FAQ

Frequently Asked Questions – Häufig gestellte Fragen

In den FAQ finden Sie zu vielen Aspekten von bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement erste Informationen. Werden Ihre Fragen in der FAQ nicht beantwortet, wird Ihnen gerne per E-Mail (info@bitfarm-archiv.de) oder telefonisch (0271 / 31 396 - 0) weitergeholfen.

Häufig gestellte Fragen

  1. Ist bitfarm-Archiv DMS als Open-Source Software komplizierter als andere "closed Source" DMS/ECM Systeme?
  2. Wo liegen die Vorteile des Open Source Konzeptes?
  3. Gibt es bei lizenzkostenfreier Software überhaupt Garantie bzw. Gewährleistung?
  4. Muss man Programmierkenntnisse besitzen, um mit der GPL- oder der Enterprise-Version arbeiten zu können?
  5. Dauert eine DMS-Einführung mit bitfarm-Archiv DMS länger als bei anderen Systemen?
  6. Der Sitz des Supports und der Entwicklung von bitfarm-Archiv DMS ist in Siegen/NRW. Wie stellt die bitfarm GmbH bei weiter entfernten Kunden einen zeitnahen Support bzw. ein SLA sicher?
  7. Was unterscheidet bitfarm-Archiv DMS von Mitbewerbern?
  8. Warum bietet bitfarm-Archiv kein DMS-Laufwerk an, wie einige andere Anbieter?
  9. Können Dokumente aus anderen DMS-/Archivsystemen nach bitfarm-Archiv übernommen werden?
  10. Was sollte bei einer DMS-Einführung beachtet werden?
  11. Wie skalierbar ist die Lösung?
  12. Welche Plattformen werden unterstützt?
  13. Wo nützt mir eine solche Software etwas? Für wen lohnt sich der Einsatz eines DMS?
  14. Wie sieht es mit dem ROI (Return on Invest) bei bitfarm-Archiv aus?
  15. Welche Empfehlungen gelten für einen Server?
  16. Welche Scanner empfiehlt bitfarm?
  17. Mit welchen E-Mail und Fax-Systemen arbeitet das bitfarm-Archiv DMS zusammen?
  18. Kann ich in bitfarm-Archiv auch meine Kontakte und Termine verwalten?
  19. Bietet bitfarm-Archiv auch eine Weboberfläche?
  20. Arbeitet bitfarm-Archiv auch mit Office-Systemen zusammen?
  21. Wie sieht die Zusammenarbeit mit ERP-/ PPS- / CRM- und sonstigen wichtigen betrieblichen Softwaresystemen aus?
  22. Arbeitet bitfarm-Archiv mit DATEV zusammen?
  23. Können CAD-Zeichnungen im DMS abgelegt werden?
  24. Gibt es eine Übersicht über sämtliche vom Dokumentenmanagementsystem unterstützen Dateiformate?
  25. Kann ich aus meinem ERP direkt die Dokumente eines Vorgangs angezeigt bekommen?
  26. Ist bitfarm-Archiv revisionssicher?
  27. Kann ich meine Originalbelege vernichten, wenn ich ein Archivsystem einsetze?
  28. Wie finde ich meine Dokumente später wieder?
  29. Kann ich die Software selbst installieren?
  30. Welche Dienstleistungen bietet die bitfarm GmbH an und was wird empfohlen?
  31. Können Dokumente auf selbsttragende Archive exportiert werden?
  32. Kann ich Dokumente löschen?
  33. Wie sieht das Berechtigungskonzept aus?
  34. Welche Möglichkeiten gibt es zur Administration?
  35. Wie unterstützt bitfarm-Archiv DMS das Controlling?
  36. Wie werden Abläufe automatisiert? Was ist ein Workflow?
  37. Gibt es fertige Business-Templates?
  38. Gibt es eine Dublettenprüfung?
  39. Können Dokumente auch "in Masse" verarbeitet werden?
  40. Erhalte ich eine Nachricht, wenn neue Dokument im DMS für mich bereitliegen?
  41. Beherrscht bitfarm-Archiv eine Volltextsuche?
  42. Welche Möglichkeiten zur Verschlagwortung / Klassifizierung gibt es?
  43. Kann auch automatisch klassifiziert werden?
  44. Wie kann ich Papierdokumente, z.B. den Posteingang möglichst effektiv erfassen?
  45. Unterstützt das System mehrere Mandanten?
  46. Kann man mit bitfarm-Archiv DMS eine Versionierung aufbauen?
  47. Werden das 4-Augen-Prinzip und ISO-9001-Workflows unterstützt?
  48. Können Dokumentenlisten als Auswertung in Excel ausgegeben werden?
  49. Kann man die Oberfläche individuell anpassen?
  50. Kann man zu den elektronischen Dokumenten weitere Informationen wie z.B. Notizen erfassen?
  51. Welche Kosten entstehen bei Einführung des Systems?
  52. Gibt es eine Demo-Version?
  53. Welche Funktionen enthält die Enterprise-Version, die die GPL-Version nicht enthält?
  54. Wie erhalte ich die GPL- bzw. Enterprise-Version?
  55. Welche Unterstützung bietet die bitfarm GmbH für die GPL- bzw. Enterprise-Version?
  56. Seit wann wird bitfarm-Archiv entwickelt?
  57. Welche Lizenzkosten fallen für die Enterprise-Version an?
  58. Die OCR-Leistung der GPL-Edition ist ja nicht so besonders gut und sehr langsam. Ist dies in der Enterprise-Version besser?
  59. Ist es möglich, mit bitfarm-Archiv einen automatischen, elektronischen Rechnungsversand zu realisieren?
  60. Je mehr wir uns mit dem Thema DMS/ECM befassen, desto interessanter wird es für unser Haus. Sollten wir nicht gleich eine "ausgewachsene" Lösung anschaffen, statt eines Open-Source DMS?
  61. Gibt es eine Einzelplatz-Version?
  62. Ist es möglich, von einem anderen DMS auf bitfarm-Archiv umzusteigen?
  63. Ist es möglich, von bitfarm-Archiv auf ein anderes DMS umzusteigen?
  64. Welche Leistungen umfasst der Enterprise-Softwaresupport?
  65. Bei der Installation der GPL-Version tauchen kyrillische Schriftzeichen auf, die mich verunsichern. Was steckt dahinter?


Fragen & Antworten

  1. Ist bitfarm-Archiv DMS als Open-Source Software komplizierter als andere "closed Source" DMS/ECM Systeme?

    Dies wird gelegentlich angenommen, ist aber nicht zutreffend. bitfarm-Archiv DMS wird als sofort einsatzbereite Software geliefert. Niemand muss dazu erst einen Kompiler bedienen oder ähnliches. Für die Konfiguration gibt es praktische Tools und grafische Oberflächen. Das Benutzerinterface wurde sogar schon mehrfach für seine intuitive Bedienbarkeit ausgezeichnet.

    Allerdings bietet bitfarm-Archiv DMS viele Konfigurationsmöglichkeiten und deckt damit fast alle Anforderungen an professionelles Dokumentenmanagement im Unternehmen ab. Häufig gibt es sogar mehrere Wege, wie bestimmte Aufgaben mit dem DMS gelöst werden können. Hier den Überblick zu bewahren und die richtigen Register bei der Konfiguration der Dokumentenstrukturen und Prozesse zu ziehen ist nicht ganz einfach und erfordert ein grundlegendes Verständnis der Möglichkeiten des DMS. Dies gilt allerdings nicht nur für bitfarm-Archiv, sondern für alle DMS/ECM Systeme der Enterprise-Klasse.

    Natürlich bleibt die Möglichkeit, dank Source-Code Verfügbarkeit auch in die Programmierung einzugreifen, und das ist dann sicher auch kompliziert. Allerdings ist dies ja nur eine zusätzliche Möglichkeit, die closed Source Produkte gar nicht anbieten. Das es möglich ist, bedeutet bei bitfarm-Archiv nicht, dass es auch notwendig ist. 99% unserer Enterprise-Kunden nutzen das DMS ohne Eingriff in den Quellcode.

    Als ganz und gar nicht kompliziert, sondern im Gegenteil funktional und intuitiv zu bedienen zeigt sich das Benutzerinterface und wurde u.a. dafür sogar schon mehrfach ausgezeichnet.

  2. Wo liegen die Vorteile des Open Source Konzeptes?

    Auf der Kundenseite liegen die Vorteile des Open Source Konzeptes sicher zum einen im Fehlen von Lizenzkosten, was dem Gesamtsystem zu einer vergleichsweise überschaubaren, wirtschaftlichen Preisgestaltung verhilft. Nicht zu vernachlässigen ist aber auch, dass eine Open Source Software auch an sehr spezielle Anforderungen anpassbar ist. Dieser Vorteil verbessert die Zukunftssicherheit, "geht nicht" gibt es bei Open Source nicht. Außerdem ist der Kunde nicht auf "Gedeih und Verderb" an einen Anbieter gebunden. Mit entsprechenden IT-Fachkräften lässt sich das System notfalls auch ohne den Hersteller weiterführen.

    Das Open-Source Konzept schließt auch die Verwendung allgemein anerkannter, offener Standards für die Dokumentenspeicherung mit ein. So wird der Aufbau des digitalen Archivs zu einem nachhaltigen Gewinn, und nicht zu einer Einbahnstraße. Es ist jederzeit möglich, Dokumente und Metadaten in andere Systeme zu übernehmen oder zu überführen - bei vielen anderen Anbietern geht genau das nicht, weil dort proprietäre Containerformate verwendet werden, welche ohne die Software nicht mehr zu gebrauchen sind (was der Kunde übrigens meist leider erst nach Jahren merkt, wenn der Bedarf da ist). Auch hier also ein Punkt für die Zukunftssicherheit von Open-Source Systemen und bitfarm-Archiv DMS.

    Ein weiterer Vorteil liegt auf Seiten der Entwickler. Durch den Zugriff auf den weltweit stark gewachsenen Pool an Open-Source Softwarekomponenten braucht nicht jede Funktion neu entwickelt werden. Das Rad muss nicht ständig neu erfunden werden, denn viele Dinge gibt es bereits fertig zur direkten Verwendung. Das spart Ressourcen und macht aus dem Open-Source Konzept letzlich eine sehr wirtschaftliche und moderne Form der Softwareentwicklung. Dieser Vorteil in der Entwicklung wird letzlich zu einem Preisvorteil für den Kunden - durch das zwangsläufige Fehlen von Lizenzkosten.

    Auch bei der Qualitätssicherung gibt es Vorteile, da Open-Source Softwarekomponenten teilweise schon viele Jahre existieren und von vielen tausend Benutzern weltweit täglich eingesetzt werden. Fehler werden hier schnell entdeckt und an die Entwicklercommunity gemeldet. Dies ist ein transparenter, öffentlich einsehbarer Vorgang, genauso wie die Fehlerkorrektur und das Endergebnis. Das dabei sehr gute und leistungsstarke Software entsteht, sieht man beispielsweise bei der Datenbank MySQL, welche stabil, performat und wartungsarm inzwischen ein Standard geworden ist. Auch bitfarm-Archiv setzt (u.a.) auf MySQL.

