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FAQ

Häufig gestellte Fragen

Fragen & Antworten

  • Ist bitfarm-Archiv DMS als Open-Source Software komplizierter als "Closed-Source" DMS/ECM Systeme?

    Dies wird gelegentlich angenommen, ist aber nicht zutreffend. bitfarm-Archiv DMS wird als sofort einsatzbereite Software geliefert. Niemand muss dazu erst einen Kompiler bedienen oder ähnliches. Für die Konfiguration gibt es praktische Tools und grafische Oberflächen. Das Benutzerinterface wurde sogar schon mehrfach für seine intuitive Bedienbarkeit ausgezeichnet.

    Tatsächlich bietet bitfarm-Archiv DMS in der Enterprise Edition viele Konfigurationsmöglichkeiten und erfüllt damit alle Anforderungen an professionelles Dokumentenmanagement im Unternehmen. Häufig gibt es sogar mehrere Wege, wie bestimmte Aufgaben mit dem DMS gelöst werden können. Hier den Überblick zu bewahren und die richtigen Register bei der Konfiguration der Dokumentenstrukturen und Prozesse zu ziehen, erfordert ein grundlegendes Verständnis der Möglichkeiten des DMS. Dies gilt allerdings nicht nur für bitfarm-Archiv, sondern für alle DMS/ECM Systeme der Enterprise-Klasse.

    Aufgrund der Source-Code Verfügbarkeit eines Open-Source-Systems besteht natürlich die Möglichkeit in die Programmierung einzugreifen, und das ist dann sicher auch kompliziert. Allerdings ist dies ja nur eine zusätzliche Option, die proprietäre Systeme gar nicht anbieten. Dass es möglich ist, die Programmierung anzugleichen, bedeutet nicht, dass es auch notwendig ist. 99% unserer Enterprise-Kunden nutzen das DMS ohne Eingriff in den Quellcode.

  • Wo liegen die Vorteile des Open Source Konzeptes?

    Für den Kunden liegen die Vorteile des Open Source Konzeptes zum einen darin, dass keine Lizenkosten anfallen. Dadurch bleiben die Gesamtkosten im wirtschaftlichen Rahmen. Zum anderen kann eine Open Source Software überaus flexibel an spezielle Anforderungen angepasst werden. Durch den offenen Quellcode ist der Kunde zudem nicht zwingend an einen Anbieter gebunden. Mit entsprechenden IT-Fachkräften lässt sich das System notfalls auch ohne den Hersteller weiterführen.

    Das Open-Source Konzept schließt außerdem die Verwendung allgemein anerkannter, offener Standards für die Dokumentenspeicherung mit ein. So wird der Aufbau des digitalen Archivs zu einem nachhaltigen Gewinn, und nicht zu einer Einbahnstraße. Es ist jederzeit möglich, Dokumente und Metadaten in andere Systeme zu übernehmen oder zu überführen, was bei einigen proprietären Systemen ausgeschlossen ist, da Containerformate verwendet werden, die ohne die jeweilige Software nicht geöffnet werden können. Bei Open-Source Systemen wie bitfarm-Archiv DMS dagegen haben Sie immer Zugriff auf Ihre eigenen Dokumente.

    Auch für die Entwickler bietet das Open-Source-Konzept Vorteile. Durch den Zugriff auf einen weltweiten Pool an Open-Source Softwarekomponenten, muss nicht jede Funktion neu entwickelt werden. Das spart Ressourcen und macht das Open-Source Konzept letztlich zu einer sehr wirtschaftlichen und modernen Form der Softwareentwicklung, die sich dann auch für den Kunden rechnet.

    Da Open-Source Softwarekomponenten teilweise schon viele Jahre existieren und täglich tausende Benutzern weltweit damit arbeiten, werden Fehler schneller entdeckt und an die Entwicklercommunity gemeldet. Dies ist ein transparenter, öffentlich einsehbarer Vorgang, genauso wie die Fehlerkorrektur und das Endergebnis. Auf diesem Weg entsteht sichere und leistungsstarke Software, wie etwa die Datenbank MySQL, die stabil, performant und wartungsarm inzwischen zum Standard geworden ist. Auch bitfarm-Archiv setzt (u.a.) auf MySQL.

    Die Sicherheit von Open-Source Software ist (zumindest theoretisch) höher, da das Verhalten des Programms, also was wirklich geschieht, von jedem Interessierten studiert werden kann. Open-Source Software ist eben keine "Black Box". Damit können Sicherheitsmängel oder sogar Hintertüren leichter erkannt (und behoben) werden, als bei geschlossenen Systemen.

  • Gibt es bei lizenzkostenfreier Software überhaupt eine Garantie oder Gewährleistung?

    Für lizenzkostenfreie Open Source Software gelten die gleichen Gesetze wie für jede andere Software auch. Das Produkthaftungsgesetz hat Gültigkeit, unabhängig davon ob Lizenzkosten verlangt werden oder nicht. Ebenso verhält es sich mit der Gewährleistung. So werden sämtliche Fehler und Bugs im System umgehend behoben und den Kunden selbstverständlich kostenlose Patches und Updates zur Verfügung gestellt. Die bitfarm GmbH gibt ebenfalls eine Garantie auf das Gesamtsystem, wenn es von einem bitfarm-Mitarbeiter oder einem entsprechend qualifizierten Partner installiert wurde.

  • Muss man Programmierkenntnisse besitzen, um mit der GPL- oder der Enterprise-Version arbeiten zu können?

    Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich, wenn man mit dem DMS arbeiten will. Sämtliche Funktionen stehen in Form von grafischen Menüs zur Verfügung und sind fertig entwickelt. Die Software kann "Out of the Box" installiert und dann sofort eingesetzt werden. Auch auf Seiten der Administration werden keinerlei Programmierkenntnisse erwartet. Programmierarbeiten wären allenfalls erforderlich, um spezielle Anpassungen durchzuführen. Dazu gibt es die Möglichkeit, Plugins als releasefeste Programmbestandteile beispielsweise als Scripte einzufügen. Alle Funktionen, die auf dieser Webseite und den entsprechenden Dokumentationen und Begleitmaterialen entnommen werden können, sind hingegen fertig entwickelt und werden im Gesamtpaket zur Verfügung gestellt.

  • Dauert die Implementierung des bitfarm-Archiv DMS länger als die Einführung vergleichbarer Systeme?

    Bei gleichen Anforderungen dauert die Einführung des bitfarm-Archiv DMS nicht länger, als die anderer Dokumenten­management­systeme. Steigen die Anforderungen, etwa dadurch, dass während des Projekts der Wunsch aufkommt, die vielfältigen Möglichkeiten des bitfarm DMS voll auszuschöpfen, nimmt das natürlich etwas mehr Zeit in Anspruch. Gut investierte Zeit, denn eine feine Abstimmung des Systems auf die individuellen Anforderungen lohnt sich. Durch weitreichende Automatisierung und Anpassung z.B. der Menüs, können Dokumentenprozesse im Unternehmen so optimiert werden, dass jeder unnötige Mausklick für den Anwender vermieden wird. Das führt zu effizienteren Prozessen und steigert die Produktivität der Mitarbeiter. Die übersichtliche und intuitiv zu bedienende Oberfläche reduziert den Schulungsaufwand überdies auf ein Minimum. Außerdem ist die Aufgabenverteilung zwischen bitfarm und dem Kunden flexibel anpassbar - hier können z.B. bei aktiver Beteiligung der IT-Abteilung des Kunden Zeit und Kosten gespart werden.

    Wir verfolgen bei allen unseren DMS Projekten das Ziel, den perfekten Mix aus strukturiertem, analytischem Vorgehen, also einer strikten Vorab-Planung und einer eher pragmatischen Herangehensweise zu finden. So werden bei bitfarm-Projekten für kleinere Unternehmen nicht unbedingt Tage in die Theorie gesteckt, sondern eher relativ schnell eine aus Erfahrung "gute" Konfiguration erstellt, die dann über praktische Probeläufe getestet und verfeinert wird. Entscheidend ist hier natürlich vor allem die Erfahrung des bitfarm-Beraters vor Ort, der sich mit dem DMS einerseits und typischen Anforderungen andererseits auskennt und so schnell zu guten Lösungen kommt. Die bitfarm GmbH verfügt am Stammsitz in Siegen über entsprechendes Personal und ermöglicht die schnelle und zielgerichtete Umsetzung von DMS-Vorhaben bei überschaubarem Zeit- und Kostenaufwand.

    Im Mittelstand oder in der Hochtechnologie hingegen liegt die Gewichtung eher auf ingenieursmäßiger, planerischer Tätigkeit und entsprechender Projektierung, da in diesen Bereichen die Anforderungen in der Regel deutlich komplexer sind. Eine enge Zusammenarbeit zwischen dem bitfarm-Berater vor Ort und den Projektverantwortlichen ist hier genauso erforderlich wie umfangreicher Know-how Transfer unter den Partnern. Entsprechende Projekte der Vergangenheit dokumentieren hier ebenfalls die Kompetenz des bitfarm-Teams.

