FAQ

In den FAQ (Frequently Asked Questions, häufig gestellte Fragen) finden Sie zu vielen Aspekten von bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement erste Informationen. Werden Ihre Fragen in der FAQ nicht beantwortet, wird Ihnen gerne per E-Mail (info@bitfarm-archiv.de) oder telefonisch (0271 / 31 396 - 0) weitergeholfen.

Häufig gestellte Fragen

1. Ist bitfarm-Archiv DMS komplizierter als andere DMS/ECM Systeme?
2. Wo liegen die Vorteile des Open Source Konzeptes?
3. Gibt es bei lizenzkostenfreier Software überhaupt Garantie bzw. Gewährleistung?
4. Muss man Programmierkenntnisse besitzen, um mit der GPL- oder der Enterprise-Version arbeiten zu können?
5. Dauert eine DMS-Einführung mit bitfarm-Archiv DMS länger als bei anderen Systemen?
6. bitfarm-Archiv DMS besitzt noch nicht in jeder Region ein Partnerunternehmen. Wie stellt die bitfarm GmbH einen zeitnahen Support bzw. ein SLA sicher?
7. Was unterscheidet bitfarm-Archiv DMS von Mitbewerbern?
8. Können Dokumente aus anderen DMS-/Archivsystemen nach bitfarm-Archiv übernommen werden?
9. Was sollte bei einer DMS-Einführung beachtet werden?
10. Wie skalierbar ist die Lösung?
11. Welche Plattformen werden unterstützt?
12. Wo nützt mir eine solche Software etwas? Für wen lohnt sich der Einsatz eines DMS?
13. Wie sieht es mit dem ROI (Return on Invest) bei bitfarm-Archiv aus?
14. Gibt es eine Einzelplatz-Version?
15. Welche Empfehlungen gelten für einen Server?
16. Welche Scanner empfiehlt bitfarm?
17. Mit welchen E-Mail und Fax-Systemen arbeitet das bitfarm-Archiv DMS zusammen?
18. Kann ich in bitfarm-Archiv auch meine Kontakte und Termine verwalten?
19. Bietet bitfarm-Archiv auch eine Weboberfläche?
20. Arbeitet bitfarm-Archiv auch mit Office-Systemen zusammen?
21. Wie sieht die Zusammenarbeit mit ERP-/ PPS- / CRM- und sonstigen wichtigen betrieblichen Softwaresystemen aus?
22. Arbeitet bitfarm-Archiv mit DATEV zusammen?
23. Kann ich aus meinem ERP direkt die Dokumente eines Vorgangs angezeigt bekommen?
24. Ist bitfarm-Archiv revisionssicher?
25. Kann ich meine Originalbelege vernichten, wenn ich ein Archivsystem einsetze?
26. Wie finde ich meine Dokumente später wieder?
27. Kann ich die Software selbst installieren?
28. Welche Dienstleistungen bietet die bitfarm GmbH und deren Partner an und was wird empfohlen?
29. Können Dokumente auf selbsttragende Archive exportiert werden?
30. Kann ich Dokumente löschen?
31. Wie sieht das Berechtigungskonzept aus?
32. Welche Möglichkeiten gibt es zur Administration?
33. Wie unterstützt bitfarm-Archiv DMS das Controlling?
34. Wie werden Abläufe automatisiert? Was ist ein Workflow?
35. Gibt es fertige Business-Templates?
36. Gibt es eine Dublettenprüfung?
37. Können Dokumente auch "in Masse" verarbeitet werden?
38. Erhalte ich eine Nachricht, wenn neue Dokument im DMS für mich bereitliegen?
39. Beherrscht bitfarm-Archiv eine Volltextsuche?
40. Welche Möglichkeiten zur Verschlagwortung / Klassifizierung gibt es?
41. Kann auch automatisch klassifiziert werden?
42. Wie kann ich Papierdokumente, z.B. den Posteingang möglichst effektiv erfassen?
43. Welche Formate werden bei zu archivierenden Dateien unterstützt und welche Formate benutzt bitfarm-Archiv intern?
44. Unterstützt das System mehrere Mandanten?
45. Kann man mit bitfarm-Archiv DMS eine Versionierung aufbauen?
46. Werden das 4-Augen-Prinzip und ISO-9001-Workflows unterstützt?
47. Können Dokumentenlisten als Auswertung in Excel ausgegeben werden?
48. Kann man die Oberfläche individuell anpassen?
49. Kann man zu den elektronischen Dokumenten weitere Informationen wie z.B. Notizen erfassen?
50. Welche Kosten entstehen bei Einführung des Systems?
51. Gibt es eine Demo-Version?
52. Welche Funktionen enthält die Enterprise-Version, die die GPL-Version nicht enthält?
53. Wie erhalte ich die GPL- bzw. Enterprise-Version?
54. Welche Unterstützung bietet die bitfarm GmbH für die GPL- bzw. Enterprise-Version?
55. Seit wann wird bitfarm-Archiv entwickelt und welches ist die aktuelle Versionsnummer?
56. Welche Lizenzkosten fallen für die Enterprise-Version an?
57. Warum taucht bitfarm-Archiv nicht in den Katalogen der führenden DMS-Berater auf?
58. Die OCR-Leistung der GPL-Edition ist ja nicht so besonders gut und sehr langsam. Ist dies in der Enterprise-Version besser?
59. Ist es möglich, mit bitfarm-Archiv einen automatischen, elektronischen Rechnungsversand zu realisieren?
60. Je mehr wir uns mit dem Thema DMS/ECM befassen, desto interessanter wird es für unser Haus. Sollten wir dann nicht gleich eine "ausgewachsene" Lösung anschaffen, statt ein Open-Source DMS?

Fragen & Antworten

1. Ist bitfarm-Archiv DMS komplizierter als andere DMS/ECM Systeme?

   Nein, ist es nicht. bitfarm-Archiv DMS bietet eine Fülle von Konfigurations­möglichkeiten, um allgemeine bis hin zu spezifischen Anforderungen der unterschiedlichen Branchen abbilden zu können. Daher ist das System sicher ein komplexes Stück Software, in das man sich einarbeiten muss, will man alle Möglichkeiten kennen und nutzen. Dabei ist das DMS aber nicht komplizierter als andere DMS-Systeme der Enterprise-Klasse – die Funktionen lassen sich in der Regel über entsprechende Konfigurationstools einfach einstellen. Sicher ist es auch nicht so, dass das System durch Open Source komplizierter ist als andere. Open Source liefert nur im Zweifelsfall mehr Einfluss- und Anpassungsmöglichkeiten als Closed-Source Systeme, was bei einem unternehmenswichtigen Softwaresystem durchaus auch einmal „kriegsentscheidend“ sein kann.

2. Wo liegen die Vorteile des Open Source Konzeptes?

   Auf der Kundenseite liegen die Vorteile des Open Source Konzeptes sicher zum einen im Fehlen von Lizenzkosten, was dem Gesamtsystem zu einer vergleichsweise überschaubaren, wirtschafltichen Preisgestaltung verhilft. Nicht zu vernachlässigen ist aber auch, dass eine Open Source Software auch an sehr spezielle Anforderungen anpassbar ist. Dieser Vorteil verbessert auch die Zukunftssicherheit, "geht nicht" gibt es bei Open Source nicht. Außerdem ist der Kunde nicht auf "Gedeih und Verderb" an einen Anbieter gebunden. Mit entsprechenden IT-Fachkräften lässt sich das System notfalls auch ohne den Hersteller weiterführen.

   Dabei werden bei bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement offene Standards verwendet, so dass man an die Daten wieder herankommen kann. Welcher Closed-Source Hersteller kann schon solche Zukunftssicherheit liefern? Vielleicht ein Argument, über dass sich heutzutage ein näherer Gedanke lohnt. Schließlich wird ein DMS schnell zu einer universellen Informationsquelle im Unternehmen, deren Bedeutung entsprechend ist. Auf der Herstellerseite kann man sich aus dem Pool der freien Software bedienen, was dazu führt, dass das Rad nicht ständig neu erfunden werden muss. Außerdem ist die Stabilität von freien Softwarekomponenten sehr gut, da eine große Anzahl an Benutzern und Entwicklern (Community) jeden Fehler findet.

