…finden statt suchen.

Rechnungsprüfungsprozess / Rechnungsprüfung

Der Rechnungsprüfungsprozess ist ein Standardarbeitsgang in der betrieblichen Verwaltung. Er bezieht sich auf Eingangsrechnungen (Kreditorenrechnungen) und beteiligt den oder die zuständigen Sachbearbeiter (in der Regel die Personen, die auch die Bestellung ausgelöst haben), sowie die Kreditorenbuchhaltung.

Die Rechnungsprüfung umfasst eine sachliche Prüfung, sowie eine rechnerische Prüfung. Während die sachliche Prüfung in der Regel vom Sachbearbeiter durchgeführt wird, findet die rechnerische Prüfung oft in der Buchhaltung statt.

Prüfungen der sachlichen Prüfung

  • Wurde der Artikel bestellt?
  • Ist es der richtige Artikel?
  • Stimmt die Anzahl der berechneten Ware mit der Anzahl der gelieferten Ware (Lieferscheinvergleich)?
  • Stimmen die vereinbarten Preise und Konditionen?

Prüfungen der rechnerischen Prüfung

  • Stimmen Summen und MwSt. Berechnung?
  • Ist die Rechnung formal korrekt?
  • Sind die Adressdaten korrekt?

Unternehmen, die gewisse Compliance-Anforderungen erfüllen müssen (zum Beispiel als Ergebnis der Einführung eines QM-Systems), sind oft gezungen, einen Rechnungsprüfungsprozess zu etablieren und zu dokumentieren. Ab einer gewissen Unternehmensgröße ist dies gar nicht anders machbar, da die zugrunde liegenden Einkaufsentscheidungen nicht mehr allein einer Person bekannt sind.

Die sachliche und rechnerische Rechnungsprüfung sind nur zwei Schritte eines mehr oder weniger komplexen Prozesses, welchem Eingangsrechnungen unterliegen. Weitere Schritte sind oft die Freigabe (durch die Geschäftsleitung, Abteilungsleitung), das Buchen (in der Kreditorenbuchhaltung) und bezahlen (ebenfalls Buchhaltung). In der klassischen Arbeitsweise mit Papierdokumenten läuft die Rechnung als Papierdokument entweder im Original oder als Verteilerkopie durch das Unternehmen zu den einzelnen beteiligten Personen. Im elektronischen Dokumentenmanagement sorgt ein Workflow für die Verteilung des Dokumentes an die einzelnen Personen. Dies bietet im Vergleich einige Vorteile.

Vorteile des elektronischen Dokumentenmanagements am Beispiel des Rechnungsprüfungsprozesses

  • Jederzeitige Auffindbarkeit des Dokuments über die DMS-Suche unabhängig vom Bearbeitungsstand
  • Wegfall von Verteilerkopien
  • Geringerer Aufwand des Dokumententransports
  • Schnellerer Dokumententransport
  • Weniger verlorende Dokumente / geringere Kosten der Dokumentenwiederbeschaffung
  • Schnellere Durchlaufzeiten
  • Verbesserte Einhaltung von Skontofristen
  • Direkte Kontrollmöglichkeit der einzelnen Arbeitsschritte durch den Vorgesetzten
  • Schnellere Auskunftsmöglichkeit bei Rückfragen
  • Gemeinsames Arbeiten an einem einzigen Dokument – keine Zerstreuung von Informationen auf Verteilerkopien

Nachteil bei der Nutzung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems für den Rechnungsprüfungsprozess ist der Fakt, das die Dokumente eingescannt werden müssen (bei Papierdokumenten). Bei originär elektronischen Dokumenten entfällt dieser Schritt. Da in Zukunft zunehmend mehr Kreditorenrechnungen direkt in elektronischer Form zu erwarten sind, wird das Einscannen von Beleggut und der damit verbundene Zusatzaufwand weiter reduziert. Eine Verschlagwortung der Dokumente ist in vielen Fällen ebenfalls nicht mehr notwendig, wenn das Dokumentenmanagementsystem entsprechend fortschrittliche Techniken zur automatischen Verschlagwortung anbietet.

Enterprise-Dokumentenmanagementsysteme wie das bitfarm-Archiv Open-Source-DMS bieten darüber hinaus weitere Möglichkeiten, den Rechnungsprüfungsprozess beziehungsweise die Rechnungsprüfung zu vereinfachen. Es können neben den allgemeinen Informationen aus der Verschlagwortung auch die Rechnungspositionen Zeile für Zeile als Datensatz gelesen werden. Über Regeln wird beschrieben, an welchen Stellen zum Beispiel die Stückzahlen, die Einzelpreise und die Artikelinformationen auf einem Dokument zu finden sind. Diese Informationen können dann in einem standardisierten Austauschformat (zum Beispiel als Text-Datei oder als XML) an ein ERP-System übergeben werden. Dieses prüft an Hand der noch offenen Bestelldaten, ob die Rechnung korrekt ist. Hier kommen verschiedene Algorithmen zur Anwendung, so ist zum Beispiel auch eine Teillieferung zu berücksichtigen. Passt alles zusammen, so kann der Datensatz gleich an das FiBu-System übertragen werden, der normale Rechnungsprüfungsprozess mit echten Sachbearbeitern würde dann nicht mehr stattfinden. Man spricht hier bei solchen automatisiert im DMS/ERP/FiBu ablaufenden Prozessen von so genannten Dunkelbuchungen.

Glossar-Index | Startseite | Software | Dienstleistungen | Dokumentenmanagement | FAQ | Kontakt