    Die Sicherheit von Open-Source Software ist (zumindest theoretisch) höher, da das Verhalten des Programms, also was wirklich geschieht, von jedem Interessierten studiert werden kann. Open-Source Software ist eben nicht eine "Black Box", sondern man kann hineinschauen. Damit können Sicherheitsmängel oder sogar Hintertüren leichter erkannt (und behoben) werden, als bei geschlossenen Systemen.

    Als eine Folge der fehlenden Lizenzkosten ist ebenfalls noch anzumerken, das kurzfristige, "schnelle Geschäfte" für Open-Source Anbieter nicht interessant sein können, profitieren sie doch lediglich von Service- und Supportleistungen und damit zwangsläufig von einer eher langfristig ausgelegten, guten Kundenbeziehung.

  3. Gibt es bei lizenzkostenfreier Software überhaupt Garantie bzw. Gewährleistung?

    Bei lizenzkostenfreier Open Source gelten die gleichen Gesetze wie für jede andere Software auch. Das Produkthaftungsgesetz hat Gültigkeit, egal ob Lizenzkosten verlangt werden oder nicht. Ebenso verhält es sich mit der Gewährleistung. So werden sämtliche Fehler und Bugs im System umgehend behoben und den Kunden selbstverständlich kostenlose Patches und Updates zur Verfügung gestellt. Die bitfarm GmbH vergibt ebenfalls eine Garantie auf das Gesamtsystem, wenn es von einem bitfarm-Mitarbeiter oder einem entsprechend qualifizierten Partner installiert wurde.

  4. Muss man Programmierkenntnisse besitzen, um mit der GPL- oder der Enterprise-Version arbeiten zu können?

    Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich, wenn man mit dem DMS arbeiten will. Sämtliche Funktionen stehen in Form von grafischen Menüs zur Verfügung und sind fertig entwickelt. Die Software kann "Out of the Box" installiert und dann sofort eingesetzt werden. Auch auf Seiten der Administration werden keinerlei Programmierkenntnisse erwartet. Programmierarbeiten wären allenfalls erforderlich, wenn spezielle Anpassungen durchzuführen wären. Dazu gibt es die Möglichkeit, Plugins als releasefeste Programmbestandteile beispielsweise als Scripte einzufügen. Alle Funktionen, die aber auf dieser Webseite und den entsprechenden Dokumentationen und Begleitmaterialen entnommen werden können, sind hingegen fertig entwickelt und werden im Gesamtpaket zur Verfügung gestellt.

  5. Dauert eine DMS-Einführung mit bitfarm-Archiv DMS länger als bei anderen Systemen?

    Die DMS-Einführung dauert bei bitfarm-Archiv DMS bei gleichen Anforderungen nicht länger, als bei anderen Dokumentenmanagementsystemen. Allenfalls dadurch, dass bitfarm-Archiv DMS durch die lange Entwicklungsarbeit "an den Kundenanforderungen entlang" inzwischen eine Menge nützlicher Funktionen bietet, kann es sein, dass die Anforderungen währenddessen wachsen und die Möglichkeiten voll ausgeschöpft werden wollen. Je feiner die Abstimmung des Systems sein soll, desto mehr Zeit ist natürlich Anfangs erforderlich. Gut investierte Zeit, denn die feine Abstimmung erlaubt es, durch weitreichende Automatisierung und Anpassung z.B. der Menüs, jeden unnötigen Mausklick für den Anwender zu beseitigen. Zeit also, die im Betrieb dann vielfach gespart werden kann. Die einfache und intuitive, typische Windows-Programmoberfläche reduziert den Schulungsaufwand, so dass vielleicht insgesamt sogar schon bei der Einführung ein Zeitvorteil für bitfarm-Archiv DMS resultiert. Außerdem ist die Aufgabenverteilung zwischen bitfarm und dem Kunden flexibel anpassbar - hier können z.B. bei aktiver Beteiligung der IT-Abteilung des Kunden weiter Zeit und Kosten gespart werden, jeweils ganz nach Wunsch und Vorstellung des Auftraggebers.

    Bei allen DMS-Projekten ist überdies das Ziel, den besten Weg zwischen strukturiertem, analytischem Vorgehen, also einer strikten Vorab-Planung einerseits, und einer eher pragmatischen Herangehensweise mit Konfiguration auf Basis von eher kurz gehaltenen Meetings als "educated guess" und weiterer Verfeinerung im folgenden Anwendertests zu finden. So werden bei bitfarm-Projekten für kleinere Unternehmen nicht unbedingt Tage in die Theorie gesteckt, sondern eher relativ schnell eine aus Erfahrung "gute" Konfiguration erstellt, welche dann über praktische Probeläufe getestet und verfeinert wird. Entscheidend ist hier natürlich vor allem die Erfahrung des Beraters vor Ort, welcher sich mit dem DMS einerseits und typischen Anforderungen andererseits auskennt und so schnell zu guten Lösungen kommt. Die bitfarm GmbH verfügt am Stammsitz in Siegen über entsprechendes Personal und ermöglicht die schnelle und zielgerichtete Umsetzung von DMS-Vorhaben bei überschaubarem Zeit- und Kostenaufwand.

    Bei Mittelständlern oder in der Hochtechnologie hingegen liegt die Gewichtung eher auf ingenieursmäßiger, planerischer Tätigkeit und entsprechender Projektierung, allein weil die Anforderungen komplexer werden. Eine enge Verzahnung zwischen dem bitfarm-Berater vor Ort und den Projektverantwortlichen ist hier genauso erforderlich wie umfangreicher Know-how Transfer unter den Partnern. Entsprechende Projekte der Vergangenheit dokumentieren hier ebenfalls die Kompetenz des bitfarm-Teams.

  6. Der Sitz des Supports und der Entwicklung von bitfarm-Archiv DMS ist in Siegen/NRW. Wie stellt die bitfarm GmbH bei weiter entfernten Kunden einen zeitnahen Support bzw. ein SLA sicher?

    Bei bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement werden hauptsächlich Software-Fernwartungsmöglichkeiten eingesetzt, um den Support für das DMS zu leisten. Dabei stehen auf der einen Seite bitfarm-eigene Tools zur Verfügung, so dass der Kunde hier keine zusätzlichen Investitionen tätigen muss. Auf der anderen Seite nutzt bitfarm natürlich auch andere Möglichkeiten, sollte der Kunde spezielle Wünsche und Richtlinien haben. So kann ein bitfarm-Berater/Techniker in wenigen Sekunden virtuell vor Ort sein und Support leisten. Bitfarm verfügt über einen entsprechenden Pool von Support-Mitarbeitern, so dass spezielle SLA und Vereinbarungen mit dem Kunden stets eingehalten werden können. Ein Besuch vor Ort findet somit meist notwendigerweise nur ein mal für einige Tage bei der Einführung des Systems statt, wobei der Kunde jederzeit später auch wieder auf Wunsch vor Ort statt per Fernzugriff Unterstützung erhält.

  7. Was unterscheidet bitfarm-Archiv DMS von Mitbewerbern?

    Sicher zum einen der Open-Source-Entwicklungsgedanke. Dadurch entsteht auf der Kostenseite ein wirtschaftlich anzuschaffendes und zu betreibendes System. Open Source bringt auch Zukunftssicherheit durch Anpassungsmöglichkeiten und offene Standards (nicht offen im Hinblick auf "ungeschützt", natürlich bestehen Sicherheitsmechanismen, Passwortschutz etc.). Anpassungsmöglichkeiten ist ein weiterer Unterscheidungspunkt, das bitfarm-Archiv DMS bietet viele Funktionen, die teilweise weit über die Möglichkeiten anderer Systeme hinausgehen. Das ist dann wichtig, wenn man die ersten Schritte mit einem DMS getan und dessen Nützlichkeit erkannt hat, wenn also der Wunsch nach weiteren Einsatzbereichen wächst.

    Automatisierbarkeit zielt mit in diesen Bereich, hier ist mit bitfarm-Archiv DMS sehr viel möglich (Datenmanagement, Outputmanagement, Information-management). Vor allem muss aber vielleicht die einfache Benutzeroberfläche des Viewers angesprochen werden, der intuitiv bedienbar ist, als typische Windows-Applikation von den meisten Benutzern sofort verstanden wird und mit schnellen Suchzeiten und direkter Dokumentendarstellung aller möglichen Formate, ohne störende Unterfenster, zu gefallen weis. Da Schulungskosten minimiert und schnell eine hohe Benutzerakzeptanz erreicht wird, können DMS-Projekte schnell erfolgreich werden. In vielen Projekten überzeugt auch die leistungsstarke Volltextsuche im Google-Stil; ohne lange überlegen zu müssen tippt man ein, zwei Suchbegriffe ein (auch Bestandteile) und schon hat man das Ergebnis. Die Omnipage OCR, der Marktführer bei den Texterkennungssystemen, der hier von bitfarm-Archiv eingesetzt wird, sorgt dabei für zuverlässiges Finden von Begriffen in gescannten Papierdokumenten. Digitale Dokumente, Office-Dateien, E-Mails, PDFs, etc. sind natürlich genauso einfach zu finden.

    bitfarm-Archiv richtet sich - vor allem mit der Enterprise-Edition - also an alle diejenigen, die eine ausgewachsene, professionelle und anpassungsfähige DMS-Unternehmenslösung zu überschaubaren Kosten suchen.

  8. Warum bietet bitfarm-Archiv kein DMS-Laufwerk an, wie einige andere Anbieter?

    Auch wenn vielfach damit geworben und die Einfachheit bzw. der fehlende Schulungsaufwand angepriesen wird: Aus unserer Sicht ist das DMS als Windows-Laufwerk als Lösung zu kurz gegriffen bzw. bietet nicht die notwendigen Funktionen an, wenn man ernsthaft elektronisches Dokumentenmanagement in einem Unternehmen betreiben will.

    bitfarm-Archiv setzt hingegen auf einen echten Client, den Viewer. Dieses Programm bietet in einer übersichtlichen und intuitiv zu bedienenden Oberfläche den direkten, visuellen Zugriff auf das Dokument und sämtliche dazugehörigen Daten, Verknüpfungen, Historie, Workflows etc. Jedes Dokument wird sofort sofort dargestellt, egal welches Format zugundeliegt. Es braucht nicht auf den Start einer Drittanbietersoftware gewartet zu werden, um das Dokument anschauen zu können. Das Browsen durch Dokumente, blättern durch Seiten, Zoomen und Navigieren im Dokument funktioniert dadurch schnell und flüssig. Dokumente können als Listen nach sämtlichen Metadaten sortiert werden, damit sich der Anwender auch in größeren Ergebnismengen optimal zurechtfindet. Mit nur zwei Klicks kommt der Anwender von einem Dokument auf alle Dokumente, welche bestimmte inhaltliche Bezüge zu diesem Dokument haben, z.B. zum gleichen Auftrag, Projekt oder Produkt gehören. Das Kontextmenü auf der rechten Maustaste bringt die häufig verwendeten Optionen zu Tage, Drag & Drop ist jederzeit möglich. Das alles in einer komplett anpassbaren Oberfläche, welche nahezu ohne das Öffnen von Unterfenstern auskommt. Dazu kommen ebenfalls direkt in der Hauptmaske verwendbare grafisch Werkzeuge wie z.B. die beliebten "Post-its". Und selbstverständlich die wichtigen Business-Funktionen als Schaltflächen direkt in der Hauptoberfläche. Ebenso Tastaturbedienbarkeit, jederzeit zum letzten Dokumet zurückspringen, Favoriten, Lesezeichen, Historie. So funktioniert ein DMS optimal für den Benutzer.

