

  • Gesetzliche Löschfristen für Dokumente
  • „Privacy by design“ & „Privacy by default“
  • Phasen des Document Lifecycle Management
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Digitale Archivierung

Lernen Sie die Funktionsweise und Vorteile der digitalen Archivierung innerhalb eines Dokumentenmanagementsystems kennen.

Weitere Punkte in diesem Kontext:

  • Massenverarbeitung von Dokumenten
  • Details zur revisionssicheren Archivierung
  • E-Mail Archivierung
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Workflow-Management

Ein Workflow besteht aus einem oder mehrere Prozessen, wobei diese nacheinander oder gleichzeitig ablaufen können. Workflows sind ein integraler Bestandteil in nahezu jedem Unternehmen und ermöglichen bei richtiger Anwendung signifikante Zeitersparnisse.

Lesen Sie:

  • Wie die Dokumentenverteilung funktioniert
  • Die erweiterten Business Lösungen & Skripts
  • Welche Möglichkeiten für das Controlling bereit stehen
Artikel lesen

Lizenz­kosten­freies Dokumenten­manage­ment für alle

bitfarm-Archiv wird in zwei Versionen angeboten. Die GPL-Version kann kostenlos für private & kommerzielle Zwecke in kleinen Unternehmen heruntergeladen werden.

Die Enterprise-Version bietet hingegen effizientes Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management speziell für die Anwendung in mittelständischen Unternehmen, Institutionen und Behörden.

Versions­unter­schie­de im Über­blick
bitfarm-Archiv Versionen

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Mit der bitfarm-Archiv mobile App haben Sie Ihre Dokumente überall  dabei.

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Dokumenten­manage­ment, DMS, ECM ... Was sind eigent­lich die Unter­schiede?

Dokumentenmanagement = Digitale Verwaltung von Dokumenten. Dokumentenmanagement umfasst die Erstellung, Bearbeitung, Verteilung und Archivierung von Dokumenten sowie die Suche nach Dokumenten.

DMS = Dokumenten Management System bezeichnet nach der Definition des Gabler Wirtschaftslexikons ein "Softwarepaket für das Dokumentenmanagement", das neben den Standarddiensten zusätzliche Funktionen wie den gleichzeitigen Zugriff mehrerer Nutzer auf ein Dokument, die mehrdimensionale Klassifizierung einzelner Dokumente und eine leistungsfähige Verschlagwortung bietet, sowie die Verwaltung und Prüfung von Zugriffsberechtigungen ermöglicht.

ECM = Enterprise Content Management wird durch die AIIM als eine dynamische Kombination aus Strategien, Methoden und Instrumenten definiert, die Informationen erfassen, verwalten, speichern, bewahren und ausliefern, um zentrale organisatorische Prozesse zu unterstützen. Eine klare Abgrenzung zwischen einem ECM und einem modernen DMS gestaltet sich schwierig, da moderne Dokumentenmanagement­systeme längst nicht mehr nur Dokumente sondern Inhalte unterschiedlichster Formate und Strukturierungsgrade verwalten und bereitstellen.

bitfarm-Archiv in Bild & Ton

Wir laden Sie herzlich ein, einen Blick auf den ersten Teil unserer Videoreihe zu werfen. Lernen Sie in wenigen Minuten den Einstieg in das digitale Dokumentenmanagement mit bitfarm-Archiv.

Das könnte Sie auch interessieren

Service

    Wir beraten Sie in allen Fragen rund um Digitalisierung und Dokumentenmanagement mit bitfarm-Archiv.

Projektbeispiele

    Erfahren Sie mehr über kreative Lösungen für unterschiedliche Branchen und Unternehmensgrößen.

Merkmale

    Verschaffen Sie sich einen Überblick über Funktionen, Merkmale und technische Details unserer DMS Software.

19
Jahre Open Source

73.000
GPL-Downloads in den letzten 10 Jahren²
13.876
aktive Enterprise-User

62.957.390
archivierte Dokumente²

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Über­raschend schneller Zu­griff auf Ihre Dokumente

bitfarm-Archiv setzt bei der Erkennung von Papierdokumenten Zeichen und nutzt Omnipage® OCR, eine der welt­weit füh­renden Text­erkennungs­systeme. Darauf auf­bauend reali­siert das DMS eine Voll­text­suche, die dank opti­mier­ter Daten­bank­program­mierung die passenden Inhalte in Sekunden­schnelle auf den Bild­schirm bringt, selbst aus hundert­tausenden Dokumenten.

Das macht die Arbeit angenehm – und funktioniert genauso schnell und einfach, wie eine Suche im Internet. Reicht die Volltextsuche für bestimmte Aufgabenstellungen nicht aus, bietet unsere Software umfangreiche Möglichkeiten der Verschlagwortung in Form von passgenau konfigurierbaren Indexfeldern. Damit deren Pflege nicht zu Lasten der Anwender geht, automatisieren Regeln die fortlaufende Bestückung bei einmal angelernten Dokumentenarten. Auf diese Weise erfasste Daten lassen sich auch mit weiteren Softwaresystemen (z. B. FiBu oder ERP) verarbeiten.

Aktuelles

bitfarm-Archiv Enterprise Version 3.6.2

bitfarm-Archiv 3.6.2 Enterprise mit erweiterten Funktionen wie zum Beispiel dem neuen Tabellen-Zusatzfeld, Gruppierfunktionen für Datensätze, modernisierter, flexiblerer Oberfläche und vielen weiteren Verbesserungen. Hier sind einige Eindrücke vorab.

Mobiler Client für Android, iOS & Browser

Der bitfarm-Client steht nun auch für iOS und Android auf Tablets und Smartphones, sowie für gängige Browser zur Verfügung.

Update - bitfarm-Archiv GPL Version 3.5.0

Ab sofort ist das Open-Source-DMS bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement in der GPL-Version 3.5.0 verfügbar.

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„Wir schätzen an bitfarm-Archiv besonders, dass die Software so flexibel an unsere Ge­schäfts­pro­zes­se anzupassen ist.“
Thomas Becker, IT-Director, Canton Elektronik GmbH & Co KG
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„Das bitfarm-Archiv DMS ist für uns eine Bereicherung. Dass wir Verträge schnell aufrufen und auch verschicken können, ist sowohl für uns als Mitarbeiter als auch für das Unternehmen innovativ.“
Nadine Hnida, Vertragswesen POLO Motorrad.
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„bitfarm Archiv ist ein nicht mehr wegzudenkender Grundpfeiler unseres Betriebs. Informationen zu jeder Zeit schnell aufzufinden ist einfach super.“
Klaus Dorner, Geschäftsführer, Autohaus Dorner GmbH & Co. KG
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Wir sind immer wieder begeistert von der schnellen, qualifizierten und freundlichen Unterstützung durch das bitfarm-Supportteam. Das Leistungsspektrum ist beachtlich“
Teamleiter IT-Systembetreuung , Hela Gewürzwerk Hermann Laue GmbH
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Der bitfarm-Archiv Support ist heraus­ragend. Immer kompe­tent. Immer freundlich. Immer eine Lösung parat. Immer ein offenes Ohr, für vielleicht auch aus­gefal­lene Anforde­rungen.“
Rudolf Simon, Leiter IT- und Kommunikationstechnik, Viertel Motoren GmbH
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