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E-Mail Archivierung: Der Guide für ein revisionssicheres Aufbewahren in 2020

Das Wichtigste in Kürze

Inhalte

E-Mail Archivierung: Die Grundlagen

Was ist E-Mail Archivierung?

Die E-Mail Archivierung bezeichnet die langfristige und unveränderbare Speicherung von Mails, nachdem sie in den Postfächern von der jeweiligen Person bearbeitet wurde. 

Außerdem wird bei einer Mail-Archivierung bestimmt, dass originär digitale Daten in ihrer Ursprungsform unverdichtet aufzubewahren sind. Die elektronische Archivierung muss darüber hinaus revisionssicher sein.

Bei der Mail Archivierung verwaltet Microsoft Exchange zuerst die Verteilung der Nachrichten an das richtige Postfach. Im nächsten Schritt kann der Anwender dann entscheiden, ob er die integrierte Archivierung von Outlook benutzen oder auf eine revissionsichere Lösung zurückgreifen möchte.

E-Mail Archivierung

Warum E-Mail Archivierung?

Die Mail Kommunikation gehört in fast jedem Unternehmen zu einem festen Bestandteil vieler Mitarbeiter. Daher liegt der Gedanke auch nahe, dass die bearbeiteten Mails im Anschluss rechtssicher aufbewahrt werden müssen.

Seit Juli 2011 ist auch das Versenden von Rechnungen per unsignierter E-Mail erlaubt. Damit fallen viele Mails, wie auch geschäftliche E-Mails, unter das Handelsrecht und damit die gesetzlichen Vorgaben der Abgabenordnung (AO), der GoBD, der GoBS, GDPdU & Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). 

Die digitale E-Mail ist somit rechtlich dem Papierdokument gleichestellt. Darüber hinaus bietet die Mail Archivierung auch alle weiteren Vorteile, die durch die Arbeit mit einem DMS möglich sind. Beispielsweise müssen keine Verteilerkopien mehr erstellt werden und das Risiko von Dokumentenverluste wird minimiert.

Wie lange sind die Aufbewahrungsfristen bei der Archivierung von E-Mails?

Entscheidend für die Dauer der Aufbewahrungsfristen von E-Mails ist deren Inhalt. Es gelten hierbei die gleichen gesetzlichen Vorgaben, wie im Papierformat. Gemäß der Abgabenordnung des Bundesfinanzministeriums ist eine Frist von 6 Jahren bei folgenden beispielhaften Dokumenten vorgesehen*:

  • eingegangene Geschäftsbriefe
  • Mahnungen
  • angenommene Angebote

Mindestens 10 Jahre müssen wiederum folgende geschäftlichen Mails aufbewahrt werden*:

  • Rechnungen
  • Steuererklärungen
  • Inventare
  • Gewinn und Verlust Bilanz
  • Fahrtenbuch

* Quelle: Bundesministerium der Finanzen (2020). Die beschriebene Auflistung ist nicht vollständig und dient nur beispielhaft der Veranschaulichung. 

Aufbewahrungsfristen

E-Mail Archivierung: Die Praxis in Unternehmen

Wie funktioniert die E-Mail Archivierung in Microsoft Outlook?

Müssen Mails nicht rechtssicher archiviert werden, kann für die private Nutzung die native Archivierung von Outlook ausreichend sein. Outlook hat für standardmäßigen Ordner (Posteingang, etc.) eine automatische Archivierung mit verschiedenen Fristen. Der Posteingang wird beispielsweise 6 Monate lang automatisch archiviert.

Eine manuelle Archivierung von einzelnen Mails ist ebenfalls möglich. Hierbei muss zunächst ein Archivordner erstellt und im Anschluss per Rechtsklick der entsprechende Eintrag ausgewählt werden, sodass die relevanten E-Mails anschließend archiviert werden.

Wie archiviert man Mails mit einem Dokumentenmanagementsystem revisionssicher?

Dokumenten­management­systeme (DMS) und Enterprise­-Content­-Management­-Systeme (ECM) bieten hierzu Lösungen an. bitfarm-Archiv Dokumenten­management erlaubt beispielsweise die direkte Anbindung an Microsoft Outlook und bietet dort verschiedene Optionen, angefangen von der manuellen Archivierung durch den Benutzer bis hin zur vollständig automatischen Archivierung des ganzen Postfachs. Im folgenden Video zeigen wir Ihnen die Archivierung von Mails und weitere Möglichkeiten beim Dokumentenimport.

Auch für viele andere E-Mail Systeme gibt es Schnittstellen, welche die von der GoBS und der GDPdU geforderte revisionssichere Archivierung ermöglichen, so zum Beispiel Tobit David, Lotus Notes, Thunderbird, Kerio und viele andere. Auch POP3-Konten können mithilfe des bitfarm-Archiv POP3-Konnektors revisionssicher archiviert - und optional direkt über das DMS bearbeitet werden. 

Nimmt man beispielsweise ein POP3-Konto "rechnung@unternehmen.com" und teilt diese den Lieferanten als E-Mail Adresse für digitale Rechnungen mit, so können hier eingehende Rechnungen sofort je nach Lieferant an den zuständigen Sachbearbeiter zur Prüfung gereicht werden, um danach zur Buchhaltung zu gelangen. 