    Apropos Schulungsaufwand: Was nicht gebraucht wird, lässt sich natürlich ausblenden. Der Aufwand bei Anwenderschulungen richten sich nach dem, was die Anwender im DMS machen sollen. Für einfache Recherche und Betrachtung ist der Schulungsaufwand quasi null, da bitfarm-Archiv ähnlich wie eine Internet-Suchmaschine über eine universelle Volltextsuchmaske verfügt, welche auch gleich noch sämtliche andere verfügbare Metadaten mit durchsucht. Der Anwender braucht nur einen oder mehrere Begriffe, Zahlen etc. eingeben, und hat sofort seine Dokumente vor Augen.

    Es gibt übrigens doch ein DMS-Laufwerk in bitfarm-Archiv, nämlich den oder die Import-Ordner, welche man als Laufwerk mappen kann. Alles, was der Anwender (oder eine beliebige Automatik, z.B. Netzwerkscanner, Faxserver, etc.) dort abgelegt, wird automatisch in das DMS eingestellt. Daneben gibt es für andere Import-Aufgaben die Integration in die Windows-Kontextmenüs.

  9. Können Dokumente aus anderen DMS- / Archivsystemen nach bitfarm-Archiv übernommen werden?

    Die Übernahme von Dokumenten und Suchdaten (Metadaten) aus anderen DMS-Anwendungen ist mit bitfarm-Archiv dann möglich, wenn diese Fremdsysteme die Daten unverschlüsselt vorhalten. Bei den meisten bekannten Dokumentenmanagementsystemen trifft das zu, dennoch bitte dies im Vorfeld einmal spezifisch anfragen. In der Vergangenheit wurden bereits mehrfach Projekte von bitfarm oder einem qualifizierten Partner erfolgreich durchgeführt, bei denen auch die Migration der Dokumente und Metadaten aus elo, Easy, Docuware oder Hyparchiv nach bitfarm-Archiv notwendig war.

  10. Was sollte bei einer DMS-Einführung beachtet werden?

    Es ist schwierig, hier allgemeine Aussagen zu treffen, denn jedes Unternehmen arbeitet wieder etwas anders und die Anforderungen unterscheiden sich. Generell empfiehlt bitfarm, die DMS-Einführung in mehrere Schritte zu unterteilen. So wäre in einem mittelständischen Unternehmen zunächst einmal zu überlegen, welcher Bereich denn die höchste Priorität bekommen soll. Neben der abteilungsbezogen immer wieder mit spezifischen Anforderungen versehener Dateiablage und deren Workflows im Dokumenten­managementsystem, der unternehmensweiten E-Mail Archivierung könnte beispielsweise der Posteingang als erster Schritt in Richtung digitales Büro herhalten.

    Allein die Betrachtung aller Anforderungen an das Erfassen und den Workflow der Eingangspost (incl. Rechnungseingangsworkflow mit Buchhaltung usw.) ist, wenn man es gut machen will, schon so umfangreich, dass hieraus schnell ein mittleres Projekt entsteht und eine gewisse Zeit die volle Aufmerksamkeit erfordert. Ist das erste Vorhaben abgeschlossen, können dann weitere Unternehmensbereiche mit dem DMS versorgt werden. Dabei profitiert man aus den Erfahrungen des ersten Steps der DMS-Einführung. Außerdem lernen auch die Benutzer so das System nach und nach kennen und werden nicht gleich zu Beginn mit zu vielen Funktionen konfrontiert. Natürlich richtet sich eine solche Unterteilung immer auch nach der Unternehmensgröße, in einem 5-Personen Betrieb kann man sicher auch einen anderen Weg wählen.

    Bei Projekten mit entsprechendem Anspruch und Größenordnung sollte auf Seiten des Kunden als auch auf Seiten des Lieferanten ein Projektleiter benannt werden. Auf Seiten des Kunden sollte der Projektleiter eine Expertise über die (bisherigen) dokumentenbezogenen Abläufe im Unternehmen mitbringen, also möglichst aus dem Bereich Orga kommen. Sinnvoll ist es, gleich zu Beginn die zu erreichenden Ziele in schriftliche Form zu bringen, z.B. in Form eines Lastenheftes. bitfarm bietet dazu so genannte Workshops als Kick-off Meeting für die einzelnen Projektziele an, in denen die wesentlichen Projektziele erfasst werden, die Rollen der beteiligten Personen festgelegt wird, sowie Zeiträume, wichtige Milestones und die konkrete Vorgehensweise festgelegt werden.

    Der Weg vom gewohnten Papier zu digitalen Dokumenten ist in manchen Fällen schwierig, da jahrelang gewohnte Arbeitsweisen sich nun ändern sollen. In manchen Unternehmen wird daher zusätzlich auf eine dritte Kraft, eine im Change-Management erfahrene Unternehmensberatung mit entsprechendem Coaching zurückgegriffen, um den Sinn des Projekts für das Unternehmen richtig zu kommunizieren und die Motivation der Projektteilnehmer und der Anwender auch bei längeren und umfangreichen Projekten hoch zu halten.

    In den meisten Fällen und gerade bei kleineren Unternehmen ist jedoch eine eher pragmatische Herangehensweise hilfreich, bei der in einem kurzen Workshop nur die minimalen Projektziele festgelegt werden. Dies führt in der Regel schnell und ohne ausufernde Kosten zu guten Ergebnissen, auf die in weiteren Schritten aufgebaut werden kann.

  11. Wie skalierbar ist die Lösung?

    bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement ist eine hoch skalierbare DMS-Anwendung. Beschränkt wird der Speicherplatz der Dokumente lediglich durch den zur Verfügung stehenden Festplattenplatz, der aber heutzutage im Terabyte-Bereich liegt und somit Platz für viele Milliarden Dokumente bietet. Die Dokumente werden bei bitfarm-Archiv nicht in der Datenbank, sondern direkt auf dem Server gespeichert, so dass diese nur die Metadaten enthält und relativ klein bleibt. Dabei ist die Datenbank so aufgebaut, dass Sie nicht mit einer einzigen globalen Tabelle arbeitet, sondern mit Tabellen für jedes einzelne Archiv (Struktur im DMS). So können selbst bei sehr großen Dokumentenmengen immer noch Suchzeiten von wenigen Sekunden erzielt werden (sogar in der Volltextsuche!). Weiteres Merkmal der Software ist die Aufteilung des Servers in mehrere funktionale Einheiten (3-Tier Architektur), so dass eine optimale Lastverteilung auf mehrere Maschinen möglich ist. Es kann für die OCR-Funktion auch ein Rechencluster gebildet werden – auch das ist eine Standardfunktion des DMS die schnell eingerichtet werden kann. Bis zu einigen zehntausend Dokumenten können so täglich neu erfasst, indiziert und im DMS abgelegt bzw. archiviert werden. Die Anzahl der Benutzer, die mit dem DMS arbeiten können, skaliert währenddessen von kleinen Arbeitgruppen bis zu einigen tausend Benutzer umfassenden Konzernlösung. Dabei können auch mehrere Server konfiguriert werden, z.B. könnte bei verteilten Standorten jeder Standort mit einem eigenen Server ausgestattet werden.

  12. Welche Plattformen werden unterstützt?

    bitfarm-Archiv DMS benötigt auf der Serverseite einen Windows Server 2008, 2012 und 2016. Es muss der vollwertige Server mit GUI verwendet werden, eine "Core" Installation reicht nicht aus. Bei sehr kleinen Installationen (z.B. 5 Benutzer Büro) kann auch Windows 7 / 8 / 8.1 / 10 (alles 32- oder 64-bit) als "Server" eingesetzt werden. Linux kann als Datenbankserver für MySQL und mit Einschränkungen auch als Fileserver benutzt werden. Die Standardempfehlung lautet aber bei mittleren Installationen, einen handelsüblichen Server oder VM mit Windows-Betriebssystem einzusetzen. Linux ist dazu nicht erforderlich.

    Clientseitig wird ebenfalls Windows verwendet, alle Windows-Versionen ab 7 sind kompatibel. Der Client ist auch terminalserverfähig. Es gibt ab Herbst 2016 außerdem eine App, zunächst für Android, später für iOS, sowie eine Browserlösung.

  13. Wo nützt eine solche Software etwas? Für wen lohnt sich der Einsatz eines DMS?

    Ein Dokumentenmanagementsystem lohnt sich für jedes Unternehmen oder Institution, welche eine gewisse Menge an Dokumenten verwalten und bearbeiten müssen. Sei es nun klassische Handelsunternehmen mit Rechnungen und Lieferscheinen, oder Unternehmen, wo gemeinsam an Office-Dokumenten gearbeitet wird, aber auch Unternehmen, die Ihrer täglichen Informationsflut in Form von E-Mails etc. Herr werden wollen. Also überall dort, wo in Stückzahlen Dokumente entstehen, ankommen, abgelegt werden und diese nach Möglichkeit ohne lange Suchzeiten wieder auffindbar sein müssen. Ebenfalls interessant ist ein DMS in Unternehmen und Institutionen, wo eine bessere Transparenz der Vorgänge gewünscht ist. Unternehmens-Know-how den Mitarbeitern besser zugänglich machen zu wollen (Wissensdatenbank, Wissensmanagement) ist ein guter Grund für eine DMS-Einführung. Generell profitieren die meisten Unternehmen schon nach kurzer Zeit vom verbesserten Dokumentenhandling, denn die Anschaffungs- und Supportkosten sind bei bitfarm-Archiv DMS nicht hoch.

    Auch zur Umsetzung von Auflagen, wie Sie aus Compliance-Anforderungen, z.B. der ISO 9001 ff. entstehen, oder zur Einhaltung der Vorschriften der Finanzbehörden (Archivierungspflicht, Forderung: Digitale Archivierung von originär digitalen Dokumenten wie z.B. E-Mails), wird bitfarm-Archiv regelmäßig eingesetzt.