   Bestes Beispiel ist die freie Datenbank MySQL, welche sich seit Jahren tausendfach im Unternehmenseinsatz bewährt. Auch bitfarm-Archiv setzt MySQL ein. Durch Open Source Software lässt sich also die Wirtschaftlichkeit der Softwareentwicklung steigern. Der Preisvorteil wird an den Kunden weitergegeben. Ein weiterer Vorteil ist die Tatsache, dass bei Open Source Software niemand auf kurzfristige, "schnelle Geschäfte" aus ist. Dadurch, dass Lizenzkosten fehlen, ist eine positive, langfristige Kundenbeziehung zwangsläufig das Ziel jedes Open Source Anbieters.

3. Gibt es bei lizenzkostenfreier Software überhaupt Garantie bzw. Gewährleistung?

   Bei lizenzkostenfreier Open Source gelten die gleichen Gesetze wie für jede andere Software auch. Das Produkthaftungsgesetz hat Gültigkeit, egal ob Lizenzkosten verlangt werden oder nicht. Ebenso verhält es sich mit der Gewährleistung. So werden sämtliche Fehler und Bugs im System umgehend behoben und den Kunden selbstverständlich kostenlose Patches und Updates zur Verfügung gestellt. Die bitfarm GmbH vergibt ebenfalls eine Garantie auf das Gesamtsystem, wenn es von einem bitfarm-Mitarbeiter installiert wurde.

4. Muss man Programmierkenntnisse besitzen, um mit der GPL- oder der Enterprise-Version arbeiten zu können?

   Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich, wenn man mit dem DMS arbeiten will. Sämtliche Funktionen stehen in Form von grafischen Menüs zur Verfügung und sind fertig entwickelt. Die Software kann "Out of the Box" installiert und dann sofort eingesetzt werden. Auch auf Seiten der Administration werden keinerlei Programmierkenntnisse erwartet. Programmierarbeiten wären allenfalls erforderlich, wenn spezielle Anpassungen durchzuführen wären. Dazu gibt es die Möglichkeit, Plugins als releasefeste Programmbestandteile z.B. als Scripte einzufügen. Alle Funktionen, die aber auf dieser Webseite und den entsprechenden Dokumentationen und Begleitmaterialen entnommen werden können, sind hingegen fertig entwickelt und werden im Gesamtpaket zur Verfügung gestellt.

5. Dauert eine DMS-Einführung mit bitfarm-Archiv DMS länger als bei anderen Systemen?

   Die DMS-Einführung dauert bei bitfarm-Archiv DMS bei gleichen Anforderungen nicht länger, als bei anderen Dokumentenmanagementsystemen. Allenfalls dadurch, dass bitfarm-Archiv DMS durch die jahrelange Entwicklungsarbeit "an den Kundenanforderungen entlang" inzwischen eine Menge nützlicher Funktionen bietet, kann es sein, dass die Anforderungen währenddessen wachsen und die Möglichkeiten voll ausgeschöpft werden wollen. Je feiner die Abstimmung des Systems sein soll, desto mehr Zeit ist natürlich Anfangs erforderlich. Gut investierte Zeit, denn die feine Abstimmung erlaubt es ja, durch weitreichende Automatisierung und Anpassung z.B. der Menüs, jeden unnötigen Mausklick für den Anwender zu beseitigen. Zeit also, die im Betrieb dann vielfach gespart werden kann. Die einfache und intuitive, typische Windows-Programmoberfläche reduziert den Schulungsaufwand, so dass vielleicht insgesamt sogar schon bei der Einführung ein Zeitvorteil für bitfarm-Archiv DMS resultiert.

6. bitfarm-Archiv DMS besitzt noch nicht in jeder Region ein Partnerunternehmen. Wie stellt die bitfarm GmbH einen zeitnahen Support bzw. ein SLA sicher?

   Bei bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement werden hauptsächlich moderne Fernwartungsmöglichkeiten eingesetzt, um den Support für das DMS zu leisten. Dabei stehen auf der einen Seite bitfarm-eigene Tools zur Verfügung, so dass der Kunde hier keine zusätzlichen Investitionen tätigen muss. Auf der anderen Seite nutzt bitfarm natürlich auch andere Möglichkeiten, sollte der Kunde spezielle Wünsche und Richtlinien haben. So kann ein bitfarm-Berater/Techniker in wenigen Sekunden virtuell vor Ort sein und Support leisten. Bitfarm verfügt über einen entsprechenden Pool von Support-Mitarbeitern, so dass die speziellen SLA und Vereinbarungen mit dem Kunden stets eingehalten werden können. Ein Besuch vor Ort findet somit meist notwendigerweise nur ein mal für einige Tage bei der Einführung des Systems statt, wobei der Kunde jederzeit später auch wieder auf Wunsch vor Ort statt per Fernzugriff Unterstützung erhält.

7. Was unterscheidet bitfarm-Archiv DMS von Mitbewerbern?

   Sicher einmal der Open Source Entwicklungsgedanke. Dadurch entsteht auf der Kostenseite ein wirtschaftlich anzuschaffendes und zu betreibendes System. Open Source bringt auch Zukunftssicherheit durch Anpassungsmöglichkeiten und offene Standards (nicht offen im Hinblick auf "ungeschützt", natürlich bestehen Sicherheitsmechanismen, Passwortschutz etc.). Anpassungsmöglichkeiten ist ein weiterer Unterscheidungspunkt, das bitfarm-Archiv DMS bietet viele Funktionen, die teilweise weit über die Möglichkeiten anderer Systeme hinausgehen. Das ist dann wichtig, wenn man die ersten Schritte mit einem DMS getan und dessen Nützlichkeit erkannt hat, wenn also der Wunsch nach weiteren Einsatzbereichen wächst.

   Automatisierbarkeit zielt mit in diesen Bereich, hier ist mit bitfarm-Archiv DMS sehr viel möglich (Datenmanagement, Outputmanagement, Information-management). Vor allem muss aber vielleicht die einfache Benutzeroberfläche des Viewers angesprochen werden, der intuitiv bedienbar ist, als typische Windows-Applikation von den meisten Benutzern sofort verstanden wird und mit schnellen Suchzeiten und direkter Dokumentendarstellung aller möglichen Formate, ohne störende Unterfenster, zu gefallen weis. Da Schulungskosten minimiert und schnell eine hohe Benutzerakzeptanz erreicht wird, können DMS-Projekte schnell erfolgreich werden. In vielen Projekten überzeugt auch die leistungsstarke Volltextsuche im Google-Stil; ohne lange überlegen zu müssen tippt man ein, zwei Suchbegriffe ein (auch Bestandteile) und schon hat man das Ergebnis. Die Omnipage 18 OCR, der Marktführer bei den Texterkennungssystemen, der hier von bitfarm-Archiv eingesetzt wird, sorgt dabei für zuverlässiges Finden von Begriffen in gescannten Papierdokumenten.

   bitfarm-Archiv richtet sich - vor allem mit der Enterprise-Edition - also an alle diejenigen, die eine ausgewachsene, professionelle und anpassungsfähige DMS-Unternehmenslösung zu überschaubaren Kosten suchen.

8. Können Dokumente aus anderen DMS- / Archivsystemen nach bitfarm-Archiv übernommen werden?

   Die Übernahme von Dokumenten und Suchdaten (Metadaten) aus anderen DMS-Anwendungen ist mit bitfarm-Archiv dann möglich, wenn diese Fremdsysteme die Daten unverschlüsselt vorhalten. Bei den meisten bekannten Dokumentenmanagementsystemen trifft das zu, dennoch bitte dies im Vorfeld einmal spezifisch anfragen. In der Vergangenheit wurden bereits mehrfach Projekte von bitfarm oder einem qualifizierten Partner erfolgreich durchgeführt, bei denen auch die Migration der Dokumente und Metadaten aus elo, Easy, Docuware oder Hyparchiv nach bitfarm-Archiv notwendig war.