  • Der Sitz des Supports und der Entwicklung von bitfarm-Archiv DMS ist in Siegen/NRW. Wie stellt die bitfarm GmbH bei weiter entfernten Kunden einen zeitnahen Support oder ein SLA sicher?

    Für den Support setzen wir hauptsächlich Software-Fernwartungsmöglichkeiten ein. Dabei stehen auf der einen Seite bitfarm-eigene Tools zur Verfügung, so dass der Kunde hier keine zusätzlichen Investitionen tätigen muss. Auf der anderen Seite nutzt bitfarm natürlich auch andere Möglichkeiten, sollte der Kunde spezielle Wünsche und Richtlinien haben. So kann ein bitfarm-Berater/Techniker in wenigen Sekunden virtuell vor Ort sein und Support leisten. bitfarm verfügt über einen entsprechenden Pool von Support-Mitarbeitern, so dass spezielle SLA und Vereinbarungen mit dem Kunden stets eingehalten werden können. Ein Besuch vor Ort findet in den meisten Fällen nur bei Einführung des Systems statt. Auf Wunsch unterstützen wir Sie aber auch später direkt vor Ort.

  • Was unterscheidet bitfarm-Archiv DMS von anderen Dokumenten­management­systemen?

    Der wichtigste Unterschied zu anderen DMS ist sicherlich der Open-Source-Entwicklungsgedanke. Dadurch, dass keine Lizenzkosten anfallen ist bitfarm Archiv sowohl in der Anschaffung als auch im laufenden Betrieb deutlich kostengünstiger, als ein proprietäres System mit vergleichbarem Leistungsumfang. Die Open-Source-Basis sorgt mit flexiblen Anpassungsmöglichkeiten und offenen Standards außerdem für die Zukunftssicherheit des System.

    Die übersichtliche Benutzeroberfläche des Viewers wird als typische Windows-Applikation von den meisten Benutzern sofort verstanden. Zudem überzeugt das System mit einer performanten Suche und der sofortigen Darstellung verschiedenster Dokumentenformate, ohne störende Unterfenster. Da Schulungskosten minimiert werden können und zügig eine hohe Benutzerakzeptanz erreicht wird, können DMS-Projekte schnell erfolgreich werden.

    Die leistungsstarke Volltextsuche im Google-Stil ermöglicht die Eingabe eines oder mehrerer Suchbegriffe (auch Bestandteile). Die Omnipage OCR, der Marktführer bei den Texterkennungssystemen, der hier von bitfarm-Archiv eingesetzt wird, sorgt dabei für zuverlässiges Auffinden der Begriffen in gescannten Papierdokumenten. Digitale Dokumente, Office-Dateien, E-Mails, PDFs, etc. sind natürlich genauso einfach zu finden.

    bitfarm-Archiv richtet sich - vor allem mit der Enterprise-Edition - also an all diejenigen, die eine professionelle und anpassungsfähige DMS-Unternehmenslösung zu überschaubaren Kosten suchen.

  • Warum bietet bitfarm-Archiv kein DMS-Laufwerk an?

    Auch wenn es zunächst einfacher erscheint und keinen Schulungsaufwand erfordern mag, ist ein DMS, das als Windows-Laufwerk konzipiert ist, unserer Auffasung nach zu kurz gegriffen. Es bietet nicht die notwendigen Funktionen an, die für professionelles elektronisches Dokumentenmanagement in einem Unternehmen erforderlich sind.

    bitfarm-Archiv setzt daher auf einen echten Client, den Viewer oder die mobile-App. Diese Programme bieten in einer übersichtlichen und intuitiv zu bedienenden Oberfläche den direkten, visuellen Zugriff auf das Dokument und sämtliche dazugehörigen Daten. Jedes Dokument wird unmittelbar dargestellt, egal welches Format zugrundeliegt. Der Anwender braucht nicht auf den Start einer anderen Software zu warten, um das Dokument anschauen zu können.

    Das Browsen durch Dokumente, das Blättern durch Seiten, Zoomen und Navigieren im Dokument funktionieren dadurch schnell und flüssig. Dokumente können als Listen nach sämtlichen Metadaten sortiert werden, damit sich der Anwender auch in größeren Ergebnismengen optimal zurechtfindet. Mit nur zwei Klicks kommt der Benutzer von einem Dokument auf alle Dokumente, die bestimmte inhaltliche Bezüge zu diesem Dokument haben, also beispielsweise zum gleichen Auftrag, Projekt oder Produkt gehören.

    Das Kontextmenü auf der rechten Maustaste zeigt häufig verwendete Optionen und auch Drag & Drop ist jederzeit möglich. Das alles findet in einer komplett anpassbaren Oberfläche statt, die nahezu ohne das Öffnen von Unterfenstern auskommt. Dazu kommen ebenfalls direkt in der Hauptmaske verwendbare grafisch Werkzeuge wie z.B. die beliebten "Post-its". Und selbstverständlich die wichtigen Business-Funktionen als Schaltflächen direkt in der Hauptoberfläche. Ebenso Tastaturbedienbarkeit, jederzeit zum letzten Dokument zurückspringen, Favoriten, Lesezeichen, Historie. So funktioniert ein DMS optimal für den Benutzer.

    Apropos Schulungsaufwand: Was nicht gebraucht wird, lässt sich natürlich ausblenden. Der Aufwand bei Anwenderschulungen richten sich nach dem, was die Anwender im DMS machen sollen. Für einfache Recherche und Betrachtung ist der Schulungsaufwand quasi null, da bitfarm-Archiv ähnlich wie eine Internet-Suchmaschine über eine universelle Volltextsuchmaske verfügt, die auch gleich noch sämtliche andere verfügbare Metadaten mit durchsucht. Der Anwender braucht nur einen oder mehrere Begriffe, Zahlen etc. eingeben, und hat seine Dokumente sofort vor Augen.

    Es gibt übrigens doch ein DMS-Laufwerk in bitfarm-Archiv, nämlich den oder die Import-Ordner, die man als Laufwerk mappen kann. Alles, was der Anwender (oder eine beliebige Automatik, z.B. Netzwerkscanner, Faxserver, etc.) dort ablegt, wird automatisch in das DMS eingestellt. Daneben gibt es für andere Import-Aufgaben die Integration in die Windows-Kontextmenüs.

  • Können Dokumente aus anderen DMS- / Archivsystemen nach bitfarm-Archiv übernommen werden?

    Die Übernahme von Dokumenten und Suchdaten (Metadaten) aus anderen DMS-Anwendungen ist mit bitfarm-Archiv dann möglich, wenn diese Systeme die Daten unverschlüsselt vorhalten. Bei den meisten bekannten Dokumentenmanagementsystemen trifft das zu. Es ist dennoch sinnvoll dies im Vorfeld abzuklären. In der Vergangenheit wurden bereits mehrfach Projekte von bitfarm oder einem qualifizierten Partner erfolgreich durchgeführt, bei denen auch die Migration der Dokumente und Metadaten aus elo, Easy, Docuware oder Hyparchiv nach bitfarm-Archiv notwendig war.

  • Was sollte bei einer DMS-Einführung beachtet werden?

    Es ist schwierig, hier allgemeine Aussagen zu treffen, denn jedes Unternehmen arbeitet etwas anders und die Anforderungen unterscheiden sich. Generell empfiehlt bitfarm, die DMS-Einführung in mehrere Schritte zu unterteilen. So wäre in einem mittelständischen Unternehmen zunächst einmal zu überlegen, welcher Bereich denn höchste Priorität hat. Neben der abteilungsbezogen Dateiablage und deren Workflows oder der unternehmensweiten E-Mail Archivierung könnte beispielsweise der Posteingang als erster Schritt in Richtung digitales Büro umgestellt werden.

    Die Einbeziehung aller Anforderungen an die Erfassung und den Workflow der Eingangspost (inklusive Rechnungseingangsworkflow mit Buchhaltung usw.) ist schon so umfangreich, dass hieraus schnell ein mittleres Projekt entsteht, das für eine gewisse Zeit die volle Aufmerksamkeit erfordert. Ist das erste Vorhaben abgeschlossen, können dann weitere Unternehmensbereiche mit dem DMS versorgt werden. Dabei profitiert man aus den Erfahrungen des ersten Schritts der DMS-Einführung. Bei dieser Vorgehensweise lernen die Benutzer das System nach und nach kennen und werden nicht gleich zu Beginn mit zu vielen Funktionen konfrontiert. Natürlich richtet sich die Herangehensweise immer auch nach der Unternehmensgröße. In kleineren Unternehmen mit geringerem Dokumenten­aufkommen kann man sicher auch einen anderen Weg wählen.

