…finden statt suchen.

Dokumentenmanagement

Wissenswerte Informationen über Dokumentenmanagementsysteme

Wissenswerte Informationen über Problemstellungen beim klassischen Dokumentenmanagement und die Möglichkeiten, die ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem bietet. Die folgenden Seiten informieren über die Rolle, die Vor- und gegebenenfalls Nachteile elektronischen Dokumentenmanagements im Vergleich zu herkömmlichen Dokumentenmanagement.

Elektronisches Dokumentenmanagement – die Antwort auf viele Fragen

Wissen Sie wie viel Zeit im Unternehmen mit der Suche nach Dokumenten und Informationen verbracht wird? Welche Mitarbeiter verbringen wie viel Arbeitszeit beim Ablegen und Suchen von Information? Was kostet eine Mitarbeiterstunde?

Stellen Sie sich vor Mitarbeiter können sofort auf Anfragen antworten ohne erst Unterlagen, Akten und Dokumente heraussuchen zu müssen. Wie viele Dokumente gehen auf dem Weg durch das Unternehmen verloren? Wäre mehr Transparenz von Arbeitsabläufen auf Dokumenten nicht wünschenswert? Wie schwierig ist es ein Dokument zu finden, welches sich noch im Unternehmen "in Bearbeitung" befindet? Wer hat es gerade? Wie viele Verteilerkopien werden täglich angefertigt? Was kostet das? Wie viel Raum wird für die Papierablage verwendet? Was kostet dieser Raum pro Monat/Jahr? Wie viel Zeit verbringen Mitarbeiter mit dem Transport von Dokumenten durch das Unternehmen? Wie bekommen Sie den Wildwuchs Ihrer Dateiablage auf dem Server in den Griff? Kann zuletzt nicht die Motivation der Mitarbeiter gesteigert werden, wenn zeitraubende Suchen nach Informationen wegfallen, Dokumente und Informationen sofort verfügbar sind?

Schneller Return on Investment

Unternehmen und Institutionen suchen seit es Informationstechnologie gibt nach Möglichkeiten, ihre Prozesse mit deren Hilfe zu verbessern. Lange Zeit waren es Spezial­anwendungen, die in den 80er und 90er Jahren den größten Benefit brachten. Die große Zeit der ERP-Systeme begann in den 90er Jahren und hält bis heute an. DMS- und ECM-Systeme gewinnen in den letzten Jahren nicht nur durch die gesetzliche Archivierungspflicht an Bedeutung. Die Systeme bieten vor allem durch die heute kostengünstig verfügbaren Technologien einen mitunter großen Return on Investment (ROI). Die Möglichkeiten überzeugen Anwender und Entscheider gleichermaßen. Erfolg und Zustimmung stellen sich bei DMS-Projekten oft unmittelbar ein.

Kosten-Nutzen-Betrachtung

Elektronisches Dokumentenmanagement ist bei der Kosten-Nutzen-Betrachtung eine IT-Investition, die bereits nach kurzer Zeit und dann nachhaltig Vorteile in Unternehmen schafft. Dabei belegt elektronisches Dokumentenmanagement einen Spitzenplatz im Vergleich zu anderen IT-Investitionen. Viele Bewertungen von unabhängigen Experten, aber auch unsere eigenen Kundenbefragungen belegen dies.

Beispiele (*)

  • Es wird eine neue Firewall installiert. Kosten incl. Service: ca. 5000,- Euro. Direkter Vorteil: Keiner. Indirekter Vorteil: Sicherheitsplus (wirtschaftlicher Vorteil kaum zu kalkulieren, 100% Sicherheit gibt es ohnehin nicht). Wirtschaftliche Bewertung: ~
  • Ein neuer Server löst den alten Server ab. Kosten incl. Service: 8000,- Euro. Direkter Vorteil: Zugriffsgeschwindigkeit in ERP-Anwendung gesteigert, statt 1 Sekunde nur noch 0,5 Sekunden auf Programreaktion warten. Indirekter Vorteil: Höhere Ausfallsicherheit. Wirtschaftliche Bewertung: +
  • Ersatz aller alten PCs durch neue Hardware und neueste Windows-Version incl Service. Kosten: 50.000,- Euro. Direkter Vorteil: Schnelleres Arbeiten in allen Programmen, neuere Hard- und Software einsetzbar. Indirekter Vorteil: Niedrigere Wartungskosten, gesteigerte Mitarbeitermotivation. Wirtschaftliche Bewertung: ++
  • Einführung eines Dokumentenmanagementsystems inklusive Service. Kosten: 10.000,- Euro. Direkter Vorteil: Anwender benötigen zur Suche nach allen Dokumenten und Informationen nicht mehr im Schnitt 3 Minuten sondern nur noch 5 Sekunden. Steigerung der Produktivität. Indirekter Vorteil: Weniger verlorene Dokumente, weniger verlorene Information, Wildwuchs wird verhindert, Transparenz geschaffen, Controlling verbessert sowie Mitarbeitermotivation und Servicequalität gesteigert. Wirtschaftliche Bewertung: +++

(*) Typische Beispiele für ein Unternehmen im Mittelstand mit einem gewissen Dokumenten- bzw. Informationsaufkommen. Je nach IST-Situation können andere IT-Investitionen wirtschaftlich sinnvoller sein.