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Workflow Management

Dokumentengebundene elektronische Arbeitsprozesse

Ist eine elektronische Dokumentenablage gut organisiert und für alle Beteiligten logisch und nachvollziehbar aufgebaut, kann die Ablage und das Retrieval von Dokumenten schon nach kurzer Einarbeitungszeit wesentlich beschleunigt werden. Mit bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement lassen sich Dokumentenprozesse wie elektronische Rechnungsprüfung oder Rechnungsworkflow, Vertragsmanagement und Beschaffungsmanagement optimieren. Zu den Prozessen, die durch den Einsatz eines DMS übersichtlicher, transparenter und effizienter gestaltet werden können, gehören außerdem Wiedervorlagen im Personalwesen, Freigabe- und Veröffentlichungsprozesse von Dokumentationen und viele mehr.

Generelle oder selektive Dokumentenverteilung


Dokumente lassen sich in bitfarm Archiv manuell oder automatisch per Serverregel nach Inhalt, Kategorie / Ablageort, oder nach Feldvariablen und Benutzereingabe an die zuständigen Mitarbeiter verteilen. Die Dokumentenvorlage kann aber auch nach zeitlichen Kriterien erfolgen. So ermöglicht bitfarm-Archiv unter anderem ein effektives Vertragsmanagement, indem es mögliche Kündigungstermine von Verträgen automatisch ausrechnet und diese den zuständigen Mitarbeitern rechtzeitig zur Prüfung vorlegt.

Informationstransparenz während der Bearbeitung


Die Funktion der Wiedervorlage stellt jedem Mitarbeiter automatisch die Dokumente zur Verfügung, die er zu bearbeiten hat, inklusive des Arbeitsautrags. Dabei befinden sich die Dokumente immer an der gleichen Stelle im Archiv, so dass sie von anderen Benutzern auch weiterhin gefunden und gelesen werden können. Erhält ein Anwender neue Dokumente zur Bearbeitung in seine Aufgabenliste, wird er vom System automatisch benachrichtigt, selbst wenn er den DMS-Client nicht geöffnet hat.

Statusübersicht, Controlling & Dokumentation

Der aktuelle Stand der Bearbeitung eines Dokuments wird mithilfe von Statusfeldern und -knöpfen dokumentiert. Zudem stehen verschiedene grafische Werkzeuge wie Notizzettel und Stempel zur Verfügung, um Dokumente mit Hinweisen zu versehen. Das System legt überdies zu jedem Dokument eine Historie an, die alle Bearbeitungsschritte und Änderungen automatisch protokolliert.

Komplexe Workflowkaskaden & parallele Prozesse


Ist die Bearbeitung durch einen Benutzer abgeschlossen, ermittelt bitfarm-Archiv den nächsten Bearbeiter und leitet das Dokument weiter, bis der vorgegebene Workflow beendet ist. Workflows können nicht nur für Einzelnutzer, sondern auch auf Gruppenebene definiert werden. Hier bietet das System diverse Bearbeitungsmodi, etwa kumulativ oder alternativ, um den Aufbau unterschiedlichster Szenarien zu ermöglichen.

Erweiterte Business Lösungen


Gelegentlich kommt es vor, dass Aufgabenstellungen nicht allein mit den vorhandenen Konfigurationsmöglichkeiten des DMS umgesetzt werden können. Mithilfe seiner umfangreichen Schnittstellen und Scriptingmöglichkeiten sowie der bitfarm-Archiv Toolbox, lässt sich mit bitfarm Archiv auch die Orchestrierung von komplexen Dokumentenprozessen unter Einbeziehung bereits vorhandener Business-Anwendungen oder externer Prozessereignisse realisieren.So kann über einfache Script-Plugins gesteuert werden, dass neu hinzukommende oder veränderte Dokumente den Status eines assoziierten Dokuments entsprechend anpassen. Druckt man beispielweise einen Abliefernachweis digital ins DMS und scannt später den unterschriebenen Nachweis ins System ein, erkennt dieses den Originalschein und markiert ihn automatisch als “erledigt”. Eine als Lesezeichen gespeicherte Suche nach allen "nicht erledigten" Abliefernachweisen verschafft den Mitarbeitern einen Überblick über noch nicht ausgelieferte Sendungen. Durch ein entsprechendes Lesezeichen "nicht erledigt und älter als 5 Tage" lässt sich außerdem ein Eskalationsszenario realisieren.




bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement skaliert insgesamt sehr flexibel. Es kann als einfaches Archivsystem betrieben werden, bei dem die meisten Funktionen abgeschaltet sind. Es kann aber als plattformübergreifendes System für dokumentenbezogene Informationen und deren Prozesse auch eine zentrale Position im Unternehmen einnehmen und damit zum wichtigen Bestandteil eines Business Process Managements oder Product Lifecycle Managements werden.

Der Kunde erhält bei bitfarm-Archiv DMS immer die komplette Software. Er kann entscheiden, welche Funktionen er zu welchem Zeitpunkt nutzt. Das DMS wird häufig zunächst als reines Archivsystem eingeführt, um später, wenn die Anwender den Umgang mit dem DMS gewohnt sind, erweiterte Funktionen wie elektronische Workflows hinzuzunehmen und eine frühzeitige Archivierung einzuführen.



QM-Workflows nach ISO 9001

Mithilfe der in bitfarm-Archiv Enterprise integrierten Workflow-Funktionen lassen sich auch die Anforderungen an ein Qualitätsmanagement nach DIN EN ISO 9001 ff. implementieren. Dazu wird ein Dokument wie gewohnt im Textverarbeitungprogramm erstellt und direkt im DMS abgelegt. Der Autor bearbeitet das Dokument mit der Funktion "Originaldatei bearbeiten". Er erhält dabei Unterstützung durch erweiterte ECM-Funktionen wie Versionierung und Check-In/-Out.

Ist seine Bearbeitung beendet, wird das Dokument automatisch einem Prüfer oder einer Gruppe von Prüfern vorgelegt. Erfüllt der Entwurf die Erwartungen nicht, wird er mit Verbesserungsvorschlägen zurückgesendet. Der Vorgang wiederholt sich, bis das Dokument akzeptiert wird.

Geprüfte Dokumente können dann noch weitere Prozess durchlaufen, wie beispielweise den der Freigabe und Veröffentlichung. Nach Freigabe und Veröffentlichung wird die ältere Version eines Dokuments im System ersetzt, sodass Benutzern immer nur das jeweils aktuelle Dokument angezeigt wird.

Eingangsrechnungs-Workflow

Die Erfassung und automatische Verteilung von Eingangsrechnungen zählt zu den klassischen Workflows des elektronischen Dokumentenmanagements und bildet für viele Unternehmen den Einstieg in die DMS-basierte Organisation von Dokumentenprozessen. Die Vorteile liegen auf der Hand.

  • Dokumente bleiben für alle verfügbar – auch während der Bearbeitung
  • Kürzere Bearbeitungszeiten
  • Weniger verlorene Dokumente
  • Einsparungen zum Beispiel durch Einhaltung von Skontofristen
  • Wegfall von Verteilerkopieen
  • Kontrolle und Transparenz

Das DMS muss dabei genügend Konfigurationsmöglichkeiten bieten, damit der elektronische Workflow sämtliche Stationen der bisherigen Rechnungsprüfung und -bearbeitung abbilden kann. Mit bitfarm-Archiv DMS erhält der Kunde eine Workflowengine, die sich flexibel anpassen lässt, komplexe Szenarien mit Fallunterscheidungen, sequentiellen und parallelen Abläufen unterstützt und Eskalationsstufen realisieren kann.

Informationen und Vorführung

Für weitere Informationen und Vorführung vor Ort oder Online-Präsentation mit praktischen Beispielen, schreiben Sie uns eine E-Mail: info@bitfarm-archiv.de oder rufen Sie uns an: 0271/31396-0