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Workflow Management mit bitfarm-Archiv

Dokumenten­gebundene elek­tro­nische Ar­beits­pro­zes­se

Ist eine elek­tronische Doku­men­ten­ab­la­ge gut or­gani­siert und für al­le Be­tei­lig­ten lo­gisch und nach­voll­zieh­bar auf­ge­baut, kann die Ab­la­ge und das Re­trie­val von Do­ku­men­ten schon nach kur­zer Ein­ar­bei­tungs­zeit we­sent­lich be­schleu­nigt wer­den. Mit bitfarm-Archiv Dokumenten­management lassen sich Workflows (= Dokumenten­prozesse) wie elektronische Rechnungs­prüfung, Vertrags­ma­nage­ment und Be­schaf­fungs­ma­nage­ment op­ti­mie­ren.

Zu den Pro­zes­sen, die durch den Ein­satz ei­nes DMS über­sicht­licher, trans­pa­ren­ter und effi­zi­en­ter ge­stal­tet wer­den kön­nen, ge­hö­ren au­ßer­dem Wie­der­vor­la­gen im Per­sonal­we­sen, Frei­ga­be- und Ver­öf­fent­li­chungs­pro­zes­se von Do­ku­men­ta­ti­onen und vie­le mehr.

Der Kun­de er­hält bei bitfarm-Archiv DMS im­mer die kom­plet­te Soft­ware. Er kann ent­schei­den, wel­che Funk­ti­onen er zu wel­chem Zeit­punkt nutzt. Das DMS wird häu­fig zu­nächst als rei­nes Archiv­sys­tem ein­ge­führt, um spä­ter, wenn die An­wen­der den Um­gang mit dem DMS ge­wohnt sind, er­wei­ter­te Funk­ti­onen wie Work­flow Ma­nage­ment hin­zu­zu­neh­men.

Do­ku­men­ten­verteilung

Doku­men­te las­sen sich in bitfarm-Archiv manu­ell oder au­to­ma­tisch per Ser­ver­re­gel nach In­halt, Ka­tegorie / Ab­la­ge­ort, oder nach Feld­va­ri­ab­len und Be­nut­zer­ein­ga­be an die zu­stän­digen Mit­ar­bei­ter ver­tei­len.

Die Do­ku­men­ten­vorlage kann aber auch nach zeitlichen Kriterien erfolgen. So ermöglicht das lizenz­kosten­freie bitfarm-Archiv DMS un­ter an­de­rem ein effek­tives Vertrags­management, indem es mögliche Kün­di­gungs­ter­mine von Ver­trä­gen au­to­ma­tisch aus­rech­net und die­se den zu­stän­digen Mit­ar­bei­tern recht­zei­tig zur Prü­fung vor­legt.

Be­ar­bei­tung: Wie­der­vor­lage & Workflow­kas­kaden

Die Funk­tion der Wie­der­vor­la­ge stellt je­dem Mit­ar­beiter au­to­ma­tisch die Do­ku­men­te zur Ver­fü­gung, die er zu be­ar­bei­ten hat, in­klu­si­ve des Ar­beits­auf­trags. Da­bei be­fin­den sich die Do­ku­mente im­mer an der glei­chen Stel­le im Ar­chiv, so dass sie von an­deren Be­nut­zern auch wei­ter­hin ge­fun­den und ge­le­sen wer­den kön­nen.

Er­hält ein An­wen­der neue Do­ku­men­te zur Be­ar­bei­tung in sei­ne Auf­gaben­liste, wird er vom Sys­tem auto­matisch benach­richtigt, selbst wenn er den DMS-Client nicht ge­öff­net hat.

Ist die Be­ar­bei­tung durch einen Be­nut­zer ab­ge­schlos­sen, er­mit­telt bitfarm-Archiv den nächs­ten Be­ar­bei­ter und lei­tet das Do­ku­ment wei­ter, bis der vor­ge­gebe­ne Workflow be­en­det ist.

Work­flows kön­nen nicht nur für Ein­zel­nut­zer, son­dern auch auf Grup­pen­ebe­ne de­fi­niert wer­den. Hier bie­tet das Sys­tem di­ver­se Be­ar­bei­tungs­mo­di, etwa ku­mu­la­tiv oder al­ter­na­tiv, um den Auf­bau unter­schied­lichs­ter Sze­na­rien zu er­mög­li­chen.

