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Person erklärt anderer Person Dokumentenmanagement am Computer

Doku­men­ten­ma­nage­ment – die Antwort auf viele Fragen

Im Zuge der fort­schrei­tenden Digi­tali­sierung von Unter­nehmen ist häufig die Rede von Doku­men­ten­ma­nage­ment als einem der wich­tigen Schrit­te auf dem Weg dort­hin. Aber was be­deu­tet Do­ku­men­ten­ma­nage­ment über­haupt? Wie funk­tio­niert ein Do­ku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem (=DMS)? Und wel­che Vor­teile bie­tet die elek­tro­nische Ver­wal­tung von Doku­men­ten? Wir beant­wor­ten im Fol­gen­den ei­nige Ihrer Fra­gen. Sie ha­ben an­dere oder mehr Fra­gen? Ru­fen Sie uns an oder schrei­ben Sie uns! Wir be­raten Sie gern.


Das Gabler Wirt­schafts­lexi­kon de­finiert Doku­menten­manage­ment als die Ver­waltung von Doku­menten, die sowohl die Er­stel­lung und Bear­bei­tung als auch die Ein- und Aus­ga­be, die intel­li­gente Ver­tei­lung so­wie die Archi­vie­rung von und die Su­che nach Doku­men­ten um­fasst. Das Haupt­ziel ist die Er­hö­hung der Ar­beits­pro­duk­tivi­tät durch die Ver­kür­zung der Durch­lauf­zeiten und eine schnel­le Be­reit­stellung von be­nötig­ten In­for­mati­onen.


Ein elek­tro­ni­sches Do­ku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem soll im Ideal­fall also die Pro­zes­se im Un­ter­neh­men be­schleu­nigen und da­mit zu mehr Effi­zi­enz bei­tragen. Aber wie ar­bei­tet ein DMS über­haupt?

Wie arbeitet ein DMS?

  • Erfassen / Erstellen (Capture)

    Die erste Sta­tion eines je­den Do­ku­men­tes ist die Er­fas­sung durch das Do­ku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem. Pa­pier­do­ku­men­te ge­lan­gen über ei­nen Scan­ner ins System. E-­mails oder an­dere el­ektro­nische Doku­mente lau­fen sofort aus der je­wei­ligen An­wen­dung ins DMS. Damit die Doku­mente gleich im pass­enden Kon­text ab­gelegt wer­den, können sie ent­weder ma­nuell oder auto­matisch sortiert und in­diziert werden (Tagging).

  • Verteilen (Deliver)

    Viele Doku­mente, wie etwa Rech­nungen oder Liefer­scheine müssen in ver­schie­denen Abteil­ungen des Unter­nehmens weiter­bear­beitet wer­den. Ein DMS ver­teilt sie auto­matisch nach fest­gelegten Workflow­regeln oder ma­nuell an die zu­ständigen Mit­arbeiter.

  • Bearbeiten (Edit)

    Die ord­nungs­gemäße Bear­beit­ung der Doku­mente kann je­der­zeit durch einen Con­troller über­prüft werden. In der Do­kumenten­hi­storie ist außer­dem jede Ver­änder­ung und Akt­ion nach­vollzieh­bar. Zudem ver­fügen die mei­sten Do­ku­men­ten­ma­nage­ment­sys­teme über eine Ver­sio­nier­ung, so­dass auch äl­tere Ver­sion­en eines Do­ku­ments je­der­zeit ab­ruf­bar sind.

Dokumentenmanagement Überblick
  • Archi­vieren (Preserve)

    Eine wich­tige Funk­tion des Do­ku­men­ten­ma­nage­ments ist die Ar­chi­vie­rung von Do­ku­men­ten. Dabei un­ter­schei­den die meisten Sys­teme zwi­schen der revi­sions­siche­ren Ar­chi­vie­rung nach den ge­setz­lichen Vor­gaben der GoBD und der nicht-re­vi­sions­siche­ren Archi­vie­rung von Do­ku­men­ten­ar­ten, bei de­nen dies nicht vor­ge­schrie­ben ist.

  • Löschen

    Für viele Do­ku­men­te be­steht eine ge­setz­liche Auf­be­wah­rungs­pflicht, die je nach Do­ku­men­ten­art sehr un­ter­schied­lich sein kann. Al­ler­dings exis­tieren auch ge­setz­liche Lösch­fris­ten für be­stimm­te Do­ku­men­te, vor al­lem für sol­che, die per­son­en­be­zo­gene Da­ten ent­hal­ten, also etwa Be­wer­bungen. Ein DMS löscht diese Doku­men­te nach Ab­lauf der Frist im Ide­al­fall voll­au­to­ma­tisch.

  • Die Suche (Information Retrieval)

    Eine der wich­tig­sten Funk­tio­nen einer Do­ku­men­ten­mana­gement Soft­ware ist die Such­funk­tion. Schließ­lich soll Do­ku­menten­mana­gement die Be­reit­stell­ung be­nö­tigter In­forma­tionen im Un­ter­nehmen be­schleu­nigen. Dazu ist es ess­ent­iell, dass Do­ku­mente im System schnell gefunden werden. Do­ku­mente soll­ten zudem auch dann auf­zurufen sein, wenn sie sich in Be­ar­beitung be­finden.

Was bringt Dokumenten­management für Ihr Unter­nehmen?

Die Inves­ti­tion in ein DMS kann sich auf viele Un­ter­nehmens­berei­che positiv aus­wirken. Elek­tro­nisches Doku­menten­manage­ment optimiert in erster Linie Doku­menten- und Arbeits­prozesse im gesam­ten Unter­nehmen. Durch die struk­turierte Ab­lage in einem zen­tralen In­for­mations­pool, können Mit­arbeiter bedeutend schneller und leichter auf benötigte Informationen zugreifen.


Da moderne Doku­menten­manage­ment­sys­teme in der Regel über eine Funk­tion zur Imple­mentie­rung au­to­mati­sier­ter Work­flows ver­fügen, werden Doku­mente auto­matisch an die zu­stän­digen Mit­arbei­ter ver­teilt. Das ver­rin­gert die Durch­lauf­zeit und er­höht die Effi­zienz der Dokumenten­prozesse erheb­lich. Die Ein­spa­run­gen bei Pa­pier und Druck­kos­ten kön­nen je nach Do­ku­men­ten­auf­kom­men beacht­lich sein. Sie sparen also Zeit, die Ihre Mit­arbei­ter auf wirk­lich wich­tige Auf­ga­ben ver­wen­den kön­nen und Geld, dass Sie an anderer Stelle investieren können.


Da­rü­ber hi­naus wird durch Doku­menten­manage­ment die Quali­tät der Bear­bei­tung und des Kun­den­ser­vice ver­bes­sert und es pas­sieren we­ni­ger Feh­ler. Pro­zes­se wer­den durch die ein­heit­liche In­for­ma­tions­platt­form und Zu­satz­funk­tion­en, wie Ver­sio­nie­rung deut­lich trans­pa­ren­ter.


Ganz ne­ben­bei ar­beiten Sie DSGVO­-konform, ha­lten die Vor­schri­ften der Fi­nanz­behör­den zur re­vi­sions­sicheren Ar­chi­vierung ein und spa­ren Platz, da die mei­sten Do­ku­mente nicht im Ori­gi­nal auf­be­wahrt wer­den müs­sen.