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ERP (Enterprise Resource Planning)

Durch ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning Systeme) werden Geschäftsprozesse von Unternehmen mehr oder weniger vollständig in Informationstechnologie abgebildet.

Typische Aufgabe eines ERP-Systems ist die Erfassung von Warenein- und -ausgängen, die Erzeugung von Belegen wie Lieferscheinen und Rechnungen, das Erstellen betriebs­wirtschaftlicher Auswertungen und viele weitere, teils branchenspezifische Aufgaben.

Bekannte ERP-Systeme sind zum Beispiel Microsoft Dynamics NAV (früher Navision), SAP, PDS und Comet. Viele mittelständische Unternehmen haben in den 80er Jahren in ERP-Systeme investiert, so dass diese auch teils heute noch auf den damals sehr teuren UNIX-Systemen laufen.

Ein sich abzeichnender Mangel an Support und Ersatzteilen in der Zukunft zwingt viele Firmen auf neuere, in der Regel Windows-basierte ERP-Systeme umzusteigen, was sowohl personell als auch finanziell meist einen enormen Aufwand darstellt.

Im Zusammenhang mit einer revisionssicheren Archivierung der vom ERP-System erzeugten Belege wird immer wieder nach Schnittstellen gefragt, die ein DMS-Anbieter zu einem bestimmten ERP-System zur Verfügung stellt. bitfarm-Archiv DMS bietet hier eine Reihe von universellen Möglichkeiten an. So können Dokumente, welche das ERP-System als PDF, TIF oder Postscript bereitstellt, automatisch importiert werden. Bereitgestellte Metadaten als XML oder TXT Dateien können ebenfalls berücksichtigt werden. Manche UNIX-basierten ERP-Systeme können ASCII-Daten mit Druckersteuerzeichen bereitstellen. bitfarm-Archiv kann diese proaktiv in zur Druckausgabe identische TIF-Dateien rastern, und damit eine revisionssichere Langzeitarchivierung unabhängig vom Betrieb des UNIX-Systems gewährleisten. In vielen Fällen wird allerdings in der Windows-Welt einfach die Druckausgabe eines ERP-Systems an einen speziellen bitfarm Archivierungsdrucker geschickt. Dieser Drucker sorgt neben der revisionssicheren Archivierung auch für die Ausgabe als Papierdokument. Für den Benutzer ändert sich dabei nichts, es sind keine zusätzlichen Aufwendungen für die Archivierung erforderlich. Metadaten zur Verschlagwortung kann bitfarm-Archiv dann direkt aus den Dokumenten aufbereiten. So sind alle ERP-Dokumente im DMS anschließend über Kundennummer, Auftragsnummer etc. indiziert und bilden beispielsweise automatisch Auftrags- oder Projektakten gemeinsam mit gescannten Eingangsbelegen, E-Mails, Zeichnungen und anderen Dokumenten aus anderen Quellen.

Zu den Anforderungen an Schnittstellen zu ERP-Systemen zählt häufig auch die Umsetzung des ERP-Systems als "führendes" System. Dazu müssen Möglichkeiten bereitgestellt werden, dass Anwender aus der ERP-Maske heraus Dokumente des DMS angezeigt bekommen. Durch das in der Enterprise-Version von bitfarm-Archiv integrierte Tool "Hotsearch" sind einfache Tastaturkürzel definierbar, die zu einem gerade im ERP geöffneten Datensatz auf Knopfdruck die passenden Dokumente oder Vorgangsakten im DMS anzeigen. Die vollständige Integration von ERP und DMS ist mit bitfarm-Archiv DMS Enterprise daher ohne teure Sonderschnittstellen oder Programmieraufwand möglich.

ERP-Systeme zählen zu den zentralen Unternehmensanwendungen.

Weblinks

  • SAP
  • Microsoft Dynamics NAV (früher Navision)

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