    Bei Projekten ab einer bestimmten Größenordnung sollte auf Seiten des Kunden als auch auf Seiten des Lieferanten ein Projektleiter benannt werden. Der Projektleiter auf Kundenseite sollte eine Expertise über die (bisherigen) dokumentenbezogenen Abläufe im Unternehmen mitbringen, also möglichst aus dem Bereich Organisation kommen. Sinnvoll ist es, gleich zu Beginn die zu erreichenden Ziele schriftlich, etwa in Form eines Lastenheftes festzuhalten. bitfarm bietet dazu sogenannte Workshops als Kick-off Meeting zur Erfassung der wesentlichen Projektziele an. In diesem Rahmen werden auch die Rollen der beteiligten Personen definiert, sowie Zeiträume, wichtige Milestones und die konkrete Vorgehensweise festgelegt.

    Der Weg vom gewohnten Papier zu digitalen Dokumenten ist in manchen Fällen schwierig, da jahrelang gewohnte Arbeitsweisen sich nun ändern sollen. In einigen Unternehmen wird daher zusätzlich auf eine dritte Kraft, eine im Change-Management erfahrene Unternehmensberatung zurückgegriffen, um den Nutzen des Projekts für das Unternehmen adäquat zu kommunizieren und die Motivation der Projektteilnehmer und der Anwender auch bei längeren und umfangreichen Projekten hoch zu halten.

    In den meisten Fällen und gerade bei kleineren Unternehmen ist jedoch eine eher pragmatische Herangehensweise hilfreich, bei der in einem kurzen Workshop nur die minimalen Projektziele festgelegt werden. Dies führt in der Regel schnell und ohne ausufernde Kosten zu guten Ergebnissen, auf die in weiteren Schritten aufgebaut werden kann.

  • Wie skalierbar ist die Lösung?

    bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement ist eine hoch skalierbare DMS-Anwendung. Beschränkt wird der Speicherplatz der Dokumente lediglich durch den zur Verfügung stehenden Festplattenplatz, der aber heutzutage im Terabyte-Bereich liegt und somit Platz für viele Milliarden Dokumente bietet. Die Dokumente werden bei bitfarm-Archiv nicht in der Datenbank, sondern direkt auf dem Server gespeichert, so dass die Datenbank nur die Metadaten enthält und relativ klein bleibt. Dabei ist diese so aufgebaut, dass Sie nicht mit einer einzigen globalen Tabelle arbeitet, sondern mit Tabellen für jedes einzelne Archiv (Struktur im DMS). So können selbst bei sehr großen Dokumentenmengen immer noch Suchzeiten von wenigen Sekunden erzielt werden (sogar in der Volltextsuche!).

    Ein weiteres Merkmal der Software ist die Aufteilung des Servers in mehrere funktionale Einheiten (3-Tier Architektur), so dass eine optimale Lastverteilung auf mehrere Maschinen möglich ist. Für die OCR-Funktion kann zudem ein Rechencluster gebildet werden - eine Standardfunktion des DMS, die schnell eingerichtet werden kann. Bis zu einigen zehntausend Dokumenten können so täglich neu erfasst, indexiert und im DMS abgelegt bzw. archiviert werden. Die Anzahl der Benutzer, die mit dem DMS arbeiten können, skaliert währenddessen von kleinen Arbeitgruppen bis zu einigen tausend Benutzer umfassenden Konzernlösung. Dabei können auch mehrere Server konfiguriert werden. Bei Unternehmen mit verschiedenen Standorten kann beispielsweise jeder Standort mit einem eigenen Server ausgestattet werden.

  • Welche Plattformen werden unterstützt?

    bitfarm-Archiv DMS benötigt auf der Serverseite einen Windows Server ab 2008 R2 SP2, 2012 oder 2016. Bei sehr kleinen Installationen (z.B. 5 Benutzer Büro) kann auch Windows 7, 8 oder 10 als "Server" eingesetzt werden. Linux kann als Datenbankserver für MySQL und mit Einschränkungen auch als Fileserver benutzt werden. Die Standardempfehlung lautet aber bei mittleren Installationen, einen handelsüblichen Server oder VM mit Windows-Betriebssystem einzusetzen. Linux ist dazu nicht erforderlich.

    Clientseitig wird ebenfalls Windows verwendet, alle Windows-Versionen ab Windows 7 sind kompatibel. Der Client ist auch terminalserverfähig. Es gibt außerdem eine Zugriffsmöglichkeit über den Browser (Web-Viewer), sowie eine App für Android und iOS.

  • Für wen lohnt sich der Einsatz eines DMS?

    Ein Dokumentenmanagementsystem lohnt sich für alle Unternehmen oder Institutionen, die eine gewisse Menge an Dokumenten zu verwalten und zu bearbeiten haben. Das betrifft klassische Handelsunternehmen mit Rechnungen und Lieferscheinen ebenso wie Unternehmen, in denen gemeinsam an Office-Dokumenten gearbeitet wird. Das System lohnt sich also überall dort, wo Dokumente ankommen, erstellt, bearbeitet und abgelegt werden und ohne lange Suchzeiten wieder auffindbar sein müssen.

    Ebenfalls interessant ist ein DMS in Unternehmen und Institutionen, in denen eine höhere Transparenz der dokumentenbezogenen Prozesse gewünscht ist. Ein weiterer guter Grund für die Einführung eines Dokumenten­management­systems ist der Wunsch oder die Notwendigkeit, das Unternehmens-Know-how für alle (berechtigten) Mitarbeitern besser zugänglich zu machen (Wissensdatenbank, Wissensmanagement).

    Auch zur Umsetzung von Auflagen, wie Sie aus Compliance-Anforderungen, z.B. der ISO 9001 ff. entstehen, oder zur Einhaltung der Vorschriften der Finanzbehörden (Archivierungspflicht, Forderung: Digitale Archivierung von originär digitalen Dokumenten wie z.B. E-Mails), wird bitfarm-Archiv regelmäßig eingesetzt.

  • Wie sieht es mit dem ROI (Return on Invest) bei bitfarm-Archiv aus?

    Die Investition in bitfarm-Archiv DMS rechnet sich erfahrungsgemäß sehr schnell, da die Anschaffungskosten relativ niedrig liegen und durch einfache und schnelle Bedienung ohne große Eingewöhnungszeit und Schulungsaufwand mit dem System gearbeitet werden kann. Fragen Sie eine Referenz an, wenn Sie konkrete Zahlen benötigen.

  • Welche Empfehlungen gelten für einen Server?

    Die Anforderungen an einen Server skalieren je nach Anzahl der Benutzer, der zu erwartenden Dokumente insgesamt und der pro Tag neu hinzukommenden Dokumente. Bei kleinen Installationen muss der Server nicht viel besser ausgestattet sein, als ein handels­üblicher Büro-PC, wobei generell ein RAID-System (RAID 1, 5, 10), eine USV und eine Datensicherungseinrichtung unumgänglich sind. Bei mittleren Anforderungen sollten Industrie-Standard-Server mit u.U. Mehrkernprozessoren eingesetzt werden. Bei großen Installationen sind mehrere Server notwendig. Auch mit Virtualisierung kann uneingeschränkt gearbeitet werden, wobei aus Performancegründen VMWare dem Microsoft HyperV vorzuziehen ist.

  • Welche Scanner empfiehlt bitfarm?

    Ein Dokumentenscanner muss vor allem eine gute Dokumentenqualität liefern können. Gute Dokumentenscanner passen daher Helligkeit / Kontrast automatisch auf die jeweils zu scannende Vorlage an. Die Ergebnisse sind Dokumente, in denen selbst bei schwierigen Vorlagen die Schrift durchgehend Schwarz und der Hintergrund weiß erfasst wird. Die Einstellungen sollten so gewählt werden, dass keine "Pixelraster" für Graustufen erzeugt werden. Nur so kann die Texterkennung, die auf dem Server die Datenbank mit Suchbegiffen für das Dokument versorgt, zuverlässig arbeiten kann. Das hat den Vorteil, dass eine weitere händische Verschlagwortung nicht mehr notwendig ist, da man sich auf die Texterkennung verlassen kann.

    Außerdem sollte ein guter Dokumentenscanner in der Lage sein, Dokumente in Duplex zu erfassen und sie automatisch gerade auszurichten. Der Papiereinzug sollte auch einmal 50 Seiten oder mehr ohne Papierstau verarbeiten können. Ein Ultraschall-Sensor zur Erkennung von aneinander "klebenden" Seiten ist ebenfalls wichtig, um die komplette Erfassung eines Dokuments stets sicherzustellen. Die bitfarm GmbH hat einige Scanner getestet und kann die Geräte von Kodak und Fujitsu empfehlen. TWAIN-Scanner werden direkt vom DMS unterstützt. Netzwerkscanner können ebenfalls eingesetzt werden und haben ggf. den Vorteil, dass sie zentral stehen und ohne PC genutzt werden können. Allerdings stehen hier, im Gegensatz zu USB Scannern, nicht alle Funktionen des DMS zur Verfügung. Dazu gehört das Scannen und Verschlagworten in einem Arbeitsgang mit dem Programmteil Manuscan.

