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Workflow Management

Dokumentengebundene elektronische Arbeitsprozesse mit einem Workflow-Management-System

Ist eine elektronische Dokumentenablage gut organisiert und für alle Beteiligten logisch und nachvollziehbar aufgebaut, so ist ein wesentliches Ziel beim Betrieb eines Dokumentenmanagementsystems erreicht, da Ablage und Retrieval nach kurzer Einarbeitungszeit schon wesentlich schneller funktionieren, als mit den herkömmlichen Methoden.

Generelle oder selektive Dokumentenverteilung nach definierten Eigenschaften

Zur Vervollständigung beziehungsweise zur weiteren Optimierung können auch Dokumentenprozesse mit bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement auf vielfältige Art abgebildet werden. Sowohl manuell als auch automatisch per Serverregel lassen sich Dokumente anhand bestimmter Eigenschaften – sowohl nach Dokumenteninhalt, Kategorie / Ablageort aber auch nach Feldvariablen und User-(Pflicht-)Eingaben – an Mitarbeiter verteilen. Arbeitsaufgaben zu dem jeweiligen Dokument werden dabei gleich als Info mitgegeben.

Auch zeitgesteuerte Ereignisse können die Dokumentenvorlage bei einem Mitarbeiter oder einer vordefinierten Gruppe auslösen - bitfarm-Archiv rechnet zum Beispiel automatisch mögliche Kündigungstermine von Verträgen aus, legt die Verträge dann den jeweiligen Entscheidern rechtzeitig vor und realisiert so, zusammen mit umfangreichen Auswertungsmöglichkeiten, ein effektives Vertragsmanagement.

Informationstransparenz nicht erst nach Bearbeitungsende

Die systemeigene Dokumentenwiedervorlage ist der "Postkorb", der für jeden User separat die zu bearbeitenden Dokumente mit Arbeitsanweisungen vorhält. Dabei bleiben die Dokumente physikalisch immer an der gleichen Position, so dass sie trotz "Postkorb" von den anderen Usern gefunden und gelesen werden können – so die Berechtigungen entsprechend gesetzt sind. Erhält ein Benutzer neue Dokumente zur Bearbeitung in seine Aufgabenliste, so wird er automatisch darauf hingewiesen, selbst wenn er den DMS-Client nicht geöffnet hat.

Statusübersicht, Controlling und Dokumentation

Die Ergebnisse der Dokumentenbearbeitung werden anhand von Statusfeldern/-knöpfen dokumentiert – hiernach kann auch gezielt gesucht werden. In allen Fällen können Notizen ("Post-its"), Stempel und andere grafische Werkzeuge genutzt werden, um auf Besonderheiten aufmerksam zu machen. Sämtliche Bearbeitungsschritte werden detailliert in der Historie protokolliert, die zu jedem einzelnen Dokument automatisch vom System geführt wird.

Komplexe Workflowkaskaden und parallele Prozesse

Ist die Bearbeitung bei einem Benutzer beendet, ermittelt bitfarm-Archiv den nächsten Bearbeiter und legt das Dokument ggf. mit einem weiteren Arbeitsauftrag in dessen Postkorb, bis der Workflow beendet ist.

Workflows können nicht nur auf Einzeluser, sondern auch auf Gruppenebene definiert werden. Hier kennt das System unterschiedliche Bearbeitungsmodi, z. B. kumulativ oder alternativ, um den Aufbau unterschiedlichster Szenarien zu ermöglichen.

Erweiterte Business-Intelligenz

Gelegentlich kommt es vor, dass Aufgabenstellungen nicht allein mit den Konfigurationsmöglichkeiten des DMS realisiert werden können. Gerade dann, wenn es um die Orchestrierung der Dokumentenprozesse mit anderen Business-Anwendungen oder externen Prozessereignissen geht, spielt bitfarm-Archiv DMS seine Stärken mit den umfangreichen Schnittstellen und Scriptingmöglichkeiten, sowie der bitfarm-Archiv Toolbox voll aus.