  14. Wie sieht es mit dem ROI (Return on Invest) bei bitfarm-Archiv aus?

    Die Investition in bitfarm-Archiv DMS rechnet sich erfahrungsgemäß sehr schnell, da die Anschaffungskosten relativ niedrig liegen und durch einfache und schnelle Bedienung ohne große Eingewöhnungszeit und Schulungsaufwand mit dem System gearbeitet werden kann. Fragen Sie eine Referenz an, wenn Sie konkrete Zahlen benötigen.

  15. Welche Empfehlungen gelten für einen Server?

    Je nach Anforderung, Anzahl der Benutzer und Anzahl der zu erwartenden Dokumente insgesamt und pro Tag neu hinzukommend skalieren die Anforderungen an einen Server. Bei kleinen Installationen muss der Server nicht viel besser ausgestattet sein, als ein handelsüblicher Büro-PC, wobei generell ein RAID-System (RAID 1, 5, 10), eine USV und eine Datensicherungseinrichtung unumgänglich sind und auch kein Vermögen mehr kosten. Bei mittleren Anforderungen sollten Industrie-Standard-Server mit u.U. Mehrkernprozessoren eingesetzt werden, in großen Installationen sind dann mehrere Server notwendig, um eine Lastverteilung zu erreichen. Auch mit Virtualisierung kann uneingeschränkt gearbeitet werden, wobei aus Performancegründen VMWare dem Microsoft HyperV vorzuziehen ist.

    Der verwendete Windows-Server muss eine Vollversion sein, welche mit GUI installiert wird. Ein Core-Server reicht nicht aus. Zu beachten ist auch, dass Windows-Script (WScript, vbs) funktionieren muss. bitfarm-Archiv DMS verwendet eine Reihe von Standardprogrammen, welche mit auf dem Server installiert werden müssen (z.B. Omnipage, Ghostscript, OpenOffice, MySQL). Gelegentlich können hier aus technischen Gründen nicht die neuesten Versionen verwendet werden. Unter Umständen sind dadurch Sicherheitsvorschriften von gemieteten bzw. gehosteten Servern (z.B. der Deutschen Telekom) nicht realisierbar.

    Grundlegende Voraussetzung für den Betrieb des DMS ist eine funktionierende Netzwerkverbindung und Namensauflösung aus allen beteiligten Computern. In der Enterprise-Version werden Port 3306 und Port 50000 TCP auf dem Server geöffnet. Dies muss bei ggf. vorhandenen Firewalls beachtet und konfiguriert werden. Weiterhin ist der Zugriff der Clients auf den Server per SMB notwendig. Dies muss ohne eine weitere Anmeldung möglich sein. Idealerweise wird dies durch eine Windows-Domäne realisiert. Etwas aufwendiger, aber auch möglich ist die Konfiguration einer Arbeitsgruppe. Dazu müssen dann alle Benutzer mit Kennwörtern sowohl auf den Clients, als auch auf dem Server angelegt werden.

    bitfarm-Archiv DMS ist für den Betrieb im lokalen Netzwerk (LAN) konzipiert. Ein Betrieb über das Internet ist möglich, muss aber in jedem Fall durch ein VPN abgesichert werden.

  16. Welche Scanner empfiehlt bitfarm?

    An einen Dokumentenscanner müssen folgende Anforderungen gestellt werden: Er muss vor Allem erst einmal eine gute Dokumentenqualität liefern können. Gute Dokumentenscanner passen Helligkeit / Kontrast dabei automatisch auf die jeweils zu scannende Vorlage an. Die Ergebnisse sind Dokumente, in denen selbst bei schwierigen Vorlagen die Schrift durchgehend Schwarz und der Hintergrund Weiß möglichst ohne störende Pixel erfasst wird. Es sollten die Einstellungen so gewählt werden, dass keine "Pixelraster" für Graustufen erzeugt werden, sondern entweder ganz schwarz oder weiß. Warum? So kann die Texterkennung, welche auf dem Server die Datenbank mit Suchbegiffen für das Dokument versorgt, ihren Job am Besten durchführen und man kann sich u.U. eine weitere Verschlagwortung sparen, weil man sich auf die Texterkennung verlassen kann.

    Dazu kommt, dass ein guter Dokumentenscanner Dokumente in Duplex erfassen können sollte, automatisch gerade ausrichtet und einen Papiereinzug hat, der auch einmal 50 Seiten oder mehr ohne Papierstau verarbeiten kann. Ein Ultraschall-Sensor zur Erkennung von aneinander "klebenden" Seiten sollte ebenfalls vorhanden sein, so dass die komplette Erfassung eines Dokuments stets sichergestellt ist. Die bitfarm GmbH hat einige Scanner getestet und kann die Geräte von Kodak und Fujitsu empfehlen. TWAIN-Scanner werden direkt vom DMS unterstützt, Netzwerkscanner können ebenfalls eingesetzt werden; diese haben ggf. einen Vorteil, weil sie zentral stehen und ohne PC genutzt werden können, andererseits sind hier nicht alle Funktionen des DMS verfügbar wie bei einem USB-Scanner, z.B. das direkte Scannen und Verschlagworten in einem Arbeitsgang mit dem Programmteil Manuscan.

  17. Mit welchen E-Mail und Fax-Systemen arbeitet das bitfarm-Archiv DMS zusammen?

    bitfarm-Archiv DMS unterstützt direkt MS-Outlook mit und ohne Exchange, E-Mail Archivierung direkt auf dem Exchange-Server, Lotus-Notes, Tobit David und viele andere Systeme (alle Systeme, die mit dem EML- oder MSG-Format arbeiten und dies exportieren können). Bei Faxsystemen werden Tobit Faxware/David und MS-Fax unterstützt, wobei auch andere Systeme direkt eingebunden werden können, die Faxe als PDF/TIF in einen vordefinierten Ordner speichern bzw. auf einen vordefinierten Drucker automatisch ausdrucken können.

  18. Kann ich in bitfarm-Archiv auch meine Kontakte und Termine verwalten?

    Jein. bitfarm-Archiv ist ein Dokumentenmanagementsystem und von seiner Konzeption her auf Dokumente als "Objekte" ausgelegt. Mit Dokumenten kann hingegen sehr viel getan werden, diese können z.B. auf Wiedervorlage gelegt werden, d.h. zu einem bestimmten Zeitpunkt werden diese wieder angezeigt. Kontakt können insofern auch verwaltet werden, als dass z.B. Visitenkarten eingescannt werden können. In diesen kann man dann Suchen bzw. Klassifizierungen vornehmen. Für Outlook/anderes Mailsystem wird auch automatisch eine .vcf-Datei erstellt. Allerdings sieht man hier schon, dass bitfarm-Archiv eher dafür konzipiert ist, mit entsprechenden Systemen eng zusammenzuarbeiten, aber nicht diese komplett abzulösen. Das Outlook oder andere Groupware-Systeme werden durch bitfarm-Archiv DMS also nicht ersetzt sondern ergänzt. Gleiches gilt für CRM- / PPS- und ERP-Systeme. Das DMS versteht sich als Informationsplattform, als "Unterbau" unter alle anderen betrieblichen Softwaresysteme. Dazu bietet es reichhaltige Schnittstellen, um die reibungslose Zusammenarbeit mit diesen Systemen zu gewährleisten.

  19. Bietet bitfarm-Archiv auch eine Weboberfläche?

    Eine Weboberfläche für bitfarm-Archiv befindet sich, genau so wie die App für Andriod und iOS zur Zeit noch in der Entwicklung. Im Sommer 2017 wird dieser Client zusammen mit Version 3.6 offiziell vorgestellt und ausgeliefert werden. Der Windows-Client wird dadurch jedoch nicht als primärer Client abgelöst. Grund: Das tägliche Arbeiten ist bei Webapplikationen nach wie vor sehr schwer und nicht mit einer schnellen und funktionalen Windows-Applikation vergleichbar. Für den Zugriff auf Dokumente unterwegs gibt es bereits jetzt den bitfarm-Archiv Offline-Viewer, mit dem auf Datenbankextrakten gearbeitet werden kann, die später rücksynchronisiert werden können. Für einen Online-Zugriff wird derzeit eine Terminalserver und/oder eine VPN-Lösung empfohlen.

  20. Arbeitet bitfarm-Archiv auch mit Office-Systemen zusammen?

    Ja, bitfarm-Archiv integriert sich direkt in MS-Office ab 2007 aufwärts, sowie in Open-Office / Libre Office. Über ein Icon / Ribbon in der Oberfläche lässt sich ein Dokument direkt in das DMS einstellen und dabei gleich klassifizieren bzw. einen Workflow starten. Aus dem DMS-Viewer heraus kann dann jederzeit das Dokument wieder in Office geöffnet werden.

  21. Wie sieht die Zusammenarbeit mit ERP-/ PPS- / CRM- und sonstigen wichtigen betrieblichen Softwaresystemen aus?

    Für die meisten gängigen betrieblichen Softwaresysteme bietet bitfarm-Archiv DMS eine komfortable Schnittstelle an. Das bedeutet, dass in diesen Systemen erzeugte Dokumente automatisch in das DMS übernommen und ebenfalls automatisch sortiert und klassifiziert werden. Möchte der Benutzer zu einem späteren Zeitpunkt Dokumente zu einem Vorgang, einem Kunden, einem Produkt etc. angezeigt bekommen, so kann er die Suche danach direkt aus dem betrieblichen Softwaresystem starten, in dem das entsprechende Datenfeld markiert und eine einfache Tastenkombination gedrückt wird. Ohne dass dabei große Anpassungsarbeiten erforderlich wären, lässt sich so das Konzept der "führenden Applikation" realisieren. Werden Informationen aus dem DMS in anderen Systemen benötigt, so sind auch Datenexporte in verschiedenen Standardformaten möglich.

    bitfarm-Archiv lässt sich darüber hinaus auch hervorragend und ohne großen Programmieraufwand mit anderen Systemen koppeln, um so dem Benutzer komfortable und umfassende Schnittstellen zum DMS z.B. innerhalb des ERP-Systems anzubieten. Wir unterstützen alle ERP- und Branchensoftwareanbieter gerne bei der Entwicklung. Zu einigen existieren bereits fertige Entwicklungen für das von bitfarm oder Partnern, darunter DMS-Schnittstellen für SAP, Sage, C-Logistic, Infor, PSD, Abacus, Microsoft Dynamics NAV und AX, MACS, GDI, KSR, AVERP, M3B, FuPa, JD Edwards, MR Micro, MIV, Winsolvenz, Datev u.a. für das Enterprise Dokumentenmanagementsystem

    Gelegentlich wird angeführt, das "DMS X" eine zertifizierte Schnittstelle zu "ERP Y" hat. Diese Zertifikate dienen meist der Bindung an ein bestimmtes Produkt und sollen einen geschlossenen Markt (mit nahezu freier Preisgestaltung) schaffen. Schaut man auf die genauen technischen Hintergründe so zeigen sich fast immer Lösungsmöglichkeiten, wie dies ohne großen Aufwand auch mit bitfarm-Archiv DMS realisiert werden kann. Treten Sie daher in Kontakt und nennen Sie uns die genauen Anforderungen.