  • Mit welchen E-Mail und Fax-Systemen arbeitet das bitfarm-Archiv DMS zusammen?

    bitfarm-Archiv DMS unterstützt direkt MS-Outlook mit und ohne Exchange, E-Mail Archivierung direkt auf dem Exchange-Server, Lotus-Notes, Tobit David und viele andere Systeme (alle Systeme, die mit dem EML- oder MSG-Format arbeiten und dies exportieren können). Bei Faxsystemen werden Tobit Faxware/David und MS-Fax unterstützt, wobei auch andere Systeme direkt eingebunden werden können, die Faxe als PDF/TIF in einen vordefinierten Ordner speichern bzw. auf einen vordefinierten Drucker automatisch ausdrucken können.

  • Kann ich in bitfarm-Archiv auch meine Kontakte und Termine verwalten?

    Jein. bitfarm-Archiv ist ein Dokumentenmanagementsystem und von seiner Konzeption her auf Dokumente als "Objekte" ausgelegt. Kontakte können insofern verwaltet werden, als dass z.B. Visitenkarten eingescannt werden können. Diese kann man anschließend klassifizieren und auch durchsuchen. Für Outlook und andere Mailsysteme wird zwar auch automatisch eine .vcf-Datei erstellt, allerdings ist bitfarm-Archiv eher dafür konzipiert, mit den entsprechenden Systemen eng zusammenzuarbeiten und nicht dafür, diese komplett abzulösen. Outlook und andere Groupware-Systeme werden durch bitfarm-Archiv DMS also nicht ersetzt sondern ergänzt. Gleiches gilt für CRM-, PPS - und ERP-Systeme. Das DMS versteht sich als Informationsplattform, die als "Unterbau" für alle anderen betrieblichen Softwaresysteme dient. Um die reibungslose Zusammenarbeit mit diesen Systemen zu gewährleisten, bietet bitfarm-Archiv zahlreiche Schnittstellen und Plugins.

  • Welche Möglichkeiten gibt es für den mobilen Zugriff? Gibt es eine App für Tablets und Smartphones?

    Der Zugriff auf die Dokumentendatenbank ist bei bitfarm-Archiv nicht nur über den Windows-Client, sondern auch über den Browser und die bitfarm-Archiv mobile-App für Android und iOS möglich. Das Suchen und Anzeigen von Dokumenten, Drucken und Versenden per E-Mail, die Teilnahme an Workflows und Lesezeichen sind die wichtigsten Funktionen für mobile Benutzer. Einige Bearbeitungsfunktionen, wie das Erstellen von Notizen, sind jedoch dem Windows-Client vorbehalten, der per VPN aber auch mobil genutzt werden kann.

    Für den Zugriff auf Dokumente ohne Verbindung zum Server, steht der bitfarm-Archiv Offline-Viewer zur Verfügung, mit dem auf Datenbankextrakten gearbeitet werden kann, die später rücksynchronisiert werden können.

  • Arbeitet bitfarm-Archiv auch mit Office-Systemen zusammen?

    Ja, bitfarm-Archiv integriert sich direkt in MS-Office ab 2007 aufwärts, sowie in Open-Office / Libre Office. Über ein Icon / Ribbon in der Oberfläche können Sie ein Dokument direkt in das DMS einstellen und dabei gleich klassifizieren oder einen Workflow starten. Aus dem DMS-Viewer heraus kann das Dokument dann jederzeit wieder in Office geöffnet werden.

  • Wie sieht die Zusammenarbeit mit ERP-, PPS-, CRM- und sonstigen wichtigen betrieblichen Softwaresystemen aus?

    Für die meisten gängigen betrieblichen Softwaresysteme bietet bitfarm-Archiv DMS eine komfortable Schnittstelle an. Das bedeutet, dass in diesen Systemen erzeugte Dokumente automatisch in das DMS übernommen und ebenfalls automatisch sortiert und klassifiziert werden. Möchte der Benutzer zu einem späteren Zeitpunkt Dokumente zu einem Vorgang, einem Kunden, einem Produkt etc. angezeigt bekommen, so kann er die Suche danach direkt aus dem betrieblichen Softwaresystem starten, in dem das entsprechende Datenfeld markiert und eine einfache Tastenkombination gedrückt wird. Ohne dass dabei große Anpassungsarbeiten erforderlich wären, lässt sich so das Konzept der "führenden Applikation" realisieren. Werden Informationen aus dem DMS in anderen Systemen benötigt, so sind auch Datenexporte in verschiedenen Standardformaten möglich.

    bitfarm-Archiv lässt sich darüber hinaus auch hervorragend und ohne großen Programmieraufwand mit anderen Systemen koppeln, um so dem Benutzer komfortable und umfassende Schnittstellen zum DMS z.B. innerhalb des ERP-Systems anzubieten. Wir unterstützen alle ERP- und Branchensoftwareanbieter gerne bei der Entwicklung. Für die Enterprise Edition existieren bereits fertige Entwicklungen von bitfarm oder unseren Partnern, darunter DMS-Schnittstellen für SAP, Sage, Infor, PSD, Navision, Axapta, GDI, KSR, JD Edwards, MR Micro, MIV, Winsolvenz, Datev u.a..

    Wenn Sie unsicher sind, ob bitfarm-Archiv mit Ihrer Firmensoftware zusammenarbeiten kann, kontaktieren Sie uns.

  • Arbeitet bitfarm-Archiv mit DATEV zusammen?

    Ja, bitfarm-Archiv DMS liest die Kontierungsinformationen automatisch aus DATEV aus und ermöglicht dann z.B. die Erstellung eines Buchungsstempels. So wird der Buchungsablauf ideal unterstützt und transparent im DMS abgebildet. Umgekehrt ist es auch möglich, bestimmte Informationen aus den Dokumenten auszulesen und dann an ein FiBu-System (DATEV u.a.) zu übergeben. Hierzu muss allerdings das Import-Format ggf. leicht angepasst werden.

  • Können CAD-Zeichnungen im DMS abgelegt werden?

    Das ist generell möglich. bitfarm-Archiv kennt verschiedene CAD-Formate, wie beispiels­weise DWG, DWF, DXF, PLT, AKT, SLDPRT, SLDASM, SLDDRW und kann diese direkt im Viewer darstellen. Dazu ist auf den Arbeitsplätzen keine CAD-Installation oder CAD-Viewer erforderlich. Die Dateien können mithilfe der Volltextsuche auch etwa nach Zeichnungsnummer durchsucht werden. Mit einem Klick auf "Originaldatei" öffnet sich die Zeichnung im CAD-System. Natürlich können Zeichnungen auch verschlagwortet und kategorisiert, sowie Projekten zugeordnet werden.

  • Gibt es eine Übersicht über sämtliche vom Dokumentenmanagementsystem unterstützen Dateiformate?

    Ja: CDR, EPS, AI, PSD, ZIP, RAR, 7Z, TIF, TIFF, PDF, JPG, BMP, GIF, PNG, HTML, HTM, TXT, XML, ASC, EML, MSG, SLDPRT, SLDASM, SLDDRW, ODT, ODS, ODG, ODP, ODF, OTT, OTP, OTS, OTG, SDW, SXW, STW, SDC, STC, SXC, SDD, STI, SXI, SXD, STD, SDA, SXM, SMF, VOR, AKT, PLT, CSV, XLS, XLT, XLSX, XLSM, XLTX, XLTM, DBF, VCF, DOC, DOT, DOCX, DOCM, DOTX, DOTM, RTF, PPT, PPTX, PPSX, PPS, ASC, DWG, DXF, DWF, PS, PCL, FAX, INI (Funktionsumfang der Enterprise-Version. In der GPL-Version fehlen einige Formate, insbesondere aus dem CAD-Bereich).

    Fehlt noch etwas? Bei hier nicht aufgeführten Formaten besteht die Möglichkeit, deren Verarbeitung über ein Server-Plugin zu realisieren. Um für den bitfarm-Archiv eine Voransicht zu erhalten, wird ein Command-Line Tool benötigt, das dieses Format in eines der bereits bekannten Formate umwandeln kann, z.B. PDF, TIF, etc. Dieses Command-Line Tool wird dann in den bitfarm-Archiv Server eingebunden und liefert ab sofort die Viewervorschau, sowie durchsuchbare Dokumente. Falls es kein Command-Line Tool für ein bestimmtes Format gibt, so kann dieses Format dennoch in das DMS eingestellt und z.B. verschlagwortet werden. Es wird nur dann keine Vorschau und auch keine Volltextsuche zur Verfügung stehen. Das Suchen über die Zusatzfelder und das Öffnen der Originaldatei ist aber zu jedem Zeitpunkt möglich.

  • Können die Dokumente eines Vorgangs direkt aus meinem ERP angezeigt werden?