Er­wei­ter­te Business Lösungen

Ge­legent­lich kommt es vor, dass Auf­ga­ben­stel­lun­gen nicht al­lein mit den vor­han­denen Kon­figu­ra­tions­mög­lich­kei­ten des DMS um­ge­setzt wer­den kön­nen. Mit­hil­fe sei­ner um­fang­rei­chen Schnitt­stel­len und Scrip­ting­mög­lich­kei­ten so­wie der bitfarm-Archiv Tool­box, lässt sich mit bitfarm Archiv auch die Or­ches­trie­rung von kom­ple­xen Do­ku­men­ten­pro­zes­sen un­ter Ein­bes­zie­hung be­reits vor­han­de­ner Bu­si­ness-An­wen­dun­gen oder ex­ter­ner Pro­zess­er­eig­nisse re­ali­sie­ren.

So kann über ein­fache Script-Plugins ge­steu­ert wer­den, dass neu hinzu­komm­en­de oder ver­än­der­te Do­ku­men­te den Sta­tus ei­nes asso­zi­ier­ten Do­ku­ments ent­spre­chend an­pas­sen. Druckt man bei­spiel­swei­se einen Ab­liefer­nach­weis di­gi­tal ins DMS und scannt spä­ter den un­ter­schrie­be­nen Nach­weis ins Sys­tem ein, er­kennt die­ses den Ori­ginal­schein und mar­kiert ihn auto­ma­tisch als “erledigt”. Ei­ne als Lese­zeichen gespeicherte Suche nach allen "nicht erledigten" Abliefer­nachweisen verschafft den Mitarbeitern einen Überblick über noch nicht ausgelieferte Sendungen. Durch ein entsprechendes Lesezeichen "nicht erledigt und älter als 5 Tage" lässt sich außerdem ein Eskalations­szenario realisieren.


Controlling & Dokumentation

Der aktuelle Stand der Be­ar­bei­tung ei­nes Do­ku­ments wird mit­hil­fe von Status­fel­dern und -knöp­fen do­ku­men­tiert. Zu­dem ste­hen ver­schie­dene gra­fische Werk­zeu­ge wie No­tiz­zet­tel und Stem­pel zur Ver­fü­gung, um Do­ku­men­te mit Hin­wei­sen zu ver­se­hen.

Das Sys­tem legt über­dies zu je­dem Do­ku­ment eine His­to­rie an, die al­le Be­ar­bei­tungs­schrit­te und Än­derun­gen au­to­ma­tisch pro­to­kol­liert.

Rech­nungs­work­flow

Die Er­fas­sung und auto­ma­tische Ver­tei­lung von Ein­gangs­rech­nun­gen zählt zu den klas­sischen Work­flows des elek­tro­ni­schen Do­ku­men­ten­ma­nage­ments und bil­det für vie­le Un­ter­neh­men den Ein­stieg in die DMS-ba­sier­te Or­ga­ni­sa­tion von Do­ku­men­ten­pro­zes­sen. Die Vor­teile lie­gen auf der Hand.

Das DMS muss dabei genügend Konfigurationsmöglichkeiten bieten, damit der elektronische Workflow sämtliche Stationen der bisherigen Rechnungsprüfung und -bearbeitung abbilden kann. Mit bitfarm-Archiv DMS erhält der Kunde eine Workflowengine, die sich flexibel anpassen lässt, komplexe Szenarien mit Fallunterscheidungen, sequentiellen und parallelen Abläufen unterstützt und Eskalationsstufen realisieren kann.

QM-Workflows nach ISO 9001

Mit­hil­fe der in bit­farm-Archiv Enterprise in­te­grier­ten Work­flow-Funk­ti­onen las­sen sich auch die An­for­de­run­gen an ein Qua­li­täts­ma­nage­ment nach DIN EN ISO 9001 ff. im­ple­men­tie­ren. Da­zu wird ein Do­ku­ment wie ge­wohnt im Text­ver­ar­bei­tungs­pro­gramm er­stellt und di­rekt im DMS ab­ge­legt. Der Au­tor be­ar­bei­tet das Do­ku­ment mit der Funk­tion "Ori­gi­nal­da­tei be­ar­bei­ten". Er er­hält da­bei Un­ter­stüt­zung durch er­wei­ter­te ECM-Funk­ti­o­nen wie Ver­si­onie­rung und Check-In/-Out.

Ist seine Be­ar­bei­tung be­en­det, wird das Do­ku­ment au­to­ma­tisch ei­nem Prü­fer oder ei­ner Grup­pe von Prü­fern vorgelegt. Erfüllt der Entwurf die Erwartungen nicht, wird er mit Verbesserungs­vorschlägen zurück­gesendet. Der Vorgang wiederholt sich, bis das Dokument akzeptiert wird.

Geprüfte Dokumente können dann noch weitere Prozess durchlaufen, wie beispielsweise den der Freigabe und Veröffentlichung. Nach Freigabe und Veröffentlichung wird die ältere Version eines Dokuments im System ersetzt, sodass Benutzern immer nur das jeweils aktuelle Dokument angezeigt wird.