Workflow Management mit bitfarm-Archiv
Dokumentengebundene elektronische Arbeitsprozesse
Ist eine elektronische Dokumentenablage gut organisiert, für alle Beteiligten logisch und nachvollziehbar aufgebaut, kann die Ablage und die Abfrage von Dokumenten schon nach kurzer Einarbeitungszeit wesentlich beschleunigt werden. Mit bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement lassen sich Workflows (= Dokumentenprozesse) wie elektronische Rechnungsprüfung, Vertragsmanagement und Beschaffungsmanagement optimieren.
Zu den Prozessen, die durch den Einsatz eines DMS übersichtlicher, transparenter und effizienter gestaltet werden können, gehören außerdem Wiedervorlagen im Personalwesen, Freigabe- und Veröffentlichungsprozesse von Dokumentationen und viele mehr.
Der Kunde erhält bei bitfarm-Archiv DMS immer die komplette Software. Er kann entscheiden, welche Funktionen er zu welchem Zeitpunkt nutzt. Das DMS wird häufig zunächst als reines Archivsystem eingeführt, um später, wenn die Anwender den Umgang mit dem DMS gewohnt sind, erweiterte Funktionen wie Workflow Management hinzuzunehmen.
Rechnungsworkflow
Die Erfassung und automatische Verteilung von Eingangsrechnungen zählt zu den klassischen Workflows des elektronischen Dokumentenmanagements und bildet für viele Unternehmen den Einstieg in die DMS-basierte Organisation von Dokumentenprozessen. Die Vorteile liegen auf der Hand.
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Dokumente bleiben für alle verfügbar – auch während der Bearbeitung
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Kürzere Bearbeitungszeiten
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Weniger verlorene Dokumente
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Einsparungen zum Beispiel durch Einhaltung von Skontofristen
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Wegfall von Verteilerkopien
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Kontrolle und Transparenz
Das DMS muss dabei genügend Konfigurationsmöglichkeiten bieten, damit der elektronische Workflow sämtliche Stationen der bisherigen Rechnungsprüfung und -bearbeitung abbilden kann. Mit bitfarm-Archiv DMS erhält der Kunde eine Workflowengine, die sich flexibel anpassen lässt, komplexe Szenarien mit Fallunterscheidungen, sequentiellen und parallelen Abläufen unterstützt und Eskalationsstufen realisieren kann.
QM-Workflows nach ISO 9001
Mithilfe der in bitfarm-Archiv Enterprise integrierten Workflow-Funktionen lassen sich auch die Anforderungen an ein Qualitätsmanagement nach DIN EN ISO 9001 ff. implementieren. Dazu wird ein Dokument wie gewohnt im Textverarbeitungsprogramm erstellt und direkt im DMS abgelegt. Der Autor bearbeitet das Dokument mit der Funktion "Originaldatei bearbeiten". Er erhält dabei Unterstützung durch erweiterte ECM-Funktionen wie Versionierung und Check-In/-Out.
Ist seine Bearbeitung beendet, wird das Dokument automatisch einem Prüfer oder einer Gruppe von Prüfern vorgelegt. Erfüllt der Entwurf die Erwartungen nicht, wird er mit Verbesserungsvorschlägen zurückgesendet. Der Vorgang wiederholt sich, bis das Dokument akzeptiert wird.
Geprüfte Dokumente können dann noch weitere Prozess durchlaufen, wie beispielsweise den der Freigabe und Veröffentlichung. Nach Freigabe und Veröffentlichung wird die ältere Version eines Dokuments im System ersetzt, sodass Benutzern immer nur das jeweils aktuelle Dokument angezeigt wird.