    Dokumente können direkt aus dem ERP aufgerufen werden. Der User markiert sein Suchkriterium im ERP einfach mit der Maus bzw. zieht einen Rahmen. Dann wird per Tastendruck die Suche ausgelöst. Die Anzeige der Suchtreffer erfolgt umgehend im DMS-Viewer.

    Dieser und andere Aufrufe können auch programmgesteuert erfolgen und als Knopf an verschiedenen Stellen in das ERP-System eingebunden werden. Voraussetzung ist, das ein Integrator für Ihr ERP-System dies einpflegt. Auch das Übertragen von Informationen aus Dokumenten an ERP-Systeme ist einfach realisierbar.

  • Ist bitfarm-Archiv revisionssicher?

    Revisionssicherheit ist wichtig, damit Dokumente nicht mehr zwingend im Original aufbewahrt werden müssen. bitfarm-Archiv DMS verfügt über wirkungsvolle Mechanismen, um die Veränderung eines gescannten oder gedruckten Dokumentes zu verhindern. So gibt es für revisionssichere Dokumente keine Löschfunktion im System ( bitfarm-Archiv kennt auch nicht-revisionssichere Dokumente und bietet hier eine Löschfunktion an). Auf Wunsch sind Soft-WORM Verfahren für die Speicherung auf Festplatten (empfohlen) oder Hard-WORM / UDO Jukeboxen nutzbar. In beiden Varianten kann die Revisionssicherheit nach GDPdU und GoBS für die Finanzbehörden mit einer Verfahrensdokumentation nachgewiesen werden.

  • Kann ich meine Originalbelege vernichten, wenn ich ein Archivsystem einsetze?

    Ist das verwendete Archivsystem revisionssicher, so sind Belege auch in Ihrer ausschließlich digitalen Form vorsteuerabzugsberechtigt. Für eine Betriebsprüfung reichen dann ebenfalls die digitalen Unterlagen aus. Der Prüfer kann verlangen, dass ihm die Belege auf Anfrage herausgesucht werden, er kann diese selbst heraussuchen und er kann eine Datenüberlassung der Belege verlangen. bitfarm-Archiv DMS bietet all diese Möglichkeiten. Darüber hinaus können selbsttragende Archive erzeugt und mitsamt einer Suchoberfläche auf CD / DVD übergeben werden.

    Zu beachten gilt es allerdings, dass im Unterschied zu fiskalisch relevanten Dokumenten, rechtlich relevante Dokumente, die einer Unterschrift bedürfen im Original aufbewahrt werden müssen.

  • Wie finde ich meine Dokumente später wieder?

    Das bitfarm-Archiv DMS bietet eine Fülle von Kategorisierungs- und Klassifizierungmöglichkeiten. Dokumente können manuell oder auch automatisch in "Lagerorte" und "Archive" sortiert werden. Diese sind in einer zentral vom Administrator gepflegten Baumstruktur angeordnet. Oft wird eine formale Struktur nach Unternehmen / Abteilung / Dokumenttyp definiert. Inhaltliche Bezüge der Dokumente zueinander werden über virtuelle Akten dargestellt. Diese "Verknüpfungen" verbinden Dokumente archivübergreifend und sind n-n Beziehungen. In jedem Archiv gibt es außerdem verschiedene, wiederum zentral definierbare Datenfelder, z.B. reine Text oder numerische Felder, Auswahlfelder, Datumsfelder und viele mehr. Hinzu kommen Statusinformationen zu den jeweiligen Dokumenten. Alle diese Datenelemente können zur Suche logisch miteinander kombiniert werden. Komplette Suchdefinitionen können außerdem als "gespeicherte Abfragen" vom User oder Administrator hinterlegt werden. Außerdem steht eine sehr leistungsfähige Volltextsuche zur Verfügung, die sich ebenfalls einbeziehen lässt. Über diese verschiedenen Methoden lässt sich mit etwas Übung schnell die gewünschte Information auf den Bildschirm bringen, das eigentliche Suchen übernimmt dabei der SQL-Server, so dass in einem Augenblick das Suchergebnis schon angezeigt wird.

  • Kann ich die Software selbst installieren?

    Die GPL-Version können Sie einfach herunterladen und installieren. Für die Enterprise-Version im Unternehmenseinsatz ist dies nicht vorgesehen, da hier deutlich mehr Parameter zu beachten sind. Um eine Fehlkonfiguration, die im schlimmsten Fall zum Datenverlust führen kann, zu vermeiden, wird die Installation immer von bitfarm oder einem beauftragten Partnerunternehmen durchgeführt. So können wir eine Garantie auf das Gesamtsystem geben und den technischen Teil der Verfahrensdokumentation übernehmen. Auch im Hinblick auf die Konzepte und Datenstrukturen ist eine Grund­einweisung in die Konfiguration, die zusammen mit der Installation durchgeführt werden kann, dringend zu empfehlen. So wird vermieden, dass Konzepte falsch verstanden oder angewendet werden, was später, wenn zunehmend mehr Dokumente im System gespeichert werden, zu einer schlechten Performance führen kann.

  • Welche Dienstleistungen bietet die bitfarm GmbH an und was wird empfohlen?

    Die bitfarm GmbH liefert alle Dienstleistungen, die für eine erfolgreiche Einführung des DMS und der Sicherstellung des reibungslosen Betriebes notwendig sind. Dazu zählt vor allem die Beratung / Planung / Prozessanalyse zu Beginn, natürlich die Installation und Konfiguration des Systems, die Einweisung der verantwortlichen IT-Kräfte des Kunden und auf Wunsch auch die Schulung der Mitarbeiter. Ist das System in den Produktivbetrieb gegangen, so ist der bitfarm-Softwaresupport per Telefon oder vor Ort der kompetente Partner für alle Konfigurationsfragen, sorgt für Updates und ist bei Problemen schnell zur Stelle. Auch empfohlene Dokumentenscanner können direkt über bitfarm bezogen werden.

  • Können Dokumente auf selbsttragende Archive exportiert werden?

    Das ist möglich. Man kann beliebig viele Dokumente im Viewer "sammeln" und dann gemeinsam exportieren. Beim Export wird dabei nicht nur eine lose Dateisammlung erzeugt, sondern vielmehr eine komplette Datenbank mitsamt Suchoberfläche auf CD/DVD/USB-Stick geschrieben. Der Export kann z.B. einem Prüfer übergeben werden (Stichwort Zugriffsrecht Z3, Datenüberlassung, GDPdU). Auf einem Exportarchiv kann auch mit den Dokumenten gearbeitet werden (z.B. Office-Dateien). Die Änderungen lassen sich dann später wieder in das DMS zurückspielen.

  • Kann ich Dokumente löschen?

    Beim Löschen muss man unterscheiden zwischen revisionssicheren und nicht revisionssicheren Dokumenten. Revisionssicher werden generell alle Scans und Drucke gespeichert. Bei Office-Dateien regelt eine systemweite Voreinstellung das Verhalten. Solange diese Dokumente noch nicht revisionssicher abgelegt sind, können sie auch gelöscht werden. Die Revisionssicherheit lässt sich für jedes noch nicht abgelegte Dokument im Viewer einstellen. Für revisionssichere Dokumente gibt es ein "Workaround", nämlich ein Verschieben in einen anderen Ordner den man z.B. "Papierkorb" nennt. Dadurch wird das Dokument nicht gelöscht, es ist nach wie vor vorhanden, nur wird es in seinem ursprünglichen Archiv nicht wieder gefunden, sondern nur bei Suchen über den Papierkorb, die man aber z.B. auf die Administratoren beschränken kann.

  • Wie sieht das Berechtigungskonzept aus?

    Berechtigungen können in der Enterprise-Version sehr fein definiert werden. So können auf Basis der Lagerorte und der Archive Rechte wie Lesen, Suchen, Notizen erzeugen / ändern, E-Mail versenden, Drucken, Workflow abbrechen, verschieben und viele mehr definiert werden. Diese Rechte lassen sich auf einzelne User oder Gruppen vergeben und sind aufeinander aufbauend. Sie können im Baum auch kopiert und vererbt werden. Die Benutzer- und Gruppenverwaltung kann an das Active-Directory angebunden werden, so dass kein doppelter Verwaltungsauswand entsteht. Auch auf Datenbankfelder und Statusbuttons können Rechte vergeben werden, so dass nur bestimmte User / Gruppen bestimmte Felder und Zustände ändern können. Sogar die Suche in einem berechtigten Archiv kann User/Gruppenbezogen auf bestimmte Elemente / Zustände beschränkt werden. Rechte auf Einzeldokumente gab es in einer früheren Version des DMS; diese wurden jedoch wieder abgeschafft, da die gewünschten Effekte bei allen Kunden auch gut über die anderen Elemente zu regeln waren und der Verwaltungsaufwand für Rechte auf Einzeldokumenten sich als zu groß erwies und daher keine Praxisrelevanz hatte.