Immer wieder wurde in der Vergangenheit mit diesen Mitteln bereits komplexe Business-Intelligenz realisiert - übrigens dank Open-Source Konzept Entwicklungen, die allen Kunden zur Verfügung stehen. So können über einfache Script-Plugins beispielswiese bei Ereignissen an einem Dokument Aktionen an anderen Dokumenten gesteuert werden. Beispiel: Ein Abliefernachweis wurde aus einer entsprechenden Anwendung ins DMS digital gedruckt. Tage später wird der unterschriebene, rückkommende Abliefernachweis ins Dokumentenmanagement eingescannt. Das DMS erkennt den dazugehörigen Originalschein und markiert diesen als "erledigt". Über eine passend angelegte und als Lesezeichen gespeicherte Suche nach allen "nicht erledigten" Abliefernachweisen haben die Anwender jederzeit den Überblick, welche Sendungen sich noch "auf der Straße" befinden. Über ein Lesezeichen "nicht erledigt und älter als 5 Tage" lässt sich ein Eskalationsszenario realisieren. In einem anderen Fall wird ein Produktionsplan freigegeben. Dadurch werden im DMS alle anderen Produktspläne als "veraltet" markiert und für die meisten Mitarbeiter ausgeblendet.

Dokumentenmanagement mit bitfarm-Archiv skaliert sehr flexibel. Es kann als kleines Archivsystem betrieben werden, bei dem die meisten Funktionen abgeschaltet sind. Es kann aber auch als plattformübergreifendes System für dokumentenbezogene Information und deren Prozesse im Unternehmen eine zentrale Position einnehmen und damit zum wichtigen Bestandteil eines Business Process Management, oder eines Product Lifecycle Management werden.

Der Kunde erhält bei bitfarm-Archiv DMS immer die komplette Software. Er kann entscheiden, welche Funktionen er zu welchem Zeitpunkt nutzt. Oft wird tatsächlich das DMS zunächst als reines Archivsystem am Ende der Dokumentenbearbeitungskette eingeführt, um später, wenn die Anwender den Umgang mit dem DMS gewohnt sind, erweiterte Funktionen wie elektronische Workflows hinzuzunehmen und eine frühe Archivierung einzuführen.

QM-Workflows nach ISO 9001

Mit Hilfe der in bitfarm-Archiv Enterprise integrierten Workflow-Funktionen lassen sich auch die Anforderungen an ein Qualitäts­management nach DIN EN ISO 9001 ff. implementieren. Ein Dokument wird mit einer Textverarbeitung erstellt und direkt im DMS abgelegt. Der Autor bearbeitet das Dokument mit der Funktion "Originaldatei bearbeiten". Er erhält dabei Unterstützung durch erweiterte ECM-Funktionen wie Versionierung und Check-In/-Out.

Ist seine Bearbeitung beendet, wird das Dokument automatisch einem Prüfer oder einer Gruppe von Prüfern vorgelegt. Wird das Dokument von diesen abgelehnt, geht es, ggf. mit Verbesserungsvermerken versehen, zurück zum Autor. Der Vorgang wiederholt sich, bis das Dokument akzeptiert wird.

Geprüfte Dokumente können dann noch in einen weiteren Prozess, zum Beispiel der Freigabe und Veröffentlichung gehen. Freigegebene und veröffentlichte Dokumente ersetzen dann das vorherige Dokument, so dass Benutzer z.B. aus der Produktion immer nur das aktuelle Produktionsdokument zu sehen bekommen.

Eingangsrechnungsworkflow

Das Scannen und automatische Verteilen von Eingangsrechnungen zählt zu den klassischen Workflows des elektronischen Dokumentenmanagements und bildet für viele Unternehmen den Einstieg in die DMS-basierte Verteilung von Dokumenten. Der Eingangspost-workflow oder auch der Rechnungsworkflow ist etwas, was sich in nahezu jedem Unternehmen als sinnvoll erweist und schnell die gewünschten Effekte bringt:

  • Zentrale Auffindbarkeit auch wärend der Bearbeitung
  • Kürzere Bearbeitungszeiten
  • Weniger verlorene Dokumente
  • Einsparungen zum Beispiel durch rechtzeitiges Skonto ziehen
  • Wegfall von Verteilerkopieen
  • Kontrolle und Transparenz

Das DMS muss dabei genügend Kofigurationsmöglichkeiten bieten, damit der elektronische Workflow sämtliche Details der bisherigen Rechnungsprüfung und -bearbeitung abbilden kann. Mit bitfarm-Archiv DMS erhält der Kunde eine flexible Workflowengine, welche hochgradig anpassbar ist, dabei auch komplexe Szenarien mit Fallunterscheidungen, sequentielle und parallele Abläufe unterstützt, mit Ausnahmesituationen zurechtkommt und Eskalationsstufen realisieren kann.

Informationen und Vorführung

Weitere Informationen und Vorführung vor Ort mit praktischen Beispielen beziehungsweise Online-Präsentation: E-Mail an info@bitfarm-archiv.de oder Telefon 0271/31396-0.