…finden statt suchen.

Doku­men­ten­ma­nage­ment – die Antwort auf viele Fragen

Im Zuge der fort­schrei­tenden Digi­tali­sierung von Unter­nehmen ist häufig die Rede von Doku­men­ten­ma­nage­ment als einem der wich­tigen Schrit­te auf dem Weg dort­hin. Aber was be­deu­tet Do­ku­men­ten­ma­nage­ment über­haupt? Wie funk­tio­niert ein Do­ku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem (=DMS)? Und wel­che Vor­teile bie­tet die elek­tro­nische Ver­wal­tung von Doku­men­ten? Wir beant­wor­ten im Fol­gen­den ei­nige Ihrer Fra­gen. Sie ha­ben an­dere oder mehr Fra­gen? Ru­fen Sie uns an oder schrei­ben Sie uns! Wir be­raten Sie gern.

Das Gabler Wirt­schafts­lexi­kon de­finiert Doku­menten­manage­ment als die Ver­waltung von Doku­menten, die sowohl die Er­stel­lung und Bear­bei­tung als auch die Ein- und Aus­ga­be, die intel­li­gente Ver­tei­lung so­wie die Archi­vie­rung von und die Su­che nach Doku­men­ten um­fasst. Das Haupt­ziel ist die Er­hö­hung der Ar­beits­pro­duk­tivi­tät durch die Ver­kür­zung der Durch­lauf­zeiten und eine schnel­le Be­reit­stellung von be­nötig­ten In­for­mati­onen.

Ein elek­tro­ni­sches Do­ku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem soll im Ideal­fall also die Pro­zes­se im Un­ter­neh­men be­schleu­nigen und da­mit zu mehr Effi­zi­enz bei­tragen. Aber wie ar­bei­tet ein DMS über­haupt?

Wie arbeitet ein DMS?

  • Erfassen / Erstellen (Capture)

    Die erste Sta­tion eines je­den Do­ku­men­tes ist die Er­fas­sung durch das Do­ku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem. Pa­pier­do­ku­men­te ge­lan­gen über ei­nen Scan­ner ins System. E-mails oder andere elektronische Dokumente laufen sofort aus der je­wei­ligen An­wen­dung ins DMS. Damit die Dokumente gleich im passenden Kontext abgelegt werden, können sie entweder manuell oder automatisch sortiert und indiziert werden (Tagging).

  • Verteilen (Deliver)

    Viele Dokumente, wie etwa Rechnungen oder Lieferscheine müssen in verschiedenen Abteilungen des Unternehmens weiterbearbeitet werden. Ein DMS verteilt sie automatisch nach festgelegten Workflowregeln oder manuell an die zuständigen Mitarbeiter.

  • Bearbeiten (Edit)

    Die ordnungsgemäße Bearbeitung der Dokumente kann jederzeit durch einen Controller überprüft werden. In der Dokumentenhistorie ist außerdem jede Veränderung und Aktion nachvollziehbar. Zudem verfügen die meisten Dokumentenmanagementsysteme über eine Versionierung, sodass auch ältere Versionen eines Dokuments jederzeit abrufbar sind.

Dokumentenmanagement Überblick
  • Archi­vieren (Preserve)

    Eine wich­tige Funk­tion des Do­ku­men­ten­ma­nage­ments ist die Ar­chi­vie­rung von Do­ku­men­ten. Dabei un­ter­schei­den die meisten Sys­teme zwi­schen der revi­sions­siche­ren Ar­chi­vie­rung nach den ge­setz­lichen Vor­gaben der GoBD und der nicht-re­vi­sions­siche­ren Archi­vie­rung von Do­ku­men­ten­ar­ten, bei de­nen dies nicht vor­ge­schrie­ben ist.

  • Löschen

    Für viele Do­ku­men­te be­steht eine ge­setz­liche Auf­be­wah­rungs­pflicht, die je nach Do­ku­men­ten­art sehr un­ter­schied­lich sein kann. Al­ler­dings exis­tieren auch ge­setz­liche Lösch­fris­ten für be­stimm­te Do­ku­men­te, vor al­lem für sol­che, die per­sön­liche Da­ten ent­hal­ten, also etwa Be­wer­bungen. Ein DMS löscht diese Doku­men­te nach Ab­lauf der Frist im Ide­al­fall voll­au­to­ma­tisch.

  • Die Suche (Information Retrieval)

    Eine der wichtigsten Funktionen einer Dokumentenmanagement Software ist die Suchfunktion. Schließlich soll Dokumentenmanagement die Bereitstellung benötigter Informationen im Unternehmen beschleunigen. Dazu ist es essentiell, dass Dokumente im System schnell gefunden werden. Dokumente sollten zudem auch dann aufzurufen sein, wenn sie sich in Bearbeitung befinden.

Was bringt Dokumenten­management für Ihr Unter­nehmen?

Die Inves­ti­tion in ein DMS kann sich auf viele Un­ter­nehmens­berei­che positiv aus­wirken. Elek­tro­nisches Doku­menten­manage­ment optimiert in erster Linie Doku­menten- und Arbeits­prozesse im gesam­ten Unter­nehmen. Durch die struk­turierte Ab­lage in einem zen­tralen In­for­mations­pool, können Mit­arbeiter bedeutend schneller und leichter auf benötigte Informationen zugreifen.

Da moderne Doku­menten­manage­ment­sys­teme in der Regel über eine Funk­tion zur Imple­mentie­rung au­to­mati­sier­ter Work­flows ver­fügen, werden Doku­mente auto­matisch an die zu­stän­digen Mit­arbei­ter ver­teilt. Das ver­rin­gert die Durch­lauf­zeit und er­höht die Effi­zienz der Dokumenten­prozesse erheb­lich. Die Ein­spa­run­gen bei Pa­pier und Druck­kos­ten kön­nen je nach Do­ku­men­ten­auf­kom­men beacht­lich sein. Sie sparen also Zeit, die Ihre Mit­arbei­ter auf wirk­lich wich­tige Auf­ga­ben ver­wen­den kön­nen und Geld, dass Sie an anderer Stelle investieren können.

Da­rü­ber hi­naus wird durch Doku­menten­manage­ment die Quali­tät der Bear­bei­tung und des Kun­den­ser­vice ver­bes­sert und es pas­sieren we­ni­ger Feh­ler. Pro­zes­se wer­den durch die ein­heit­liche In­for­ma­tions­platt­form und Zu­satz­funk­tion­en, wie Ver­sio­nie­rung deut­lich trans­pa­ren­ter.

Ganz nebenbei halten Sie die Vorschriften der Finanzbehörden zur revisionsicheren Archivierung ein und sparen Platz, da die meisten Dokumente nicht im Original aufbewahrt werden müssen.