  • Welche Möglichkeiten gibt es zur Administration?

    Für den Administrator stehen verschiedene Tools bereit, mit denen er das elektronische Dokumentenmanagmement konfiguriert, Strukturen anlegt, Rechte vergibt und die Dokumentenverarbeitung kontrolliert. Vor allem das Tool bitfarm-Archiv Administrator bietet hier eine einfache Möglichkeit die Tagesaufgaben durchzuführen. bitfarm-Archiv setzt ansonsten auf die üblichen Verfahrensweisen, es übernimmt User und Gruppen aus dem AD, läuft als Windows-Dienst und meldet ggf. Fehler im Event-Log. Das System lässt sich dadurch so leicht administrieren und konfigurieren, dass Kunden das DMS nach einer Einweisung selbstständig, gemäß der eigenen Anforderungen ausbauen und verfeinern können.

  • Wie unterstützt bitfarm-Archiv DMS das Controlling?

    bitfarm-Archiv DMS bietet eine Reihe von Möglichkeiten für das Prozesscontrolling. So kann bei manuellen und automatischen Workflows nicht nur definiert werden, wer diese unter welchen Bedingungen bearbeiten soll (User, Gruppen, verschiedene Modi), sondern auch ein oder mehrere Controller für die einzelnen Stufen des Workflows definiert werden. Die Controller sehen dann den Status der einzelnen Dokumente und können ggf. in den Workflow eingreifen. Außerdem wird zu jedem Dokumente eine History geführt, der die gesamte Lebenszeit des Dokuments im DMS mit allen Aktionen, die daran erfolgt sind auflistet. Gefilterte Dokumentenlisten mit Klassifizierungen / Status können überdies zu Auswertungszwecken in verschiedene Standardformate, z.B. Excel exportiert werden.

  • Wie werden Abläufe automatisiert? Was ist ein Workflow?

    Über die so genannten "Workflows" werden wiederkehrende Arbeitsabläufe automatisiert. Dem Administrator stehen dafür entsprechende Tools und eine Makrosprache zur Verfügung. Workflows können sequenzielle, parallele oder gemischte Arbeitsabläufe darstellen. Der Workflow kann durch verschiedene Ereignisse getriggert werden. Es können einzelne Benutzer am Workflow teilnehmen, oder auch Gruppen mit gemischten Bearbeitungsmodi ("einer für alle", "jeder einzeln" u.s.w.). Workflows lassen sich aber nicht nur durch den Administrator definieren. Auch die Benutzer haben die Möglichkeit, über die Funktion Wiedervorlage Aufgaben an andere Benutzer/Gruppen zu senden/delegieren und manuelle Workflows zu starten. Beispiele für typische Workflows im Dokumentenmanagementsystem sind Eingangsrechnungsworkflows oder Dokumentenworkflows gemäß QM-Handbuch.

  • Gibt es fertige Business-Templates?

    Es gibt einige fertige Datenbankgerüste für verschiedene Branchen, mit denen der Start mit dem DMS vereinfacht werden kann. Allerdings sind die Anforderungen vielfach so stark divergierend, dass es oft einfacher ist, die Strukturen von Grund auf neu aufzubauen, als ein Business-Template "umzubiegen"

  • Gibt es eine Dublettenprüfung?

    Ja, eine Dublettenprüfung ist in bitfarm-Archiv DMS integriert.

  • Können Dokumente auch "in Masse" verarbeitet werden?

    Eine Massenverarbeitung ist problemlos möglich – bitfarm-Archiv ist für größere Dokumentenmengen vorgesehen! Beim Erfassen von Dateien können ganze Ordner mit Unterordnern gleichzeitig dem DMS zugeführt werden. Ähnlich sieht es bei E-Mail und Faxen, sowie Druckausgaben verschiedener anderer Softwaresysteme aus. Beim Scannen können Barcodes verwendet werden, um Dokumente voneinander zu trennen. Die Verarbeitung im DMS kann über Regeln automatisiert werden, so dass die Sortierung, die Klassifizierung und der Workflow vollautomatisch für kleine wie große Dokumentenmengen ablaufen.

  • Erhalte ich eine Nachricht, wenn neue Dokument im DMS für mich bereitliegen?

    Wenn über einen Workflow oder per Wiedervorlage ein Dokument zur Bearbeitung ansteht, erhält der Benutzer eine Benachrichtigung nicht nur im Viewer sondern auch z.B. bei geschlossenem Programm über ein Tray-Icon, alternativ auch per E-Mail.

  • Beherrscht bitfarm-Archiv eine Volltextsuche?

    Ja, die Volltextsuche ist in bitfarm-Archiv integriert und ein Highlight, was die Geschwindigkeit und Genauigkeit angeht. Omnipage 19 "Ultimate" als führende Texterkennungskomponente sorgt in der DMS Enterprise-Edition für quasi fehlerfreie Erkennung von Papierdokumenten und macht so die Volltextsuche zur einfachen und intuitiven Suchmethode für den täglichen Gebrauch. Bei der Volltextsuche werden gleichzeitig auch Schlagworte und Datenbankfelder durchsucht, so dass der Benutzer tatsächlich im Idealfall nur seine Suchbegriffe in das Volltextfeld eingeben muss und so eine extrem einfache Herangehensweise, wie von Internet-Suchmaschinen bekannt, möglich ist.

    Die Volltextsuche von bitfarm-Archiv wird von vielen Benutzern geschätzt und häufig eingesetzt, da sie sehr performant und exakt arbeitet. Tests auf Standardhardware haben Suchzeiten von weniger als 2 Sekunden in 300.000 Dokumenten ergeben.

  • Welche Möglichkeiten zur Verschlagwortung / Klassifizierung gibt es?

    Dokumente können im DMS nach verschiedenen Kriterien abgelegt werden. Zunächst einmal werden sie im Archivbaum richtig einsortiert, wobei durch Verknüpfungen auch Zusammenhänge mit anderen Archiven / Dokumenten dargestellt werden können. Im jeweiligen Archiv stehen die verschiedenen Klassifizierungs-, Status- und Datenbankfelder zur Verfügung. Hier gibt es viele verschiedene Ausprägungen, die vom Administrator definiert werden. Manche Felder sind optional, andere als Pflichtfelder definierbar. Wenn ein Dokument abgelegt wird, so kann bzw. muss der Benutzer die Datenfelder ausfüllen. Dabei hilft die Software z.B. durch Auswahlfelder und eine integrierte, intelligente Stammdatenpflege Tippfehler zu vermeiden. Bei Scans kann der Benutzer auch einfach einen Rahmen um einen Bereich ziehen, um ein Datenfeld vom Computer über das OCR-Verfahren füllen zu lassen. Auch eine automatische, regelbasierte Klassifizierung ist möglich, bei der der Benutzer im Idealfall gar nichts eingeben muss, sich das Erfassen eines Dokumentes z.B. auf das reine Scannen beschränkt.

    Wichtig bei der Klassifizierung von Dokumenten im Unternehmenseinsatz ist häufig die Zuweisung zu einem Projekt oder Vorgang. bitfarm-Archiv bietet hier elektronische Vorgangsakten und Verknüpfungen an. Auch dabei gibt es einen hohen Automatisierungsgrad. Bestimmte Dokumente werden automatisch in die passende Akte einsortiert, auch Fremddokumente können bei vorkommen der Auftrags- oder Projektnummer automatisch der Auftrags- bzw. Projektakte zugeordnet werden. Ein Dokument kann dabei in mehreren Akten gleichzeitig untergebracht sein.

  • Kann auch automatisch klassifiziert werden?

    Ja, es gibt die Möglichkeit, über Regeln eine Sortierung und Klassifizierung bei bekannten Dokumententypen automatisch vornehmen zu lassen. Die Regeln können vom Administrator erstellt und jederzeit einfach angepasst werden. Mächtes Werkzeug ist dabei die Mustererkennung, welche characteristische Nummern automatisch erkennt und zuweist. So bilden sich Auftrags-, Projekt, Kunden-, Mandanten,- Patienten-, Prozess-, Fahrzeugakten u.v.a.m. vollautomatisch.

  • Wie kann ich meine Papierdokumente, z.B. den Posteingang möglichst effektiv erfassen?

    Möglichst effektiv meint aus DMS-Sicht so weit wie möglich automatisch. Per Barcode lassen sich Dokumente trennen, so dass das DMS anschließend weiß, wo ein Dokument aufhört und das nächste anfängt. Regeln sorgen für automatische Sortierung, Klassifizierung und Verteilung im Unternehmen. Diese Vorgänge können auch manuell oder halbautomatisch durchgeführt werden. Oft ist es jedoch auch so, dass bereits beim Scannen oder kurz danach eine händische Klassifizierung durchgeführt werden muss. bitfarm-Archiv DMS bietet dazu ein komfortables Werkzeug mit dem Viewer bzw. dem Manuscan-Programm, welche durch intelligente Feldauswahlen und OCR-Funktion auch das händische Erfassen vereinfachen.

