Neue GoBD in Kraft
BMF nimmt Stellung zur Praxis der digitalen Archivierung
Seit 01.01.2015 gelten die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ kurz GoBD vollumfänglich. Darin stellt das Bundesministerium für Finanzen einige Sachverhalte klar, die in der Vergangenheit oft für Irritationen rund um das Thema digitale Archivierung gesorgt haben.
Das wichtigste zuerst: Die E-Mail Archivierung wurde genauer spezifiziert. Nur noch E-Mails mit geschäftsrelevanten Dokumenten müssen archiviert werden. Wobei auch hier die E-Mail selbst nicht archiviert werden muss, sondern nur das mit ihr übermittelte Dokument.
Papierdokumente dürfen nach dem Scannen vernichtet werden
Ebenfalls wurde ausdrücklich klargestellt: Papierdokumente dürfen nach dem Einscannen in ein revisionssicheres Archivsystem vernichtet werden, wenn nicht andere Vorschriften dagegenstehen. Auf die Notwendigkeit einer Verfahrensdokumentation wurde allerdings in diesem Zusammenhang auch noch einmal hingewiesen, genauso wie darauf, dass Zertifikate – gleich welcher Form – vor den Finanzbehörden keine Wirkung entfalten. Auch von den Finanzbehörden werden keine Zertifikate erteilt. Eine einmal ohne Beanstandung erfolgte Prüfung sollte nicht als „Persilschein“ für zukünftige Prüfungen verstanden werden.
Zum Scannen von Papierdokumenten, der weiteren Bearbeitung, sowie zu Art und Umfang der Verfahrensdokumentation finden sich in der neuen GoBD einige dezidierte Handlungsanweisungen. Das eingescannte Dokument ersetzt das Papierdokument vollständig, mit allen sich daraus ergebenden Konsequenzen.
Aus dem Inhalt
(9.3 / 136)
Papierdokumente werden durch den Scanvorgang in elektronische Dokumente umgewandelt. Das Verfahren muss dokumentiert werden. Der Steuerpflichtige sollte daher eine Organisationsanweisung erstellen, die unter anderem regelt:
- wer scannen darf
- zu welchem Zeitpunkt gescannt wird (z. B. beim Posteingang, während oder nach Abschluss der Vorgangsbearbeitung)
- welches Schriftgut gescannt wird
- ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist
- wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit und
- wie die Protokollierung von Fehlern zu erfolgen hat
(9.3 / 137)
- Eine vollständige Farbwiedergabe ist (nur) erforderlich, wenn der Farbe Beweisfunktion zukommt.
(9.3 / 138)
- Eine elektronische Signatur ist nicht erforderlich
(9.3 / 139)
- Nach dem Einscannen darf die weitere Bearbeitung nur noch auf dem digitalen Dokument erfolgen.
Fazit
Die GoBD verliert sich nicht in theoretischen Ausführungen mit schwammigen Auslegungsmöglichkeiten, sondern liefert klare Aussagen, direkt umsetzbare Anweisungen und sogar einige praktische Beispiele, wie digitale Archivierung korrekt eingesetzt wird. Dies macht allen Beteiligten – DMS-Herstellern, Beratern und auch Prüfern - das Leben leichter und bietet den anwendenden Unternehmen mehr Rechtssicherheit. Für Nutzer der bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement Enterprise-Version ändert sich durch die GoBD technisch nichts. Organisatorisch kann die Vorgehensweise bei der E-Mail Archivierung neu bewertet werden, denn eine vollständige Archivierung aller E-Mails ist nun nicht mehr vorgeschrieben.
- GoBD.pdf - Der komplette Schriftsatz zum Nachlesen.