9. Was sollte bei einer DMS-Einführung beachtet werden?

   Es ist schwierig, hier allgemeine Aussagen zu treffen, denn jedes Unternehmen arbeitet wieder etwas anders und die Anforderungen unterscheiden sich. Generell empfiehlt bitfarm, die DMS-Einführung in mehrere Schritte zu unterteilen. So wäre in einem mittelständischen Unternehmen zunächst einmal zu überlegen, welcher Bereich denn die höchste Priorität bekommen soll. Neben der abteilungsbezogen immer wieder mit spezifischen Anforderungen versehener Dateiablage und deren Workflows im Dokumenten­managementsystem, der unternehmensweiten E-Mail Archivierung könnte beispielsweise der Posteingang als erster Schritt in Richtung digitales Büro herhalten.

   Allein die Betrachtung aller Anforderungen an das Erfassen und den Workflow der Eingangspost (incl. Rechnungseingangsworkflow mit Buchhaltung usw.) ist, wenn man es gut machen will, schon so umfangreich, dass hieraus schnell ein mittleres Projekt entsteht und eine gewisse Zeit die volle Aufmerksamkeit erfordert. Ist das erste Vorhaben abgeschlossen, können dann weitere Unternehmensbereiche mit dem DMS versorgt werden. Dabei profitiert man aus den Erfahrungen des ersten Steps der DMS-Einführung. Außerdem lernen auch die Benutzer so das System nach und nach kennen und werden nicht gleich zu Beginn mit zu vielen Funktionen konfrontiert. Natürlich richtet sich eine solche Unterteilung immer auch nach der Unternehmensgröße, in einem 5-Personen Betrieb kann man sicher auch einen anderen Weg wählen.

10. Wie skalierbar ist die Lösung?

    bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement ist eine hoch bis höchst skalierbare DMS-Anwendung. Beschränkt wird der Speicherplatz der Dokumente lediglich durch den zur Verfügung stehenden Festplattenplatz, der aber heutzutage im Terabyte-Bereich liegt und somit Platz für viele Milliarden Dokumente bietet. Die Dokumente werden bei bitfarm-Archiv nicht in der Datenbank, sondern direkt auf dem Server gespeichert, so dass diese nur die Metadaten enthält und relativ klein bleibt. Dabei ist die Datenbank so aufgebaut, dass Sie nicht mit einer einzigen globalen Tabelle arbeitet, sondern mit Tabellen für jedes einzelne Archiv (Struktur im DMS). So können selbst bei sehr großen Dokumentenmengen immer noch Suchzeiten von wenigen Sekunden erzielt werden (sogar in der Volltextsuche!). Weiteres Merkmal der Software ist die Aufteilung des Servers in mehrere Funktionale Einheiten (Multi-Tier Architektur), so dass eine optimale Lastverteilung auf mehrere Maschinen möglich ist. Es kann für die OCR-Funktion auch ein Rechencluster gebildet werden – auch das ist eine Standardfunktion des DMS die schnell eingerichtet werden kann. Mehrere tausend Dokumente können so täglich neu erfasst, indiziert und im DMS abgelegt bzw. archiviert werden. Die Anzahl der Benutzer, die mit dem DMS arbeiten können, skaliert währenddessen von 5 bis ca. 5.000 User auf einem Server. Dabei können auch mehrere Server konfiguriert werden, z.B. könnte bei verteilten Standorten jeder Standort mit einem eigenen Server ausgestattet werden. Automatische Softwareverteilung und AD-Unterstützung mit Gruppenrichtlinien sind Standard.

11. Welche Plattformen werden unterstützt?

    bitfarm-Archiv DMS benötigt auf der serverseite einen Windows Server 2003 oder 2008 (32- oder 64-bit). Bei sehr kleinen Installationen (z.B. 5 Benutzer Büro) kann auch Windows-XP oder Vista / 7 als "Server" eingesetzt werden. Linux kann als Datenbankserver für >MySQL und mit Einschränkungen auch als Fileserver benutzt werden. Die Standardempfehlung lautet aber bei mittleren Installationen, einen handelsüblichen Server mit Windows-Betriebssystem einzusetzen. Linux ist dazu nicht erforderlich.

    Clientseitig wird ebenfalls Windows verwendet, alle Windows-Versionen ab XP sind kompatibel. Linux als Client ist über Wine eingeschränkt nutzbar. Der Client ist auch terminalserverfähig.

12. Wo nützt mir eine solche Software etwas? Für wen lohnt sich der Einsatz eines DMS?

    Ein Dokumentenmanagementsystem lohnt sich für jedes Unternehmen oder Institution, welche eine gewisse Menge an Dokumenten verwalten und bearbeiten müssen. Sei es nun klassische Handelsunternehmen mit Rechnungen und Lieferscheinen, oder Unternehmen, wo gemeinsam an Office-Dokumenten gearbeitet wird, aber auch Unternehmen, die Ihrer täglichen Informationsflut in Form von E-Mails etc. Herr werden wollen. Also überall dort, wo in Stückzahlen Dokumente entstehen, ankommen, abgelegt werden und diese nach Möglichkeit ohne lange Suchzeiten wieder auffindbar sein müssen. Ebenfalls interessant ist ein DMS in Unternehmen und Institutionen, wo eine bessere Transparenz der Vorgänge gewünscht ist. Unternehmens-Know-how den Mitarbeitern besser zugänglich machen zu wollen ist ein guter Grund für eine DMS-Einführung.

13. Wie sieht es mit dem ROI (Return on Invest) bei bitfarm-Archiv aus?

    Die Investition in bitfarm-Archiv DMS rechnet sich erfahrungsgemäß sehr schnell, da die Anschaffungskosten relativ niedrig liegen und durch einfache und schnelle Bedienung ohne große Eingewöhnungszeit und Schulungsaufwand mit dem System gearbeitet werden kann. Fragen Sie eine Referenz an, wenn Sie konkrete Zahlen benötigen.

14. Gibt es eine Einzelplatz-Version?

    Leider Nein. bitfarm-Achiv DMS ist eine Client-Server Applikation, welche im Einsatz ab ca. 5 Benutzern Sinn macht und einen Server voraussetzt. Dadurch, dass eine Datenbank und weiteres installiert werden muss, ist der Aufwand für ein Einzelplatz-System zu hoch; außerdem gibt es für einfache Aufgaben z.B. von Privatanwendern auch günstige Systeme wie Paperport oder Maxxarchiv.

15. Welche Empfehlungen gelten für einen Server?

    Je nach Anforderung, Anzahl der Benutzer und Anzahl der zu erwartenden Dokumente insgesamt und pro Tag neu hinzukommend skalieren die Anforderungen an einen Server. Bei kleinen Installationen muss der Server nicht viel besser ausgestattet sein, als ein handelsüblicher Büro-PC, wobei generell ein RAID-System (RAID-1), eine USV und eine Datensicherungseinrichtung unumgänglich sind und auch kein Vermögen mehr kosten. Bei mittleren Anforderungen sollten Industrie-Standard-Server mit u.U. Mehrkernprozessoren eingesetzt werden, in großen Installationen sind dann mehrere Server notwendig.