  22. Arbeitet bitfarm-Archiv mit DATEV und anderen FiBu-Systemen zusammen?

    Es besteht die Möglichkeit, in bitfarm-Archiv DMS erfasste Daten an ein FiBu-System (z.B. DATEV) zu übergeben. Dazu werden standardisierte Austauschformate verwendet, wie z.B. xml, dbf, csv. Der Zugriff auf den eingescannten Beleg ist aus der FiBu per Tastenkombination möglich. Desweiteren können auch Daten aus dem FiBu-System an das DMS übergeben werden. In bestimmten Fällen können auch direkte Datenbankzugriffe über ODBC erfolgen. bitfarm-Archiv verfügt dazu über einen SQL-Mapper, welcher für Customizingaufgaben zum Einsatz kommt.

  23. Können CAD-Zeichnungen im DMS abgelegt werden?

    Das ist generell möglich. bitfarm-Archiv kennt verschiedene CAD-Formate, wie z.B. DWG, DWF, DXF, PLT, AKT, SLDPRT, SLDASM, SLDDRW und kann diese direkt im Viewer darstellen. Dazu ist auf den Arbeitsplätzen keine CAD-Installation oder CAD-Viewer erforderlich. Auch die Durchsuchbarkeit (Volltext) ist möglich, so kann z.B. nach Zeichnungsnummer etc. gesucht werden. Ein Klick auf "Originaldatei" öffnet dann die Zeichnung im CAD-System. Natürlich können Zeichnungen auch verschlagwortet und kategorisiert, sowie Projekten zugeordnet werden.

  24. Gibt es eine Übersicht über sämtliche vom Dokumentenmanagementsystem unterstützen Dateiformate?

    Das wären diese: CDR, EPS, AI, PSD, ZIP, RAR, 7Z, TIF, TIFF, PDF, JPG, BMP, GIF, PNG, HTML, HTM, TXT, XML, ASC, EML, MSG, SLDPRT, SLDASM, SLDDRW, ODT, ODS, ODG, ODP, ODF, OTT, OTP, OTS, OTG, SDW, SXW, STW, SDC, STC, SXC, SDD, STI, SXI, SXD, STD, SDA, SXM, SMF, VOR, AKT, PLT, CSV, XLS, XLT, XLSX, XLSM, XLTX, XLTM, DBF, VCF, DOC, DOT, DOCX, DOCM, DOTX, DOTM, RTF, PPT, PPTX, PPSX, PPS, ASC, DWG, DXF, DWF, PS, PCL, FAX, INI (Funktionsumfang der Enterprise-Version. In der GPL-Version fehlen einige Formate, insbesondere aus dem CAD-Bereich).

    Fehlt noch etwas? Bei hier nicht aufgeführten Formaten gibt es die Möglichkeit, deren Verarbeitung über ein Server-Plugin zu realisieren. Um für den bitfarm-Archiv eine Voransicht zu erhalten, wird ein Command-Line Tool benötigt, welches dieses Format in eines der bereits bekannten Formate umwandeln kann, z.B. PDF, TIF, etc. Dieses Command-Line Tool wird dann in den bitfarm-Archiv Server eingebunden und liefert ab sofort die Viewervorschau, sowie durchsuchbare Dokumente. Falls es kein Command-Line Tool für ein bestimmtes Format gibt, so kann dieses Format dennoch in das DMS eingestellt und z.B. Verschlagwortet werden. Es wird nur dann keine Vorschau und auch keine Volltextsuche zur Verfügung stehen. Das Suchen über die Zusatzfelder und das Öffnen der Originaldatei ist aber zu jedem Zeitpunkt möglich.

  25. Kann ich aus meinem ERP direkt die Dokumente eines Vorgangs angezeigt bekommen?

    Dokumente können direkt aus dem ERP aufgerufen werden. Der User markiert sein Suchkriterium im ERP einfach mit der Maus bzw. zieht einen Rahmen. Dann wird per Tastendruck die Suche ausgelöst. Die Anzeige der Suchtreffer erfolgt umgehend im DMS-Viewer.

    Dieser und andere Aufrufe können auch programmgesteuert erfolgen und als Knopf in das ERP-System an verschiedenen Stellen eingebunden werden. Voraussetzung ist, das ein Integrator für Ihr ERP-System dies einpflegt. Auch das Übertragen von Informationen aus Dokumenten an ERP-Systeme ist einfach realisierbar.

  26. Ist bitfarm-Archiv revisionssicher?

    Revisionssicherheit ist wichtig, damit Dokumente nicht mehr zwingend im Original aufbewahrt werden müssen. bitfarm-Archiv DMS enthält wirkungsvolle Mechanismen, die eine Veränderung eines gescannten oder gedruckten Dokumentes verhindern. So gibt es z.B. keine Löschfunktion im System (für revisionssichere Dokumente - bitfarm-Archiv kennt auch nicht-revisionssichere Dokumente und bietet hier eine Löschfunktion an). Auf Wunsch sind Soft-WORM Verfahren für die Speicherung auf Festplatten (empfohlen) oder Hard-WORM / UDO Jukeboxen nutzbar. In beiden Varianten kann die Revisionssicherheit gemäß GoBD für die Finanzbehörden mit einer Verfahrensdokumentation nachgewiesen werden.

  27. Kann ich meine Originalbelege vernichten, wenn ich ein Archivsystem einsetze?

    Ist das verwendete Archivsystem revisionssicher, so sind Belege auch in Ihrer ausschließlich digitalen Form vorsteuerabzugsberechtigt. Für eine Betriebsprüfung reichen dann ebenfalls die digitalen Unterlagen aus. Der Prüfer kann verlangen, dass ihm die Belege auf Anfrage herausgesucht werden, er kann diese selbst heraussuchen und er kann eine Datenüberlassung der Belege verlangen. bitfarm-Archiv DMS bietet alle Möglichkeiten, auch können selbsttragende Archive erzeugt und mitsamt einer Suchoberfläche auf CD / DVD übergeben werden.

    Unterscheiden muss man jedoch zwischen den fiskalisch relevanten und rechtlich relevanten Dokumenten. So müssen z.B. Verträge oder andere Dokumente, wo es auf eine Unterschrift ankommt, nach wie vor im Original aufbewahrt werden.

  28. Wie finde ich meine Dokumente später wieder?

    Das bitfarm-Archiv DMS bietet eine Fülle von Kategorisierungs- und Klassifizierungmöglichkeiten. Dokumente können manuell oder auch automatisch in "Lagerorte" und "Archive" sortiert werden. Diese sind in einer zentral vom Administrator gepflegten Baumstruktur angeordnet. Oft wird eine formale Struktur nach Unternehmen / Abteilung / Dokumenttyp definiert. Inhaltliche Bezüge der Dokumente zueinander werden über virtuelle Akten dargestellt. Diese "Verknüpfungen" verbinden Dokumente archivübergreifend und sind n-n Beziehungen. In jedem Archiv gibt es außerdem verschiedene, wiederum zentral definierbare Datenfelder, z.B. reine Text oder numerische Felder, Auswahlfelder, Datumsfelder und viele mehr. Hinzu kommen Statusinformationen zu den jeweiligen Dokumenten. Alle diese Datenelemente können zur Suche miteinander logisch kombiniert werden. Komplette Suchdefinitionen können außerdem als "gespeicherte Abfragen" vom User oder Administrator hinterlegt werden. "Last but not Least" steht eine sehr leistungsfähige Volltextsuche zur Verfügung, die sich ebenfalls in die Kombinatorik mit einbeziehen lässt. Über diese verschiedenen Methoden lässt sich mit etwas Übung schnell die gewünschte Information auf den Bildschirm bringen, das eigentliche Suchen übernimmt dabei der SQL-Server, so dass in einem Augenblick das Suchergebnis schon angezeigt wird.

  29. Kann ich die Software selbst installieren?

    Die GPL-Version kann man einfach herunterladen und installieren. Für die Enterprise-Version im Unternehmenseinsatz ist dies nicht vorgesehen, da hier deutlich mehr Parameter mit einspielen. Damit es keine Fehlkonfigurationen bis hin zu einem Datenverlust gibt, wird die Installation immer von bitfarm oder einem beauftragten Partnerunternehmen durchgeführt. Dafür gibt es dann auch eine Garantie auf das Gesamtsystem und natürlich den Support. Auch im Hinblick auf die Konzepte und Datenstrukturen ist eine Grundeinweisung in die Konfiguration, welche zusammen mit der Installation durchgeführt werden kann, dringend zu empfehlen. So wird vermieden, dass Konzepte falsch verstanden / angewendet werden, was dann z.B. später, wenn zunehmend mehr Dokumente im System gespeichert werden, zu einer schlechten Performance führen kann. Ebenfalls vermieden wird so eine ggf. aus Unwissenheit "zweckfremde" Benutzung der verfügbaren Elemente, was ebenfalls zu Schwierigkeiten z.B. einer schlechten Bedienbarkeit führen kann und somit langfristig nicht zufriedenstellend sein wird.

  30. Welche Dienstleistungen bietet die bitfarm GmbH an und was wird empfohlen?

    Die bitfarm GmbH liefert alle Dienstleistungen, die für eine erfolgreiche Einführung des DMS und der Sicherstellung des reibungslosen Betriebes notwendig sind. Dazu zählt vor allem die Beratung / Planung / Prozessanalyse zu Beginn, natürlich die Installation und Konfiguration des Systems, Einweisung der verantwortlichen IT-Kräfte des Kunden und auf Wunsch auch Schulung der Mitarbeiter. Ist das System in den Produktivbetrieb gegangen, so ist der bitfarm-Softwaresupport per Telefon oder vor Ort der kompetente Partner für alle Konfigurationsfragen, sorgt für Updates und ist bei Problemen schnell zur Stelle. Auch empfohlene Dokumentenscanner können direkt über bitfarm "aus einer Hand" bezogen werden.

  31. Können Dokumente auf selbsttragende Archive exportiert werden?

    Das ist möglich. Man kann beliebig viele Dokumente im Viewer "sammeln" und dann gemeinsam exportieren. Es wird beim Export nicht etwas nur eine lose Dateisammlung erzeugt, sondern vielmehr eine komplette Datenbank mitsamt Suchoberfläche auf CD/DVD/USB-Stick geschrieben. Der Export kann z.B. einem Prüfer übergeben werden (Stichwort Zugriffsrecht Z3, Datenüberlassung, GDPdU). Auch kann auf einem Exportarchiv gearbeitet werden (z.B. Office-Dateien). Die Änderungen lassen sich dann später wieder in das DMS zurückspielen.