  • Unterstützt das System mehrere Mandanten?

    Ja, man kann mehrere Mandanten mit dem System verwalten, die als getrennte Datenbanken auch durchaus an unterschiedlichen Standorten gehostet werden. Ein Benutzer kann bei der Anmeldung dann angeben, an welcher Datenbank / Standort er sich einloggen will.

  • Kann man mit bitfarm-Archiv DMS eine Versionierung aufbauen?

    Versionierung ist mit der Enterprise-Edition möglich. Es wird ein SVN-System (SubVersioNing) eingebunden, welches dann entweder jedes Speichern eines Dokumentes automatisch als Änderung protokolliert oder ein manuelles Commit erfordert. Außerdem lässt sich über Check In / Check Out ein Dokument zur exklusiven Bearbeitung für andere Benutzer sperren. Der Mechanismus erlaubt es auch, das Dokumente zum Beispiel auf Reisen mitgenommen, und die geänderte Fassung dann später wieder zurückgespielt werden kann. Selbstverständlich können dabei auch Versionsnummern und Revisionen gezählt werden.

  • Werden das 4-Augen-Prinzip und ISO-9001-Workflows unterstützt?

    Das Workflow-System erlaubt es ebenfalls, ISO-9001- Workflows nach dem 4-Augen-Prinzip zu definieren. Ein Dokument muss so z.B. erst einmal zu einem Prüfer, der es zur Überarbeitung an den/die Autoren zurückschickt. Besteht es die Prüfung, geht es weiter zu mindestens 2 Genehmigern, die beide ihr OK geben müssen. Erst dann wird es freigegeben und steht z.B. der Produktion zur Verfügung. Dies ist natürlich nur ein Beispiel, auch viele andere Szenarien können konfiguriert werden.

  • Können Dokumentenlisten als Auswertung in Excel ausgegeben werden?

    Ja, für Controlling und Auswertungszwecke lassen sich frei filterbare Übersichten mit allen verfügbaren Metadaten als zum Beispiel Excel-Liste generieren. Dabei kann aus der Excel-Tabelle über angelegte Hyperlinks direkt auf ein entsprechendes Dokument im DMS gesprungen werden. Beispiel: Excel-Auswertung über alle Rechnungen und deren Beträge, die in den nächsten 2 Wochen zu bezahlen sind. Oder: Auflistung der beförderten Tonnagen des letzten halben Jahres für einen bestimmten Kunden. Etc.

  • Kann man die Oberfläche individuell anpassen?

    Jeder Benutzer kann für sich selbst oder vom Administrator vorgegeben verschiedene Anpassungen an der Oberfläche vornehmen. Das fängt mit dem Ein- und Ausblenden verschiedener Menüs an, geht über individuelle Such- und Weiterleitungsfavoriten bis hin zu gespeicherten Abfragen und individuellen Plugin-Funktionen. Dabei merkt sich die Software stets den Zustand der Oberfläche, wenn sie beendet wird und taucht beim nächsten mal wieder genau so auf. bitfarm-Archiv eignet sich nicht nur sehr gut für den Einsatz mit mehreren Bildschirmen, dies wird sogar empfohlen.

  • Kann man zu den elektronischen Dokumenten weitere Informationen wie z.B. Notizen erfassen?

    Das ist möglich, Benutzer können sowohl beim Erfassen als auch zu einem späteren Zeitpunkt im Viewer Notizen (Post-its), Marker, Stifte, Schreibwerkzeuge, Linien, Stempel und so weiter verwenden. Dabei wird das Dokument selbst nicht verändert; diese sog. Annotationen sind lediglich Folien, die ein- und auch ausblendbar sind. Übersehen kann jedoch kein Benutzer eine Notiz: Diese werden automatisch eingeblendet, wenn ein (berechtigter) Benutzer ein Dokument angezeigt bekommt. Über Berechtigungen wird geregelt, wer überhaupt Notizen auf bestimmten Dokumenten anlegen darf, wer diese ändern und ggf. löschen darf (normalerweise nur der Urheber selbst). Es gibt auch für jeden Benutzer einen privaten Notizlayer, den er mit seinen eigenen Anmerkungen füllen kann und zu dem er andere Benutzer einladen kann (Layer freigeben, ändern, Benachrichtigung über neuen Layer u.s.w).

  • Welche Kosten entstehen bei Einführung des Systems?

    Die Kosten für eine DMS-Einführung mit bitfarm-Archiv sind von den jeweiligen Anforderungen abhängig. Es kommt auch darauf an, welche Dinge dabei von bitfarm oder einem Partner, bzw. vom Kunden selbst vorgenommen werden sollen. Die Supportpauschale richtet sich ebenfalls nach der Komplexität des Gesamtsystems, hierzu wird u.a. auch die Anzahl der Benutzer in die Rechnung mit einbezogen. Da im Gegensatz zu anderen Systemen generell auf Lizenzkosten verzichtet wird und nur Dienstleistungen zu üblichen Konditionen abgerechnet werden, liegen Projekte mit bitfarm-Archiv DMS kostenseitig in der Regel deutlich unter denen anderer DMS-Systeme. Es war z.B. bisher nicht unbedingt selten, dass Kunden, die eine ausbaufähige und hochwertige DMS-Lösung suchten, bei einigen Anbietern Preise im mittleren 5-stelligen Bereich genannt bekamen, während bitfarm-Archiv DMS Enterprise ohne Qualitätseinschränkungen und mit der gleichen oder besserer Funktionalität dann für ein Zehntel des Preises angeschafft wurde. Zur nachhaltigen Zufriedenheit.

  • Gibt es eine Demo-Version?

    Es gibt von bitfarm-Archiv DMS nur zwei Versionen - GPL und Enterprise - welche beide vollwertige Dokumentenmanagementsysteme darstellen. Die GPL-Version ist dabei zum freien Download verfügbar und kann ohne Einschränkungen installiert und genutzt werden. Die Enterprise-Version kann nicht heruntergeladen werden, diese ist für den Produktiveinsatz an den Bezug von Leistungen wie Beratung und Support gebunden.

    Da GPL- und Enterprise-Version viele gemeinsame Grundfunktionen haben, kann die GPL-Version durchaus zunächst einmal als Demo verwendet werden. Ergänzend dazu empfehlen wir, eine kostenlose und unverbindliche Live-Vorstellung des Enterprise-Systems anzuschauen. Auch die Videos sind empfehlenswert, hier wird ausschließlich die Enterprise-Version gezeigt und man kann viele Tipps auch zur Konfiguration der GPL-Version hieraus ziehen.

    Da die Enterprise-Version leider nicht mit wenigen Klicks fertig betriebsereit konfiguriert werden kann, ist die Überlassung einer Demo mit Aufwand verbunden und kann daher nicht allgemein angeboten werden, sondern nur in Ausnahmefällen und bei Ausgleich der entstehenden Aufwendungen.

  • Welche Funktionen enthält die Enterprise-Version, die die GPL-Version nicht enthält?

    Eine Übersicht der wesentlichen Unterscheidungsmerkmale finden Sie unter GPL-Enterprise-Vergleich.pdf

  • Wie erhalte ich die GPL- bzw. Enterprise-Version?

    Die GPL-Version kann frei hier heruntergeladen werden. Die Enterprise-Version wird im Rahmen eines Projektes kostenlos mitgeliefert.

    Ein Projekt bzw. dessen Kosten pauschal zu definieren, ist recht schwierig (Vergleichbar mit der Frage: Was kostet ein Auto? Hier müsste man ja auch erst einmal wissen, wozu es primär eingesetzt werden soll, Leistung, Ausstattung etc.). Es kommt also auf die Anforderungen an, welche durch bitfarm im Projekt schlüsselfertig umgesetzt werden sollen. Dies rangiert von - bis, z.B. von minimalen Projekten, wo lediglich die Software installiert und eine kurze Einweisung vorgenommen wird, bis hin zu komplexen Projekten im Mittelstand und Konzernumfeld mit vielen Abteilungen und abzubildenden Prozessen. Am besten, Sie schildern uns Ihre Anforderungen, die favorisierte Vorgehensweise und ggf. an welchen Punkten Sie selbst aktiv werden wollen (z.B. bei Clientinstallation, Konfiguration, Schulung der Mitarbeiter, etc.). Darauf hin können wir Ihnen ein individuelles Angebot ausarbeiten.

  • Welche Unterstützung bietet die bitfarm GmbH für die GPL- bzw. Enterprise-Version?

    Für die GPL-Version gibt es Unterstützung z.Z. nur per SourceForge Forum ohne Garantie auf eine zeitnahe Bearbeitung. Für die Enterprise-Version ist der Enterprise-Support verfügbar, der direkt per Telefondurchwahl erreichbar ist und per Fernzugriff oder vor Ort schnell und kompetent weiterhilft. Für die Enterprise-Version können auch SLAs abgeschlossen werden, um eine hohe Verfügbarkeit zu gewährleisten.