16. Welche Scanner empfiehlt bitfarm?

    An einen Dokumentenscanner müssen folgende Anforderungen gestellt werden: Er muss vor Allem erst einmal eine gute Dokumentenqualität liefern können. Gute Dokumentenscanner passen Helligkeit / Kontrast dabei automatisch auf die jeweils zu scannende Vorlage an. Die Ergebnisse sind Dokumente, in denen selbst bei schwierigen Vorlagen die Schrift durchgehend Schwarz und der Hintergrund Weiß möglichst ohne störende Pixel erfasst wird. Es sollten die Einstellungen so gewählt werden, dass keine "Pixelraster" für Graustufen erzeugt werden, sondern entweder ganz schwarz oder weiß. Warum? So kann die Texterkennung, welche auf dem Server die Datenbank mit Suchbegiffen für das Dokument versorgt, ihren Job am Besten durchführen und man kann sich u.U. eine weitere Verschlagwortung sparen, weil man sich auf die Texterkennung verlassen kann.

    Dazu kommt, dass ein guter Dokumentenscanner Dokumente in Duplex erfassen können sollte, automatisch gerade ausrichtet und einen Papiereinzug hat, der auch einmal 50 Seiten oder mehr ohne Papierstau verarbeiten kann. Ein Ultraschall-Sensor zur Erkennung von aneinander "klebenden" Seiten sollte ebenfalls vorhanden sein, so dass die komplette Erfassung eines Dokuments stets sichergestellt ist. Die bitfarm GmbH hat einige Scanner getestet und kann die Geräte von Kodak und Fujitsu empfehlen. TWAIN-Scanner werden direkt vom DMS unterstützt, Netzwerkscanner können ebenfalls eingesetzt werden; diese haben ggf. einen Vorteil, weil sie zentral stehen und ohne PC genutzt werden können, andererseits sind hier nicht alle Funktionen des DMS verfügbar wie z.B. bei einem USB-Scanner.

17. Mit welchen E-Mail und Fax-Systemen arbeitet das bitfarm-Archiv DMS zusammen?

    bitfarm-Archiv DMS unterstützt direkt MS-Outlook mit und ohne Exchange, E-Mail Archivierung direkt auf dem Exchange-Server, Lotus-Notes, Tobit David und viele andere Systeme (alle Systeme, die mit dem EML-Format arbeiten und dies exportieren können). Bei Faxsystemen werden Tobit Faxware/David und MS-Fax unterstützt, wobei auch andere Systeme direkt eingebunden werden können, die Faxe als PDF/TIF in einen vordefinierten Ordner speichern bzw. auf einen vordefinierten Drucker automatisch ausdrucken können.

18. Kann ich in bitfarm-Archiv auch meine Kontakte und Termine verwalten?

    Jein. bitfarm-Archiv ist ein Dokumentenmanagementsystem und von seiner Konzeption her auf Dokumente als "Objekte" ausgelegt. Mit Dokumenten kann hingegen sehr viel getan werden, diese können z.B. auf Wiedervorlage gelegt werden, d.h. zu einem bestimmten Zeitpunkt werden diese wieder angezeigt. Kontakt können insofern auch verwaltet werden, als dass z.B. Visitenkarten eingescannt werden können. In diesen kann man dann Suchen bzw. Klassifizierungen vornehmen. Für Outlook/anderes Mailsystem wird auch automatisch eine .vcf-Datei erstellt. Allerdings sieht man hier schon, dass bitfarm-Archiv eher dafür konzipiert ist, mit entsprechenden Systemen eng zusammenzuarbeiten, aber nicht diese komplett abzulösen. Das Outlook oder andere Groupware-Systeme werden durch bitfarm-Archiv DMS also nicht ersetzt sondern ergänzt. Gleiches gilt für CRM- / PPS- und ERP-Systeme. Das DMS versteht sich als Informationsplattform, als "Unterbau" unter alle anderen betrieblichen Softwaresysteme. Dazu bietet es reichhaltige Schnittstellen, um die reibungslose Zusammenarbeit mit diesen Systemen zu gewährleisten.

19. Bietet bitfarm-Archiv auch eine Weboberfläche?

    Eine Weboberfläche für bitfarm-Archiv ist verfügbar, allerdings sind die Funktionen derzeit noch stark beschränkt (lediglich Suchfunktionen sind möglich). Ein weiterer Ausbau wird in Zukunft noch erfolgen, jedoch wird der Windows-Client nicht abgelöst, sondern eher für Linux portiert werden. Grund: Das tägliche Arbeiten ist bei Webapplikationen nach wie vor sehr schwer und nicht mit einer schnellen und funktionalen Windows-Applikation vergleichbar. Für den Zugriff auf Dokumente unterwegs gibt es den bitfarm-Archiv Offline-Viewer, mit dem auf Datenbankextrakten gearbeitet werden kann, die später rücksynchronisiert werden können. Für einen Online-Zugriff wird derzeit eine Terminalserver bzw. kombinierte VPN-Lösung empfohlen.

20. Arbeitet bitfarm-Archiv auch mit Office-Systemen zusammen?

    Ja, bitfarm-Archiv integriert sich direkt in MS-Office ab 2000 aufwärts. Über ein Icon / Ribbon in der Oberfläche lässt sich ein Dokument direkt in das DMS einstellen und dabei gleich klassifizieren bzw. einen Workflow starten. Aus dem DMS-Viewer heraus kann dann jederzeit das Dokument wieder in Office geöffnet werden. Gleiches gilt auch für Open-Office.

21. Wie sieht die Zusammenarbeit mit ERP-/ PPS- / CRM- und sonstigen wichtigen betrieblichen Softwaresystemen aus?

    Für die meisten gängigen betrieblichen Softwaresysteme bietet bitfarm-Archiv DMS eine komfortable Schnittstelle an. Das bedeutet, dass in diesen Systemen erzeugte Dokumente automatisch in das DMS übernommen und ebenfalls automatisch sortiert und klassifiziert werden. Möchte der Benutzer zu einem späteren Zeitpunkt Dokumente zu einem Vorgang, einem Kunden, einem Produkt etc. angezeigt bekommen, so kann er die Suche danach direkt aus dem betrieblichen Softwaresystem starten, in dem das entsprechende Datenfeld markiert und eine einfache Tastenkombination gedrückt wird. Ohne dass dabei große Anpassungsarbeiten erforderlich wären, lässt sich so das Konzept der "führenden Applikation" realisieren. Werden Informationen aus dem DMS in anderen Systemen benötigt, so sind auch Datenexporte in verschiedenen Standardformaten möglich.

    bitfarm-Archiv lässt sich darüber hinaus auch hervorragend und ohne großen Programmieraufwand mit anderen Systemen koppeln, um so dem Benutzer komfortable und umfassende Schnittstellen zum DMS z.B. innerhalb des ERP-Systems anzubieten. Wir unterstützen alle ERP- und Branchensoftwareanbieter gerne bei der Entwicklung. Bereits fertige, komplette Integrationen existieren derzeit für Sage, Varial, Navision, Axapta, SAP, Mazda MACS, PDS, KSR, u.a.

22. Arbeitet bitfarm-Archiv mit DATEV zusammen?

    Ja, bitfarm-Archiv DMS liest die Kontierungsinformationen automatisch aus DATEV aus und ermöglicht dann z.B. direkt das Erstellen eines Buchungsstempels. Der Buchungsablauf wird so ideal unterstützt und transparent im DMS abgebildet. Auch umgekehrt ist es möglich, bestimmte Informationen aus den Dokumenten auszulesen und dann an ein FiBu-System (DATEV u.a.) zu übergeben. Hierzu muss allerdings das Import-Format ggf. leicht angepasst werden.

23. Kann ich aus meinem ERP direkt die Dokumente eines Vorgangs angezeigt bekommen?

    Dokumente können direkt aus dem ERP aufgerufen werden. Der User markiert sein Suchkriterium im ERP einfach mit der Maus bzw. zieht einen Rahmen. Dann wird per Tastendruck die Suche ausgelöst. Die Anzeige der Suchtreffer erfolgt umgehend im DMS-Viewer.

