Dokumentenmanagement

Wissenswerte Informationen über Dokumentenmanagementsysteme

Wissenswerte Informationen über Problemstellungen beim klassischen Dokumentenmanagement und die Möglichkeiten, die ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem bietet. Die folgenden Seiten informieren über die Rolle, die Vor- und gegebenenfalls Nachteile elektronischen Dokumentenmanagements im Vergleich zu herkömmlichen Dokumentenmanagement.

Elektronisches Dokumentenmanagement – die Antwort auf viele Fragen

Wissen Sie wie viel Zeit im Unternehmen mit der Suche nach Dokumenten und Informationen verbracht wird? Welche Mitarbeiter verbringen wie viel Arbeitszeit beim Ablegen und Suchen von Information? Was kostet eine Mitarbeiterstunde?

Stellen Sie sich vor Mitarbeiter können sofort auf Anfragen antworten ohne erst Unterlagen, Akten und Dokumente heraussuchen zu müssen. Wie viele Dokumente gehen auf dem Weg durch das Unternehmen verloren? Wäre mehr Transparenz von Arbeitsabläufen auf Dokumenten nicht wünschenswert? Wie schwierig ist es ein Dokument zu finden, welches sich noch im Unternehmen „in Bearbeitung“ befindet? Wer hat es gerade? Wie viele Verteilerkopien werden täglich angefertigt? Was kostet das? Wie viel Raum wird für die Papierablage verwendet? Was kostet dieser Raum pro Monat/Jahr? Wie viel Zeit verbringen Mitarbeiter mit dem Transport von Dokumenten durch das Unternehmen? Wie bekommen Sie den Wildwuchs Ihrer Dateiablage auf dem Server in den Griff? Kann zuletzt nicht die Motivation der Mitarbeiter gesteigert werden, wenn zeitraubende Suchen nach Informationen wegfallen, Dokumente und Informationen sofort verfügbar sind?

Kosten-Nutzen-Betrachtung

Elektronisches Dokumentenmanagement ist bei der Kosten-Nutzen-Betrachtung eine IT-Investition, die bereits nach kurzer Zeit und dann nachhaltig Vorteile in Unternehmen schafft. Dabei belegt elektronisches Dokumentenmanagement einen Spitzenplatz im Vergleich zu anderen IT-Investitionen. Viele Bewertungen von unabhängigen Experten, aber auch unsere eigenen Kundenbefragungen belegen dies.

Beispiele (*)

(*) Typische Beispiele für ein Unternehmen im Mittelstand mit einem gewissen Dokumenten- bzw. Informationsaufkommen. Je nach IST-Situation können andere IT-Investitionen wirtschaftlich sinnvoller sein.

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