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Workflow Management mit bitfarm-Archiv

Dokumenten­gebundene elektronische Arbeitsprozesse

Ist eine elektronische Dokumenten­ablage gut organisiert und für alle Beteiligten logisch und nachvollziehbar aufgebaut, kann die Ablage und das Retrieval von Dokumenten schon nach kurzer Ein­arbeitungs­zeit wesentlich beschleunigt werden. Mit bitfarm-Archiv Dokumenten­management lassen sich Dokumenten­prozesse wie elektronische Rechnungs­prüfung oder Rechnungs­workflow, Vertrags­management und Beschaffungs­management optimieren. Zu den Prozessen, die durch den Einsatz eines DMS übersichtlicher, transparenter und effizienter gestaltet werden können, gehören außerdem Wieder­vorlagen im Personal­wesen, Freigabe- und Ver­öffentlichungs­prozesse von Dokumentationen und viele mehr.

Generelle oder selektive Dokumenten­verteilung


Dokumente lassen sich in bitfarm-Archiv manuell oder automatisch per Server­regel nach Inhalt, Kategorie / Ablage­ort, oder nach Feld­variablen und Benutzer­eingabe an die zu­ständigen Mit­arbeiter verteilen. Die Dokumenten­vorlage kann aber auch nach zeitlichen Kriterien erfolgen. So ermöglicht das lizenz­kosten­freie bitfarm-Archiv DMS unter anderem ein effektives Vertrags­management, indem es mögliche Kündigungs­termine von Verträgen auto­matisch ausrechnet und diese den zuständigen Mit­arbeitern recht­zeitig zur Prüfung vorlegt.

Informations­transparenz während der Bearbeitung


Die Funktion der Wieder­vorlage stellt jedem Mit­arbeiter automatisch die Dokumente zur Ver­fügung, die er zu be­arbeiten hat, inklusive des Arbeits­autrags. Dabei be­finden sich die Dokumente immer an der gleichen Stelle im Archiv, so dass sie von anderen Benutzern auch weiterhin gefunden und gelesen werden können. Erhält ein An­wender neue Dokumente zur Be­arbeitung in seine Auf­gaben­liste, wird er vom System auto­matisch benach­richtigt, selbst wenn er den DMS-Client nicht geöffnet hat.

Statusübersicht, Controlling & Dokumentation

Der aktuelle Stand der Bearbeitung eines Dokuments wird mithilfe von Status­feldern und -knöpfen dokumentiert. Zudem stehen verschiedene grafische Werkzeuge wie Notizzettel und Stempel zur Verfügung, um Dokumente mit Hinweisen zu versehen. Das System legt überdies zu jedem Dokument eine Historie an, die alle Bearbeitungs­schritte und Änderungen automatisch protokolliert.

Komplexe Workflow­kaskaden & parallele Prozesse


Ist die Bearbeitung durch einen Benutzer abgeschlossen, ermittelt bitfarm-Archiv den nächsten Bearbeiter und leitet das Dokument weiter, bis der vorgegebene Workflow beendet ist. Workflows können nicht nur für Einzel­nutzer, sondern auch auf Gruppen­ebene definiert werden. Hier bietet das System diverse Be­arbeitungs­modi, etwa kumulativ oder alternativ, um den Aufbau unter­schiedlichster Szenarien zu ermöglichen.

Erweiterte Business Lösungen


Gelegentlich kommt es vor, dass Aufgaben­stellungen nicht allein mit den vorhandenen Konfigurations­möglichkeiten des DMS umgesetzt werden können. Mithilfe seiner umfangreichen Schnitt­stellen und Scripting­möglichkeiten sowie der bitfarm-Archiv Toolbox, lässt sich mit bitfarm Archiv auch die Orchestrierung von komplexen Dokumenten­prozessen unter Einbeziehung bereits vorhandener Business-Anwendungen oder externer Prozess­ereignisse realisieren.So kann über einfache Script-Plugins gesteuert werden, dass neu hinzu­kommende oder veränderte Dokumente den Status eines assoziierten Dokuments entsprechend anpassen. Druckt man beispielsweise einen Abliefer­nachweis digital ins DMS und scannt später den unterschriebenen Nachweis ins System ein, erkennt dieses den Original­schein und markiert ihn automatisch als “erledigt”. Eine als Lese­zeichen gespeicherte Suche nach allen "nicht erledigten" Abliefer­nachweisen verschafft den Mitarbeitern einen Überblick über noch nicht ausgelieferte Sendungen. Durch ein entsprechendes Lesezeichen "nicht erledigt und älter als 5 Tage" lässt sich außerdem ein Eskalations­szenario realisieren.