24. Ist bitfarm-Archiv revisionssicher?

    Revisionssicherheit ist wichtig, damit Dokumente nicht mehr zwingend im Original aufbewahrt werden müssen. bitfarm-Archiv DMS enthält wirkungsvolle Mechanismen, die eine Veränderung eines gescannten oder gedruckten Dokumentes verhindern. So gibt es z.B. keine Löschfunktion im System (für revisionssichere Dokumente - bitfarm-Archiv kennt auch nicht-revisionssichere Dokumente und bietet hier eine Löschfunktion an). Auf Wunsch sind Soft-WORM Verfahren für die Speicherung auf Festplatten (empfohlen) oder Hard-WORM / UDO Jukeboxen nutzbar. In beiden Varianten kann die Revisionssicherheit nach GDPdU und GoBS für die Finanzbehörden mit einer Verfahrensdokumentation nachgewiesen werden.

25. Kann ich meine Originalbelege vernichten, wenn ich ein Archivsystem einsetze?

    Ist das verwendete Archivsystem revisionssicher, so sind Belege auch in Ihrer ausschließlich digitalen Form vorsteuerabzugsberechtigt. Für eine Betriebsprüfung reichen dann ebenfalls die digitalen Unterlagen aus. Der Prüfer kann verlangen, dass ihm die Belege auf Anfrage herausgesucht werden, er kann diese selbst heraussuchen und er kann eine Datenüberlassung der Belege verlangen. bitfarm-Archiv DMS bietet alle Möglichkeiten, auch können selbsttragende Archive erzeugt und mitsamt einer Suchoberfläche auf CD / DVD übergeben werden.

    Unterscheiden muss man jedoch zwischen den fiskalisch relevanten und rechtlich relevanten Dokumenten. So müssen z.B. Verträge oder andere Dokumente, wo es auf eine Unterschrift ankommt, nach wie vor im Original aufbewahrt werden.

26. Wie finde ich meine Dokumente später wieder?

    Das bitfarm-Archiv DMS bietet eine Fülle von Kategorisierungs- und Klassifizierungmöglichkeiten. Dokumente können manuell oder auch automatisch in "Lagerorte" und "Archive" sortiert werden. Diese sind in einer zentral vom Administrator gepflegten Baumstruktur angeordnet. Oft wird eine formale Struktur nach Unternehmen / Abteilung / Dokumenttyp definiert. Inhaltliche Bezüge der Dokumente zueinander werden über virtuelle Akten dargestellt. Diese "Verknüpfungen" verbinden Dokumente archivübergreifend und sind n-n Beziehungen. In jedem Archiv gibt es außerdem verschiedene, wiederum zentral definierbare Datenfelder, z.B. reine Text oder numerische Felder, Auswahlfelder, Datumsfelder und viele mehr. Hinzu kommen Statusinformationen zu den jeweiligen Dokumenten. Alle diese Datenelemente können zur Suche miteinander logisch kombiniert werden. Komplette Suchdefinitionen können außerdem als "gespeicherte Abfragen" vom User oder Administrator hinterlegt werden. "Last but not Least" steht eine sehr leistungsfähige Volltextsuche zur Verfügung, die sich ebenfalls in die Kombinatorik mit einbeziehen lässt. Über diese verschiedenen Methoden lässt sich mit etwas Übung schnell die gewünschte Information auf den Bildschirm bringen, das eigentliche Suchen übernimmt dabei der SQL-Server, so dass in einem Augenblick das Suchergebnis schon angezeigt wird.

27. Kann ich die Software selbst installieren?

    Die GPL-Version kann man einfach herunterladen und installieren. Für die Enterprise-Version im Unternehmenseinsatz ist dies nicht vorgesehen, da hier deutlich mehr Parameter mit einspielen. Damit es keine Fehlkonfigurationen bis hin zu einem Datenverlust gibt, wird die Installation immer von der bitfarm GmbH oder einem ihrer Partner durchgeführt. Dafür gibt es dann auch eine Garantie auf das Gesamtsystem. Auch im Hinblick auf die Konzepte und Datenstrukturen ist eine Grundeinweisung in die Konfiguration, welche zusammen mit der Installation durchgeführt werden kann, dringend zu empfehlen. So wird vermieden, dass Konzepte falsch verstanden / angewendet werden, was dann z.B. später, wenn zunehmend mehr Dokumente im System gespeichert werden, zu einer schlechten Performance führen kann. Ebenfalls vermieden wird so eine ggf. aus Unwissenheit "zweckfremde" Benutzung der verfügbaren Elemente, was ebenfalls zu Schwierigkeiten z.B. einer schlechten Bedienbarkeit führen kann und somit langfristig nicht zufriedenstellend sein wird. Auch bei der GPL-Version empfiehlt sich aus den gleichen Gründen, eine Einweisung / Schulung zu buchen. Dabei wird im übrigen auch viel Know-how und "best-practises" aus anderen DMS-Projekten vermittelt.

28. Welche Dienstleistungen bietet die bitfarm GmbH und deren Partner an und was wird empfohlen?

    Die bitfarm GmbH und deren Partner liefern alle Dienstleistungen, die für eine erfolgreiche Einführung des DMS und der Sicherstellung des reibungslosen Betriebes notwendig sind. Dazu zählt vor allem die Beratung / Planung / Prozessanalyse zu Beginn, natürlich die Installation und Konfiguration des Systems, Einweisung der verantwortlichen IT-Kräfte des Kunden und auf Wunsch auch Schulung der Mitarbeiter. Ist das System in den Produktivbetrieb gegangen, so ist der bitfarm-Softwaresupport per Telefon oder vor Ort der kompetente Partner für alle Konfigurationsfragen, sorgt für Updates und ist bei Problemen schnell zur Stelle. Die bitfarm GmbH unterhält auch einen Hardwarevertrieb für ideal zum System passende Scannergeräte.

29. Können Dokumente auf selbsttragende Archive exportiert werden?

    Das ist möglich. Man kann beliebig viele Dokumente im Viewer "sammeln" und dann gemeinsam exportieren. Es wird beim Export nicht etwas nur eine lose Dateisammlung erzeugt, sondern vielmehr eine komplette Datenbank mitsamt Suchoberfläche auf CD/DVD/USB-Stick geschrieben. Der Export kann z.B. einem Prüfer übergeben werden (Stichwort Datenüberlassung, GDPdU). Auch kann auf einem Exportarchiv gearbeitet werden (z.B. Office-Dateien). Die Änderungen lassen sich dann später wieder in das DMS zurückspielen.

30. Kann ich Dokumente löschen?

    Beim Löschen muss man unterscheiden zwischen revisionssicheren und nicht revisionssicheren Dokumenten. Revisionssicher werden generell alle Scans und Drucke gespeichert. Bei z.B. Office-Dateien regelt eine systemweite Voreinstellung das Verhalten. Solange diese Dokumente dann noch nicht revisionssicher abgelegt sind, können sie auch gelöscht werden. Die Revisionssicherheit lässt sich für jedes noch nicht so abgelegte Dokument im Viewer einstellen. Für revisionssichere Dokumente gibt es ein "Workaround", nämlich ein Verschieben in einen anderen Ordner den man z.B. "Papierkorb" nennt. Dadurch wird das Dokument nicht gelöscht, es ist nach wie vor vorhanden, nur wird es in seinem ursprünglichen Archiv nicht wieder gefunden, sondern nur bei Suchen über den Papierkorb, die man aber z.B. auf die Administratoren beschränken kann.