  32. Kann ich Dokumente löschen?

    Beim Löschen muss man unterscheiden zwischen revisionssicheren und nicht revisionssicheren Dokumenten. Revisionssicher werden generell alle Scans und Drucke gespeichert. Bei z.B. Office-Dateien regelt eine systemweite Voreinstellung das Verhalten. Solange diese Dokumente dann noch nicht revisionssicher abgelegt sind, können sie auch gelöscht werden. Die Revisionssicherheit lässt sich für jedes noch nicht so abgelegte Dokument im Viewer einstellen. Für revisionssichere Dokumente gibt es ein "Workaround", nämlich ein Verschieben in einen anderen Ordner den man z.B. "Papierkorb" nennt. Dadurch wird das Dokument nicht gelöscht, es ist nach wie vor vorhanden, nur wird es in seinem ursprünglichen Archiv nicht wieder gefunden, sondern nur bei Suchen über den Papierkorb, die man aber z.B. auf die Administratoren beschränken kann.

  33. Wie sieht das Berechtigungskonzept aus?

    Berechtigungen können in der Enterprise-Version sehr fein definiert werden. So kann auf Basis der Lagerorte und der Archive Rechte wie Lesen, Suchen, Notizen erzeugen / ändern, E-Mail versenden, Drucken, Workflow abbrechen, verschieben und viele mehr definiert werden. Diese Rechte lassen sich auf einzelne User oder Gruppen vergeben und sind aufeinander aufbauend. Sie können im Baum auch kopiert und vererbt werden. Die Benutzer- und Gruppenverwaltung kann an das Active-Directory angebunden werden, so dass kein doppelter Verwaltungsauswand entsteht. Auch auf Datenbankfelder und Statusbuttons können Rechte vergeben werden, so dass nur bestimmte User / Gruppen bestimmte Felder und Zustände ändern können. Sogar die Suche in einem berechtigten Archiv kann User/Gruppenbezogen auf bestimmte Elemente / Zustände beschränkt werden. Rechte auf Einzeldokumente gab es in einer früheren Version des DMS; diese wurden jedoch wieder abgeschafft, da die gewünschten Effekte bei allen Kunden auch gut über die anderen Elemente zu regeln waren und der Verwaltungsaufwand für Rechte auf Einzeldokumenten sich als zu groß erwies und daher keine Praxisrelevanz hatte.

  34. Welche Möglichkeiten gibt es zur Administration?

    Für den Administrator stehen verschiedene Tools bereit, mit denen er das elektronische Dokumentenmanagmement konfigurieren kann, Strukturen anlegt, Rechte vergibt und die Dokumentenverarbeitung kontrolliert. Vor allem das Tool bitfarm-Archiv Administrator bietet hier eine einfache Möglichkeit die Tagesaufgaben durchzuführen. bitfarm-Archiv setzt ansonsten auf die üblichen Verfahrensweisen, es übernimmt User und Gruppen aus dem AD, läuft als Windows-Dienst und meldet ggf. Fehler im Event-Log. Das System lässt sich dadurch so leicht administrieren und konfigurieren, dass nach einer Einweisung das DMS im Unternehmen durchaus selbstständig vom Kunden an Hand der eigenen Anforderungen ausgebaut und verfeinert werden kann.

  35. Wie unterstützt bitfarm-Archiv DMS das Controlling?

    bitfarm-Archiv DMS bietet eine Reihe von Möglichkeiten für das Prozesscontrolling. So kann bei manuellen und automatischen Workflows nicht nur definiert werden, wer diese unter welchen Bedingungen bearbeiten soll (User, Gruppen, verschiedene Modi), sondern auch ein oder mehrere Controller für die einzelnen Stufen des Workflows definiert werden. Die Controller sehen dann den Status der einzelnen Dokumente und können ggf. in den Workflow eingreifen. Außerdem wird zu jedem Dokumente eine History geführt, der die gesamte Lebenszeit des Dokuments im DMS mit allen Aktionen, die daran erfolgt sind auflistet. Gefilterte Dokumentenlisten mit Klassifizierungen / Status können überdies zu Auswertungszwecken in verschiedene Standardformate, z.B. Excel exportiert werden.

  36. Wie werden Abläufe automatisiert? Was ist ein Workflow?

    Über die so genannten "Workflows" werden wiederkehrende Arbeitsabläufe automatisiert. Dem Administrator stehen dafür entsprechende Tools und eine Makrosprache zur Verfügung. Workflows können sequenzielle, parallele oder gemischte Arbeitsabläufe darstellen. Der Workflow kann durch verschiedene Ereignisse getriggert werden. Es können einzelne Benutzer am Workflow teilnehmen, oder auch Gruppen mit gemischten Bearbeitungsmodi ("einer für alle", "jeder einzeln" u.s.w.). Workflows lassen sich aber nicht nur durch den Administrator definieren. Auch die Benutzer haben die Möglichkeit, über die Funktion Wiedervorlage Aufgaben an andere Benutzer/Gruppen zu senden/delegieren und manuelle Workflows zu starten. Beispiele für typische Workflows im Dokumentenmanagementsystem sind Eingangsrechnungsworkflows oder Dokumentenworkflows gemäß QM-Handbuch.

  37. Gibt es fertige Business-Templates?

    Es gibt einige fertige Datenbankgerüste für verschiedene Branchen, mit denen der Start mit dem DMS vereinfacht werden kann. Allerdings sind die Anforderungen vielfach so stark divergierend, dass es oft einfacher ist, die Strukturen von Grund auf neu aufzubauen, als ein Business-Template "umzubiegen"

  38. Gibt es eine Dublettenprüfung?

    Ja, eine Dublettenprüfung ist in bitfarm-Archiv DMS integriert.

  39. Können Dokumente auch "in Masse" verarbeitet werden?

    Eine Massenverarbeitung ist problemlos möglich – bitfarm-Archiv ist für größere Dokumentenmengen vorgesehen! Beim Erfassen von Dateien können ganze Ordner mit Unterordnern gleichzeitig dem DMS zugeführt werden. Ähnlich sieht es bei E-Mail und Faxen, sowie Druckausgaben verschiedener anderer Softwaresysteme aus. Beim Scannen können Barcodes verwendet werden, um Dokumente voneinander zu trennen. Die Verarbeitung im DMS kann über Regeln automatisiert werden, so dass die Sortierung, die Klassifizierung und der Workflow vollautomatisch für kleine wie große Dokumentenmengen ablaufen.

  40. Erhalte ich eine Nachricht, wenn neue Dokument im DMS für mich bereitliegen?

    Wenn über einen Workflow oder per Wiedervorlage ein Dokument zur Bearbeitung ansteht, erhält der Benutzer eine Benachrichtigung nicht nur im Viewer sondern auch z.B. bei geschlossenem Programm über ein Tray-Icon, alternativ auch per E-Mail.

  41. Beherrscht bitfarm-Archiv eine Volltextsuche?

    Ja, die Volltextsuche ist in bitfarm-Archiv integriert und ein Highlight, was die Geschwindigkeit und Genauigkeit angeht. Omnipage 19 "Ultimate" als führende Texterkennungskomponente sorgt in der DMS Enterprise-Edition für eine nahezu fehlerfreie Erkennung von Papierdokumenten und macht so die Volltextsuche zur einfachen und intuitiven Suchmethode für den täglichen Gebrauch. Bei der Volltextsuche werden gleichzeitig auch Schlagworte und Datenbankfelder durchsucht, so dass der Benutzer tatsächlich im Idealfall nur seine Suchbegriffe in das Volltextfeld eingeben muss und so eine extrem einfache Herangehensweise, wie von Internet-Suchmaschinen bekannt, möglich ist.

    Die Volltextsuche von bitfarm-Archiv wird von vielen Benutzern geschätzt und häufig eingesetzt, da sie sehr performant und exakt arbeitet. Tests auf Standardhardware haben Suchzeiten von weniger als 2 Sekunden in 300.000 Dokumenten ergeben.

  42. Welche Möglichkeiten zur Verschlagwortung / Klassifizierung gibt es?

    Dokumente können im DMS nach verschiedenen Kriterien abgelegt werden. Zunächst einmal werden sie im Archivbaum richtig einsortiert, wobei durch Verknüpfungen auch Zusammenhänge mit anderen Archiven / Dokumenten dargestellt werden können. Im jeweiligen Archiv stehen die verschiedenen Klassifizierungs-, Status- und Datenbankfelder zur Verfügung. Hier gibt es viele verschiedene Ausprägungen, die vom Administrator definiert werden. Manche Felder sind optional, andere als Pflichtfelder definierbar. Wenn ein Dokument abgelegt wird, so kann bzw. muss der Benutzer die Datenfelder ausfüllen. Dabei hilft die Software z.B. durch Auswahlfelder und eine integrierte, intelligente Stammdatenpflege Tippfehler zu vermeiden. Bei Scans kann der Benutzer auch einfach einen Rahmen um einen Bereich ziehen, um ein Datenfeld vom Computer über das OCR-Verfahren füllen zu lassen. Auch eine automatische, regelbasierte Klassifizierung ist möglich, bei der der Benutzer im Idealfall gar nichts eingeben muss, sich das Erfassen eines Dokumentes z.B. auf das reine Scannen beschränkt.

    Wichtig bei der Klassifizierung von Dokumenten im Unternehmenseinsatz ist häufig die Zuweisung zu einem Projekt oder Vorgang. bitfarm-Archiv bietet hier elektronische Vorgangsakten und Verknüpfungen an. Auch dabei gibt es einen hohen Automatisierungsgrad. Bestimmte Dokumente werden automatisch in die passende Akte einsortiert, auch Fremddokumente können bei vorkommen der Auftrags- oder Projektnummer automatisch der Auftrags- bzw. Projektakte zugeordnet werden. Ein Dokument kann dabei in mehreren Akten gleichzeitig untergebracht sein.

  43. Kann auch automatisch klassifiziert werden?

    Ja, es gibt die Möglichkeit, über Regeln eine Sortierung und Klassifizierung bei bekannten Dokumententypen automatisch vornehmen zu lassen. Die Regeln können vom Administrator erstellt und jederzeit einfach angepasst werden. Mächtes Werkzeug ist dabei die Mustererkennung, welche characteristische Nummern automatisch erkennt und zuweist. So bilden sich Auftrags-, Projekt, Kunden-, Mandanten,- Patienten-, Prozess-, Fahrzeugakten u.v.a.m. vollautomatisch.