bitfarm-Archiv Dokumenten­management skaliert insgesamt sehr flexibel. Es kann als einfaches Archiv­system betrieben werden, bei dem die meisten Funktionen abgeschaltet sind. Es kann aber als plattform­übergreifendes System für dokumenten­bezogene Informationen und deren Prozesse auch eine zentrale Position im Unternehmen einnehmen und damit zum wichtigen Bestand­teil eines Business Process Managements oder Product Lifecycle Managements werden.

Der Kunde erhält bei bitfarm-Archiv DMS immer die komplette Software. Er kann entscheiden, welche Funktionen er zu welchem Zeitpunkt nutzt. Das DMS wird häufig zunächst als reines Archivsystem eingeführt, um später, wenn die Anwender den Umgang mit dem DMS gewohnt sind, erweiterte Funktionen wie elektronische Workflows hinzuzunehmen und eine frühzeitige Archivierung einzuführen.



QM-Workflows nach ISO 9001

Mithilfe der in bitfarm-Archiv Enterprise integrierten Workflow-Funktionen lassen sich auch die Anforderungen an ein Qualitäts­management nach DIN EN ISO 9001 ff. implementieren. Dazu wird ein Dokument wie gewohnt im Text­verarbeitungs­programm erstellt und direkt im DMS abgelegt. Der Autor bearbeitet das Dokument mit der Funktion "Originaldatei bearbeiten". Er erhält dabei Unter­stützung durch erweiterte ECM-Funktionen wie Versionierung und Check-In/-Out.

Ist seine Bearbeitung beendet, wird das Dokument automatisch einem Prüfer oder einer Gruppe von Prüfern vorgelegt. Erfüllt der Entwurf die Erwartungen nicht, wird er mit Verbesserungs­vorschlägen zurück­gesendet. Der Vorgang wiederholt sich, bis das Dokument akzeptiert wird.

Geprüfte Dokumente können dann noch weitere Prozess durchlaufen, wie beispielsweise den der Freigabe und Veröffentlichung. Nach Freigabe und Veröffentlichung wird die ältere Version eines Dokuments im System ersetzt, sodass Benutzern immer nur das jeweils aktuelle Dokument angezeigt wird.

Eingangsrechnungs-Workflow

Die Erfassung und automatische Verteilung von Eingangsrechnungen zählt zu den klassischen Workflows des elektronischen Dokumentenmanagements und bildet für viele Unternehmen den Einstieg in die DMS-basierte Organisation von Dokumentenprozessen. Die Vorteile liegen auf der Hand.

  • Dokumente bleiben für alle verfügbar – auch während der Bearbeitung
  • Kürzere Bearbeitungszeiten
  • Weniger verlorene Dokumente
  • Einsparungen zum Beispiel durch Einhaltung von Skontofristen
  • Wegfall von Verteilerkopien
  • Kontrolle und Transparenz

Das DMS muss dabei genügend Konfigurationsmöglichkeiten bieten, damit der elektronische Workflow sämtliche Stationen der bisherigen Rechnungsprüfung und -bearbeitung abbilden kann. Mit bitfarm-Archiv DMS erhält der Kunde eine Workflowengine, die sich flexibel anpassen lässt, komplexe Szenarien mit Fallunterscheidungen, sequentiellen und parallelen Abläufen unterstützt und Eskalationsstufen realisieren kann.

Informationen und Vorführung

Für weitere Informationen und Vorführung vor Ort oder Online-Präsentation mit praktischen Beispielen, schreiben Sie uns eine E-Mail: info@bitfarm-archiv.de oder rufen Sie uns an: 0271/31396-0