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  • Rechnerische Prüfung


    Unternehmen, die gewisse Compliance-Anforderungen erfüllen müssen (zum Beispiel als Ergebnis der Einführung eines QM-Systems), sind oft gezwungen, einen Rechnungsprüfungsprozess zu etablieren und zu dokumentieren. Ab einer gewissen Unternehmensgröße ist dies gar nicht anders machbar, da die zugrunde liegenden Einkaufsentscheidungen nicht mehr allein einer Person bekannt sind.

    Die sachliche und rechnerische Rechnungsprüfung sind nur zwei Schritte eines mehr oder weniger komplexen Prozesses, welchem Eingangsrechnungen unterliegen. Weitere Schritte sind oft die Freigabe (durch die Geschäftsleitung, Abteilungsleitung), das Buchen (in der Kreditorenbuchhaltung) und bezahlen (ebenfalls Buchhaltung). In der klassischen Arbeitsweise mit Papierdokumenten läuft die Rechnung als Papierdokument entweder im Original oder als Verteilerkopie durch das Unternehmen zu den einzelnen beteiligten Personen. Im elektronischen Dokumentenmanagement sorgt ein Workflow für die Verteilung des Dokumentes an die einzelnen Personen. Dies bietet im Vergleich einige Vorteile.

    Vorteile des elektronischen Dokumenten­managements am Beispiel des Rechnungs­prüfungs­prozesses


    Nachteil bei der Nutzung eines elektronischen Dokumenten­management­systems für den Rechnungs­prüfungs­prozess ist der Fakt, das die Dokumente eingescannt werden müssen (bei Papierdokumenten). Bei originär elektronischen Dokumenten entfällt dieser Schritt. Da in Zukunft zunehmend mehr Kreditoren­rechnungen direkt in elektronischer Form zu erwarten sind, wird das Einscannen von Beleggut und der damit verbundene Zusatzaufwand weiter reduziert. Eine Verschlagwortung der Dokumente ist in vielen Fällen ebenfalls nicht mehr notwendig, wenn das Dokumentenmanagementsystem entsprechend fortschrittliche Techniken zur automatischen Verschlagwortung anbietet.


    Enterprise-Dokumenten­management­systeme wie das bitfarm-Archiv Open-Source-DMS bieten darüber hinaus weitere Möglichkeiten, den Rechnungs­prüfungs­prozess beziehungsweise die Rechnungsprüfung zu vereinfachen. Es können neben den allgemeinen Informationen aus der Verschlagwortung auch die Rechnungspositionen Zeile für Zeile als Datensatz gelesen werden. Über Regeln wird beschrieben, an welchen Stellen zum Beispiel die Stückzahlen, die Einzelpreise und die Artikelinformationen auf einem Dokument zu finden sind. Diese Informationen können dann in einem standardisierten Austauschformat (zum Beispiel als Text-Datei oder als XML) an ein ERP-System übergeben werden. Dieses prüft an Hand der noch offenen Bestelldaten, ob die Rechnung korrekt ist. Hier kommen verschiedene Algorithmen zur Anwendung, so ist zum Beispiel auch eine Teillieferung zu berücksichtigen. Passt alles zusammen, so kann der Datensatz gleich an das FiBu-System übertragen werden, der normale Rechnungs­prüfungs­prozess mit echten Sachbearbeitern würde dann nicht mehr stattfinden. Man spricht hier bei solchen automatisiert im DMS/ERP/FiBu ablaufenden Prozessen von so genannten Dunkelbuchungen.


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