  44. Wie kann ich meine Papierdokumente, z.B. den Posteingang möglichst effektiv erfassen?

    Möglichst effektiv meint aus DMS-Sicht so weit wie möglich automatisch. Per Barcode lassen sich Dokumente trennen, so dass das DMS anschließend weiß, wo ein Dokument aufhört und das nächste anfängt. Regeln sorgen für automatische Sortierung, Klassifizierung und Verteilung im Unternehmen. Diese Vorgänge können auch manuell oder halbautomatisch durchgeführt werden. Oft ist es jedoch auch so, dass bereits beim Scannen oder kurz danach eine händische Klassifizierung durchgeführt werden muss. bitfarm-Archiv DMS bietet dazu ein komfortables Werkzeug mit dem Viewer bzw. dem Manuscan-Programm, welche durch intelligente Feldauswahlen und OCR-Funktion auch das händische Erfassen vereinfachen.

  45. Unterstützt das System mehrere Mandanten?

    Ja, man kann mehrere Mandanten mit dem System verwalten, die als getrennte Datenbanken auch durchaus an unterschiedlichen Standorten gehostet werden. Ein Benutzer kann bei der Anmeldung dann angeben, an welcher Datenbank / Standort er sich einloggen will.

  46. Kann man mit bitfarm-Archiv DMS eine Versionierung aufbauen?

    Versionierung ist mit der Enterprise-Edition möglich. Es wird ein SVN-System (SubVersioNing) eingebunden, welches dann entweder jedes Speichern eines Dokumentes automatisch als Änderung protokolliert oder ein manuelles Commit erfordert. Außerdem lässt sich über Check In / Check Out ein Dokument zur exklusiven Bearbeitung für andere Benutzer sperren. Der Mechanismus erlaubt es auch, das Dokumente zum Beispiel auf Reisen mitgenommen, und die geänderte Fassung dann später wieder zurückgespielt werden kann. Selbstverständlich können dabei auch Versionsnummern und Revisionen gezählt werden.

  47. Werden das 4-Augen-Prinzip und ISO-9001-Workflows unterstützt?

    Das Workflow-System erlaubt es ebenfalls, ISO-9001- Workflows nach dem 4-Augen-Prinzip zu definieren. Ein Dokument muss so z.B. erst einmal zu einem Prüfer, der es zur Überarbeitung an den/die Autoren zurückschickt. Besteht es die Prüfung, geht es weiter zu mindestens 2 Genehmigern, die beide ihr OK geben müssen. Erst dann wird es freigegeben und steht z.B. der Produktion zur Verfügung. Dies ist natürlich nur ein Beispiel, auch viele andere Szenarien können konfiguriert werden.

  48. Können Dokumentenlisten als Auswertung in Excel ausgegeben werden?

    Ja, für Controlling und Auswertungszwecke lassen sich frei filterbare Übersichten mit allen verfügbaren Metadaten als zum Beispiel Excel-Liste generieren. Dabei kann aus der Excel-Tabelle über angelegte Hyperlinks direkt auf ein entsprechendes Dokument im DMS gesprungen werden. Beispiel: Excel-Auswertung über alle Rechnungen und deren Beträge, die in den nächsten 2 Wochen zu bezahlen sind. Oder: Auflistung der beförderten Tonnagen des letzten halben Jahres für einen bestimmten Kunden. Etc.

  49. Kann man die Oberfläche individuell anpassen?

    Jeder Benutzer kann für sich selbst oder vom Administrator vorgegeben verschiedene Anpassungen an der Oberfläche vornehmen. Das fängt mit dem Ein- und Ausblenden verschiedener Menüs an, geht über individuelle Such- und Weiterleitungsfavoriten bis hin zu gespeicherten Abfragen und individuellen Plugin-Funktionen. Dabei merkt sich die Software stets den Zustand der Oberfläche, wenn sie beendet wird und taucht beim nächsten mal wieder genau so auf. bitfarm-Archiv eignet sich nicht nur sehr gut für den Einsatz mit mehreren Bildschirmen, dies wird sogar empfohlen.

  50. Kann man zu den elektronischen Dokumenten weitere Informationen wie z.B. Notizen erfassen?

    Das ist möglich, Benutzer können sowohl beim Erfassen als auch zu einem späteren Zeitpunkt im Viewer Notizen (Post-its), Marker, Stifte, Schreibwerkzeuge, Linien, Stempel und so weiter verwenden. Dabei wird das Dokument selbst nicht verändert; diese sog. Annotationen sind lediglich Folien, die ein- und auch ausblendbar sind. Übersehen kann jedoch kein Benutzer eine Notiz: Diese werden automatisch eingeblendet, wenn ein (berechtigter) Benutzer ein Dokument angezeigt bekommt. Über Berechtigungen wird geregelt, wer überhaupt Notizen auf bestimmten Dokumenten anlegen darf, wer diese ändern und ggf. löschen darf (normalerweise nur der Urheber selbst). Es gibt auch für jeden Benutzer einen privaten Notizlayer, den er mit seinen eigenen Anmerkungen füllen kann und zu dem er andere Benutzer einladen kann (Layer freigeben, ändern, Benachrichtigung über neuen Layer u.s.w).

  51. Welche Kosten entstehen bei Einführung des Systems?

    Die Kosten für eine DMS-Einführung mit bitfarm-Archiv sind von den jeweiligen Anforderungen abhängig. Es kommt auch darauf an, welche Dinge dabei von bitfarm oder einem Partner, bzw. vom Kunden selbst vorgenommen werden sollen. Die Supportpauschale richtet sich ebenfalls nach der Komplexität des Gesamtsystems, hierzu wird u.a. auch die Anzahl der Benutzer in die Rechnung mit einbezogen. Da im Gegensatz zu anderen Systemen generell auf Lizenzkosten verzichtet wird und nur Dienstleistungen zu üblichen Konditionen abgerechnet werden, liegen Projekte mit bitfarm-Archiv DMS kostenseitig in der Regel deutlich unter denen anderer DMS-Systeme. Es war z.B. bisher nicht unbedingt selten, dass Kunden, die eine ausbaufähige und hochwertige DMS-Lösung suchten, bei einigen Anbietern Preise im mittleren 5-stelligen Bereich genannt bekamen, während bitfarm-Archiv DMS Enterprise ohne Qualitätseinschränkungen und mit der gleichen oder besserer Funktionalität dann für ein Zehntel des Preises angeschafft wurde. Zur nachhaltigen Zufriedenheit.

  52. Gibt es eine Demo-Version?

    Es gibt von bitfarm-Archiv DMS nur zwei Versionen - GPL und Enterprise - welche beide vollwertige Dokumentenmanagementsysteme darstellen. Die GPL-Version ist dabei zum freien Download verfügbar und kann ohne Einschränkungen installiert und genutzt werden. Die Enterprise-Version kann nicht heruntergeladen werden, diese ist für den Produktiveinsatz an den Bezug von Leistungen wie Beratung und Support gebunden.

    Da GPL- und Enterprise-Version viele gemeinsame Grundfunktionen haben, kann die GPL-Version durchaus zunächst einmal als Demo verwendet werden. Ergänzend dazu empfehlen wir, eine kostenlose und unverbindliche Live-Vorstellung des Enterprise-Systems anzuschauen. Auch die Videos sind empfehlenswert, hier wird ausschließlich die Enterprise-Version gezeigt und man kann viele Tipps auch zur Konfiguration der GPL-Version hieraus ziehen.

    Da die Enterprise-Version leider nicht mit wenigen Klicks fertig betriebsereit konfiguriert werden kann, ist die Überlassung einer Demo mit Aufwand verbunden und kann daher nicht allgemein angeboten werden, sondern nur in Ausnahmefällen und bei Ausgleich der entstehenden Aufwendungen.

  53. Welche Funktionen enthält die Enterprise-Version, die die GPL-Version nicht enthält?

    Eine Übersicht der wesentlichen Unterscheidungsmerkmale finden Sie unter GPL-Enterprise-Vergleich.pdf

  54. Wie erhalte ich die GPL- bzw. Enterprise-Version?

    Die GPL-Version kann frei hier heruntergeladen werden. Die Enterprise-Version wird im Rahmen eines Projektes kostenlos mitgeliefert.

    Ein Projekt bzw. dessen Kosten pauschal zu definieren, ist recht schwierig (Vergleichbar mit der Frage: Was kostet ein Auto? Hier müsste man ja auch erst einmal wissen, wozu es primär eingesetzt werden soll, Leistung, Ausstattung etc.). Es kommt also auf die Anforderungen an, welche durch bitfarm im Projekt schlüsselfertig umgesetzt werden sollen. Dies rangiert von - bis, z.B. von minimalen Projekten, wo lediglich die Software installiert und eine kurze Einweisung vorgenommen wird, bis hin zu komplexen Projekten im Mittelstand und Konzernumfeld mit vielen Abteilungen und abzubildenden Prozessen. Am besten, Sie schildern uns Ihre Anforderungen, die favorisierte Vorgehensweise und ggf. an welchen Punkten Sie selbst aktiv werden wollen (z.B. bei Clientinstallation, Konfiguration, Schulung der Mitarbeiter, etc.). Darauf hin können wir Ihnen ein individuelles Angebot ausarbeiten.

  55. Welche Unterstützung bietet die bitfarm GmbH für die GPL- bzw. Enterprise-Version?

    Für die GPL-Version gibt es Unterstützung z.Z. nur per SourceForge Forum ohne Garantie auf eine zeitnahe Bearbeitung. Für die Enterprise-Version ist der Enterprise-Support verfügbar, der direkt per Telefondurchwahl erreichbar ist und per Fernzugriff oder vor Ort schnell und kompetent weiterhilft. Für die Enterprise-Version können auch SLAs abgeschlossen werden, um eine hohe Verfügbarkeit zu gewährleisten.

    Weitere Informationen zum Enterprise-Support: Infoblatt-Softwaresupport.pdf

  56. Seit wann wird bitfarm-Archiv entwickelt?

    Das bitfarm-Archiv DMS wird seit 2001 entwickelt und ist daher eines der am längsten auf dem Markt befindlichen Open Source Dokumentenmanagementsysteme.

  57. Welche Lizenzkosten fallen für die Enterprise-Version an?

    Für die Enterprise-Edition fallen keine Lizenzkosten an; jedoch steht diese nicht zum freien Download bereit sondern wird projektbezogen kostenlos mitgeliefert.

  58. Die OCR-Leistung der GPL-Edition ist manchmal etwas dürftig und relativ langsam. Ist dies in der Enterprise-Version besser?