31. Wie sieht das Berechtigungskonzept aus?

    Berechtigungen können in der Enterprise-Version sehr fein definiert werden. So kann auf Basis der Lagerorte und der Archive Rechte wie Lesen, Suchen, Notizen erzeugen / ändern, E-Mail versenden, Drucken, Workflow abbrechen, verschieben und viele mehr definiert werden. Diese Rechte lassen sich auf einzelne User oder Gruppen vergeben und sind aufeinander aufbauend. Sie können im Baum auch kopiert und vererbt werden. Die Benutzer- und Gruppenverwaltung kann an das Active-Directory angebunden werden, so dass kein doppelter Verwaltungsauswand entsteht. Auch auf Datenbankfelder und Statusbuttons können Rechte vergeben werden, so dass nur bestimmte User / Gruppen bestimmte Felder und Zustände ändern können. Sogar die Suche in einem berechtigten Archiv kann User/Gruppenbezogen auf bestimmte Elemente / Zustände beschränkt werden. Rechte auf Einzeldokumente gab es in einer früheren Version des DMS; diese wurden jedoch wieder abgeschafft, da die gewünschten Effekte bei allen Kunden auch gut über die anderen Elemente zu regeln waren und der Verwaltungsaufwand für Rechte auf Einzeldokumenten sich als zu groß erwies und daher keine Praxisrelevanz hatte.

32. Welche Möglichkeiten gibt es zur Administration?

    Für den Administrator stehen verschiedene Tools bereit, mit denen er das elektronische Dokumentenmanagmement konfigurieren kann, Strukturen anlegt, Rechte vergibt und die Dokumentenverarbeitung kontrolliert. Vor allem das Tool bitfarm-Archiv Administrator bietet hier eine einfache Möglichkeit die Tagesaufgaben durchzuführen. bitfarm-Archiv setzt ansonsten auf die üblichen Verfahrensweisen, es übernimmt User und Gruppen aus dem AD, läuft als Windows-Dienst und meldet ggf. Fehler im Event-Log. Das System lässt sich dadurch so leicht administrieren und konfigurieren, dass nach einer Einweisung das DMS im Unternehmen durchaus selbstständig vom Kunden an Hand der eigenen Anforderungen ausgebaut und verfeinert werden kann.

33. Wie unterstützt bitfarm-Archiv DMS das Controlling?

    bitfarm-Archiv DMS bietet eine Reihe von Möglichkeiten für das Prozesscontrolling. So kann bei manuellen und automatischen Workflows nicht nur definiert werden, wer diese unter welchen Bedingungen bearbeiten soll (User, Gruppen, verschiedene Modi), sondern auch ein oder mehrere Controller für die einzelnen Stufen des Workflows definiert werden. Die Controller sehen dann den Status der einzelnen Dokumente und können ggf. in den Workflow eingreifen. Außerdem wird zu jedem Dokumente eine History geführt, der die gesamte Lebenszeit des Dokuments im DMS mit allen Aktionen, die daran erfolgt sind auflistet. Gefilterte Dokumentenlisten mit Klassifizierungen / Status können überdies zu Auswertungszwecken in verschiedene Standardformate, z.B. Excel exportiert werden.

34. Wie werden Abläufe automatisiert? Was ist ein Workflow?

    Über die so genannten "Workflows" werden wiederkehrende Arbeitsabläufe automatisiert. Dem Administrator stehen dafür entsprechende Tools und eine Makrosprache zur Verfügung. Workflows können sequenzielle, parallele oder gemischte Arbeitsabläufe darstellen. Der Workflow kann durch verschiedene Ereignisse getriggert werden. Es können einzelne Benutzer am Workflow teilnehmen, oder auch Gruppen mit gemischten Bearbeitungsmodi ("einer für alle", "jeder einzeln" u.s.w.). Workflows lassen sich aber nicht nur durch den Administrator definieren. Auch die Benutzer haben die Möglichkeit, über die Funktion Wiedervorlage Aufgaben an andere Benutzer/Gruppen zu senden/delegieren und manuelle Workflows zu starten. Beispiele für typische Workflows im Dokumentenmanagementsystem sind Eingangsrechnungsworkflows oder Dokumentenworkflows gemäß QM-Handbuch.

35. Gibt es fertige Business-Templates?

    Es gibt einige fertige Datenbankgerüste für verschiedene Branchen, mit denen der Start mit dem DMS vereinfacht werden kann. Allerdings sind die Anforderungen vielfach so stark divergierend, dass es oft einfacher ist, die Strukturen von Grund auf neu aufzubauen, als ein Business-Template "umzubiegen"

36. Gibt es eine Dublettenprüfung?

    Ja, eine Dublettenprüfung ist in bitfarm-Archiv DMS integriert.

37. Können Dokumente auch "in Masse" verarbeitet werden?

    Eine Massenverarbeitung ist problemlos möglich – bitfarm-Archiv ist für größere Dokumentenmengen vorgesehen! Beim Erfassen von Dateien können ganze Ordner mit Unterordnern gleichzeitig dem DMS zugeführt werden. Ähnlich sieht es bei E-Mail und Faxen, sowie Druckausgaben verschiedener anderer Softwaresysteme aus. Beim Scannen können Barcodes verwendet werden, um Dokumente voneinander zu trennen. Die Verarbeitung im DMS kann über Regeln automatisiert werden, so dass die Sortierung, die Klassifizierung und der Workflow vollautomatisch für kleine wie große Dokumentenmengen ablaufen.

38. Erhalte ich eine Nachricht, wenn neue Dokument im DMS für mich bereitliegen?

    Wenn über einen Workflow oder per Wiedervorlage ein Dokument zur Bearbeitung ansteht, erhält der Benutzer eine Benachrichtigung nicht nur im Viewer sondern auch z.B. bei geschlossenem Programm über ein Tray-Icon, alternativ auch per E-Mail.

39. Beherrscht bitfarm-Archiv eine Volltextsuche?

    Ja, die Volltextsuche ist in bitfarm-Archiv integriert und ein Highlight, was die Geschwindigkeit und Genauigkeit angeht. Omnipage 18 als führende Texterkennungskomponente sorgt in der DMS Enterprise-Edition für quasi fehlerfreie Erkennung von Papierdokumenten und macht so die Volltextsuche zur einfachen und intuitiven Suchmethode für den täglichen Gebrauch. Bei der Volltextsuche werden gleichzeitig auch Schlagworte und Datenbankfelder durchsucht, so dass der Benutzer tatsächlich im Idealfall nur seine Suchbegriffe in das Volltextfeld eingeben muss und so eine extrem einfache Herangehensweise "wie bei Google" möglich ist. Es steht auch die semantische Volltextsuche von MySQL zur Verfügung, die die Ähnlichkeitssuche beherrscht.

40. Welche Möglichkeiten zur Verschlagwortung / Klassifizierung gibt es?

    Dokumente können im DMS nach verschiedenen Kriterien abgelegt werden. Zunächst einmal werden sie im Archivbaum richtig einsortiert, wobei durch Verknüpfungen auch Zusammenhänge mit anderen Archiven / Dokumenten dargestellt werden können. Im jeweiligen Archiv stehen die verschiedenen Klassifizierungs-, Status- und Datenbankfelder zur Verfügung. Hier gibt es viele verschiedene Ausprägungen, die vom Administrator definiert werden. Manche Felder sind optional, andere als Pflichtfelder definierbar. Wenn ein Dokument abgelegt wird, so kann bzw. muss der Benutzer die Datenfelder ausfüllen. Dabei hilft die Software z.B. durch Auswahlfelder und eine integrierte, intelligente Stammdatenpflege Tippfehler zu vermeiden. Bei Scans kann der Benutzer auch einfach einen Rahmen um einen Bereich ziehen, um ein Datenfeld vom Computer über das OCR-Verfahren füllen zu lassen. Auch eine automatische, regelbasierte Klassifizierung ist möglich, bei der der Benutzer im Idealfall gar nichts eingeben muss, sich das Erfassen eines Dokumentes z.B. auf das reine Scannen beschränkt.

    Wichtig bei der Klassifizierung von Dokumenten im Unternehmenseinsatz ist häufig die Zuweisung zu einem Projekt oder Vorgang. bitfarm-Archiv bietet hier elektronische Vorgangsakten und Verknüpfungen an. Auch dabei gibt es einen hohen Automatisierungsgrad. Bestimmte Dokumente werden automatisch in die passende Akte einsortiert, auch Fremddokumente können bei vorkommen der Auftrags- oder Projektnummer automatisch der Auftrags- bzw. Projektakte zugeordnet werden. Ein Dokument kann dabei in mehreren Akten gleichzeitig untergebracht sein.

