Output-Management realisieren

Für einen großen Betreiber eines Internet-Shopsystems war bitfarm-Archiv DMS der entscheidende Schritt hin zu einer fast vollständig automatisierten Auftragsabwicklung.

Kundenbestellungen aus den unterschiedlichen Webportalen wurden vom Shopsystem direkt auf eine bestimmte E-Mail-Adresse geleitet. bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement wurde "auf Empfang" geschaltet und holt einmal pro Minute die neuen Bestellungen ab. Diese werden im DMS archiviert, automatisch klassifiziert und sortiert. 

Ein Workflow wird bei neuen Bestellungen sofort ausgelöst, so dass die Disposition unverzüglich aktiv werden kann. bitfarm-Archiv sorgt dabei auch für lückenloses Controlling und verhindert, dass ein Auftrag übersehen wird. 

Da bitfarm-Archiv kein ERP-System ist, erstellt das Unternehmen die Auftragsbestätigungen, Lieferpapiere und Rechnungen nach wie vor mit einem Drittanbieterprodukt. Die so entstehenden Dokumente werden gleich nach Fertigstellung im DMS abgelegt und klassifiziert. Dabei ist es möglich, von der Rechnung auf die Bestellung zu springen und sich ganze Vorgänge oder Kundenakten anzeigen zu lassen. 

Ein wesentlicher Punkt für das Unternehmen war jedoch auch, das Output-Management vom DMS übernehmen zu lassen. So werden die meisten Dokumente heute vollautomatisch von bitfarm-Archiv per E-Mail an den Endkunden gesendet. Mit dem seit Juli 2011 aktiven Steuervereinfachungsgesetz gelten Rechnungen per E-Mail als zugestellt (ohne Signatur) und sind für Unternehmen voll vorsteuer­abzugsfähig, was eine solche DMS-gestützte Lösung für immer mehr Unternehmen interessant macht.