Während XRechnungen standardmäßig für das menschliche Auge oft ein Buch mit sieben Siegeln sind, verwandeln wir komplexe XML-Daten in transparente, verständliche Eingangsrechnungen. Als modernes Open-Source Dokumentenmanagamentsystem machen wir damit Ihre elektronischen Rechnungen lesbar und prüfbar - und das ohne zusätzliche Kosten für Plugins. 

Die Software erkennt hier die gängigen Standardformate und kann dort, wo es erforderlich ist, zusätzlich grafische Ansichten für Eingangsrechnungen mittels des Tools XML_to_TIF erzeugen. In der folgenden Abbildung können Sie beispielhaft sehen, wie eine XRechnung vor und nach der Archivierung in unserem Dokumentenmanagementsystem aussieht.

Die Verschlagwortung  in bitfarm-Archiv erfolgt nach einmaliger Mapping-Konfiguration mittels des kostenloses Plugins XML_Mapper. Ein wesentlicher Vorteil des XML-Mappers liegt in seiner Universalität: Er kann unabhängig vom Rechnungstyp (ZUGFeRD 1.0/2.0, Factur-X etc.) eingesetzt werden. Das System erkennt automatisch das Vorhandensein von XML-Daten und informiert den Admin über den Standard, die Gesamtzahl der XML-Werte und den Zuordnungsfortschritt.

Die Verschlagwortung der E-Rechnungen erfolgt nach der einmaligen Konfiguration vollautomatisch und fehlerfrei. Dabei wird die Abhängigkeit von Volltexterkennung (Optical Character Recognition) und WFD-Regeln reduziert, was eine Minimierung des Konfigurationsaufwands ermöglicht.

Die so erfassten Daten stehen dann unmittelbar zur Weiterverarbeitung in Finanzbuchhaltung (FiBu) und Unternehmensressourcenplanung (ERP) zur Verfügung. Aktuelle ERP-Systeme sollten eine automatisierte E-Rechnungsverarbeitung unterstützen. Bei fehlender Systemkompatibilität bietet der CSV-Export die Möglichkeit, passgenaue Datensätze zu generieren. Die Rechnungsausgabe verbleibt im Verantwortungsbereich des rechnungsstellenden Systems. Gleichzeitig gewährleistet bitfarm-Archiv eine lückenlose und automatisierte Archivierung der elektronischen Ausgangsrechnungen.