41. Kann auch automatisch klassifiziert werden?

    Ja, es gibt die Möglichkeit, über Regeln eine Sortierung und Klassifizierung bei bekannten Dokumententypen automatisch vornehmen zu lassen. Die Regeln können vom Administrator erstellt und jederzeit einfach angepasst werden.

42. Wie kann ich meine Papierdokumente, z.B. den Posteingang möglichst effektiv erfassen?

    Möglichst Effektiv meint aus DMS-Sicht so weit wie möglich automatisch. Per Barcode lassen sich Dokumente trennen, so dass das DMS anschließend weiß, wo ein Dokument aufhört und das nächste anfängt. Regeln sorgen für automatische Sortierung, Klassifizierung und Verteilung im Unternehmen. Diese Vorgänge können auch manuell oder halbautomatisch durchgeführt werden. Oft ist es jedoch auch so, dass bereits beim Scannen oder kurz danach eine händische Klassifizierung durchgeführt werden muss. bitfarm-Archiv DMS bietet dazu ein komfortables Werkzeug mit dem Viewer bzw. dem Manuscan-Programm, welche durch intelligente Feldauswahlen und OCR-Funktion auch das händische Erfassen vereinfachen.

43. Welche Formate werden bei zu archivierenden Dateien unterstützt und welche Formate benutzt bitfarm-Archiv intern?

    bitfarm-Archiv DMS speichert und managed aktiv alle Office- und Open-Office Format, diverse E-Mail und Faxformate, PDF, html, Textformate, CAD-Zeichnungsformate und Bildformate. Auch andere, nicht bekannte Formate können importiert werden, jedoch steht bei diesen Dokumenten dann keine automatische Klassifizierung und auch keine direkte Ansicht im Viewer zur Verfügung. Sie können aber manuell eingepflegt und jederzeit aus dem DMS heraus geöffnet werden. Intern nutzt bitfarm-Archiv parallel zum originären Format eine TIFF bzw. PDF Darstellung, um ein schnelles Browsen im Viewer zu ermöglichen.

44. Unterstützt das System mehrere Mandanten?

    Ja, man kann mehrere Mandanten mit dem System verwalten, die als getrennte Datenbanken auch durchaus an unterschiedlichen Standorten gehostet werden. Ein Benutzer kann bei der Anmeldung dann angeben, an welcher Datenbank / Standort er sich einloggen will.

45. Kann man mit bitfarm-Archiv DMS eine Versionierung aufbauen?

    Versionierung ist mit der Enterprise-Edition möglich. Es wird ein SVN-System (SubVersioNing) eingebunden, welches dann entweder jedes Speichern eines Dokumentes automatisch als Änderung protokolliert oder ein manuelles Commit erfordert. Außerdem lässt sich über Check In / Check Out ein Dokument zur exklusiven Bearbeitung für andere Benutzer sperren. Der Mechanismus erlaubt es auch, das Dokumente z.B. auf Reisen mitgenommen, und die geänderte Fassung dann später wieder zurückgespielt werden kann. Selbstverständlich können dabei auch Versionsnummern und Revisionen gezählt werden.

46. Werden das 4-Augen-Prinzip und ISO-9001-Workflows unterstützt?

    Das Workflow-System erlaubt es ebenfalls, ISO-9001 Workflows nach dem 4-Augen-Prinzip zu definieren. Ein Dokument muss so z.B. erst einmal zu einem Prüfer, der es zur Überarbeitung an den/die Autoren zurückschickt. Besteht es die Prüfung, geht es weiter zu mindestens 2 Genehmigern, die beide ihr OK geben müssen. Erst dann wird es freigegeben und steht z.B. der Produktion zur Verfügung. Dies ist natürlich nur ein Beispiel, auch viele andere Szenarien können konfiguriert werden.

47. Können Dokumentenlisten als Auswertung in Excel ausgegeben werden?

    Ja, für Controlling und Auswertungszwecke lassen sich frei filterbare Übersichten mit allen verfügbaren Metadaten als z.B. Excel-Liste generieren. Dabei kann aus der Excel-Tabelle über angelegte Hyperlinks direkt auf ein entsprechendes Dokument im DMS gesprungen werden. Beispiel: Excel-Auswertung über alle Rechnungen und deren Beträge, die in den nächsten 2 Wochen zu bezahlen sind. Oder: Auflistung der beförderten Tonnagen des letzten halben Jahres für einen bestimmten Kunden. Etc.

48. Kann man die Oberfläche individuell anpassen?

    Jeder Benutzer kann für sich selbst oder vom Administrator vorgegeben verschiedene Anpassungen an der Oberfläche vornehmen. Das fängt mit dem Ein- und Ausblenden verschiedener Menüs an, geht über individuelle Such- und Weiterleitungsfavoriten bis hin zu gespeicherten Abfragen und individuellen Plugin-Funktionen. Dabei merkt sich die Software stets den Zustand der Oberfläche, wenn sie beendet wird und taucht beim nächsten mal wieder genau so auf. bitfarm-Archiv eignet sich nicht nur sehr gut für den Einsatz mit mehreren Bildschirmen, dies wird sogar empfohlen.

49. Kann man zu den elektronischen Dokumenten weitere Informationen wie z.B. Notizen erfassen?

    Das ist möglich, Benutzer können sowohl beim Erfassen als auch zu einem späteren Zeitpunkt im Viewer Notizen (Post-its), Marker, Stifte, Schreibwerkzeuge, Linien, Stempel und so weiter verwenden. Dabei wird das Dokument selbst nicht verändert; diese sog. Annotations sind lediglich Folien, die ein- und auch ausblendbar sind. Übersehen kann jedoch kein Benutzer eine Notiz: Diese werden automatisch eingeblendet, wenn ein (berechtigter) Benutzer ein Dokument angezeigt bekommt. Über Berechtigungen wird geregelt, wer überhaupt Notizen auf bestimmten Dokumenten anlegen darf, wer diese ändern und ggf. löschen darf (normalerweise nur der Urheber selbst). Es gibt auch für jeden Benutzer einen privaten Notizlayer, den er mit seinen eigenen Anmerkungen füllen kann und zu dem er andere Benutzer einladen kann (Layer freigeben, ändern, Benachrichtigung über neuen Layer u.s.w).

50. Welche Kosten entstehen bei Einführung des Systems?

    Die Kosten für eine DMS-Einführung mit bitfarm-Archiv sind von den jeweiligen Anforderungen abhängig. Es kommt auch darauf an, welche Dinge dabei von bitfarm oder einem Partner, bzw. vom Kunden selbst vorgenommen werden sollen. Die Supportpauschale richtet sich ebenfalls nach der Komplexität des Gesamtsystems, hierzu wird u.a. auch die Anzahl der Benutzer in die Rechnung mit einbezogen. Da im Gegensatz zu anderen Systemen generell auf Lizenzkosten verzichtet wird und nur Dienstleistungen zu üblichen Konditionen abgerechnet werden, liegen Projekte mit bitfarm-Archiv DMS kostenseitig in der Regel deutlich unter denen anderer DMS-Systeme. Es war z.B. bisher nicht unbedingt selten, dass Kunden, die eine ausbaufähige und hochwertige DMS-Lösung suchten, bei einigen Anbietern Preise im mittleren 5-stelligen Bereich genannt bekamen, während bitfarm-Archiv DMS Enterprise ohne Qualitätseinschränkungen und mit der gleichen oder besserer Funktionalität dann für ein Zehntel des Preises angeschafft wurde. Zur nachhaltigen Zufriedenheit.