Der Eingangsrechnungs­workflow, welcher normalerweise mit Papier­rechnungen stattfindet, wird so auch für E-Mail Rechnungen 1:1 umgesetzt. Für das DMS spielt es letztlich ohnehin kaum eine Rolle, ob eine Rechnung als Papier eingescannt wurde, oder als PDF per E-Mail gekommen ist. Das DMS bietet darüber hinaus die Möglichkeit, eigene Rechnungen per E-Mail automatisiert zu versenden.

In 2 Schritten zur revisionssicheren E-mail Archivierung mit bitfarm-Archiv

Unser Open-Source DMS bitfarm-Archiv hat eine direkte Anbindung zu Outlook und fungiert als Add-In in der dazugehörigen Leiste. Für eine Mail Archivierung aus Outlook werden in der Regel nur folgende Schritte benötigt:

1. Auswahl zwischen einer automatischen oder manuellen Archivierung
2. Archivierung des Dokumentes im Client

Im ersten Schritt muss sich der Benutzer zwischen einer automatischen und manuellen Archivierung auswählen. Bei einer manuellen Archivierung kann dieser noch zusätzlich über weitere Optionen (Zielarchiv, etc.) entscheiden.

E-Mail Archivierung Schritt 1

Nach Betätigung von einer der beiden Schaltflächen wird die Mail direkt an das Dokumentenmanagementsystem gesendet. In bitfarm-Archiv werden diese standardmäßig in den Importer abgelegt. Hier hat der Benutzer dann die Möglichkeit, das Zielarchiv und weitere Optionen zu bestimmen.

Durch einen Klick auf den “Archivieren”-Button wird die Mail revisionssicher im Archiv gelagert. In Outlook ist diese automatisch markiert, sodass der Anwender auf einen Blick sieht, welche Mails bereits archiviert sind.

E-Mail Archivierung Schritt 2

Best Practices bei der Mail Archivierung

Häufig kommt es vor, dass nicht die ganze Mail im Archiv benötigt wird, sondern lediglich die beigefügten Anhänge. Hierbei bietet es sich an, auch nur diese zu archivieren, da dies laut GoBD auch hinreichend ist. Dadurch muss nicht die komplette Mail archiviert werden, womit verhindert werden kann, dass das DMS mit redundanten Dateien gefüllt wird. Ebenso erleichtert dies die zukünftige Suche im System, da nur die benötigten Daten archiviert werden.

In bitfarm-Archiv kann der Button “nur Anhänge” für genau diesen Zweck eingesetzt werden. Durch Anklicken der Schaltfläche werden automatisch alle Anhänge der ausgewählten Mail an das Dokumentenmanagementsystem gesendet.

Sollen hingegen nur einzelne Anhänge einer Mail archiviert werden, so kann dies mittels der manuellen Archivierung erfolgen. Dafür muss einmalig im dazugehörigen Reiter die Option “Attachments manuell auswählen” angeklickt werden. Im Anschluss öffnet sich unter jeder Mail automatisch ein Fenster, bei dem der Anhang ausgewählt werden kann, der auch ins Archiv gelangen soll. 

Manuelle E-Mail Archivierung

Welche weiteren Gründe sprechen für eine E-Mail Archivierung mit einem DMS?

Ein weiterer Vorteil der Archivierung von E-Mails ist die Entlastung des E-Mail Servers, da archivierte E-Mails nach einer Zeit dort gelöscht werden können und die Datenbanken der E-Mail Systeme dadurch nicht zu groß werden. Gerade von MS-Exchange kennt man das Phänomen, dass große Outlook-Postfächer oft relativ lange zum Öffnen brauchen.

Auch ist die Durchsuchbarkeit in Outlook nicht besonders gut, weder performant noch treffsicher. Dies kann ein Dokumenten­management­system besser und durchsucht dabei auch gleich die Anlagen der E-Mails.

Welche Probleme treten beim Thema Datenschutz und E-Mail Archivierung auf?

Ein Problem bei der Archivierung der gesamten E-Mails eines Unternehmens stellen private E-Mails dar, welche aus Gründen des Datenschutzes nicht archiviert werden dürften. Die exakte Filterung des Mailverkehrs zwischen privat und geschäftlich ist jedoch kaum möglich. 

Abhilfe schafft hier nur die selektive Archivierung durch den Anwender oder das generelle Verbot von privaten E-Mails im gesamten Unternehmen durch die Geschäftsleitung. Dann darf nämlich wieder alles archiviert werden - befindet sich jetzt noch eine private E-Mail darunter, liegt die Verantwortung dafür nicht mehr beim Unternehmer.

Trivia rund um das Thema E-Mails

  • Die erste E-Mail wurde 1971 von Ray Tomlinson an seinen zweiten PC gesendet, welcher direkt neben ihm war

  • Ca. 2,8 Millionen E-Mails werden pro Sekunde weltweit versendet

  • Im Durchschnitt wird das eigene E-Mail Postfach 15 mal am Tag überprüft

  • 86 % aller befragten Unternehmer gaben an, dass E-Mails aufgrund ihrer eindeutigen Rechtslage das bevorzugte Kommunikationsmittel sind

  • Im Jahre 2019 waren fast 60% aller globalen Mails Spam

Weiterführende Literatur: Quellen und interessante Links

Sind Sie an weitere Informationen rund um das Thema E-Mail Archivierung interessiert?

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