    Ja. Die GPL-Edition verwendet das Open-Source OCR-Modul Cuneiform für die Texterkennung. Dieses ist leider in Sachen Genauigkeit und auch Geschwindigkeit noch deutlich hinter den führenden kommerziellen OCR. Da bitfarm-Archiv aber als komplette Open-Source Software zum Download angeboten werden sollte, gibt es keine andere Möglichkeit, als hier die freie OCR-Komponente zu integrieren. In der Enterprise-Version hingegen ist das kommerzielle Produkt Omnipage (aktuell in Version 19 "Ultimate") integriert. Diese OCR liest maschinengeschriebenen Text - selbst von schwierigen Vorlagen - mit nahezu 100% Genauigkeit. Auch in Sachen Geschwindigkeit liegen Welten zwischen dem freien Cuneiform und Omnipage. Omnipage nutzt z.B. auch mehrere Prozessorkerne und bietet so eine State-of-the-art Performance auch für anspruchsvolle DMS-Aufgabenstellungen und größere Dokumentenvolumina. Omnipage ist übrigens gemeinsam mit Abbyy Finereader weltweit führend in Sachen Genauigkeit der Texterkennung. Tests unabhängiger Fachzeitschriften, wie z.B. c´t, belegen dies regelmäßig.

  59. Ist es möglich, mit bitfarm-Archiv einen automatischen, elektronischen Rechnungsversand zu realisieren?

    Dies ist mit der Enterprise-Version möglich. Ein Workflow kann so konfiguriert werden, dass z.B. jede neu archivierte Ausgangsrechnung automatisch dem Kunden als PDF per E-Mail zugestellt wird. Dazu muss lediglich die E-Mail Adresse auf der Rechnung, oder zur Kundennummer in einer Datenbank vermerkt sein. bitfarm-Archiv protokolliert jedes einzelnen Dokument inklusive der Übergabe an den E-Mail Server, so dass der ordnungsgemäße Versand jederzeit nachvollzogen werden kann. Seit 2011 ist der Versand von Rechnungen per E-Mail in Deutschland sogar ohne Signatur gültig. Diese so versendeten Rechnungen haben inzwischen rechtlich den gleichen Status wie herkömmliche Papierrechnungen.

    Selbstverständlich gibt es für den von bitfarm initiirten ausgehenden Mailverkehr entsprechende Protokolle und Logs, um den korrekten Ausgang nachhalten zu können.

  60. Je mehr wir uns mit dem Thema DMS/ECM befassen, desto interessanter wird es für unser Haus. Sollten wir nicht gleich eine "ausgewachsene" Lösung anschaffen, statt ein Open-Source DMS?

    bitfarm-Archiv bietet mit der Enterprise-Version eine ausgewachsene Lösung, die keine Wünsche offen lässt und jeden Vergleich mit anderen DM-Systemen auf Augenhöhe besteht. Auch wenn Ihr Etat für ein DMS-Projekt es hergibt: Statt der Enterprise-Lösung eines anderen Anbieters von der "Stange", deren (Gesamt-)Kosten im Vergleich zur gebotenen Leistung oft nicht mehr sachlich erklärbar sind, erhalten Sie mit bitfarm-Archiv eine Lösung zu einem fairen und aufwandgerechten Preis, welcher dann noch viel Spielraum für individuelle Anpassungen lässt (falls überhaupt notwendig). So wird das DMS zum Maßanzug, der exakt an die Anforderungen des Unternehmens passt und nicht zum Fass ohne Boden einer haarsträubenden Modulpolitik mancher so genannter "führender" Anbieter. Wir bitten darum, Preise und Leistungen objektiv miteinander zu vergleichen. Die große Mehrheit der Kunden, die seit einigen Jahren mit dem bitfarm-Archiv Enterprise-DMS arbeiten, würden ihre Kaufentscheidung heute wiederholen. Interessant ist auch, dass in jüngster Zeit immer häufiger Migrationen von anderen namhaften Dokumentenmanagement-systemen nach bitfarm-Archiv zu beobachten sind. Fazit: Teuer bedeutet nicht unbedingt gut. Open-Source bedeutet nicht unbedingt "billige Einstiegslösung", sondern ist eine moderne und vor allem wirtschaftliche Form der Softwareentwicklung, die absolut konkurrenzfähige Produkte von hohem Nutzwert hervorbringen kann. Ein Blick auf die Referenzen belegt dies zusätzlich.

    bitfarm stellt währenddessen immer häufiger fest, dass Mittelständler ihre bereits eingesetzten, konventionellen DMS (durchaus von so genannten "führenden" Herstellern) nach bitfarm-Archiv DMS migrieren. Bei vielen Projekten werden solche Übernahmen von Dokumenten und Metadaten bereits durchgeführt. Als Gründe werden unter anderem genannt die Unzufriedenheit mit der Preispolitik vor allem bei anstehenden Updates, nicht mehr zeitgemäßer Funktionsumfang, umständliche Bedienung, zeitaufwändige Verschlagwortungsarbeit, schlechte Benutzerakzeptanz, mäßige Suchperformance, sowie mangelhafte Texterkennungsqualität.

  61. Gibt es eine Einzelplatz-Version?

    Leider Nein. bitfarm-Achiv DMS ist eine Client-Server Applikation, welche im Einsatz ab ca. 5 Benutzern Sinn macht und einen Server voraussetzt. Dadurch, dass eine Datenbank und weiteres installiert werden muss, ist der Aufwand für ein Einzelplatz-System zu hoch; außerdem gibt es für einfache Aufgaben z.B. von Privatanwendern auch günstige Systeme wie Paperport oder Maxxarchiv.

    In der Enterprise-Version gibt es die Funktion "Export auf selbsttragendes Archiv", mit dessen Hilfe ein komplettes Programm erzeugt werden kann, welches dann als Einzelplatzlösung lauffähig ist. Dieses Programm, der Offline-Viewer, ist allerdings als reiner Einzelplatz-Rechercheclient konzipiert.

  62. Ist es möglich, von einem anderen DMS auf bitfarm-Archiv umzusteigen?

    Wenn von einem anderen DMS / Archivsystem auf bitfarm-Archiv unter Übernahme aller Dokumente und Metadaten umgestellt werden soll, muss es eine Möglichkeit geben, die Daten und Dokumente aus dem alten DMS zu exportieren. Hier ist also der Hersteller des bisherigen DMS gefragt, ob es eine solche Möglichkeit gibt. Vielfach werden Dokumente und Daten aber - wie übrigens auch in bitfarm-Archiv - in standardisierten Formaten abgelegt. bitfarm-Archiv nutzt hier das TIF-Format und die Originaldateiformate, z.B. bei Office-Dokumenten und E-Mails. Auch PDF(/A) wird häufig verwendet und kann direkt in bitfarm-Archiv importiert werden. Liegen Metadaten in Standardformaten wie XML, SQL, DBF, ASCII etc. vor, ist auch hier eine Übernahme einfach zu realisieren. Bei Datenbanken ist ein lesender Zugriff notwendig, damit die Daten exportiert werden können.

    Bekannt sind auch DMS-Anbieter, bei denen keine Datenübernahme möglich ist. So verwenden einige Anbieter Anbieter proprietäre binäre Dokumentencontainer für die Speicherung und bieten auch keine Exporte in Standardformate an. Die damit beworbene Sicherheit meint wohl vor allem die Sicherheit, dass der Kunde nicht mehr ohne die Software an seine Dokumente herankommt. Über solche Praktiken zur langfristigen Kundenbindung darf man sich wohl seine eigenen Gedanken machen.

    Sichere Dokumentenablagen hingegen sollten einerseits den notwendigen Schutz gegen unbefugten Zugriff bieten, andererseits aber auf allgemein standardisierten Formaten und Verfahren gründen, um dem (berechtigten) Anwender bzw. Unternehmen alle Freiheiten zu erhalten und nicht künstlich ans Gängelband zu legen - eine Philosophie, die bei Open-Source Produkten ja sogar soweit geht, dass der Quelltext der Software verfügbar ist. Dadurch wird Open-Source Software nicht unsicher, sondern im Gegenteil sogar sicherer im besten Sinne. Open Source Software bietet eine nachprüfbare Sicherheit und sichert Investitionen, die nicht zu Einbahnstraßen werden.

  63. Ist es möglich, von bitfarm-Archiv auf ein anderes DMS umzusteigen?

    Das ist möglich, denn bei bitfarm-Archiv werden alle Dokumente im revisionssicheren TIF-Format und zusätzlich im Originalformat (z.B. bei Office, E-Mail, CAD,...) abgelegt. Der Administrator behält volle Zugriffsberechtigungen und kann Dokumente damit in andere Systeme migrieren. Die Metadaten liegen in einer MySQL-Datenbank, zu welcher der Kunde selbst die Zugangspasswörter festlegt. Somit ist mit einfachen SQL-Scripts auch die Übernahme der Metadaten möglich.

    Außerdem gibt es innerhalb der Software auch Exportmöglichkeiten, welche entweder auf serverbasis automatisiert laufen, oder vom (entsprechend berechtigten) Benutzer im Viewer verwendet werden können.

  64. Welche Leistungen umfasst der Enterprise-Softwaresupport?

    Der Enterprise-Softwaresupport der bitfarm GmbH ist die zentrale Anlaufstelle für alle Fragen rund um das DMS. Das Supportteam sitzt Tür an Tür mit den Entwicklern des DMS und kann daher Informationen und Hilfestellung aus erster Hand liefern. Neben Hilfestellung zur Bedienung, Fragen zu technischen und organisatorischen Themen steht den Kunden der bitfarm GmbH und Partnern auch aktive Unterstützung bei Konfiguration und Anpassung des Enterprise-DMS zur Verfügung.

    Kunden erhalten über den Supportvertrag auch eine garantierte Reaktionszeit von maximal zwei Stunden bei kritischen Problemen. Auch alle Updates und Patches sind kostenlos im Softwaresupport erhalten. Durch den Supportvertrag profitieren Kunden außerdem von reduzierten Stunden- und Tagessätzen für Schulungen, Konfiguration oder individuellen Programmanpassungen.

    Ein Infoblatt mit allen Informationen zum Softwaresupport haben wir hier bereitgestellt.

  65. Bei der Installation der GPL-Version tauchen kyrillische Schriftzeichen auf, die mich verunsichern. Was steckt dahinter?

    bitfarm-Archiv verwendet in der GPL-Version für die Texterkennung in Bilddokumenten (Scans) die Software Cuneiform der russischen Firma Cognitive Technologies. Cuneiform war lange Marktführer in Russland, konnte sich dann aber nicht mehr gegen die internationale Konkurrenz von Abbyy und Nuance positionieren, so dass die kommerzielle Entwicklung eingestellt wurde. Seit 2008 ist Cuneiform unter der vereinfachten BSD-Lizenz, einem Open-Source Lizenztyp, für die Allgemeinheit frei zugänglich.

    Wird Cuneiform in einem Produkt verwendet, wie im Falle von bitfarm-Archiv, so ist die Verwendung kostenlos. Es wird lediglich vorgeschrieben, den Quelltext beizulegen, sowie die Lizenz im Original anzuzeigen. Wir kommen dem nach und blenden dies pflichtgemäß bei der Installation ein.

    Siehe dazu auch: Cuneiform auf Wikipedia

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