51. Gibt es eine Demo-Version?

    Eine einfache bitfarm-Archiv (Demo) Version steht in Form der GPL-Version als Download zur Verfügung, diese umfasst aber nicht die unternehmenswichtigen Funktionen. Für einen ersten Einblick in Oberfläche und Bedienung ist diese aber ausreichend. Nun ist DMS im Unternehmenseinsatz eine Sache, wo viele Detailanforderungen betrachtet und berücksichtigt werden müssen. bitfarm-Archiv Enterprise bietet dazu vielfältige Möglichkeiten, oft mehr als einen Weg, wie man eine bestimmte Anforderung erfüllen kann. Diese Möglichkeiten und Wege erschließen sich allerdings meist nicht ohne weiteres. Damit der Kunde bzw. Interessent nicht ein falsches Bild vom System bekommt, Funktionen fehlinterpretiert oder gar nicht findet gibt es die Enterprise-Version nicht zum freien Download, sondern nur zusammen mit einer kleinen Basisschulung. Dies kann auch als Demo-System bereitgestellt werden.

52. Welche Funktionen enthält die Enterprise-Version, die die GPL-Version nicht enthält?

    Eine Übersicht der wesentlichen Unterscheidungsmerkmale finden Sie unter GPL-Enterprise-Vergleich.pdf

53. Wie erhalte ich die GPL- bzw. Enterprise-Version?

    Die GPL-Version kann frei hier heruntergeladen werden. Die Enterprise-Version wird im Rahmen eines Projektes kostenlos mitgeliefert.

54. Welche Unterstützung bietet die bitfarm GmbH für die GPL- bzw. Enterprise-Version?

    Für die GPL-Version gibt es Unterstützung z.Z. nur per SourceForge Forum ohne Garantie auf eine zeitnahe Bearbeitung. Für die Enterprise-Version ist der Professional Support verfügbar, der direkt per Telefondurchwahl erreichbar ist und per Fernzugriff oder vor Ort schnell und kompetent weiterhilft. Für die Enterprise-Version können auch SLAs abgeschlossen werden, um eine hohe Verfügbarkeit zu gewährleisten.

55. Seit wann wird bitfarm-Archiv entwickelt und welches ist die aktuelle Versionsnummer?

    Das bitfarm-Archiv DMS wird seit 2001 entwickelt und ist daher eines der am längsten auf dem Markt befindlichen Open Source Dokumentenmanagementsysteme.

56. Welche Lizenzkosten fallen für die Enterprise-Version an?

    Für die Enterprise-Edition fallen keine Lizenzkosten an; jedoch steht diese nicht zum freien Download bereit sondern wird projektbezogen kostenlos mitgeliefert.

57. Warum taucht bitfarm-Archiv nicht in den Katalogen der führenden DMS-Berater auf?

    Die so genannten "führenden DMS-Berater" wie Zöller & Partner u.a. arbeiten quasi ausschließlich mit konventionell lizenzierten Softwareanbietern zusammen. Über Gründe hierfür kann nur gemutmaßt werden, vielleicht sind die erzielbaren Provisionsmargen durch Fehlen von Lizenzkosten bei Open-Source Produkten einfach zu gering. bitfarm-Archiv DMS wird daher in deren Katalogen und bei deren Beratungsgesprächen gar nicht erwähnt, obwohl es in der Enterprise-Edition kaum Wünsche im Vergleich zu den vielfach teureren Mitbewerbern offenlässt. Auch die Eignung für den Mittelstand ist bereits vielfach mit namhaften Kunden dokumentiert.

    Inzwischen gibt es jedoch kleinere unabhängige DMS-Beratungshäuser wie z.B. die Firma Conducting, welche das Potential von Open-Source Lösungen erkannt haben und den Interessenten durchaus auch bitfarm-Archiv Enterprise neben konventionellen Produkten als mögliche DMS-Lösung für den Mittelstand vorstellen.

58. Die OCR-Leistung der GPL-Edition ist ja nicht so besonders gut und sehr langsam. Ist dies in der Enterprise-Version besser?

    Ja. Die GPL-Edition verwendet das Open-Source OCR-Modul Ocropus für die Texterkennung. Dieses ist leider in Sachen Genauigkeit und auch Geschwindigkeit noch deutlich hinter den führenden kommerziellen OCR. Da bitfarm-Archiv aber als komplette Open-Source Software zum Download angeboten werden sollte, gibt es keine andere Möglichkeit, als hier die freie OCR-Komponente zu integrieren. In der Enterprise-Version hingegen ist das kommerzielle Produkt Omnipage (aktuell in Version 18) integriert. Diese OCR liest maschinengeschriebenen Text - selbst von schwierigen Vorlagen - mit nahezu 100% Genauigkeit. Auch in Sachen Geschwindigkeit liegen Welten zwischen dem freien Ocropus und Omnipage. Omnipage nutzt z.B. auch mehrere Prozessorkerne und bietet so eine State-of-the-art Performance auch für anspruchsvolle DMS-Aufgabenstellungen und größere Dokumentenvolumina. Omnipage ist übrigens gemeinsam mit Abby Finereader weltweit führend in Sachen Genauigkeit der Texterkennung. Tests unabhängiger Fachzeitschriften, wie z.B. c´t, belegen dies regelmäßig.

59. Ist es möglich, mit bitfarm-Archiv einen automatischen, elektronischen Rechnungsversand zu realisieren?

    Dies ist mit der Enterprise-Version möglich. Ein Workflow kann so konfiguriert werden, dass z.B. jede neu archivierte Ausgangsrechnung automatisch dem Kunden als PDF per E-Mail zugestellt wird. Dazu muss lediglich die E-Mail Adresse auf der Rechnung vermerkt sein. bitfarm-Archiv protokolliert jedes einzelnen Dokument inklusive der Übergabe an den E-Mail Server, so dass der ordnungsgemäße Versand jederzeit nachvollzogen werden kann. Seit 2011 ist der Versand von Rechnungen per E-Mail in Deutschland sogar ohne Signatur gültig. Diese so versendeten Rechnungen haben inzwischen rechtlich den gleichen Status wie herkömmliche Papierrechnungen.

60. Je mehr wir uns mit dem Thema DMS/ECM befassen, desto interessanter wird es für unser Haus. Sollten wir dann nicht gleich eine "ausgewachsene" Lösung anschaffen, statt ein Open-Source DMS?

    bitfarm-Archiv bietet mit der Enterprise-Version eine ausgewachsene Lösung, die keine Wünsche offen lässt und jeden Vergleich mit anderen DM-Systemen auf Augenhöhe besteht. Auch wenn Ihr Etat für ein DMS-Projekt es hergibt: Statt der Enterprise-Lösung eines anderen Anbieters von der "Stange", deren (Gesamt-)Kosten im Vergleich zur gebotenen Leistung oft nicht mehr sachlich erklärbar sind, erhalten Sie mit bitfarm-Archiv eine Lösung zu einem fairen und aufwandgerechten Preis, welcher dann noch viel Spielraum für individuelle Anpassungen lässt (falls überhaupt notwendig). So wird das DMS zum Maßanzug, der exakt an die Anforderungen des Unternehmens passt und nicht zum Fass ohne Boden einer haarstreubenden Modulpolitik mancher so genannter "führender" Anbieter. Wir bitten darum, Preise und Leistungen objektiv miteinander zu vergleichen. Die große Mehrheit der Kunden, die seit einigen Jahren mit dem bitfarm-Archiv Enterprise-DMS arbeiten, würden ihre Kaufentscheidung heute wiederholen. Interessant ist auch, dass in jüngster Zeit immer häufiger Migrationen von anderen namhaften Dokumentenmanagement-systemen nach bitfarm-Archiv zu beobachten sind. Fazit: Teuer bedeutet nicht unbedingt gut. Open-Source bedeutet nicht unbedingt "billige Einstiegslösung", sondern ist eine moderne und vor allem wirtschaftliche Form der Softwareentwicklung, die absolut konkurrenzfähige Produkte von hohem Nutzwert hervorbringen kann.