    Weitere Informationen zum Enterprise-Support: Infoblatt-Softwaresupport.pdf

  • Seit wann wird bitfarm-Archiv entwickelt?

    Das bitfarm-Archiv DMS wird seit 2001 entwickelt und ist daher eines der am längsten auf dem Markt befindlichen Open Source Dokumentenmanagementsysteme.

  • Welche Lizenzkosten fallen für die Enterprise-Version an?

    Für die Enterprise-Edition fallen keine Lizenzkosten an; jedoch steht diese nicht zum freien Download bereit sondern wird projektbezogen kostenlos mitgeliefert.

  • Die OCR-Leistung der GPL-Edition ist manchmal etwas dürftig und relativ langsam. Ist dies in der Enterprise-Version besser?

    Ja. Die GPL-Edition verwendet das Open-Source OCR-Modul Cuneiform für die Texterkennung. Dieses ist leider in Sachen Genauigkeit und auch Geschwindigkeit noch deutlich hinter den führenden kommerziellen OCR. Da bitfarm-Archiv aber als komplette Open-Source Software zum Download angeboten werden sollte, gibt es keine andere Möglichkeit, als hier die freie OCR-Komponente zu integrieren. In der Enterprise-Version hingegen ist das kommerzielle Produkt Omnipage (aktuell in Version 19 "Ultimate") integriert. Diese OCR liest maschinengeschriebenen Text - selbst von schwierigen Vorlagen - mit nahezu 100% Genauigkeit. Auch in Sachen Geschwindigkeit liegen Welten zwischen dem freien Cuneiform und Omnipage. Omnipage nutzt z.B. auch mehrere Prozessorkerne und bietet so eine State-of-the-art Performance auch für anspruchsvolle DMS-Aufgabenstellungen und größere Dokumentenvolumina. Omnipage ist übrigens gemeinsam mit Abbyy Finereader weltweit führend in Sachen Genauigkeit der Texterkennung. Tests unabhängiger Fachzeitschriften, wie z.B. c´t, belegen dies regelmäßig.

  • Ist es möglich, mit bitfarm-Archiv einen automatischen, elektronischen Rechnungsversand zu realisieren?

    Dies ist mit der Enterprise-Version möglich. Ein Workflow kann so konfiguriert werden, dass z.B. jede neu archivierte Ausgangsrechnung automatisch dem Kunden als PDF per E-Mail zugestellt wird. Dazu muss lediglich die E-Mail Adresse auf der Rechnung, oder zur Kundennummer in einer Datenbank vermerkt sein. bitfarm-Archiv protokolliert jedes einzelnen Dokument inklusive der Übergabe an den E-Mail Server, so dass der ordnungsgemäße Versand jederzeit nachvollzogen werden kann. Seit 2011 ist der Versand von Rechnungen per E-Mail in Deutschland sogar ohne Signatur gültig. Diese so versendeten Rechnungen haben inzwischen rechtlich den gleichen Status wie herkömmliche Papierrechnungen.

    Selbstverständlich gibt es für den von bitfarm initiirten ausgehenden Mailverkehr entsprechende Protokolle und Logs, um den korrekten Ausgang nachhalten zu können.

  • Gibt es eine Einzelplatz-Version?

    Leider Nein. bitfarm-Achiv DMS ist eine Client-Server Applikation, die im Einsatz ab ca. 5 Benutzern Sinn macht und einen Server voraussetzt. Dadurch, dass eine Datenbank und weiteres installiert werden muss, ist der Aufwand für ein Einzelplatz-System zu hoch; außerdem gibt es für einfache Aufgaben z.B. von Privatanwendern auch günstige Systeme wie Paperport oder Maxxarchiv.

    In der Enterprise-Version gibt es die Funktion "Export auf selbsttragendes Archiv", mit dessen Hilfe ein komplettes Programm erzeugt werden kann, welches dann als Einzelplatzlösung lauffähig ist. Dieses Programm, der Offline-Viewer, ist allerdings als reiner Einzelplatz-Rechercheclient konzipiert.

  • Ist es möglich, von einem anderen DMS auf bitfarm-Archiv umzusteigen?

    Wenn von einem anderen DMS / Archivsystem auf bitfarm-Archiv unter Übernahme aller Dokumente und Metadaten umgestellt werden soll, muss es eine Möglichkeit geben, die Daten und Dokumente aus dem alten DMS zu exportieren. Hier ist also der Hersteller des bisherigen DMS gefragt, ob es eine solche Möglichkeit gibt. Vielfach werden Dokumente und Daten aber - wie übrigens auch in bitfarm-Archiv - in standardisierten Formaten abgelegt. bitfarm-Archiv nutzt hier das TIF-Format und die Originaldateiformate, z.B. bei Office-Dokumenten und E-Mails. Auch PDF(/A) wird häufig verwendet und kann direkt in bitfarm-Archiv importiert werden. Liegen Metadaten in Standardformaten wie XML, SQL, DBF, ASCII etc. vor, ist auch hier eine Übernahme einfach zu realisieren. Bei Datenbanken ist ein lesender Zugriff notwendig, damit die Daten exportiert werden können.

    Einige Anbieter verwenden allerdings proprietäre binäre Dokumentencontainer für die Speicherung und bieten auch keine Exporte in Standardformate an. In diesen Fällen kann eine Umstellung schwierig sein. Kontaktieren Sie uns im Zweifelsfalle, wir beraten Sie gerne.

  • Ist es möglich, von bitfarm-Archiv auf ein anderes DMS umzusteigen?

    Das ist möglich, denn bei bitfarm-Archiv werden alle Dokumente im revisionssicheren TIF-Format und zusätzlich im Originalformat (z.B. bei Office, E-Mail, CAD,...) abgelegt. Der Administrator behält volle Zugriffsberechtigungen und kann Dokumente damit in andere Systeme migrieren. Die Metadaten liegen in einer MySQL-Datenbank, zu welcher der Kunde selbst die Zugangspasswörter festlegt. Somit ist mit einfachen SQL-Scripts auch die Übernahme der Metadaten möglich.

    Außerdem gibt es innerhalb der Software auch Exportmöglichkeiten, die entweder automatisiert auf Serverbasis laufen, oder vom (entsprechend berechtigten) Benutzer im Viewer verwendet werden können.

  • Welche Leistungen umfasst der Enterprise-Softwaresupport?

    Der Enterprise-Softwaresupport der bitfarm GmbH ist die zentrale Anlaufstelle für alle Fragen rund um das DMS. Das Supportteam sitzt Tür an Tür mit den Entwicklern des DMS und kann daher Informationen und Hilfestellung aus erster Hand liefern. Neben Hilfestellung zur Bedienung, Fragen zu technischen und organisatorischen Themen steht den Kunden der bitfarm GmbH und Partnern auch aktive Unterstützung bei Konfiguration und Anpassung des Enterprise-DMS zur Verfügung.

    Kunden erhalten über den Supportvertrag auch eine garantierte Reaktionszeit von maximal zwei Stunden bei kritischen Problemen. Auch alle Updates und Patches sind kostenlos im Softwaresupport erhalten. Durch den Supportvertrag profitieren Kunden außerdem von reduzierten Stunden- und Tagessätzen für Schulungen, Konfiguration oder individuellen Programmanpassungen.

    Ein Infoblatt mit allen Informationen zum Softwaresupport haben wir hier bereitgestellt.

  • Bei der Installation der GPL-Version tauchen kyrillische Schriftzeichen auf, die mich verunsichern. Was steckt dahinter?

    bitfarm-Archiv verwendet in der GPL-Version für die Texterkennung in Bilddokumenten (Scans) die Software Cuneiform der russischen Firma Cognitive Technologies. Cuneiform war lange Marktführer in Russland, konnte sich dann aber nicht mehr gegen die internationale Konkurrenz von Abbyy und Nuance positionieren, so dass die kommerzielle Entwicklung eingestellt wurde. Seit 2008 ist Cuneiform unter der vereinfachten BSD-Lizenz, einem Open-Source Lizenztyp, für die Allgemeinheit frei zugänglich.

    Wird Cuneiform in einem Produkt verwendet, wie im Falle von bitfarm-Archiv, so ist die Verwendung kostenlos. Es wird lediglich vorgeschrieben, den Quelltext beizulegen, sowie die Lizenz im Original anzuzeigen. Wir kommen dem nach und blenden dies pflichtgemäß bei der Installation ein.

    Siehe dazu auch: Cuneiform auf Wikipedia

In den FAQ finden Sie zu vielen Aspekten von bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement erste Informationen. Werden Ihre Fragen in der FAQ nicht beantwortet, wird Ihnen gerne per E-Mail info@bitfarm-archiv.de oder telefonisch (0271 / 31 396 - 0) weitergeholfen.